Was ist ein automatisiertes Bestellverarbeitungssystem? Vorteile, Funktionen und Werkzeuge.

Verstehen des automatisierten Bestellverarbeitungssystems

Denken Sie an ein automatisiertes Bestellverarbeitungssystem als den digitalen Motor, der die gesamte Reise einer Kundenbestellung mit sehr wenig menschlicher Hilfe verwaltet. Es handelt sich um eine Reihe von Technologien und Prozessen, die eine Bestellung in dem Moment übernehmen, in dem sie aufgegeben wird, und sie automatisch durch die Überprüfung der Details, die Prüfung des Bestands, die Abwicklung der Zahlung, die Vorbereitung zum Versand, den Versand und sogar die Bearbeitung von Rücksendungen leiten.

Die Hauptidee ist einfach: Langsame, fehleranfällige manuelle Arbeit durch schnelle, zuverlässige automatisierte Arbeitsabläufe ersetzen. Der Übergang von verstreuten, manuellen Schritten zu einem verbundenen, automatisierten System ist heutzutage für Unternehmen ziemlich wichtig. Unternehmen, die dies tun, sehen oft große Gewinne, wie z.B. eine Kostenreduzierung um 10-15% und eine ernsthafte Beschleunigung der Bestellverarbeitungszeiten von Tagen auf nur Stunden.

Wichtige Teile eines automatisierten Bestellverarbeitungssystems

Ein gutes automatisiertes Bestellverarbeitungssystem ist nicht nur ein Stück Software. Es ist eher wie ein Team von integrierten Teilen, die gut zusammenarbeiten. Diese Teile können innerhalb einer größeren Plattform leben oder individuelle Werkzeuge sein, die miteinander verbunden sind.

Hier sind die Hauptbestandteile, die Sie normalerweise finden werden:

• Bestellaufnahme und -validierung: Hier werden Bestellungen aus verschiedenen Quellen – wie Ihrer Website, speziellen Datensystemen (EDI) oder Online-Marktplätzen – automatisch gesammelt und überprüft, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist und übereinstimmt.

• Bestandsverwaltung: Das ist super wichtig. Es verfolgt in Echtzeit, wie viel Lagerbestand Sie haben. Automatisierte Updates verhindern, dass Sie Dinge verkaufen, die Sie nicht haben, oder unerwartet ausverkauft sind, was die Bestandsgenauigkeit und die Zufriedenheit der Kunden gewährleistet.

• Bestellrouting und Erfüllung: Dieser Teil sendet automatisch Bestellungen an das beste Lager oder den besten Ort, um sie zu verpacken. Er ermittelt dies basierend auf Faktoren wie dem Standort des Kunden oder dem Standort des Bestands, um sicherzustellen, dass Bestellungen effizient ausgewählt und verpackt werden.

• Zahlungsabwicklung: Dies nimmt sicher Zahlungen von Kunden entgegen und überprüft sie automatisch, wodurch die Transaktion schneller abläuft.

• Versand und Lieferung: Es automatisiert Dinge wie das Erstellen von Versandetiketten, das Ermitteln von Kosten und das Senden von Sendungsverfolgungsinformationen an Kunden. Dies glättet den letzten Teil der Reise der Bestellung.

• Rückgaben und Rückerstattungen: Dies macht die Verwaltung von Produkt-Rückgaben einfacher. Es automatisiert Schritte wie die Vergabe von Rückgabeautorisierungen (RMAs), die Bearbeitung von Rückerstattungen und die Aktualisierung Ihrer Lagerbestände.

• Eskalationen und Kundenservice: Dies behandelt schwierigere Situationen und Kundenfragen zu Bestellungen (wie wenn etwas nicht vorrätig ist oder es ein Versandproblem gibt). Es hilft oft, den automatisierten Prozess mit Ihrem menschlichen Support-Team zu verbinden. Dies ist ein Bereich, in dem KI wirklich gut wird.

Wenn diese Teile reibungslos zusammenarbeiten, wird der gesamte Bestellfluss viel effizienter.

