So nutzen Sie Zendesk AI, um Abrechnungsprobleme zu erkennen und an die Finanzwarteschlange weiterzuleiten

Seien wir ehrlich, Fragen zur Rechnungsstellung sind für alle Beteiligten stressig. Wenn ein Kunde Ihnen wegen einer doppelten Abbuchung oder einer unverständlichen Rechnung schreibt, braucht er eine schnelle und präzise Antwort. Das Letzte, was er möchte, ist, an die falsche Abteilung weitergeleitet zu werden.

Aber das manuelle Sortieren dieser Tickets ist ein langsamer, fehleranfälliger Prozess, der Ihre Mitarbeiter von komplizierteren Problemen abhält. Die gute Nachricht? Sie können diesen ganzen Prozess automatisieren.

Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung eines Systems, das Zendesk KI zur Erkennung von Abrechnungsproblemen nutzt und diese direkt an Ihre Finanz-Warteschlange weiterleitet. Wir beginnen mit dem nativen Ansatz von Zendesk und zeigen Ihnen dann eine leistungsfähigere und flexiblere Methode, um dies in wenigen Minuten zu erledigen und sicherzustellen, dass jedes Ticket zur Rechnungsstellung sofort bei der richtigen Person landet.

Was Sie für den Anfang benötigen

Bevor wir loslegen, stellen wir sicher, dass Sie alles zur Hand haben. Um mitzumachen, benötigen Sie:

• Admin-Zugang zu Ihrem Zendesk-Konto.

• Eine klar definierte Finanzgruppe oder Agenten-Warteschlange, die in Zendesk eingerichtet ist.

• (Optional, aber empfehlenswert) Ein eesel AI-Konto. Sie können in wenigen Minuten eine Testversion starten, um eine viel schnellere Einrichtung freizuschalten.

Einrichtung der automatisierten Weiterleitung von Abrechnungsproblemen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies anzugehen. Beginnen wir mit den bereits in Zendesk integrierten Tools und sehen uns dann eine fortschrittlichere Methode an, die Ihnen viel mehr Kontrolle und Sicherheit gibt.

Die native Methode: Verwendung der integrierten KI von Zendesk

Wenn Sie einen der höheren Tarife von Zendesk nutzen, haben Sie Zugriff auf integrierte KI-Funktionen, die die Absicht und die Stimmung eines Tickets erkennen können. Sie können diese mit Auslösern verknüpfen, um einen einfachen Weiterleitungs-Workflow zu erstellen.

1. Intelligente Triage aktivieren: Gehen Sie zu Ihrem Admin Center, suchen Sie den KI-Bereich und stellen Sie sicher, dass die Erkennung von Absicht, Stimmung und Sprache aktiviert ist. Zendesk beginnt dann mit der Analyse neuer eingehender Tickets.

2. Einen neuen Auslöser erstellen: Gehen Sie zu Objekte und Regeln > Geschäftsregeln > Auslöser. Sie sollten einen neuen Auslöser mit Bedingungen erstellen, die etwa so aussehen:

   • Ticket wird erstellt

   • Absicht ist Abrechnung

   • Stimmung ist Negativ (Dies ist optional, aber nützlich, um dringende Probleme nach vorne zu bringen)

3. Die Aktionen definieren: Unter dem Abschnitt "Aktionen" weisen Sie den Auslöser an:

   • Gruppe > Finanzen

   • Tags hinzufügen > "abrechnungsproblem", "ki_weitergeleitet"

Diese Methode kann für einfache Fälle funktionieren, hat aber ihre Nachteile. Die Absichtserkennung kann sich wie eine Blackbox anfühlen. Sie könnte Tickets zu Preisfragen oder Abonnement-Upgrades falsch weiterleiten, nur weil sie Wörter im Zusammenhang mit Finanzen enthalten. Die Einrichtung erfordert auch, sich in die komplexe Regel-Engine von Zendesk einzuarbeiten, und Sie können sie nicht einfach an vergangenen Tickets testen, um zu sehen, wie sie funktioniert hätte. Im Grunde müssen Sie sie einschalten und auf das Beste hoffen, was bei einem so sensiblen Thema wie der Rechnungsstellung etwas nervenaufreibend ist.

Hier kann eine dedizierte KI-Plattform wirklich einen Unterschied machen.

