Una visión general completa de Asana: características, precios y limitaciones

Si estás buscando una herramienta de gestión de trabajo, probablemente te hayas topado con Asana un montón de veces. Es un gigante en el mundo de la gestión de proyectos, utilizado por grandes empresas como Amazon y Spotify para evitar que equipos enormes y proyectos complejos se descontrolen.

Y para ese trabajo, es fantástica. Ayuda a organizar flujos de trabajo caóticos y deja muy claro quién está haciendo qué y para cuándo.

Pero ninguna herramienta es perfecta. Esta visión general de Asana te guiará a través de sus mejores características, desglosará sus precios y señalará sus limitaciones, especialmente para equipos que gestionan el soporte al cliente o intentan construir una base de conocimiento fiable. Aunque Asana es un campeón en la organización de proyectos, es probable que necesites otra herramienta para gestionar de verdad el conocimiento de tu equipo y automatizar el soporte.

¿Qué es Asana?

En esencia, Asana es una plataforma que ayuda a los equipos a organizar, seguir y gestionar su trabajo en conjunto. Su propósito es eliminar el ruido del trabajo en equipo y responder a esa eterna pregunta: ¿quién está haciendo qué y ya está terminado?

Para entenderla de verdad, tienes que comprender su estructura. Todo encaja en una jerarquía ordenada:

• Organizaciones: Este es el nivel superior, que une a todos en tu empresa bajo un dominio de correo electrónico compartido.

• Equipos: Tal como suena. Estos son los diferentes grupos de tu organización, como Marketing, Ingeniería o Ventas.

• Proyectos: Aquí es donde agrupas todo el trabajo para un objetivo específico, ya sea el lanzamiento de un nuevo producto o una campaña de marketing para el tercer trimestre.

• Tareas: Los elementos individuales de la lista de pendientes dentro de un proyecto. Cada tarea tiene un responsable, una fecha de entrega y su propio pequeño espacio para archivos y conversaciones.

• Subtareas: Pasos más pequeños que dividen una tarea más grande en partes más manejables.

Esta configuración proporciona a todos un mapa claro, mostrando cómo su pequeña pieza del rompecabezas encaja en los objetivos más grandes de la empresa.

Un diagrama de flujo que ofrece una visión general de la estructura de Asana.

Características principales

El mayor punto a favor de Asana es su flexibilidad. No te obliga a una única forma de trabajar; en su lugar, ofrece un montón de maneras diferentes de ver tus proyectos para que puedas encontrar un sistema que simplemente funcione para tu equipo.

Encuentra una vista de proyecto que funcione para ti

Diferentes trabajos necesitan diferentes herramientas, y Asana lo entiende.

• Vista de lista: Si te encantan las listas de tareas clásicas y sin complicaciones, esta es para ti. Es perfecta para proyectos sencillos donde solo necesitas marcar tareas una por una.

• Vista de tablero: Este es un tablero estilo Kanban donde las tareas se mueven a través de columnas como "Por hacer", "En progreso" y "Hecho". Es una forma súper visual de ver el progreso de un vistazo, y muy popular entre los equipos ágiles.

• Vista de cronograma y Gantt: En los planes de pago, estas vistas te permiten trazar el calendario de tu proyecto de forma visual. Puedes detectar dónde las tareas dependen unas de otras y solucionar posibles obstáculos antes de que causen problemas reales.

• Vista de calendario: Te ofrece una vista panorámica de todas las fechas de entrega de las tareas para la semana o el mes en un calendario compartido. Es un salvavidas para planificar con antelación y asegurarse de que nadie esté sobrecargado.

Una captura de pantalla para nuestra visión general de Asana que muestra diferentes vistas de proyecto.

Flujos de trabajo y automatización

Aquí es donde Asana se vuelve realmente inteligente, ayudándote a deshacerte de las tareas aburridas y repetitivas.

• Reglas: Puedes configurar comandos simples de "si esto, entonces aquello" para gestionar acciones rutinarias. Por ejemplo, puedes crear una regla que asigne automáticamente una tarea a tu jefe para su revisión tan pronto como la muevas a la columna "Hecho".