Wie die automatisierte Auftragsbearbeitung im Alltag funktioniert

Lassen Sie uns den Weg einer typischen Bestellung in einem automatisierten System durchgehen, um zu sehen, wie diese Teile zusammenpassen.

Es beginnt in dem Moment, in dem ein Kunde auf “kaufen” klickt.

1. Bestellung erfassen und validieren: Das automatisierte Auftragsbearbeitungssystem erfasst und validiert sofort alle Bestelldetails von wo auch immer der Kunde es gekauft hat (wie Ihrem Online-Shop).
2. Bestand prüfen und zuweisen: Dann überprüft es sofort den Bestand und reserviert die Ware für diese spezifische Bestellung.
3. Zahlung verarbeiten: Zur gleichen Zeit nimmt der Zahlungsprozess sicher die Zahlung entgegen und verifiziert sie.
4. Bestellung weiterleiten: Sobald alles überprüft und bezahlt ist, leitet das System die Bestellung automatisch an den besten Ort weiter, um sie vorzubereiten.
5. Erfüllung auslösen: Dies startet die Schritte zum Kommissionieren, Verpacken und Versenden im Lager.
6. Etiketten und Tracking generieren: Ein Versandetikett wird automatisch erstellt und die Sendungsverfolgungsinformationen werden zugewiesen.
7. Kundenupdates senden: Das System sendet automatisierte Kundenupdates bei jedem Hauptschritt (wie “Bestellung bestätigt,” “versendet,” “unterwegs zur Lieferung”).
8. Probleme oder Rücksendungen bearbeiten: Wenn etwas auftritt oder später eine Rücksendung erforderlich ist, kann das System die automatisierte Problemlösung oder den Rückgabe-/Erstattungsprozess starten. Wenn es ein wirklich kniffliges Problem ist, wird es zur Überprüfung an einen Menschen weitergeleitet.

Dieser reibungslose Ablauf reduziert wirklich die Zeit und den Aufwand im Vergleich zu manuellen Prozessen, bei denen jeder Schritt möglicherweise jemanden erfordert, der E-Mails überprüft, Tabellen aktualisiert oder Daten manuell in verschiedene Systeme eingibt.

Die Vorteile der Automatisierung Ihrer Auftragsbearbeitung

Die Automatisierung Ihrer Auftragsbearbeitung ist nicht nur ein technisches Upgrade, sondern eine Veränderung, die alles von der Genauigkeit bis zur Kundenzufriedenheit beeinflusst. Durch die Reduzierung manueller Aufgaben verringern Sie menschliche Fehler wie falsche Mengen oder inkorrekte Versanddetails. Bestellungen werden schneller bearbeitet, oft innerhalb von Stunden statt Tagen, und diese Geschwindigkeit führt direkt zu zufriedeneren Kunden. Mit weniger sich wiederholenden Aufgaben spart Ihr Team Zeit und die Kosten sinken. Außerdem hilft Ihnen die Automatisierung, mit steigenden Bestellungen zu wachsen, ohne die Mitarbeiterzahl verdoppeln zu müssen. Und da alles miteinander verbunden ist, erhalten Sie Echtzeitdaten, die Ihnen bessere Einblicke in Verkäufe, Lagerbestände und Abläufe geben.

Werkzeuge und Technologien, die die automatisierte Auftragsbearbeitung ermöglichen

Die Einrichtung eines automatisierten Auftragsbearbeitungssystems bedeutet, verschiedene Software und Technologien zu nutzen. Oft finden Sie im Kern Systeme wie:

• ERP (Enterprise Resource Planning) Systeme: Diese sind große Plattformen, die viele Geschäftsprozesse verwalten können, einschließlich der Bearbeitung von Bestellungen, Beständen und finanziellen Angelegenheiten.
• OMS (Order Management Systems): Diese Systeme sind speziell für die Verwaltung des Bestellprozesses über verschiedene Verkaufsstellen hinweg konzipiert.
• WMS (Warehouse Management Systems): Diese Software ist darauf ausgelegt, die Abläufe im Lager zu optimieren, wie das Kommissionieren von Artikeln, das Verpacken und den Versand.

