Crear una gran presentación es difícil. No se trata solo de la estética; se trata de las horas que dedicas a buscar datos, revisar documentos e intentar armar una historia coherente. Todos hemos tenido ese momento, mirando una diapositiva en blanco de PowerPoint, sin saber por dónde empezar.
Los creadores de presentaciones con IA son fantásticos para manejar el trabajo de diseño, pero su verdadero potencial se revela cuando los conectas a una IA que comprende el conocimiento interno de tu empresa. Esta combinación es lo que separa una presentación genérica de una historia aguda y basada en datos que realmente transmite tu punto de vista.
Esta guía te llevará a través de cómo usar IA para PowerPoint combinando las habilidades de diseño de los generadores de presentaciones con la inteligencia de una IA interna. Terminarás con un flujo de trabajo que no solo es más rápido, sino que también conduce a una presentación más precisa y persuasiva.
Lo que necesitarás para este proceso de IA para PowerPoint
Antes de comenzar, repasemos las herramientas que necesitarás. Solo hay unas pocas cosas en la lista:
- Un creador de presentaciones con IA: Querrás una cuenta con una herramienta que pueda generar diapositivas a partir de un texto. Hay muchas buenas opciones, como Gamma, Plus AI o Microsoft Copilot. Todos hacen el mismo trabajo básico: convertir tus ideas en un primer borrador decente.
- Un motor de conocimiento con IA: Para presentaciones empresariales, una IA pública simplemente no tiene la información adecuada. Necesitas una IA que pueda acceder de manera segura a tus archivos y datos internos. Una herramienta como eesel AI hace precisamente eso, conectándose al conocimiento de tu empresa en lugares como Confluence, Google Docs, Zendesk y Slack para darte respuestas en las que puedas confiar.
- Un objetivo claro: Esto puede parecer obvio, pero es la pieza más importante del rompecabezas. Necesitas saber por qué estás haciendo la presentación y para quién es. ¿Estás creando una revisión trimestral de negocios para el liderazgo o entrenando al equipo de soporte sobre una nueva función? Tu objetivo da forma a todas las demás decisiones.
Una guía paso a paso para usar IA en PowerPoint
Una gran presentación comienza con un gran contenido, no con un diseño llamativo. Si te enfocas primero en obtener la sustancia correcta, terminarás con una presentación que es tanto atractiva como confiable. Aquí te mostramos cómo puedes hacerlo.
Un proceso de 5 pasos para usar IA en la creación de una presentación.
1. Define tu objetivo de IA para PowerPoint y haz un esquema
Antes de usar cualquier herramienta de IA, determina el "por qué." ¿Cuál es el punto principal que quieres que tu audiencia recuerde? ¿Qué quieres que hagan después de tu última diapositiva? Definir esto mantiene tu presentación enfocada y evita que te desvíes.
Una vez que tengas un objetivo claro, haz un esquema rápido de las secciones principales. No tiene que ser perfecto, solo un mapa simple. Por ejemplo, un esquema de presentación de rendimiento de ventas podría verse así:
- Introducción & Destacados del Q3
- Métricas Clave de Rendimiento
- Grandes Éxitos & Historias de Éxito
- Desafíos & Aprendizajes
- Metas & Prioridades para el Q4
2. Reúne tu contenido principal de IA para PowerPoint con un motor de conocimiento de IA
Esta es la parte que realmente marca la diferencia. En lugar de pedirle a una IA pública que invente contenido, usa una interna para obtener números reales y hechos de los sistemas de tu empresa. Este paso es lo que hace que tu presentación sea creíble y persuasiva.
Herramientas como Chat Interno de eesel AI te permiten hacer preguntas en todas las aplicaciones de tu empresa a la vez. Puedes pedir información en inglés sencillo y recibir respuestas resumidas con enlaces a las fuentes originales, para que puedas verificar fácilmente el trabajo. Esto significa menos tiempo buscando información y más tiempo construyendo una narrativa.
