Ein vollständiger Trello-Überblick: Funktionen, Preise und Einschränkungen für Support-Teams

Wahrscheinlich sind Sie schon einmal auf Trello gestoßen. Es ist aus gutem Grund eines der beliebtesten und visuell intuitivsten Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Die Idee dahinter ist einfach: Organisieren Sie so gut wie alles, von Ihrer wöchentlichen Einkaufsliste bis hin zu einem riesigen Teamprojekt, mit einem einfachen, flexiblen und visuellen Layout.

Dieser Beitrag dient als Ihr vollständiger Trello-Überblick. Wir werden die Struktur von Trello durchgehen, von Boards bis zu Karten, und einige der leistungsfähigeren Funktionen betrachten. Außerdem werden wir uns die Preisgestaltung genauer ansehen. Vor allem aber werden wir uns kritisch damit auseinandersetzen, wo Trello glänzt und wo es Schwächen hat, insbesondere für Kundensupport- und IT-Teams, die mehr als nur einen Ort zur Nachverfolgung von Aufgaben benötigen.

Was ist Trello?

Im Kern ist Trello ein kollaboratives Tool im Kanban-Stil, das webbasiert ist. Wenn Sie jemals ein Whiteboard mit Klebezetteln verwendet haben, um ein Projekt durchzuziehen, verstehen Sie bereits das Grundprinzip. Trello ist genau dieses Whiteboard, nur digitalisiert, was die Zusammenarbeit erleichtert, den Zugriff von überall ermöglicht und es um einiges leistungsfähiger macht.

Das gesamte System basiert auf einer einfachen Hierarchie, die sehr leicht zu erlernen ist:

• Arbeitsbereiche: Stellen Sie sich dies als den Hauptordner für Ihr Team vor. Er enthält alle Ihre Boards, Mitglieder und Einstellungen an einem aufgeräumten Ort.

• Boards: Ein Board repräsentiert normalerweise ein einzelnes Projekt, den Workflow eines Teams oder einen bestimmten Prozess. Sie könnten eines für eine neue Marketingkampagne und ein separates für das Onboarding neuer Mitarbeiter haben.

• Listen: Dies sind die Spalten, die Sie auf einem Board sehen. Sie stellen typischerweise die Phasen eines Workflows dar, wie die klassischen „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Fertig“, aber Sie können sie benennen, wie Sie möchten.

• Karten: Dies ist der grundlegende Baustein von Trello. Jede Karte ist eine einzelne Aufgabe, eine Idee oder ein Arbeitspaket. Sie ziehen Karten per Drag & Drop von einer Liste zur nächsten, während Sie Fortschritte machen.

Kernfunktionen und Struktur von Trello

Die wahre Magie von Trello liegt in seiner Einfachheit und der überraschenden Detailtiefe, die man hineinpacken kann, sobald man anfängt, es zu erkunden. Lassen Sie uns aufschlüsseln, was es für das allgemeine Projektmanagement so nützlich macht.

Aufgaben in Karten verpacken

Eine Trello-Karte ist weit mehr als ein digitaler Klebezettel. Wenn Sie darauf klicken, dreht sie sich (metaphorisch) um und enthüllt eine Reihe von Werkzeugen, um alle wichtigen Details hinzuzufügen.

Hier ist, was Sie in jede Karte packen können:

• Beschreibungen: Hier können Sie das „Warum“ und „Wie“ einer Aufgabe hinzufügen und Ihrem Team den gesamten Kontext geben, den es benötigt.

• Checklisten: Für größere Aufgaben mit vielen kleinen Schritten können Sie Checklisten erstellen, um sie aufzuteilen. Es gibt sogar einen zufriedenstellenden kleinen Fortschrittsbalken, während Sie die Punkte abhaken.

• Fälligkeitsdaten: Sie können Fristen festlegen, und Trello wird Sie benachrichtigen, wenn diese näher rücken. Das Datums-Badge auf der Karte wird sogar gelb, wenn es bald fällig ist, und ein leicht alarmierendes Rot, wenn es überfällig ist.