Aber in der heutigen vernetzten Welt arbeiten diese Systeme normalerweise nicht allein. Plattformen, die verschiedenen Werkzeugen helfen, miteinander zu kommunizieren (genannt iPaaS), sind entscheidend für die Verbindung von Dingen wie Ihrem Online-Shop, Ihrem Kundenbeziehungsmanagement-Tool (CRM) und Ihrer Buchhaltungssoftware.

Neben diesen Hauptsystemen spielen spezialisierte Werkzeuge und KI eine wachsende Rolle. Online-Shop-Plattformen wie Shopify haben oft einige Automatisierungen integriert oder ermöglichen die Verbindung mit anderen Versandtools. Wenn es um die Kundenkommunikation geht – die Bearbeitung von Fragen zum Bestellstatus, zur Sendungsverfolgung, zu Rücksendungen oder Problemen – macht KI wirklich einen Unterschied. Werkzeuge wie eesel AI sind darauf ausgelegt, diese Kundenservice-Gespräche über Bestellungen zu automatisieren. Durch die Anbindung an Ihr Helpdesk (wie Zendesk oder Intercom) und E-Commerce-Plattformen (wie Shopify) kann KI sofort häufige Fragen beantworten, Bestellinformationen abrufen und sogar Aufgaben für Sie erledigen. Das reduziert die Arbeitslast für Ihr Support-Team erheblich.

Die große Rolle der KI in der modernen Automatisierung der Auftragsbearbeitung

Während traditionelle Automatisierung sich mit der Bewegung von Daten und Produkten beschäftigt, fügt KI dem Prozess Intelligenz hinzu, insbesondere im Umgang mit Kunden. KI kann verstehen, was Menschen meinen, und kompliziertere Situationen bewältigen als nur einfache Regeln zu befolgen.

So verändert KI die automatisierte Auftragsbearbeitung:

KI-Fähigkeit	Was es tut
Intelligente Sortierung	Versteht schnell Kundenanfragen (wie „Wo ist meine Bestellung?“ oder „Ich muss das zurückgeben“) und leitet sie an den richtigen Bot oder das menschliche Team weiter.
Automatisierte Antworten, die Dinge erledigen	Geht über vorgefertigte Antworten hinaus. KI-Tools wie eesel AI können Echtzeit-Bestellinformationen von Plattformen wie Shopify abrufen und sofortige Antworten im Chat geben. Keine menschliche Nachschau erforderlich.
Erstkontakt aufnehmen	Sendet proaktive Nachrichten, wenn sich der Bestellstatus ändert oder Probleme (wie Verzögerungen) erkannt werden – bevor der Kunde sich überhaupt meldet.
Fehlende Informationen finden	Identifiziert Fragen, die sie nicht beantworten kann, und hilft Ihnen, Lücken in Ihren Hilfematerialien oder internen Dokumentationen zu erkennen.
Vorhersage des Nächsten	Analysiert vergangene Bestellungen und Trends, um Ihnen zu helfen, die Nachfrage besser vorherzusagen und Bestände sowie die Erfüllung genauer zu planen.

Werkzeuge wie eesel AI sind speziell entwickelt worden, um diese Art von intelligenter Automatisierung in den Kundenservice bei der Bearbeitung von Bestellungen zu bringen. Im Gegensatz zu einigen KI-Lösungen, die in Helpdesks integriert sind und möglicherweise nicht sehr flexibel sind oder deren Kosten schwer vorherzusagen sind, ermöglicht eesel AI Ihnen, es mit vielen verschiedenen Informationen (wie alten Support-Tickets und internen Dokumenten) zu trainieren. Sie erhalten auch eine feine Kontrolle darüber, wie der Bot klingt und handelt, und die Preisgestaltung ist klar, basierend auf Interaktionen. Das bedeutet, dass Unternehmen einen großen Teil ihres supportbezogenen Auftragsmanagements automatisieren können, auf eine Weise, die gut funktioniert und nicht zu teuer ist.

