Shopify Workflow zum Senden von Tracking-Updates nach Erstellung des Versandetiketts

Als Inhaber eines Shopify-Shops kennen Sie diesen kleinen, aber bedeutenden Moment, wenn ein Versandetikett gedruckt wird. Es ist ein Zeichen des Fortschritts. Doch dann kommt der knifflige Teil: die Tracking-Informationen schnell und zuverlässig an Ihre Kunden zu übermitteln. Wenn hier etwas schiefgeht, sehen Sie sich schnell mit besorgten Kunden und einem Posteingang voller „Wo ist meine Bestellung?“-Anfragen (WISMO) konfrontiert.

Dieser Leitfaden führt Sie durch die verschiedenen Optionen, von den integrierten Funktionen von Shopify bis hin zu leistungsstarken Automatisierungstools. Wir helfen Ihnen, einen Workflow aufzubauen, der Ihnen Zeit spart, Support-Tickets reduziert und Ihre Kunden tatsächlich zufriedener macht.

Was ist ein Shopify Fulfillment-Workflow?

Lassen Sie uns kurz die Begriffe klären. Ein Fulfillment-Workflow ist einfach der komplette Prozess von A bis Z, den Ihr Unternehmen vom Eingang einer Bestellung bis zu dem Moment, in dem sie bei Ihrem Kunden ankommt, durchläuft. Er umfasst alles, vom Heraussuchen der Artikel aus dem Regal über das Drucken des Etiketts bis hin zum Versenden der finalen „Ihre Bestellung ist unterwegs!“-E-Mail.

Ein guter Workflow sorgt dafür, dass Bestellungen effizient das Haus verlassen. Ein fehlerhafter? Der führt zu Verzögerungen, Verwechslungen und frustrierten Kunden.

Der Ablauf sieht normalerweise etwa so aus:

1. Bestellung aufgegeben: Der Kunde klickt auf „Kaufen“.

2. Bestellung bearbeitet: Ihr Team kommissioniert und verpackt die Artikel.

3. Versandetikett erstellt: Sie erhalten das überaus wichtige Etikett und die Tracking-Nummer.

4. Bestellung ausgeführt & Tracking-Daten gesendet: Das System markiert die Bestellung als versandt und, ganz entscheidend, informiert den Kunden darüber.

5. Unterwegs: Das Paket befindet sich in den Händen des Versanddienstleisters.

6. Zugestellt: Das Paket kommt an. Erfolg.

Dieser vierte Schritt ist der Punkt, an dem oft etwas schiefgeht, aber er ist wahrscheinlich einer der wichtigsten, um Kunden auf dem Laufenden zu halten.

Shopifys native Tracking-Benachrichtigungen verstehen

Werfen wir zunächst einen Blick darauf, was Shopify standardmäßig bietet. Es ist der Ausgangspunkt für die meisten Händler, und es ist gut, seine Stärken und Schwächen zu kennen.

Wie die Standardbenachrichtigungen von Shopify funktionieren

Der Standardprozess ist recht einfach. Wenn Sie über Shopify Shipping ein Versandetikett kaufen oder eine Bestellung manuell ausführen und eine Tracking-Nummer eingeben, kann Shopify eine „Versandbestätigung“-E-Mail senden. All dies erledigen Sie auf der Seite Bestellungen in Ihrem Admin-Bereich.

Das Ganze hängt an einem winzigen Kontrollkästchen: „Versanddetails jetzt an Ihren Kunden senden“. Wenn Sie Bestellungen manuell bearbeiten, müssen Sie daran denken, dieses Kästchen anzuklicken. Jedes. Einzelne. Mal. Wie Sie in unzähligen Threads in den Community-Foren sehen werden, ist es erschreckend leicht, das zu vergessen, was dazu führt, dass Kunden sich fragen, was mit ihrer Bestellung passiert.

Ein Screenshot des Shopify-Admin-Panels, in dem Benutzer ihre Bestellungen und Fulfillment-Einstellungen verwalten. Dies ist der Ausgangspunkt für den nativen Shopify-Workflow zum Senden von Tracking-Updates nach der Etikettenerstellung.

Häufige Einschränkungen des nativen Shopify-Workflows

Obwohl das integrierte System funktioniert, gerät es an seine Grenzen, wenn Ihr Shop wächst. Hier sind einige Probleme, auf die Sie stoßen könnten:

• Es ist ein manueller Prozess: Bestellungen einzeln zu bearbeiten ist in Ordnung, wenn Sie gerade erst anfangen, aber es ist nicht skalierbar. Das Vergessen dieses Kontrollkästchens ist ein einfacher Fehler, der direkt mehr Arbeit für Ihr Support-Team verursacht.