• Anhänge: Ziehen Sie Dateien von Ihrem Computer per Drag & Drop oder verlinken Sie direkt auf Inhalte in Google Drive, Dropbox, Box und OneDrive.

• Labels: Dies sind praktische farbcodierte Tags, mit denen Sie Karten kategorisieren können. Es ist eine großartige Möglichkeit, auf einen Blick zu sehen, was hohe Priorität hat, welches Team daran arbeitet oder um welche Art von Arbeit es sich handelt.

• Mitglieder: Weisen Sie einer Karte eine oder mehrere Personen zu, damit jeder weiß, wer für die Erledigung verantwortlich ist.

Als Team zusammenarbeiten

Trello wurde mit Blick auf die Teamarbeit entwickelt. Sie können ganze Gespräche direkt im Kommentarbereich einer Karte führen und @-Erwähnungen verwenden, um bestimmte Personen in die Diskussion einzubeziehen. Es gibt auch einen Aktivitätsfeed auf jedem Board, der eine laufende Historie jeder vorgenommenen Aktion anzeigt, sodass nichts verloren geht und jeder auf dem Laufenden ist.

Erweiterte Funktionen von Trello: Automatisierung und KI

An diesem Punkt fühlt sich Trello weniger wie ein einfaches Whiteboard und mehr wie eine echte Workflow-Maschine an. Aber hier zeigen sich auch die Schwächen für bestimmte Teams, insbesondere für solche im Kundensupport.

Sein Automatisierungs-Helfer: Butler

Butler ist das in Trello integrierte Automatisierungstool, für das Sie keine einzige Zeile Code schreiben müssen. Es wurde entwickelt, um all die langweiligen, sich wiederholenden Aufgaben auf Ihrem Board zu erledigen, damit Sie sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren können. Sie können Regeln, geplante Befehle und benutzerdefinierte Schaltflächen einrichten, um fast alles zu automatisieren, was Sie in Trello tun.

Hier sind ein paar Dinge, die Butler für Sie tun könnte:

• Wenn eine Karte in die Liste „Fertig“ gezogen wird, kann Butler automatisch das Fälligkeitsdatum abhaken und die Karte archivieren.

• Jeden Montagmorgen um 9 Uhr könnte er eine Karte „Wochenbericht erstellen“ in Ihre „Zu erledigen“-Liste einfügen.

• Wenn Sie das rote „Dringend“-Label auf eine Karte setzen, kann er sie sofort an den Anfang der Liste verschieben und Ihren Projektmanager benachrichtigen.

graph TD  

    A[Karte wird in die 'Erledigt'-Liste verschoben] --> B{Butler-Regel auslösen};  

    B --> C[Fälligkeitsdatum als erledigt markieren];  

    B --> D[Die Karte archivieren];  

Aber hier ist der Haken: Butler ist fantastisch für die Automatisierung von Workflows innerhalb von Trello. Es ist ein regelbasiertes System, das auf Ereignisse auf Ihren Boards reagiert. Es ist jedoch nicht dafür gebaut, die unordentliche, unvorhersehbare Welt des Kundensupports zu bewältigen. Es kann nicht die Frage eines Kunden verstehen, herausfinden, was er braucht, und eine hilfreiche Antwort entwerfen.

Mehr Leistung mit Power-Ups hinzufügen

Power-Ups sind im Grunde Apps, die Sie zu Ihren Trello-Boards hinzufügen können, um sie mit anderen Tools zu verbinden, die Ihr Team verwendet. Es gibt Hunderte davon, die Funktionen von Diensten wie Slack, Google Drive und Jira Service Management direkt in Ihre Trello-Karten bringen. Sie könnten zum Beispiel eine Slack-Konversation als Kontext an eine Karte anhängen oder eine Karte direkt mit einem Jira-Ticket verknüpfen.