Aquí hay algunos ejemplos de preguntas que podrías hacer:
- Para una presentación de soporte: "Resume las 5 principales quejas de clientes de nuestros tickets de Zendesk este trimestre."
- Para una actualización de proyecto: "¿Cuáles son las decisiones clave de las notas de la reunión ‘Proyecto Phoenix’ en Confluence?"
- Para un informe de ventas: "Extrae las cifras de ingresos recurrentes mensuales de los últimos seis meses de nuestros Google Sheets."
Este método fundamenta tu presentación en los datos de tu propia empresa, no en información pública o alucinaciones de IA. Es la forma más rápida de obtener información precisa y construir tu presentación con confianza.
Usando un motor de conocimiento interno para la recopilación de contenido.
3. Genera el borrador inicial de IA para PowerPoint usando tu creador de presentaciones de IA
Ahora que tienes un esquema claro del Paso 1 y contenido sólido del Paso 2, es hora de juntarlos. Combina tu estructura y datos en un prompt detallado para el creador de presentaciones de IA que elegiste.
Un prompt específico conduce a un mejor primer borrador. No le des al IA solo un tema vago; dile exactamente lo que quieres en cada diapositiva. Cuanto más detalladas sean tus instrucciones, mejor será el resultado.
Aquí tienes un ejemplo de un prompt detallado:
"Crea una presentación de 5 diapositivas para una actualización de liderazgo titulada ‘Rendimiento de Soporte del Q3’.
- Diapositiva 1: Diapositiva de título.
- Diapositiva 2: ‘Métricas Clave’. Incluye estos datos: El tiempo promedio de primera respuesta fue de 45 minutos, y la satisfacción del cliente fue del 92%.
- Diapositiva 3: ‘Principales Problemas de Clientes’. Enumera estos cinco problemas: [pega la lista que obtuviste de eesel AI].
- Diapositiva 4: ‘Logros del Equipo’. Menciona que incorporamos a tres nuevos agentes y lanzamos el nuevo centro de ayuda.
- Diapositiva 5: ‘Enfoque para el Q4’. Nuestros principales objetivos son reducir el volumen de tickets en un 10% y mejorar la base de conocimiento."
Demostración de Plus AI.
4. Refina la IA para el diseño y los visuales de PowerPoint
El primer borrador de la IA probablemente estará completo en un 80%. Ahora es tu turno de añadir los toques finales. Entra en el editor para ajustar el diseño y hacerlo sentir como propio.
Esta es tu oportunidad para ajustar los diseños, cambiar la paleta de colores para que coincida con la marca de tu empresa y reemplazar fotos genéricas de stock con capturas de pantalla más relevantes o gráficos personalizados. Intenta mantener una apariencia consistente de diapositiva a diapositiva. La mayoría de las herramientas te ofrecen una gran cantidad de temas, fuentes y opciones de edición, por lo que tienes mucho control sobre el aspecto y la sensación final. El objetivo es crear algo que se vea profesional, no como si lo hubiera hecho un robot.
5. Verifica los hechos de tu IA para PowerPoint y añade tu narrativa humana
La IA ahorra mucho tiempo, pero no puede reemplazar tu propio juicio. Antes de terminar, verifica cada diapositiva para asegurar su precisión y contexto. Este es otro punto donde tu motor de conocimiento de IA es útil.
Si un número o declaración parece un poco incorrecto, puedes verificarlo rápidamente. Con una herramienta como eesel AI, las respuestas que proporciona siempre están vinculadas a la fuente original, por lo que puedes hacer clic directamente al documento, ticket o mensaje. Esto hace que la verificación de hechos sea rápida y fácil.
Finalmente, añade tu propio análisis. Esto es lo que da vida a la presentación. Conecta los puntos entre los datos, explica lo que realmente significan los números y guía a tu audiencia a través de tu historia. Tu narrativa es lo que convierte un montón de diapositivas en un argumento convincente.
Verificación de datos para una presentación utilizando enlaces de fuentes.