Eine bessere Methode: eesel AI für eine präzisere Weiterleitung nutzen

Für eine genauere und kontrollierbarere Einrichtung, die Sie tatsächlich risikofrei testen können, ist eine Integration wie eesel AI für Zendesk die richtige Wahl. Sie lässt sich direkt in Ihr bestehendes Konto integrieren, ohne dass Sie den Helpdesk wechseln müssen. So können Sie sie in weniger als 15 Minuten einrichten.

Schritt 1: Verbinden Sie Ihr Zendesk-Konto mit einem Klick

Registrieren Sie sich zunächst für ein eesel AI-Konto. Die Plattform ist als Self-Service konzipiert, sodass Sie kein Verkaufsgespräch oder eine lange Demo über sich ergehen lassen müssen, nur um sie auszuprobieren. Während des Einrichtungsprozesses werden Sie gebeten, Ihren Helpdesk zu verbinden. Wählen Sie einfach Zendesk aus, autorisieren Sie die Verbindung, und schon sind Sie fertig. Die Integration ist nahtlos und erfordert keine komplizierte API-Arbeit oder Entwicklerhilfe.

Schritt 2: Lassen Sie die KI aus Ihrem vorhandenen Wissen lernen

Hier wird es interessant. Sie verweisen eesel AI einfach auf Ihre Wissensquellen, und sie beginnt sofort, aus folgenden Quellen zu lernen:

• Ihren bisherigen Zendesk-Tickets: Sie analysiert Tausende der historischen Konversationen Ihres Teams, um die spezifische Art und Weise zu verstehen, wie Ihre Kunden über Abrechnungsprobleme sprechen, nicht nur generische Schlüsselwörter.

• Ihren Hilfe-Center-Artikeln und Makros: Sie nutzt Ihre offizielle Dokumentation, um die Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens zu verstehen.

• Anderen Quellen wie Confluence oder Google Docs: Wenn Ihr Finanzteam interne Playbooks oder FAQs an anderer Stelle pflegt, können Sie diese ebenfalls verbinden. Dies gibt der KI einen tieferen, genaueren Kontext für ihre Entscheidungen.

Im Gegensatz zur generischen KI, die möglicherweise mit Ihrem Helpdesk geliefert wird, stellt dieser Prozess sicher, dass die Erkennung speziell auf Ihr Unternehmen und Ihre Kunden zugeschnitten ist.

Diese Infografik zeigt, wie eesel AI sich mit verschiedenen Wissensquellen verbindet, um die KI zu trainieren.

Schritt 3: Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Weiterleitungs-Workflow

Jetzt ist es an der Zeit, der KI zu sagen, was sie tun soll. Im eesel AI-Dashboard verwenden Sie einen einfachen visuellen Editor, um einen Workflow zu erstellen. Die Logik ist unkompliziert: Wenn ein neues Ticket ankommt, prüft die KI, ob es sich um ein Abrechnungsproblem handelt. Wenn ja, führt sie eine Reihe von Aktionen aus, die Sie definiert haben. Wenn nicht, überlässt sie das Ticket der allgemeinen Warteschlange.

Hier haben Sie die volle Kontrolle. Sie können die Regeln so einfach oder so detailliert gestalten, wie Sie es benötigen. Zum Beispiel könnten Sie Bedingungen basierend auf dem Abonnementplan eines Kunden oder bestimmten von ihm verwendeten Schlüsselwörtern hinzufügen. Dann können Sie benutzerdefinierte Aktionen definieren, wie das Hinzufügen einer privaten Notiz für das Finanzteam oder sogar das Nachschlagen der letzten Rechnung des Kunden aus einem externen System.

Der eesel AI Workflow-Editor ermöglicht die Erstellung benutzerdefinierter Weiterleitungsregeln.

Schritt 4: Testen Sie Ihren neuen Workflow im Simulationsmodus

Wie können Sie sicher sein, dass dies funktioniert, ohne potenziell die Erfahrung eines echten Kunden zu beeinträchtigen? Der Simulationsmodus von eesel AI ermöglicht es Ihnen, Ihren Workflow an Tausenden Ihrer vergangenen Tickets zu testen – in einer völlig sicheren Sandbox.

Sie erhalten einen vollständigen Bericht, der genau zeigt, welche Tickets die KI weitergeleitet und wie sie diese getaggt hätte. Er gibt Ihnen sogar eine genaue Prognose Ihrer Automatisierungsrate. So können Sie die Anweisungen und Regeln der KI mit Zuversicht anpassen, bevor sie jemals ein Live-Ticket berührt. Das ist der Unterschied zwischen Daumendrücken und der Gewissheit, dass es funktionieren wird.

