Ihr vollständiger Leitfaden zur Zendesk E-Mail-Integration

Für die meisten Support-Teams ist die E-Mail immer noch der wichtigste Weg, wie Kunden Kontakt aufnehmen. Sie ist vertraut, funktioniert für jeden und ist der Ort, an dem die wichtigen, detaillierten Gespräche stattfinden. Deshalb ist die Zendesk E-Mail-Integration so wichtig: Sie wurde entwickelt, um all diese verstreuten Konversationen an einem organisierten Ort zu bündeln.

Doch E-Mails einfach nur in Tickets umzuwandeln, ist nur der erste Schritt. Die eigentlichen Kopfschmerzen beginnen, wenn man das schiere Volumen und die Komplexität all dieser Nachrichten bewältigen muss. Dieser Leitfaden führt Sie durch die Funktionsweise der Standardintegration, zeigt einige ihrer kniffligen Einschränkungen auf und erklärt, wie das Hinzufügen von KI sie in ein Werkzeug verwandeln kann, das tatsächlich für Sie arbeitet, nicht gegen Sie.

Was ist die Zendesk E-Mail-Integration?

Einfach ausgedrückt ist die Zendesk E-Mail-Integration eine Funktion, die E-Mails, die an Ihre Support-Adresse gesendet werden, automatisch in Tickets in Ihrem Zendesk-Konto umwandelt. Sie ist die Verbindung zwischen dem Posteingang eines Kunden und der To-Do-Liste Ihres Teams.

Hier ist eine kurze Zusammenfassung, wie es funktioniert:

1. Ein Kunde sendet eine Nachricht an Ihre Support-Adresse (z. B. support@ihrunternehmen.de).

2. Zendesk erstellt sofort ein neues Ticket.

3. Der Kunde erhält eine automatische Antwort, die ihn darüber informiert, dass Sie seine Nachricht erhalten haben.

4. Von da an wird jeder E-Mail-Austausch zwischen Ihrem Team und dem Kunden sauber in diesem einzigen Ticket zusammengefasst.

Dieser gesamte Prozess bündelt Ihre gesamte Kommunikation an einem Ort, stellt sicher, dass nichts im persönlichen Posteingang von jemandem verloren geht, und gibt Ihrem Team eine klare Historie zu jedem Kundenproblem.

Hauptmerkmale der nativen Zendesk E-Mail-Integration

Zendesk bietet einige integrierte Werkzeuge, die Ihnen sofort bei der Verwaltung Ihres E-Mail-Kanals helfen. Mit diesen Funktionen können Sie schnell loslegen und einige einfache Regeln für die Bearbeitung von Tickets erstellen.

Verbinden Ihrer Support-E-Mail-Adressen

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Ihre Support-E-Mail in Zendesk einzurichten.

Die erste ist, die Standardadresse zu verwenden, die Zendesk Ihnen gibt: „support@ihresubdomain.zendesk.com“. Sie funktioniert ohne zusätzliche Schritte sofort, und Sie können sogar verschiedene Versionen wie „rechnung@“ oder „hilfe@“ für bestimmte Teams erstellen.

Die zweite und normalerweise bessere Option ist, Ihre eigene Firmen-E-Mail-Adresse zu verbinden, wie zum Beispiel „support@ihrunternehmen.de“. Das erfordert etwas mehr Arbeit, da Sie eine E-Mail-Weiterleitung von Ihrem Anbieter (wie Google Workspace oder Office 356) zu Ihrem Zendesk-Konto einrichten müssen. Es ist ein zusätzlicher Schritt, aber er sorgt für ein einheitliches Branding und wirkt professioneller auf Ihre Kunden.

Automatisierung von Arbeitsabläufen mit Auslösern und Automatisierungen

Sobald E-Mails eintreffen, sind die wichtigsten Werkzeuge von Zendesk zur Verwaltung Auslöser und Automatisierungen. Sie klingen ähnlich, aber sie tun unterschiedliche Dinge.

• Auslöser sind ereignisbasiert. Sie werden in dem Moment aktiv, in dem ein Ticket erstellt oder aktualisiert wird. Zum Beispiel könnten Sie einen Auslöser einrichten, der jedes Ticket mit dem Wort „dringend“ im Betreff automatisch Ihrem leitenden Support-Team zuweist. Ein anderer gängiger Auslöser sendet einige Stunden nach Lösung eines Tickets eine Zufriedenheitsumfrage.

