Jira-Automatisierung fühlt sich fast wie Magie an, nicht wahr? Es ist dieses praktische Werkzeug, das verspricht, Ihnen all die repetitiven, manuellen Aufgaben abzunehmen, damit sich Ihr Team auf das konzentrieren kann, was wirklich zählt. Doch sobald Sie sich entscheiden, tiefer einzusteigen, stoßen Sie auf die erste große Frage: Wer darf diese Dinge eigentlich erstellen? Dies ist ein überraschend häufiger Punkt der Verwirrung, und die Antwort liegt in Jiras robustem Berechtigungssystem (Permission System).
Dieser Leitfaden soll hier Klarheit schaffen. Wir werden genau aufschlüsseln, wer Jira-Automatisierungsregeln erstellen kann, erklären, wie das Berechtigungssystem funktioniert, um Ihre Instanz zu schützen, und Ihnen einen ergänzenden Weg zeigen, um komplexe Automatisierungen über Ihre Lieblingstools hinweg zu verwalten.
Was ist Jira-Automatisierung?
Kurz gesagt ist die native Automatisierungs-Engine von Jira ein No-Code-Tool, mit dem Sie Regeln zur Automatisierung von Aktionen erstellen können. Jede Regel, die Sie erstellen, besteht aus drei Teilen:
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Trigger (Auslöser): Dies ist das Ereignis, das alles in Gang setzt. Eine Regel könnte beispielsweise immer dann ausgelöst werden, wenn ein neues Ticket (Issue) erstellt wird.
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Bedingungen (Conditions): Dies sind die spezifischen Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit die Regel ausgeführt wird. Sie könnten eine Bedingung festlegen, dass die Regel nur gilt, wenn die Priorität des Tickets „Hoch“ ist.
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Aktionen (Actions): Dies ist die Aufgabe, die die Regel ausführen soll, wie das Senden einer Benachrichtigung an einen Slack-Kanal oder das Zuweisen des Tickets an eine bestimmte Person.
Klingt einfach genug, oder? Für die meisten Aufgaben ist es das auch. Jira hat ein sehr leistungsfähiges System entwickelt, das täglich Millionen von Automatisierungen verarbeitet. Wenn Sie skalieren, ist es hilfreich, die professionellen Berechtigungen und die Logik zu verstehen, die dafür sorgen, dass diese Regeln reibungslos funktionieren.
Wer kann Jira-Automatisierungen erstellen?
Kommen wir direkt zum Punkt. Basierend auf der offiziellen Dokumentation von Atlassian können nur wenige spezifische Rollen Regeln erstellen. Wenn Sie nicht über die richtigen Berechtigungen verfügen, werden Sie die Automatisierungseinstellungen in Ihrem Projekt nicht sehen – ein Designmerkmal, um die Plattform sicher zu halten.
Globale Administratoren (Global Admins)
Wenn Sie die globale Berechtigung „Jira verwalten“ (Administer Jira) besitzen, halten Sie die Schlüssel zum gesamten Automatisierungs-Ökosystem in der Hand und können alles verwalten.
Insbesondere können Sie:
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Globale Regeln erstellen und verwalten, die für Ihre gesamte Jira-Instanz gelten.
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Projektübergreifende Regeln (Multi-Project Rules) erstellen, die für eine bestimmte Auswahl von Projekten gelten.
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Jede Automatisierungsregel anzeigen, bearbeiten und deaktivieren, unabhängig davon, wer sie erstellt hat.
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Entscheiden, ob Projektadministratoren Regeln für ihre eigenen Projekte erstellen dürfen.
Betrachten Sie globale Administratoren als diejenigen, die die gesamte Automatisierungsstrategie festlegen und die leistungsstarken, standortweiten Regeln erstellen, die den Betrieb am Laufen halten.
Projektadministratoren (Project Admins)
Projektadministratoren sind die Personen, die am häufigsten Automatisierungsregeln erstellen. Ihr Wirkungsbereich konzentriert sich auf die spezifischen Projekte, die sie verwalten. Dies ist ein großer Vorteil, da sie Workflows auf die spezifischen Bedürfnisse ihres Teams zuschneiden können.