Der potenzielle Kopfschmerz: Obwohl Power-Ups cool sind, kann der Versuch, ein vollwertiges Support-System in Trello aufzubauen, schnell kompliziert und teuer werden. Oft müssen Sie mehrere kostenpflichtige Power-Ups zusammenfügen oder sogar in die kundenspezifische Entwicklung einsteigen, was Kosten und Wartungsaufwand verursacht, den niemand will.

Atlassian Intelligence

Als Teil der Atlassian-Familie verfügt Trello über eine Funktion namens Atlassian Intelligence (verfügbar in Premium-Plänen). Diese funktioniert hauptsächlich als Schreibassistent, der in Ihren Trello-Karten lebt. Er kann Ihnen helfen, Ideen zu sammeln, einen langen Kommentar-Thread zusammenzufassen, Ihre Grammatik zu korrigieren oder den Ton Ihres Textes zu ändern.

Die Einschränkung (und eine bessere Option): Diese KI ist ein netter kleiner Produktivitäts-Booster für das Schreiben, aber das ist auch schon alles. Es ist kein Support-Automatisierungstool. Es kann keinen Kundenchat verwalten, den Status einer Bestellung nachschlagen oder ein Support-Ticket tatsächlich lösen. Für Teams, die eine echte KI benötigen, um häufige Fragen von Anfang bis Ende zu bearbeiten, ist ein speziell dafür entwickeltes Tool eine weitaus bessere Wahl.

Während die KI von Trello den Agenten hilft, besser zu schreiben, sind Plattformen wie eesel AI darauf ausgelegt, den gesamten Support-Prozess zu automatisieren. Es verbindet sich direkt mit Ihrem Helpdesk (wie Zendesk oder Freshdesk) und all Ihrem Unternehmenswissen, um zu verstehen, was Kunden fragen, und ihre Probleme selbstständig zu lösen, was weit über eine reine Tipphilfe hinausgeht.

Trello-Preispläne

Trello hat für fast jeden einen Plan, von einer sehr großzügigen kostenlosen Version für Einzelpersonen bis hin zu einer vollständigen Enterprise-Lösung für große Unternehmen. Es ist erwähnenswert, dass viele der fortgeschrittenen Funktionen, die wir gerade besprochen haben, wie unbegrenzte Automatisierungen und Atlassian Intelligence, nur in den kostenpflichtigen Plänen enthalten sind.

Hier ist die vollständige Aufschlüsselung der Trello-Preispläne bei jährlicher Zahlung:

Funktion	Kostenlos	Standard (5 $/Benutzer/Monat)	Premium (10 $/Benutzer/Monat)	Enterprise (17,50 $/Benutzer/Monat)
Boards	Bis zu 10 pro Arbeitsbereich	Unbegrenzt	Unbegrenzt	Unbegrenzt
Automatisierung	250 Befehlsausführungen/Monat	1.000 Befehlsausführungen/Monat	Unbegrenzt	Unbegrenzt
Erweiterte Checklisten	Nein	Ja	Ja	Ja
Benutzerdefinierte Felder	Nein	Ja	Ja	Ja
Ansichten (Kalender, Zeitleiste, Karte)	Nein	Nein	Ja	Ja
Atlassian Intelligence (KI)	Nein	Nein	Ja	Ja
Admin & Sicherheit	Grundlegend	Grundlegend	Erweitert	Enterprise-Niveau
Support	Community	Lokale Geschäftszeiten	24/5 Premium-Support	24/7 Enterprise-Admin-Support

Ist Trello das Richtige für Ihr Support-Team?

Kommen wir zurück zur großen Frage. Trello ist ein absolut brillantes Werkzeug für die interne Projektplanung, die visuelle Nachverfolgung von Aufgaben und die allgemeine Teamzusammenarbeit. Wenn Sie einen Inhaltskalender verwalten, ein Software-Update planen oder eine Veranstaltung organisieren, ist es eine der besten Wahlen auf dem Markt.