Automatisierte Auftragsbearbeitung in die Tat umsetzen

Möchten Sie Ihre Auftragsbearbeitung reibungsloser gestalten? Hier ist ein praktischer Weg, um ein automatisiertes System einzurichten:

1. Überprüfen Sie Ihren aktuellen Prozess: Beginnen Sie damit, einen ehrlichen Blick darauf zu werfen, wie Sie die Dinge jetzt handhaben. Wo gibt es Probleme aufgrund manueller Arbeit? Welche Aufgaben wiederholen sich ständig und führen zu Fehlern? Diese Stellen zu finden, ist der Schlüssel, um zu wissen, wo die Automatisierung am meisten helfen kann.
2. Bestimmen Sie Ihre Ziele: Überlegen Sie als Nächstes, was Sie wirklich erreichen möchten. Möchten Sie die Bearbeitung schneller machen, weniger Geld ausgeben, Fehler reduzieren oder die Kunden zufriedener machen? Setzen Sie klare, messbare Ziele, die Ihnen als Leitfaden dienen, während Sie alles einrichten.
3. Wählen Sie die richtige Software: Jetzt kommt der Software-Teil. Wählen Sie Werkzeuge und Plattformen, die wirklich zu Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget passen. Das könnte bedeuten, ein neues OMS, WMS oder eine Plattform zu beschaffen, um Ihre verschiedenen Werkzeuge zu verbinden. Achten Sie genau darauf, wie gut potenzielle Optionen mit den Systemen, die Sie bereits verwenden, wie Ihrem Online-Shop, CRM und Helpdesk, verbunden werden können. Ein reibungsloser Datenfluss zwischen den Systemen ist ein Muss.
4. Einrichten und Anpassen: Sobald Sie Ihre Werkzeuge ausgewählt haben, richten Sie sie ein und passen Sie sie an, um sicherzustellen, dass sie so funktionieren, wie Sie es möchten. Kopieren Sie nicht einfach Ihre alten manuellen Schritte; denken Sie darüber nach, wie die Automatisierung es Ihnen ermöglicht, die Dinge zu verbessern und vielleicht sogar zu ändern, wie Sie bestimmte Schritte durchführen. Wenn Sie KI zur Unterstützung hinzufügen, investieren Sie Zeit, um sicherzustellen, dass ihre Antworten und Aktionen genau richtig sind.
5. Schulen Sie Ihr Team: Das ist super wichtig: Schulen Sie Ihr Team. Stellen Sie sicher, dass jeder das neue System versteht, wie man die Werkzeuge benutzt und warum es eine gute Sache ist. Damit alles reibungslos läuft, müssen die Personen, die das System täglich nutzen, an Bord sein und wissen, was sie tun.
6. Starten und Überwachen: Starten Sie schließlich Ihr automatisiertes System, aber hören Sie nicht einfach dort auf. Behalten Sie im Auge, wie es im Vergleich zu Ihren Zielen abschneidet. Fragen Sie Ihr Team und Ihre Kunden nach Feedback, schauen Sie sich die Daten an und nehmen Sie Änderungen vor, um den Prozess im Laufe der Zeit weiter zu verbessern.

Pro-Tipp: Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu automatisieren. Beginnen Sie vielleicht mit einem kleinen Projekt zu einem bestimmten Prozess, der viele Bestellungen bearbeitet. So können Sie lernen und allen zeigen, wie hilfreich es ist, bevor Sie mehr tun.

Überprüfen, ob Ihr automatisiertes System funktioniert

Um wirklich zu wissen, ob Ihr automatisiertes Auftragsbearbeitungssystem einen Unterschied macht, müssen Sie einige wichtige Zahlen verfolgen. Diese werden Ihnen sagen, ob Sie Ihre Ziele erreichen und wo Sie noch Verbesserungen vornehmen können.