• Automatisierungen sind zeitbasiert. Sie laufen nach einem Zeitplan, um sich um Tickets zu kümmern, nachdem eine bestimmte Zeit vergangen ist. Ein klassisches Beispiel ist das Einrichten einer Automatisierung, die ein Ticket schließt, das seit über einer Woche auf eine Kundenantwort wartet.

Diese beiden Werkzeuge sind die Grundlage für die Verwaltung Ihrer Zendesk E-Mail-Integration, aber wenn Ihr Team geschäftiger wird, werden Sie ihre Grenzen bemerken.

Eine Ansicht der Zendesk-Oberfläche zur Erstellung und Verwaltung automatisierter Workflows, ein zentraler Bestandteil der Zendesk-E-Mail-Integration.

Einschränkungen der nativen Zendesk E-Mail-Integration

Während Auslöser und Automatisierungen für einfache, sich wiederholende Aufgaben praktisch sind, stoßen sie an ihre Grenzen, wenn Ihr Supportvolumen wächst.

Zunächst einmal können sie unglaublich kompliziert werden. Wenn Sie jemals versucht haben, einen anspruchsvollen Workflow zu erstellen, wissen Sie, dass er sich schnell in ein verworrenes Netz aus Regeln verwandeln kann, das ein Albtraum in der Verwaltung und Fehlerbehebung ist. Eine kleine Änderung kann etwas ganz anderes kaputt machen, was die Verbesserung Ihres Prozesses ziemlich riskant erscheinen lässt.

Das größere Problem ist jedoch, dass diese Regeln den Inhalt der E-Mail nicht wirklich verstehen. Sie können nur auf einfache Schlüsselwörter oder Ticketfelder reagieren. Sie können nicht zwischen einem Kunden, der eine einfache Frage zu Ihren Stornierungsbedingungen stellt, jemandem, der frustriert ist und aktiv versucht zu stornieren, und einer anderen Person, die sich über eine bereits erfolgte Stornierung beschwert, unterscheiden. Für einen Auslöser ist das Wort „stornieren“ nur ein Wort, ohne Kontext, Gefühl oder Dringlichkeit.

Die größte Schwäche ist jedoch, dass die Automatisierung von Zendesk auf Zendesk beschränkt ist. Sie kann keine Informationen aus Ihren anderen Wissensquellen wie Confluence oder Google Docs abrufen, einen Bestellstatus in Shopify überprüfen oder aus der Lösung von Tausenden von früheren Tickets lernen. Dies überlässt Ihren Agenten die ganze schwere Arbeit, ständig zwischen Tabs zu wechseln, nach Informationen zu suchen und immer wieder dieselben Antworten zu tippen.

Der Zendesk-Agenten-Arbeitsbereich, in dem Agenten Tickets aus der Zendesk-E-Mail-Integration und anderen Kanälen bearbeiten.

Preise für die Zendesk E-Mail-Integration und KI-Funktionen

Während das grundlegende E-Mail-Ticketing in jedem Zendesk-Plan enthalten ist, kann der Zugriff auf nützlichere Automatisierungs- und KI-Tools schnell teuer werden. Zendesk hält diese Funktionen hinter seinen teureren Plänen und Add-ons zurück.

Hier ist ein kurzer Überblick über die Zendesk Suite-Pläne:

Plan	Preis (pro Agent/Monat, jährlich abgerechnet)	Wichtige KI- & Automatisierungsfunktionen
Support Team	19 $	Grundlegendes Ticketing und Regeln. Keine KI-Agenten.
Suite Team	55 $	Beinhaltet „Essential“ KI-Agenten, generative Antworten, Wissensdatenbank.
Suite Professional	115 $	Fügt anpassbares Reporting, fähigkeitsbasiertes Routing, CSAT-Umfragen hinzu.
Suite Enterprise	169 $	Erweiterte Funktionen wie benutzerdefinierte Rollen, Sandbox und dynamische Arbeitsbereiche.

Wie Sie sehen, müssen Sie zum Plan für 55 $ pro Agent aufsteigen, nur um Zugang zu Zendesks Einsteiger-KI zu erhalten. Erschwerend kommt hinzu, dass ihre leistungsfähigeren Funktionen wie „Advanced AI agents“ und „Copilot“ als separate Add-ons verkauft werden. Dies kann Ihre Kosten in die Höhe treiben und die Budgetierung zu einem Ratespiel machen, zumal Sie oft mehr bezahlen, wenn Ihr Ticketvolumen steigt.

