Ein vollständiger Microsoft Teams Überblick (2025 Leitfaden)

Microsoft Teams ist für Millionen von Menschen das digitale Büro. Dort nehmen wir alle an Besprechungen teil, schmieden in Chats Ideen und versuchen, Projekte am Laufen zu halten. Es ist zweifellos ein mächtiges Kollaborationstool. Aber all diese Aktivität führt zu einem massiven Problem: irgendetwas wiederzufinden. Unterhaltungen, Dateien und wichtige Updates werden unter einem Berg neuer Nachrichten begraben, was es mühsam macht, genau das zu finden, was man braucht, wenn man es braucht.

Dieser Beitrag gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über Teams, seine Hauptfunktionen und Preise. Noch wichtiger ist, dass wir uns ansehen, wie Sie das größte Problem im Wissensmanagement lösen können, damit Ihr Team aufhören kann zu suchen und anfangen kann zu arbeiten.

Was ist Microsoft Teams?

Im Kern ist Microsoft Teams ein Hub, der darauf ausgelegt ist, die gesamte Arbeit Ihres Teams an einem Ort zu bündeln. Es ist ein zentraler Bestandteil der Microsoft 365-Familie und zielt darauf ab, das Wechseln zwischen Apps zu reduzieren, indem Chat, Videobesprechungen, Dateispeicher und andere Tools in einem einzigen Arbeitsbereich kombiniert werden.

Ein Screenshot des Microsoft Teams-Dashboards, der einen visuellen Überblick über Teams bietet.

Es wurde wirklich für die heutige Arbeitsweise entwickelt, egal ob wir im Büro oder zu Hause sind, und gibt Teams eine Möglichkeit, in Verbindung und organisiert zu bleiben. Sein größter Vorteil ist, wie gut es mit anderen Microsoft-Produkten zusammenspielt, die Sie wahrscheinlich bereits verwenden, wie SharePoint, OneDrive und die klassischen Office-Apps. Das sorgt zwar für ein reibungsloses Erlebnis innerhalb der Microsoft-Welt, spinnt aber auch ein kompliziertes Informationsnetz, das überraschend schwer zu entwirren sein kann.

Kernfunktionen von Microsoft Teams

Teams ist vollgepackt mit Funktionen, aber alles basiert auf einigen Schlüsselideen zur Organisation von Personen, Unterhaltungen und Projekten. Diese zu verstehen, ist der erste Schritt, um es für sich nutzbar zu machen.

Teams und Kanäle für eine strukturierte Zusammenarbeit

Das ganze System basiert auf, Sie haben es erraten, „Teams“. Es ist eine einfache Hierarchie, die hilft, Unterhaltungen fokussiert zu halten, damit sie nicht außer Kontrolle geraten.

• Teams sind die Hauptgruppen, die normalerweise für ganze Abteilungen (wie Marketing oder Kundensupport), große Unternehmensprojekte oder sogar Bürostandorte eingerichtet werden.

• Kanäle sind die dedizierten Bereiche innerhalb eines Teams, in denen die eigentliche Arbeit stattfindet. Jeder Kanal konzentriert sich auf ein bestimmtes Thema oder eine bestimmte Aufgabe. So könnte es innerhalb des „Marketing-Teams“ Kanäle für „Social Media“, „Content-Strategie“ und „Website-Neugestaltung“ geben. Dies verhindert, dass jede Unterhaltung zu einem chaotischen Durcheinander wird.

Ein klarer Überblick über die Hierarchie zwischen Teams und Kanälen.

Es gibt auch verschiedene Kanaltypen. Standardkanäle sind für alle im Team offen, private Kanäle sind für vertrauliche, nur auf Einladung zugängliche Chats und geteilte Kanäle ermöglichen die Zusammenarbeit mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens, ohne ihnen Zugriff auf alles zu gewähren.

Echtzeitkommunikation mit Chat und Besprechungen

Über die organisierte Welt der Kanäle hinaus bietet Teams zwei Hauptmöglichkeiten, direkt mit Personen in Kontakt zu treten.

• Chat: Dieser ist für Ihre zwangloseren, direkten Unterhaltungen. Sie können einen Einzelchat mit einem Kollegen führen oder einen kleinen Gruppenchat starten für eine schnelle Diskussion, die nicht wirklich einen ganzen Kanal benötigt. Er ist perfekt, um eine schnelle Frage zu stellen oder eine Datei direkt mit jemandem zu teilen.

• Besprechungen: Dies ist die Teams-Version von Zoom, und sie ist ziemlich solide. Sie verfügt über alle Video- und Audiokonferenzfunktionen, die Sie erwarten würden, wie Bildschirmfreigabe, virtuelle Hintergründe und Besprechungsaufzeichnungen. Wenn Sie für einen Premium-Plan bezahlen, erhalten Sie einige nette Extras wie KI-generierte Notizen und Zusammenfassungen.