• Anpassungen sind schwierig: Sie können die E-Mail-Vorlagen bearbeiten, müssen sich aber mit der Liquid-Vorlagensprache von Shopify auskennen. Ein Logo hinzuzufügen ist einfach, aber wenn Sie benutzerdefinierte Logik hinzufügen oder Ihr Branding wirklich perfekt umsetzen möchten, wird es schnell kompliziert.

• Keine zusätzlichen Updates: Der native Workflow sendet eine E-Mail und das war's. Er benachrichtigt Ihre Kunden nicht, wenn ihr Paket „In Zustellung“ oder „Zugestellt“ ist. Sie müssen diese Informationen selbst auf der Website des Versanddienstleisters suchen.

• Interne blinde Flecken: Wenn Sie Produkte verkaufen, die auf Bestellung gefertigt werden, kann der native Workflow keine internen Phasen wie „In Produktion“ verfolgen. Dieser Mangel an Transparenz kann hinter den Kulissen zu Engpässen und Verwechslungen führen.

Automatisierung Ihres Workflows mit nativen Shopify-Tools

Bevor Sie sich in den App Store stürzen, lohnt es sich zu prüfen, was Shopify selbst anbietet, um diesen grundlegenden Workflow zu verbessern, insbesondere wenn Sie einen der höherpreisigen Pläne nutzen.

Shopify Flow für benutzerdefinierte Benachrichtigungen nutzen

Wenn Sie einen Shopify Plus-, Advanced- oder Commerce-Plan haben, erhalten Sie Zugriff auf Shopify Flow. Das ist ein ziemlich cleveres Tool zum Erstellen automatisierter Workflows. Sie können einen „Flow“ einrichten, der ausgelöst wird, wenn etwas Bestimmtes passiert, z. B. wenn ein Fulfillment erstellt wird.

Hier können Sie bei Ihren internen Prozessen kreativ werden. Sie könnten es beispielsweise so einrichten, dass:

• eine Nachricht an einen bestimmten Slack-Kanal gesendet wird, wann immer eine Bestellung mit Expressversand ausgeführt wird.

• Bestellungen von VIP-Kunden mit „shipped-high-value“ markiert werden, sobald ihr Etikett gedruckt ist.

• eine Aufgabe in Ihrem Projektmanagement-Tool für Ihr Support-Team erstellt wird, um risikoreiche Bestellungen nach dem Versand zu überprüfen.

Der Hauptnachteil hierbei ist, dass Flow nur in den teureren Plänen von Shopify verfügbar ist. Und obwohl es für interne Angelegenheiten großartig ist, ist es nicht wirklich darauf ausgelegt, das Tracking-Erlebnis für den Kunden zu verbessern.

Anpassen von E-Mail-Vorlagen mit Liquid

Für diejenigen, die keine Angst vor ein wenig Code haben, lässt sich mit den Benachrichtigungsvorlagen unter Einstellungen > Benachrichtigungen viel erreichen. Sie können einzigartiges Branding, benutzerdefinierte Nachrichten basierend auf dem gekauften Produkt oder einen Link zu einer schicken Tracking-Seite auf Ihrer Website hinzufügen.

Der Nachteil? Das ist definitiv nicht für jeden etwas. Eine falsch platzierte Klammer kann Ihre gesamte E-Mail-Vorlage unbrauchbar machen, und herauszufinden, was schiefgelaufen ist, ist wirklich mühsam. Es ist eine leistungsstarke Option, aber Sie benötigen die technischen Fähigkeiten, um sie umzusetzen.

Verbesserung Ihres Workflows mit Drittanbieter-Apps und Integrationen

Dies ist der Weg, den die meisten wachsenden Shops letztendlich einschlagen. Drittanbieter-Apps existieren, um die Lücken in den nativen Funktionen von Shopify zu füllen, und sie können einen großen Unterschied darin machen, wie reibungslos Ihr Geschäft läuft.

Apps für Versand und Etikettenerstellung

Apps wie ShipStation, Shippo und Pirate Ship zielen alle darauf ab, die Erstellung von Etiketten zu vereinfachen. Sie verbinden sich mit allen großen Versanddienstleistern, verschaffen Ihnen oft bessere Versandtarife und ermöglichen es Ihnen, Hunderte von Etiketten auf einmal zu drucken.