Um Regeln auf Projektebene zu erstellen, benötigt ein Benutzer:
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Für unternehmensgesteuerte Projekte (Company-managed projects): Die Berechtigungen „Projekte verwalten“ (Administer Projects) und „Projekte durchsuchen“ (Browse Projects).
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Für teamgesteuerte Projekte (Team-managed projects): Die Zugriffsebene „Administrator“.
Ein häufiges Thema in Community-Foren ist die Frage, wie man diese Befugnis effektiv delegieren kann. Die gute Nachricht ist, dass Sie jemanden zum Projektadministrator für ein einzelnes Projekt machen können, ohne ihm globale Administratorrechte zu geben. Dies ist ein sicherer und zuverlässiger Weg, um Teamleitern das Erstellen der benötigten Automatisierungen zu ermöglichen, während die Integrität gemeinsamer Konfigurationen gewahrt bleibt.
Reguläre Benutzer
In den meisten Fällen konzentrieren sich Standard-Jira-Benutzer auf ihre Kernaufgaben, während administrative Berechtigungen erforderlich sind, um Automatisierungsregeln zu erstellen oder zu bearbeiten.
Es gibt eine Ausnahme: „Automatisierungen für wiederkehrende Aufgaben“ (recurring work automations). Standardmäßig kann ein Nicht-Admin-Benutzer eine Regel einrichten, um ein Ticket nach einem festen Zeitplan automatisch zu duplizieren. Ein globaler Administrator kann diese Funktion jedoch verwalten, um sicherzustellen, dass die Regelerstellung mit den Automatisierungsstandards des Unternehmens in Einklang bleibt.
Hier ist eine kurze Zusammenfassung, wer was tun kann:
| Rolle | Erforderliche Berechtigung | Umfang der Regeln | Kontrolle über Berechtigungen anderer? |
|---|---|---|---|
| Globaler Admin | „Jira verwalten“ (Global) | Alle Projekte (Global & Multi-Projekt) | Ja |
| Projekt-Admin | „Projekte verwalten“ (Projekt) | Einzelnes Projekt | Nein |
| Regulärer Benutzer | Variiert (z. B. Bearbeitungsrechte) | Nur wiederkehrende Aufgaben | Nein |
Jira-Automatisierungsberechtigungen verstehen
Jetzt wissen Sie, wer Regeln erstellen kann. Es ist jedoch auch wichtig zu verstehen, warum diese Struktur wichtig ist und wie sie dazu beiträgt, ein gesundes und zuverlässiges System aufrechtzuerhalten.
Die Sicherheit und Stabilität des Berechtigungsmodells von Jira
Es gibt einen guten Grund, warum Atlassian bei diesen Berechtigungen so bedacht vorgeht. Die Beschränkung der Regelerstellung auf Administratoren stellt sicher, dass jede Automatisierung geprüft und sicher ist. So werden Dinge wie Endlosschleifen oder unbeabsichtigte Benachrichtigungen verhindert, die die Workflows ganzer Abteilungen stören könnten. Diese Aufsicht ist ein Grund, warum Tausende von Großunternehmen auf Jira vertrauen.
Dies bedeutet zwar, dass Teamleiter sich in der Regel mit einem Jira-Administrator abstimmen müssen, um ihre Ideen umzusetzen, aber dieser strukturierte Ansatz stellt sicher, dass jede Regel nach Best Practices erstellt wird und nicht mit anderen Teilen des Systems kollidiert.
Optimierung des Regel-Akteurs (Rule Actor)
Hier ist ein wichtiges Konfigurationsdetail, das Sie beachten sollten. Wenn eine Automatisierungsregel ausgeführt wird, erfolgt dies nicht unter dem Benutzer, der sie ausgelöst hat. Sie wird unter einem speziellen, integrierten Benutzer namens „Automation for Jira“ ausgeführt. Dieser Benutzer hat eine spezifische Projektrolle namens „atlassian-addons-project-access“.