Eine Ansicht des eesel AI-Simulationsmodus, in dem Sie den Workflow an vergangenen Tickets testen können.

Schritt 5: Gehen Sie live und überwachen Sie Ihren Erfolg

Sobald Sie mit den Simulationsergebnissen zufrieden sind, können Sie den Workflow aktivieren. Sie können ihn sogar schrittweise einführen, vielleicht indem Sie ihn zunächst nur auf einen bestimmten E-Mail-Kanal oder Ticket-Typ anwenden. Das Analyse-Dashboard von eesel AI gibt Ihnen klare Einblicke in die Leistung der Automatisierung und hilft Ihnen, Lücken in Ihrer Wissensdatenbank zu erkennen, sodass Ihr System einfach immer intelligenter wird.

Tipps und häufige Fehler

Die Einrichtung einer Automatisierung ist ein großartiger erster Schritt, aber kleine Anpassungen können einen großen Unterschied machen.

• Pro Tip

  Verfeinern Sie die Persona Ihrer KI. Im Prompt-Editor von eesel AI können Sie Ihrer KI sehr spezifische Anweisungen geben. Sie könnten ihr zum Beispiel sagen: 'Bei Abrechnungsproblemen geht es um Rechnungen, Gebühren, Rückerstattungen oder Zahlungsmethoden. Klassifiziere allgemeine Preisfragen oder Anfragen zu Funktions-Upgrades nicht als Abrechnungsprobleme.' Diese Art der detaillierten Kontrolle macht sie viel genauer als die meisten nativen Tools.

• Pro Tip

  Informieren Sie Ihr Finanzteam vorab. Lassen Sie Ihre Finanzabteilung wissen, dass sie Tickets automatisch zugewiesen bekommen wird. Einigen Sie sich darauf, was die neuen Tags (wie ki_weitergeleitet_abrechnung) bedeuten, und richten Sie eine Möglichkeit ein, wie sie Feedback zu möglicherweise falsch weitergeleiteten Tickets geben können. Dieses Feedback können Sie nutzen, um die Anweisungen der KI noch weiter zu verbessern.

• Häufiger Fehler: Einmal einrichten und dann vergessen. Automatisierung ist keine einmalige Aufgabe. Planen Sie, Ihre eesel AI-Berichte mindestens einmal im Monat zu überprüfen. Das Dashboard zeigt Ihnen häufige Themen, hebt hervor, wo die KI die Dinge korrekt handhabt, und weist darauf hin, wo sie immer noch an Menschen eskaliert. Dies gibt Ihnen eine klare Roadmap für die nächsten Verbesserungen.

Automatisieren Sie die Weiterleitung von Abrechnungsanfragen für schnellere Lösungen

Die manuelle Weiterleitung von Abrechnungstickets schafft einen Engpass, den sich kein wachsendes Support-Team leisten kann. Es verlangsamt die Antwortzeiten für wichtige finanzielle Fragen und brennt Ihre Mitarbeiter durch repetitive Arbeit aus.

Indem Sie die Schritte in diesem Leitfaden befolgen, können Sie einen zuverlässigen, automatisierten Workflow erstellen, der Zendesk KI zur Erkennung von Abrechnungsproblemen nutzt und diese an Ihre Finanz-Warteschlange weiterleitet. Während die eigenen Tools von Zendesk einen Ausgangspunkt bieten, bietet eine Lösung wie eesel AI die Einfachheit, Kontrolle und das risikofreie Testen, das Sie benötigen, um ein System aufzubauen, dem Sie wirklich vertrauen können. Sie können es in Minuten statt Monaten live schalten und sowohl Ihr Support- als auch Ihr Finanzteam entlasten, damit sie sich auf das konzentrieren können, was sie am besten können: Kunden helfen.

Automatisieren Sie Ihre Zendesk-Workflows mit Zuversicht

Sind Sie bereit, mit der Triage von Tickets aufzuhören und mit der Lösung von Problemen zu beginnen? eesel AI integriert sich in Ihre bestehenden Tools, um den First-Line-Support zu automatisieren, Tickets intelligent weiterzuleiten und Ihre Agenten zu unterstützen.

Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion und sehen Sie, wie schnell Sie ein intelligenteres Support-System aufbauen können.