Wenn Sie in einer dieser Apps ein Etikett erstellen, senden sie die Tracking-Informationen automatisch an Shopify zurück. Dadurch wird die Bestellung als ausgeführt markiert und die normale Benachrichtigungs-E-Mail ausgelöst. Das ist ein weitaus effizienterer Shopify-Workflow zum Senden von Tracking-Updates nach der Etikettenerstellung, da er die mühsame manuelle Arbeit für jede einzelne Bestellung überflüssig macht.

Der Shopify App Store bietet zahlreiche Drittanbieter-Apps, um den Shopify-Workflow zum Senden von Tracking-Updates nach der Etikettenerstellung zu verbessern.

Fortschrittliche Apps für Tracking und Benachrichtigungen

Dann gibt es eine weitere Gruppe von Apps wie AfterShip, Tracktor und ParcelPanel. Diese konzentrieren sich vollständig auf das, was nach dem Kauf passiert. Ihre Aufgabe ist es, die Kunden von dem Moment an, in dem sie ihre Tracking-Nummer erhalten, bis das Paket in ihren Händen ist, zufrieden und informiert zu halten.

Das bieten sie normalerweise:

• Gebrandete Tracking-Seiten: Anstatt Kunden auf eine generische UPS- oder FedEx-Seite zu schicken, können Sie eine Tracking-Seite auf Ihrer eigenen Domain hosten. Sie kann Ihr Logo, Ihr Branding und sogar Werbung für andere Produkte enthalten.

• Proaktive E-Mail- & SMS-Updates: Diese Apps benachrichtigen Kunden automatisch bei jedem wichtigen Versandschritt: Unterwegs, In Zustellung, Zugestellt oder bei Problemen.

• Weniger WISMO-Tickets: Indem sie die Kunden auf dem Laufenden halten, können diese Apps die Anzahl der „Wo ist meine Bestellung?“-E-Mails, die Sie erhalten, drastisch reduzieren.

Plattformen zur Workflow-Automatisierung

Schließlich gibt es Tools wie Zapier und Make. Stellen Sie sie sich als den digitalen Klebstoff vor, der Shopify mit Tausenden anderer Apps verbindet. Sie könnten äußerst individuelle Workflows erstellen, wie z. B. einen Kunden zu einer bestimmten E-Mail-Liste in Klaviyo hinzuzufügen, sobald seine Bestellung ausgeführt ist, oder eine neue Zeile in einem Google Sheet zu erstellen, um alle Ihre Sendungen zu protokollieren.

Die größte Herausforderung bei diesen Plattformen ist, dass ihr Betrieb kompliziert und teuer werden kann. Sie bieten Ihnen eine enorme Flexibilität, aber am Ende des Tages verschieben Sie nur Daten von einem Ort zum anderen. Sie helfen Ihnen nicht, die Folgefragen zu beantworten, die Kunden unweigerlich haben.

Das fehlende Puzzleteil: Die Kommunikationslücke mit KI schließen

Selbst mit einem perfekt automatisierten Benachrichtigungssystem werden Ihre Kunden noch Fragen haben. Hier wird ein KI-Support-Agent zu einem Schlüsselelement, um Ihre Abläufe zu skalieren, ohne ein riesiges Team einstellen zu müssen.

Warum Tracking-Updates nicht ausreichen

Das Senden eines Tracking-Links ist ein guter Anfang, aber es wird Fragen wie diese nicht verhindern:

• „Mein Paket hat seit drei Tagen den Status ‚vor dem Versand‘. Stimmt etwas nicht?“

• „Kann ich meine Lieferadresse ändern, nachdem Sie das Etikett erstellt haben?“

• „Das Tracking sagt, es wurde zugestellt, aber es ist nicht hier.“

Das sind die Arten von Fragen, die immer noch in Ihrem Support-Posteingang landen. Sie zwingen Ihr Team, ihre Arbeit zu unterbrechen, Bestelldetails in Shopify nachzuschlagen, Tracking-Informationen zu kopieren und einzufügen und eine Antwort zu verfassen. Das ist repetitive Arbeit, die eine Menge Zeit kostet.

Wie ein KI-Agent das Erlebnis nach dem Kauf optimiert

Anstatt nur eine einseitige Nachricht zu senden, kann ein KI-Agent ein echtes Gespräch mit dem Kunden über seine Bestellung führen. Durch die direkte Anbindung an die Daten Ihres Shops kann er rund um die Uhr personalisierte Antworten geben, selbst wenn Ihr Team schläft.