• Creador de flujos de trabajo: Esta herramienta te ayuda a desarrollar procesos estándar para las cosas que tu equipo hace constantemente. Se asegura de que la información correcta llegue a las personas adecuadas en el momento adecuado, siempre.

• Formularios: Los formularios son una forma limpia de iniciar nuevos trabajos. Puedes crear formularios de admisión personalizados para nuevas solicitudes, de modo que tu equipo obtenga toda la información que necesita desde el principio, en lugar de tener que ir a buscarla.

Captura de pantalla de las funciones de automatización en esta visión general de Asana.

Informes y gestión de objetivos

Para los líderes de equipo y gerentes, ver el panorama general lo es todo. Asana tiene algunas características para ayudar con eso.

• Portafolios: Te permite agrupar proyectos relacionados para que puedas verificar el estado y el progreso de toda una iniciativa en un solo lugar.

• Dashboards: Puedes crear gráficos y diagramas en tiempo real para ver qué está pasando con los datos de tu proyecto. Vigila los presupuestos, mira cuántas tareas se están completando y obtén una lectura rápida del progreso general.

• Objetivos: Esta función, disponible en los planes más caros, te ayuda a vincular el trabajo diario de tu equipo directamente con los grandes objetivos estratégicos de la empresa. Ayuda a todos a ver por qué su trabajo importa.

Planes de precios: Un desglose completo

Asana ofrece varios niveles diferentes, y cada uno añade características más potentes. Los precios que se muestran aquí son por usuario, por mes.

Precios de Asana de un vistazo

Plan	Precio (Facturación Anual)	Precio (Facturación Mensual)	Características Clave
Personal	0 € (Gratis)	0 € (Gratis)	Tareas, proyectos y mensajes ilimitados; hasta 10 compañeros de equipo.
Starter	10,99 €	13,49 €	Todo lo de Personal + Asana AI, vista de Cronograma, Creador de flujos de trabajo, Dashboards.
Advanced	24,99 €	30,49 €	Todo lo de Starter + Portafolios, Objetivos, Carga de trabajo, ramificación en Formularios.
Enterprise	Contactar con Ventas	Contactar con Ventas	Todo lo de Advanced + SAML, SCIM, marca personalizada, soporte 24/7.

Qué obtienes con cada plan

• Personal (Gratis): Este plan es genial si trabajas solo o con un equipo pequeño (hasta 10 personas) y solo necesitas lo básico. Obtienes las vistas de lista, tablero y calendario, pero te perderás las herramientas más avanzadas de automatización e informes.

• Starter: Este es el primer plan de pago, y es donde las cosas se ponen interesantes para los equipos en crecimiento. Las mejoras clave son la vista de Cronograma/Gantt, el Creador de flujos de trabajo y la capacidad de crear campos personalizados y formularios. Aquí también es donde tienes acceso a las herramientas de IA de Asana para cosas como resumir tareas.

• Advanced: Este plan está diseñado para empresas que necesitan gestionar el trabajo en varios departamentos. Desbloquea las características de panorama general como Portafolios, Objetivos y Carga de trabajo, que te ayuda a ver quién está trabajando en qué para que puedas gestionar mejor los recursos.

• Enterprise: Es para grandes organizaciones que necesitan mayor seguridad, más control y soporte dedicado. Añade características como el inicio de sesión único (SAML) y soporte prioritario 24/7. Para este, tendrás que hablar con su equipo de ventas para obtener un presupuesto.

Este tutorial de Asana para principiantes ofrece un recorrido visual por sus funciones principales y diferentes vistas de proyecto.

Dónde Asana falla con el soporte

Asana es una herramienta de gestión de proyectos de primer nivel. Sin duda. Pero si intentas forzarla para que sea tu centro de soporte al cliente o tu base de conocimiento central, te frustrarás, y rápido.

Limitación 1: Es una lista de tareas, no una biblioteca

Asana se basa en tareas, que tienen un principio y un fin. Una vez que una tarea se marca como "completada", toda la información útil que contiene, como una solución brillante a un problema complicado de un cliente, queda enterrada. Es casi imposible que otro compañero de equipo encuentre y reutilice ese conocimiento más tarde.