Aber für Kundensupport- oder ITSM-Teams sind die größten Stärken von Trello auch seine Schwächen. Hier ist, warum es für den Support wie ein runder Stift in einem viereckigen Loch ist:

• Automatisierung, die nicht mit Kunden spricht: Butler ist großartig, um Ihre Boards aufgeräumt zu halten, aber er kann nicht wie ein Support-Agent agieren. Er hat keine Möglichkeit, die E-Mail oder den Chat eines Kunden zu lesen und herauszufinden, was als Nächstes zu tun ist.

• Wissen ist überall verstreut: Informationen in Trello sind über Tausende von Karten und Anhängen verteilt. Es gibt keine einzige, organisierte Wissensdatenbank, aus der eine KI lernen kann, was für die Bereitstellung konsistenter und korrekter Antworten unerlässlich ist.

• KI, die nur beim Schreiben hilft: Wie bereits erwähnt, ist Atlassian Intelligence ein Schreibpartner. Er kann Ihnen helfen, besser zu klingen, aber er kann das Problem des Kunden nicht tatsächlich lösen oder das Gespräch für Sie führen.

Die Alternative: Ein Tool für KI-Support

Hier macht eine speziell entwickelte Lösung wie eesel AI viel mehr Sinn. Anstatt zu versuchen, ein Projektmanagement-Tool zu einer Support-Plattform umzufunktionieren, ist eesel AI von Grund auf darauf ausgelegt, sich mit Ihrem bestehenden Helpdesk und Ihren Wissensquellen (wie Confluence, Google Docs und früheren Tickets) zu verbinden.

Diese Tabelle zeigt den Unterschied in der Philosophie:

Fähigkeit	Trello (als Support-Tool)	eesel AI
Hauptaufgabe	Internes Projektmanagement	Automatisierung des Kunden- & Mitarbeiter-Supports
Rolle der KI	Inhaltserstellung (Schreibhilfe)	Autonome Ticketlösung & Agentenunterstützung
Wissensquelle	Auf Karten & Anhänge verteilt	Vereinheitlicht aus allen Unternehmensquellen (Tickets, Dokumente etc.)
Einrichtung	Einfach für Projekte, umständlich für Support	Radikal selbstbedienend, in Minuten einsatzbereit
Testen	Live-Versuch und Irrtum	Leistungsstarker Simulationsmodus auf Basis vergangener Tickets

Die Idee ist, dass eesel AI Ihren Workflow ergänzt. Es bearbeitet die sich wiederholenden, leicht zu beantwortenden Fragen, was Ihrem Team die Freiheit gibt, Tools wie Trello für das zu nutzen, was sie am besten können: die Verwaltung komplexer Projekte und kniffliger Tickets, die wirklich menschliches Denkvermögen erfordern.

Das richtige Werkzeug für die richtige Aufgabe

Dieser Trello-Überblick zeigt, dass es ohne Zweifel ein erstklassiges Werkzeug für visuelles Projektmanagement ist. Sein Design ist meisterhaft darauf ausgelegt, Aufgaben zu organisieren und Projekte am Laufen zu halten.

Aber dieses Design ist einfach nicht für die Welt der konversationellen Support-Automatisierung gemacht. Für Teams, die ernsthaft ihre Support-Effizienz steigern, Reaktionszeiten verkürzen und Probleme tatsächlich automatisch lösen wollen, ist eine dedizierte KI-Plattform nicht nur eine nette Idee, sondern der logische nächste Schritt.

Sehen Sie sich dieses Video an für eine detaillierte Demo der Grundfunktionen von Trello und eine Anleitung, wie Sie mit Ihrem ersten Board beginnen.

Bereit zu sehen, wie echte KI-Support-Automatisierung aussieht? Erfahren Sie, wie eesel AI sich mit all Ihrem Unternehmenswissen verbindet, um sofortige, genaue Antworten zu liefern und Ihre Support-Workflows zu automatisieren.