Ein Überblick über die Benutzeroberfläche und die Funktionen von Videobesprechungen in Teams.

Zentralisierte Dateifreigabe und Zusammenarbeit

Einer der nützlichsten und, ehrlich gesagt, verwirrendsten Teile von Teams ist die Art und Weise, wie es mit Dateien umgeht. Jede Datei, die Sie in einem Kanal teilen, schwebt nicht einfach im Chat; sie wird im Hintergrund auf eine spezifische, strukturierte Weise gespeichert.

Wenn Sie ein Team erstellen, erhält es automatisch eine eigene SharePoint-Website. Hier werden alle Dateien und Ordner gespeichert, die in den Kanälen dieses Teams geteilt werden. Es ist ein gutes System, um Projektdateien organisiert zu halten. Andererseits werden alle Dateien, die Sie in einem privaten Einzel- oder Gruppenchat teilen, in Ihrem persönlichen OneDrive gespeichert.

Ein Workflow-Diagramm, das einen Überblick über die Dateispeicherung in Teams bietet.

Diese Struktur macht auf dem Papier Sinn, aber hier beginnen auch die Probleme. Wenn Sie sich nicht erinnern können, ob ein Dokument in einem Kanal, einem Gruppenchat oder einer Direktnachricht geteilt wurde, kann die Suche danach wie eine frustrierende digitale Schnitzeljagd wirken.

Microsoft Teams mit Apps und Integrationen erweitern

Die wahre Magie von Microsoft Teams liegt nicht nur darin, was es allein kann, sondern auch darin, wie es all die anderen Tools einbinden kann, auf die sich Ihr Team verlässt. Dies hilft, den ständigen Kontextwechsel zu reduzieren, der die Produktivität beeinträchtigt.

Natürlich ist es eng mit anderen Microsoft 365-Apps verbunden. Sie können Aufgaben in Planner verwalten oder Notizen in OneNote machen, ohne Teams jemals zu verlassen. Aber es hat auch einen riesigen App-Store voller Tools von Drittanbietern, mit dem Sie so ziemlich Ihren gesamten Arbeitsablauf in ein einziges Fenster bringen können.

Ein Überblick über die verfügbaren Apps und Integrationen in Teams.

Aber hier ist der Haken: Während Teams hervorragend darin ist, die Kommunikation zu bündeln, tut es nicht dasselbe für das Wissen Ihres Unternehmens. Ihre internen IT- und Support-Teams müssen immer noch nach Antworten suchen, die über unzählige Teams-Kanäle, SharePoint-Websites, Confluence-Seiten und Google Docs verstreut sind.

Hier kann ein Tool wie eesel AI einen riesigen Unterschied machen. Der eesel AI Internal Chat lässt sich direkt in Microsoft Teams integrieren und gibt Ihren Mitarbeitern einen KI-Assistenten, der ihre Fragen sofort beantworten kann. Und er schaut nicht nur in Teams nach; er zieht Wissen aus allen verschiedenen Tools Ihres Unternehmens. Er verbindet all diese verstreuten Informationsschnipsel und liefert eine einzige, genaue Antwort genau dort, wo Ihr Team bereits arbeitet.

Preise und Pläne für Microsoft Teams

Einer der besten Aspekte von Teams ist, dass es normalerweise in den Microsoft 365-Abonnements enthalten ist, für die viele Unternehmen bereits bezahlen. Wenn Sie sich bereits im Microsoft-Ökosystem befinden, ist es eine sehr erschwingliche Wahl.

Hier ist ein kurzer Überblick über die Hauptpläne für Unternehmen:

Plan	Am besten geeignet für	Hauptmerkmale	Preis (pro Benutzer/Monat)
Microsoft Teams (Kostenlos)	Einzelpersonen & sehr kleine Teams	Unbegrenzte Gruppenbesprechungen (bis zu 60 Min.), 5 GB Cloud-Speicher, grundlegender Chat & Zusammenarbeit.	Kostenlos
Microsoft Teams Essentials	Kleine Unternehmen	Alles aus dem kostenlosen Plan, plus unbegrenzte Besprechungen bis zu 30 Stunden, 10 GB Speicher pro Benutzer und Kalenderintegrationen.	~4,00 $
Microsoft 365 Business Basic	Unternehmen, die Office-Apps benötigen	Alles aus Essentials, plus Web-/Mobilversionen von Office-Apps, 1 TB Speicher und E-Mail für Unternehmen.	~6,00 $
Microsoft 365 Business Standard	Unternehmen, die Desktop-Apps benötigen	Alles aus Basic, plus Desktop-Versionen von Office-Apps, Webinar-Hosting und mehr.	~12,50 $

(Hinweis: Die Preise können sich ändern und basieren auf jährlichen Verpflichtungen. Es ist immer eine gute Idee, die offizielle Microsoft-Preisseite für die neuesten Informationen zu überprüfen.)