Imagina esto: tu agente de soporte resuelve un problema técnico difícil y documenta la solución en una tarea de Asana. Ese conocimiento ahora está encerrado. Tu chatbot de IA no puede verlo, y no aparecerá para otro agente que trabaje en un ticket similar en Zendesk o Intercom. Es exactamente por eso que existe una herramienta como eesel AI. Se conecta a todos los lugares donde vive tu conocimiento, como Confluence, Google Docs y tickets de soporte anteriores, para crear un cerebro único para todo tu equipo. Incluso puede ayudarte a escribir los artículos de tu base de conocimiento por ti, convirtiendo excelentes respuestas de tickets en borradores.

Infografía para esta visión general de Asana que muestra cómo resolver los silos de conocimiento.

Limitación 2: Su automatización es solo para trabajo interno

Las reglas de automatización de Asana son geniales para los flujos de trabajo internos. Puedes establecer una regla para mover automáticamente una tarea a una columna de "Revisión". Pero esa automatización no puede interactuar con tus clientes. No puede leer un correo electrónico de soporte entrante, averiguar qué necesita la persona y darle una respuesta.

Esto obliga a tu equipo a copiar y pegar información manualmente entre su helpdesk y Asana. Es lento, torpe y una experiencia bastante mala para todos los involucrados. Ese es exactamente el vacío que el Agente de IA de eesel AI fue diseñado para llenar. Se conecta a tu helpdesk para gestionar el soporte de primera línea, redacta respuestas para tus agentes y clasifica los tickets entrantes, todo utilizando tu conocimiento existente. ¿La mejor parte? Puedes tenerlo funcionando en minutos.

Limitación 3: No hay un camino claro hacia una IA de cara al cliente

Aunque Asana ha añadido algunas funciones de IA, todas están enfocadas en mejorar la gestión de proyectos interna, como "Resúmenes inteligentes" de tareas o "Campos inteligentes" para la organización. No hay un botón que puedas presionar para lanzar un chatbot de cara al cliente que realmente pueda resolver tickets de soporte. Si quisieras construir eso, te enfrentarías a un proyecto personalizado complejo y caro.

Con eesel AI, puedes saltarte las conjeturas. Tiene un potente modo de simulación que te permite probar cómo se desempeñaría un agente de IA en miles de tus tickets pasados antes de mostrarlo a un cliente real. Esta configuración sin riesgos te dice exactamente cuál será tu tasa de automatización y te permite implementarlo con confianza.

Prueba tu Agente de IA con tickets anteriores en el modo de simulación de eesel AI antes de lanzarlo.

¿Es Asana la herramienta adecuada para ti?

Después de esta visión general de Asana, el veredicto debería ser bastante claro: Asana es una herramienta increíble para gestionar proyectos y el trabajo en equipo interno. Aporta una gran cantidad de claridad y colaboración.

Pero si tu trabajo implica mucha interacción con el cliente o depende de que el conocimiento sea fácil de encontrar, Asana por sí sola no es suficiente. Su diseño centrado en proyectos significa que el conocimiento queda atrapado y no tiene las herramientas de automatización que los equipos de soporte modernos necesitan.

A menudo, lo más inteligente es usar la herramienta adecuada para el trabajo adecuado. Deja que Asana haga lo que mejor sabe hacer, gestionar proyectos, e incorpora una herramienta de IA especializada para manejar tu gestión del conocimiento y la automatización del soporte.

Cubre las brechas en tu flujo de trabajo con eesel AI

Si estás usando Asana para gestionar proyectos pero estás cansado de luchar con los silos de conocimiento y ahogarte en preguntas de soporte repetitivas, podría ser el momento de añadir una capa de IA dedicada a tu conjunto de herramientas.

eesel AI funciona con tu helpdesk y fuentes de conocimiento existentes para automatizar el soporte de primera línea, dar a tus agentes las respuestas que necesitan en segundos y convertir tus documentos dispersos en una base de conocimiento unificada que realmente funciona.

Prueba eesel AI gratis y descubre cómo puedes automatizar tus flujos de trabajo de soporte en minutos, no en meses.