Wenn Ihre Workflows Sicherheitsbedingungen haben, stellen Sie einfach sicher, dass der Benutzer „Automation for Jira“ über die erforderlichen Berechtigungen verfügt. Wenn beispielsweise ein Workflow-Übergang nur von jemandem in der Projektrolle „Administratoren“ durchgeführt werden kann, können Sie den Benutzer „Automation for Jira“ zu dieser Rolle hinzufügen. Dieser „Security-First“-Ansatz hält Ihre Instanz sicher und ermöglicht es Ihren Regeln gleichzeitig, genau wie vorgesehen zu funktionieren.
Fortgeschrittene Automatisierungsszenarien
Jiras Automatisierungs-Engine ist hervorragend für Standardaufgaben geeignet und entwickelt sich ständig weiter. Einige Teams haben jedoch hochspezifische Anforderungen, wie dieser
Die Umsetzung mit nativer Jira-Automatisierung bietet eine solide Grundlage, und Sie können dies durch Strategien erreichen wie:
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Koordinierung mehrerer Regeln: Sie können eine Reihe von Regeln erstellen, bei denen die erste das Epic erstellt, eine zweite Regel auf die Erstellung des Epics reagiert, um die Stories zu erstellen, und eine dritte Regel die Verknüpfung verwaltet.
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Verwendung von Smart Values und JQL: Jira bietet eine fortschrittliche Smart-Value-Syntax und JQL (Jira Query Language) für Benutzer, die eine speziellere Logik aufbauen möchten.
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Verwaltung von Ausführungslimits: Jira verfolgt die Regelausführungen, um Ihnen zu helfen, Systemressourcen effektiv zu verwalten.
Preise und Ausführungslimits
Obwohl die Jira-Automatisierung ein Kernbestandteil der Plattform ist, ist sie mit gestuften Plänen konzipiert, die unterschiedlichen Teamgrößen und Aktivitätsniveaus entsprechen. Atlassian verwaltet, wie oft Ihre Regeln pro Monat ausgeführt werden, um die Leistung über die gesamte Cloud-Infrastruktur hinweg sicherzustellen.
Hier sind die aktuellen Ausführungslimits gemäß der offiziellen Atlassian-Preisseite:
| Tarif | Monatliche Ausführungen von Automatisierungsregeln |
|---|---|
| Free | 100 |
| Standard | 1.700 |
| Premium | 1.000 pro Benutzer pro Monat (gebündelt/pooled) |
| Enterprise | Unbegrenzt |
Diese gestufte Struktur ermöglicht es Teams, einen Plan zu wählen, der am besten zu ihrem spezifischen Aktivitätsvolumen passt. Wenn Ihr Team skaliert und Ihre Automatisierungsanforderungen anspruchsvoller werden, bieten die Premium- und Enterprise-Pläne von Jira höhere Limits und erweiterte Funktionen, um Ihr Wachstum zu unterstützen.
Ein einfacherer Ansatz für komplexe Automatisierung
Wenn Sie neben den integrierten Tools von Jira zusätzliche Flexibilität suchen, könnten Sie eine ergänzende Lösung wie eesel AI in Betracht ziehen.
Teams mit Self-Service-Optionen stärken
Was wäre, wenn Sie Ihr bestehendes Setup um eine Self-Service-Ebene erweitern könnten? Mit eesel AI können Ihre Support-, IT- und Ops-Leiter leistungsstarke KI-Agenten (AI Agents) erstellen und bereitstellen, die innerhalb des Jira-Ökosystems arbeiten. Unsere Plattform ist eine hervorragende ergänzende Option, die Ihnen einen schnellen Einstieg ermöglicht. Die Verbindung zu Tools wie Jira Service Management, Zendesk oder Slack ist ein einfacher, intuitiver Prozess.
Visuelle Workflows und intuitives Design
Um Ihre Jira-Regeln zu ergänzen, bietet eesel AI eine benutzerfreundliche Workflow-Engine. Sie können ganz einfach benutzerdefinierte Aktionen für Ihren KI-Agenten definieren, wie das Nachschlagen von Kundenbestelldaten über eine externe API oder das automatische Erstellen eines neuen Jira-Tickets mit spezifischen Details. Dies ermöglicht es Ihnen, die Funktionen Ihres Jira-Setups noch weiter auszubauen.