Optimieren Sie Ihre Zendesk E-Mail-Integration mit einer KI-Ebene

Anstatt ein kostspieliges und kompliziertes Plattform-Upgrade durchzuführen, gibt es einen viel einfacheren Weg: das Hinzufügen einer intelligenten KI-Ebene, die mit Ihrem bestehenden Zendesk-Setup funktioniert.

Genau das macht eesel AI. Es ist eine KI-Plattform, die sich direkt in die Tools einfügt, die Sie bereits verwenden. Mit einer unkomplizierten Ein-Klick-Zendesk-Integration verbessert es Ihren Helpdesk, ohne Sie zu zwingen, die Arbeitsweise Ihres Teams zu ändern.

In wenigen Minuten startklar

Vergessen Sie die typischen Enterprise-KI-Projekte, die monatelange Meetings und technische Kopfschmerzen erfordern. eesel AI ist so konzipiert, dass Sie es selbst einrichten können. Sie können Ihr Zendesk-Konto verbinden und einen voll funktionsfähigen KI-Agenten in nur wenigen Minuten starten, ohne jemals mit einem Vertriebsmitarbeiter sprechen zu müssen.

Bringen Sie all Ihr Wissen zusammen

eesel AI verbindet die Punkte zwischen all Ihren verstreuten Informationen. Es lernt nicht nur aus Ihren früheren Zendesk-Tickets, um die Stimme Ihres Unternehmens zu treffen, sondern es verbindet sich auch mit Ihren anderen Wissensquellen wie Confluence, Google Docs und Notion. Dadurch erhält es einen 360-Grad-Blick auf Ihr Unternehmen, sodass es jedes Mal vollständige und genaue Antworten geben kann.

Behalten Sie die volle Kontrolle

Im Gegensatz zu starren Auslösern oder „Blackbox“-KI-Tools, in die Sie keinen Einblick haben, gibt eesel AI Ihnen die Kontrolle. Mit seiner Workflow-Engine können Sie spezifische Regeln dafür erstellen, wann und wie die KI helfen soll. Sie können genau entscheiden, welche Arten von Tickets die KI bearbeiten soll, und benutzerdefinierte Schritte erstellen, wie das Nachschlagen von Bestellinformationen in Ihrem System oder das Eskalieren eines Tickets mit einem bestimmten Tag, was die nativen Tools einfach nicht können.

Testen Sie mit Zuversicht, bevor Sie live gehen

Seien wir ehrlich, die Vorstellung, dass eine KI auf Ihre Kunden antwortet, kann etwas beunruhigend sein. Was, wenn sie das Falsche sagt?

eesel AI wurde genau dafür entwickelt. Es verfügt über einen leistungsstarken Simulationsmodus, mit dem Sie es an Tausenden Ihrer früheren Tickets testen können, bevor es jemals mit einem echten Kunden spricht. Dies gibt Ihnen ein klares Bild davon, wie es sich verhalten wird, und zeigt Ihnen genau, wie es in realen Szenarien geantwortet hätte. Sie können sein Verhalten anpassen, sehen, wie viele Tickets es lösen kann, und Ihre Kosteneinsparungen berechnen – alles ohne Risiko. Es ist der perfekte Weg, um Vertrauen aufzubauen und sicherzustellen, dass Ihre KI bereit ist zu helfen.

Es ist Zeit, über einfache E-Mail-Regeln hinauszugehen

Eine grundlegende Zendesk E-Mail-Integration ist ein solider erster Schritt für jedes Support-Team. Sie bringt Ordnung in Ihre Konversationen. Aber sich auf manuelle Regeln und Auslöser zu verlassen, wird Sie irgendwann ausbremsen und mehr Arbeit verursachen, als es erspart.

Wirkliche Effizienz kommt von einer KI, die verstehen kann, was ein Kunde fragt, auf Ihr gesamtes Unternehmenswissen zugreifen und von sich aus intelligente, automatisierte Aktionen durchführen kann.

eesel AI bietet eine schnelle, sichere und erschwingliche Möglichkeit, Ihr Zendesk-Setup in eine moderne Support-Maschine zu verwandeln. Mit klaren, vorhersehbaren Preisen (keine überraschenden Gebühren pro Ticket) und flexiblen Monatsplänen erhalten Sie die volle Leistung ohne die Kopfschmerzen und Kosten auf Unternehmensebene.

Bereit zu sehen, was Ihr Zendesk-Support mit einem Gehirn leisten könnte? Starten Sie Ihre kostenlose Testversion von eesel AI und finden Sie heraus, wie viele Tickets Sie noch heute automatisieren können.