IA para PowerPoint: Consejos profesionales y errores comunes
Usar IA para PowerPoint es más que solo seguir los pasos; también se trata de saber qué errores evitar. Aquí hay algunos consejos y errores comunes a tener en cuenta.
- Consejo Profesional: Mejores indicaciones, mejores resultados. Vale la pena repetirlo: los mejores resultados provienen de indicaciones que ofrecen una estructura clara, datos específicos e incluso instrucciones sobre el tono (como "profesional y conciso" o "atractivo e informal"). Trata a la IA como un asistente inteligente que necesita buenas instrucciones.
- Consejo Profesional: Usa un flujo de trabajo de múltiples herramientas. No esperes que una sola herramienta de IA haga todo. El mejor proceso a menudo combina un creador de presentaciones especializado para el diseño con un motor de conocimiento interno como eesel AI para obtener contenido preciso y específico de la empresa.
- Error Común: Confiar en el contenido de IA sin verificar. Siempre verifica dos veces los datos y cifras clave, especialmente para decisiones empresariales importantes. Los modelos de IA públicos pueden inventar cosas o usar datos antiguos. Por eso es tan importante usar la información propia de tu empresa.
Conclusión sobre IA para PowerPoint: de diapositiva en blanco a historia basada en datos
Usar IA para PowerPoint ahora se trata de más que solo diapositivas bonitas. El flujo de trabajo más inteligente combina dos cosas: un motor de conocimiento de IA para encontrar información interna precisa y un creador de presentaciones de IA para manejar el diseño.
Usar estas dos herramientas juntas ahorra mucho tiempo, pero más importante aún, te ayuda a crear presentaciones que se ven bien, son confiables y realmente tienen un propósito. Se trata de trabajar de manera más inteligente para contar historias que conecten con tu audiencia.
Ve más allá de la IA para PowerPoint con una capa de conocimiento de IA unificada
Y esta idea de una IA central para el conocimiento de tu empresa va mucho más allá de las presentaciones. La información que obtuviste para tu presentación de tu mesa de ayuda, documentos internos y wiki es útil en todas partes. ¿Qué pasaría si esa misma IA pudiera impulsar un chatbot de IA 24/7 en tu sitio web, redactar respuestas instantáneas para tus agentes de soporte con un Copiloto de IA, y responder preguntas de los empleados en Slack o Microsoft Teams?
eesel AI proporciona esta capa de IA unificada para todo tu negocio, convirtiendo el conocimiento disperso en un verdadero activo.
Una infografía que muestra cómo una capa de IA unificada puede usarse para más que solo crear presentaciones.
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Preguntas frecuentes
Puedes ahorrar horas en una sola presentación. El mayor ahorro de tiempo es automatizar la investigación y el diseño inicial, que a menudo son las partes más manuales. Esto te permite centrar tu energía en refinar la narrativa y agregar tu análisis único.
Nunca confíes en una IA pública para los datos de tu negocio. Para asegurar la precisión, debes usar un motor de conocimiento de IA que esté conectado de manera segura a los documentos internos de tu empresa. Esto fundamenta la salida de la IA en la realidad y te permite verificar la información con enlaces a las fuentes.
El primer borrador de la IA es solo un punto de partida. Todas las buenas herramientas de presentación de IA tienen editores que te permiten cambiar colores, fuentes y diseños para coincidir con la marca de tu empresa. También puedes agregar fácilmente tus propios logotipos e imágenes.
Los mejores resultados se obtienen usando IA para ambos, pero en el orden correcto. Primero, utiliza una IA interna para obtener contenido preciso de los datos de tu empresa. Luego, introduce ese contenido confiable en una herramienta de presentación de IA para generar el diseño y la disposición.
Una herramienta pública carece del contexto específico de tu empresa y puede proporcionar información incorrecta o irrelevante. Un flujo de trabajo de IA interno accede de manera segura al conocimiento confiable de tu equipo, asegurando que tu presentación se base en datos precisos, actualizados y relevantes.