Gehen Sie über Jira hinaus mit vereintem Wissen
Während die Jira-Automatisierung innerhalb der Plattform sehr leistungsstark ist, erfordern reale Support- und IT-Probleme oft Kontext aus mehreren Quellen. Ihre Antworten könnten in Hilfeartikeln, vergangenen Tickets, internen Wikis und Google Docs liegen.
eesel AI erweitert Ihr Jira-Setup, indem es all diese Quellen miteinander verbindet. Es kann von Ihrer Wissensdatenbank in Confluence lernen, Verfahren in Google Docs finden und vergangene Support-Tickets analysieren. Es führt all Ihr verstreutes Wissen zusammen, um präzise Lösungen anzubieten, was Ihr Jira-Erlebnis noch besser macht.
Intelligenter automatisieren mit Jira und eesel AI
Wer kann also Jira-Automatisierungen erstellen? Die Antwort lautet: globale Administratoren und Projektadministratoren. Dieses professionelle System ist auf Sicherheit und Zuverlässigkeit ausgelegt und stellt sicher, dass Ihre Instanz auch bei Wachstum stabil bleibt.
Die native Jira-Automatisierung ist ein ausgereiftes, zuverlässiges Werkzeug für den Aufbau essenzieller Workflows. Wenn Sie hochkomplexe Logik bewältigen oder Ihren Teams an vorderster Front noch mehr Flexibilität geben möchten, kann ein ergänzendes Tool wie eesel AI Ihnen helfen, Ihre Automatisierung auf die nächste Stufe zu heben. Gemeinsam bieten sie einen leistungsstarken und skalierbaren Weg, um Ihren Support und Ihre ITSM-Workflows zu verwalten.
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Häufig gestellte Fragen
Im Allgemeinen konzentrieren sich reguläre Benutzer auf ihre Kernaufgaben, während administrative Berechtigungen erforderlich sind, um die meisten Automatisierungsregeln zu erstellen oder zu bearbeiten. Die einzige Ausnahme sind „Automatisierungen für wiederkehrende Aufgaben“, wobei ein globaler Administrator diese Funktion verwalten kann, um standortweite Standards einzuhalten.
Ein globaler Administrator kann Regeln für die gesamte Jira-Instanz oder mehrere Projekte erstellen, wofür die globale Berechtigung „Jira verwalten“ (Administer Jira) erforderlich ist. Der Umfang eines Projektadministrators ist auf bestimmte Projekte beschränkt, was einen Zugriff auf „Projekte verwalten“ (Administer Projects) oder „Administrator“-Ebene erfordert, je nach Projekttyp.
Atlassian implementiert diese Berechtigungen, um sicherzustellen, dass Automatisierungsregeln korrekt und sicher erstellt werden. Diese professionelle Aufsicht hilft dabei, unbeabsichtigte Änderungen in verschiedenen Abteilungen zu vermeiden und das System mit maximaler Leistung zu betreiben.
Die strukturierten Berechtigungen in Jira stellen sicher, dass Automatisierungsregeln überprüft und an den Organisationsstandards ausgerichtet werden. Diese Aufsicht trägt zur Systemstabilität bei und stellt sicher, dass Automatisierungen so konzipiert sind, dass sie innerhalb der Plattform effektiv skalieren.
Automatisierungsregeln werden als spezieller Benutzer „Automation for Jira“ ausgeführt, um die Sicherheit zu gewährleisten. Wenn Ihr Workflow Sicherheitsbedingungen enthält, die spezifische Projektrollen erfordern, müssen Sie lediglich sicherstellen, dass der Benutzer „Automation for Jira“ in dieser Rolle enthalten ist, damit die Regel ihre Aufgaben erfolgreich ausführen kann.
Tools wie eesel AI dienen als ergänzende Option und ermöglichen es Nicht-Admin-Benutzern, wie Support- oder Ops-Leitern, Regeln zu erstellen und bereitzustellen, die nahtlos in Jira integriert sind. Dies bietet eine Self-Service-Möglichkeit, komplexe, plattformübergreifende Automatisierungen zu erstellen.
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Kenneth Pangan
Kenneth Pangan ist seit über zehn Jahren als Autor und Marketer tätig. Er teilt seine Zeit zwischen Geschichte, Politik und Kunst auf, wobei er oft von seinen Hunden unterbrochen wird, die Aufmerksamkeit fordern.