Dieser Ansatz bewältigt die Mehrheit der repetitiven Fragen zum Fulfillment und gibt Ihren menschlichen Agenten die Freiheit, sich auf die komplexen Dinge zu konzentrieren, die tatsächlich ihre Expertise erfordern, wie die Suche nach einem verlorenen Paket oder die Bearbeitung eines Schadensfalls.

Ein KI-Chatbot, der in Shopify integriert ist, beantwortet die Frage eines Kunden zum Lieferstatus und optimiert so den Shopify-Workflow zum Senden von Tracking-Updates nach der Etikettenerstellung.

eesel AI zur Automatisierung des Fulfillment-Supports nutzen

Hier kann ein Tool wie eesel AI Ihren Support-Workflow komplett verändern. Während andere Tools darauf ausgerichtet sind, das Update zu senden, konzentriert sich eesel darauf, die Reaktion des Kunden darauf zu handhaben.

• Es spricht direkt mit Shopify: eesel verbindet sich mit Ihrem Shopify-Shop, um Bestellstatus, Tracking-Nummern und voraussichtliche Lieferzeiten in Echtzeit abzurufen. Wenn ein Kunde fragt: „Wo sind meine Sachen?“, kann die KI die Antwort sofort finden.

• Es gibt sofortige, genaue Antworten: Es kann einen KI-Chatbot auf Ihrer Website betreiben oder als erster Ansprechpartner in Form eines KI-Agenten in Ihrem Helpdesk (wie Zendesk oder Gorgias) arbeiten, um WISMO-Fragen zu lösen, ohne dass ein Mensch einen Finger rühren muss.

• Die Einrichtung ist unglaublich einfach: Sie benötigen keine wochenlange komplexe Konfiguration. Sie können Ihren Shopify-Shop und Ihren Helpdesk mit wenigen Klicks verbinden und haben in wenigen Minuten einen funktionierenden KI-Agenten.

• Es lernt aus Ihren Daten: eesel kann auf Basis Ihrer bisherigen Support-Tickets trainiert werden, um die spezifische Art und Weise zu verstehen, wie Ihre Kunden nach dem Versand fragen. Dies hilft dabei, Antworten zu geben, die genau, markenkonform und in der Stimme Ihres Unternehmens sind.

Ein Workflow, der den traditionellen Support mit einem KI-gestützten Shopify-Workflow zum Senden von Tracking-Updates nach der Etikettenerstellung vergleicht und zeigt, wie KI den Prozess optimiert.

Einen skalierbaren Workflow für Tracking-Updates aufbauen

Also, welcher Weg ist der richtige für Sie? Das hängt wirklich von der Größe Ihres Shops, dem Bestellvolumen und Ihren Zielen ab. Hier ist eine kurze Übersicht, die Ihnen bei der Entscheidung helfen soll.

Ansatz	Einrichtungskomplexität	Am besten geeignet für	Wesentliche Einschränkung
Natives Shopify	Niedrig	Neue Shops mit geringem Bestellvolumen.	Sehr manuell, nicht gut skalierbar.
Shopify Flow	Mittel	Shops mit höheren Plänen, die interne Benachrichtigungen benötigen.	Verbessert nicht das Kundenerlebnis.
Drittanbieter-Apps	Mittel	Wachsende Shops, die Effizienz und eine bessere CX benötigen.	Kann teuer werden; unterbindet keine Supportanfragen.
Vollständige Automatisierung (Apps + KI)	Niedrig bis Mittel	Shops, die auf skalierbaren, kosteneffizienten Support setzen.	Erfordert die Integration einer Support-Automatisierungsplattform.

Abschließende Gedanken

Die Automatisierung Ihres Shopify-Workflows zum Senden von Tracking-Updates nach der Erstellung eines Etiketts ist ein großer Schritt hin zu einem effizienteren Geschäftsbetrieb. Während native Tools und Drittanbieter-Apps hervorragend geeignet sind, um die mechanischen Aspekte zu bewältigen, entsteht wahre Skalierbarkeit durch die Automatisierung der darauffolgenden Kundenkonversationen. Indem Sie einen soliden Versandprozess mit einem intelligenten KI-Agenten kombinieren, können Sie das WISMO-Problem endgültig lösen.

Bereit, die Frage „Wo ist meine Bestellung?“ ein für alle Mal zu beantworten? Entdecken Sie noch heute, wie eesel AI Ihre Support-Tickets im Zusammenhang mit dem Fulfillment automatisieren kann.