Hier sind einige wichtige Punkte, auf die Sie achten sollten:

• Auftragsbearbeitungszeit: Wie lange dauert es, vom Zeitpunkt der Bestellung eines Kunden bis zum Versand? Wenn diese Zeit kürzer wird, bedeutet das, dass Sie effizienter sind.
• Auftragsgenauigkeitsrate: Welcher Prozentsatz der Bestellungen wird korrekt bearbeitet und versendet, ohne dass Fehler auftreten? Eine höhere Zahl bedeutet weniger manuelle Korrekturen und bessere Qualität.
• Kosteneinsparungen: Wie viel Geld sparen Sie bei Arbeits- und anderen Betriebskosten im Vergleich zu der manuellen Bearbeitung zuvor?
• Kundenzufriedenheit: Sind die Kunden zufriedener mit der Schnelligkeit und Genauigkeit, mit der sie ihre Bestellungen erhalten? Achten Sie auf das, was sie in Feedback, Bewertungen sagen und ob sie erneut bei Ihnen kaufen.
• Abweisungsrate: Wenn Sie KI zur Unterstützung verwenden, welcher Prozentsatz der Fragen zu Bestellungen wird von der KI beantwortet, ohne dass ein menschlicher Agent eingreifen muss?

Die regelmäßige Überprüfung dieser Zahlen mithilfe von Dashboards und Berichten aus Ihren Systemen gibt Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um Ihre automatisierten Workflows immer weiter zu verbessern.

Die richtige automatisierte Auftragsbearbeitungslösung auswählen

Die beste automatisierte Auftragsbearbeitungslösung zu wählen, bedeutet, über einige Dinge nachzudenken, die einzigartig für Ihr Unternehmen sind. Es gibt nicht nur eine perfekte Lösung für alle.

Beginnen Sie damit, die Größe Ihres Unternehmens, die Anzahl der Bestellungen, die Sie bearbeiten, und die Komplexität Ihrer Produkte oder Ihres Erfüllungsprozesses zu betrachten. Auch die Werkzeuge, die Sie bereits verwenden, sind wichtig. Überlegen Sie, wie einfach neue Software mit Ihrem aktuellen ERP, CRM, Online-Shop-Plattform wie Shopify und Helpdesk-Tools wie Zendesk, Intercom oder Freshdesk verbunden werden kann. Es ist entscheidend, dass alle Ihre Systeme miteinander kommunizieren.

Als Nächstes sollten Sie Ihre größten Schmerzpunkte ermitteln. Verlangsamen manuelle Dateneingabefehler die Abläufe? Verursachen Versandverzögerungen Kundenbeschwerden? Ist Ihr Support-Team mit Fragen zu Bestellungen überfordert? Diese Probleme zu kennen, hilft Ihnen, die Funktionen zu priorisieren, die Sie am dringendsten benötigen.

Und vergessen Sie nicht die KI. Wenn Ihr Team zu viel Zeit damit verbringt, die gleichen Fragen zu Bestellungen zu beantworten, kann ein KI-Tool, das Daten aus Ihren Systemen abruft und automatisch antwortet, einen großen Unterschied machen. Einige Plattformen haben integrierte KI, aber Tools wie eesel AI bieten Ihnen mehr Flexibilität, bessere Anpassungsmöglichkeiten und eine einfachere Preisgestaltung. Sie arbeiten neben Ihrer bestehenden Einrichtung und nehmen Ihrem Team viel Druck ab.

Bereit, Ihre Auftragsbearbeitung mit KI intelligenter zu gestalten?

Wenn Sie es ernst meinen mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und der Zufriedenheit Ihrer Kunden, ist die Automatisierung Ihrer Auftragsbearbeitung nicht mehr optional. Sie hilft Ihnen, schneller zu arbeiten, kostspielige Fehler zu vermeiden und die Art von Erfahrung zu bieten, die Kunden erwarten: schnell, genau und ohne Probleme.

Einer der größten Vorteile ist die Automatisierung all dieser sich wiederholenden Kundenfragen zu Bestellungen. Hier kommt eesel AI ins Spiel. Es verbindet sich mit Ihren Helpdesk- und Shop-Plattformen wie Shopify, lernt aus Ihren Daten und gibt sofort genaue Antworten, ohne dass ein menschlicher Agent benötigt wird.

Sie müssen Ihre aktuellen Werkzeuge nicht ersetzen. Fügen Sie einfach eesel AI hinzu und beginnen Sie sofort, die Ticketanzahl zu reduzieren.

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