Dieses Tutorial für Anfänger bietet eine vollständige Einführung in Microsoft Teams, von der Erstellung von Teams und Kanälen bis zur Planung von Besprechungen.

Herausforderungen für Support und Wissensmanagement

Teams ist also großartig, um Gespräche an einem Ort zu halten. Aber was passiert, wenn Sie eine bestimmte Information finden müssen, die in diesen Gesprächen vergraben ist? Hier zeigt sich die größte Schwäche der Plattform.

Informationsüberflutung führt zu Wissenssilos

Die tägliche Realität der Nutzung von Teams ist eine ständige Flut von Benachrichtigungen aus gefühlt einer Million Kanälen und Threads. Wichtige Entscheidungen, Prozessdokumente und Tipps zur Fehlerbehebung werden gepostet, kurz diskutiert und sinken dann schnell unter dem Gewicht neuer Gespräche ab.

Eine Infografik, die einen Überblick über Wissenssilos in Teams gibt.

Dies macht es für einen Support-Mitarbeiter oder einen neuen Mitarbeiter fast unmöglich, die eine richtige Antwort auf seine Frage zu finden. Das Wissen ist in Silos gefangen, in einem bestimmten Kanal, einem privaten Chat, an dem Sie nicht beteiligt waren, oder in einem SharePoint-Ordner, an den sich niemand mehr erinnert. Die eingebaute Suche kann langsam sein und liefert oft Dutzende irrelevanter Nachrichten zurück, was Ihr Team dazu zwingt, Zeit mit der Suche nach Antworten zu verschwenden, anstatt tatsächlich Probleme zu lösen.

Der eesel AI-Vorteil: Zentralisiertes Wissen, genau dort, wo Sie arbeiten

Anstatt zu versuchen, all dieses Chaos manuell zu organisieren, können Sie Ihrem Team ein Werkzeug an die Hand geben, das dies für sie erledigt. Hier verändert eesel AI Ihr Microsoft Teams-Erlebnis komplett. Es fungiert als interner KI-Assistent, der aus allem verstreuten Wissen Ihres Unternehmens gelernt hat, wo auch immer es sich befindet.

Hier erfahren Sie, wie eesel AI die Hauptfrustrationen mit Teams behebt:

• Vereinheitlichen Sie Ihr Wissen, sofort: Beschränken Sie sich nicht nur auf das, was in der Welt von Microsoft existiert. eesel AI verbindet sich mit Confluence, Google Docs, Ihrem Helpdesk und über 100 anderen Tools, um eine einzige, zuverlässige Wissensquelle für Ihr gesamtes Unternehmen zu schaffen.

• Startklar in Minuten, nicht Monaten: Vergessen Sie lange Verkaufsdemos und komplizierte Einrichtungsprojekte. eesel AI ist als Self-Service-Tool konzipiert. Sie können Ihre Apps verbinden und einen intelligenten KI-Chat-Assistenten direkt in Teams selbst in nur wenigen Minuten bereitstellen.

• Erhalten Sie Antworten, nicht nur Links: Wenn ein Mitarbeiter eine Frage stellt, möchte er keine Liste mit 10 Dokumenten zum Durchsuchen. eesel AI gibt ihm eine direkte, zusammengefasste Antwort in einfacher Sprache und zeigt sogar die verwendeten Quellen an, damit Sie der Information vertrauen können.

Ein Beispiel, wie der eesel AI-Assistent eine Frage direkt in der Benutzeroberfläche von Microsoft Teams beantwortet.

Ein leistungsstarker Hub, der ein intelligentes Wissensmanagement benötigt

Dieser Teams-Überblick zeigt, dass es ein unglaubliches Werkzeug ist, um Kommunikation und Zusammenarbeit unter einem Dach zu vereinen. Es verbindet Menschen und hält die Arbeit in Bewegung. Aber seine größte Stärke, alle Gespräche an einem Ort zu bündeln, ist auch seine größte Schwäche. Ohne eine intelligente Wissensschicht darüber kann es schnell zu einer unübersichtlichen Bibliothek werden, in der es eine echte Qual ist, etwas Wichtiges zu finden.

Die Lösung besteht nicht darin, Teams aufzugeben, sondern es intelligenter zu machen. Indem Sie ein Werkzeug hinzufügen, das Informationen aus Ihrem gesamten Unternehmen verstehen, organisieren und abrufen kann, können Sie eine laute Kommunikations-App in einen intelligenten Wissens-Hub verwandeln.

Bringen Sie echtes Wissensmanagement in Ihr Microsoft Teams

Lassen Sie nicht länger zu, dass Ihr Team Zeit mit der Suche in endlosen Kanälen und alten Chats verschwendet. Geben Sie ihm die Möglichkeit, sofortige, genaue Antworten aus all Ihrem Unternehmenswissen direkt in Microsoft Teams zu erhalten.

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