Wie man Shopify WhatsApp-Bestellbenachrichtigungen an Mitarbeiter automatisiert: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Seien wir ehrlich, Ihr Team lebt wahrscheinlich auf WhatsApp. Sie haben vielleicht Slack, E-Mail und eine Handvoll Projektmanagement-Tools, aber wenn eine neue Bestellung eingeht, muss sie sofort gesehen werden. Für die meisten Teams bedeutet das eine Benachrichtigung, die direkt an die App gesendet wird, an der sie ohnehin schon kleben. Die Alternative? Bestellungsdetails manuell kopieren und einfügen, was ein perfektes Rezept für langsame Abwicklung, Tippfehler und verpasste Benachrichtigungen ist.

Wenn im E-Commerce jede Sekunde zählt, brauchen Sie eine reibungslose Methode, um Bestellinformationen aus Ihrem Shopify-Shop sofort an Ihr Fulfillment-Team zu übermitteln. Benachrichtigungen von Hand zu versenden ist einfach zu langsam und umständlich. Eine kleine Ablenkung könnte bedeuten, dass die Bestellung eines Kunden stundenlang in der Schwebe bleibt.

Dieser Leitfaden führt Sie genau durch die Einrichtung eines Systems, das Ihre Mitarbeiter auf WhatsApp benachrichtigt, sobald eine neue Bestellung eingeht. Wir werden einfache, codefreie Lösungen behandeln, die Sie in wenigen Minuten einrichten können, sowie fortgeschrittenere Workflows, die Ihrem Team den Kontext geben, den es braucht, um schnell zu priorisieren und zu handeln.

Was Sie für den Anfang benötigen

Bevor wir uns dem „Wie“ widmen, sollten wir die Grundlagen klären. Der Versuch, dies ohne die richtigen Konten einzurichten, führt schnell zu Frustration.

Hier ist Ihre Checkliste:

• Ein Shopify-Shop: Sie benötigen ein aktives Shopify-Konto mit Administratorzugriff, um alles zu verbinden.

• Ein WhatsApp Business-Konto: Dieses ist nicht verhandelbar. Sie können hierfür nicht Ihre private WhatsApp-Nummer verwenden. Sie benötigen eine dedizierte Geschäftsrufnummer, die auf der WhatsApp Business Platform (API) eingerichtet ist. Nur so sind automatisierte Nachrichten möglich.

• Ein Automatisierungstool oder API-Zugang: Sie benötigen ein Konto bei einer Plattform wie Zapier oder Make.com. Wenn Sie einen maßgeschneiderten Weg gehen, arbeiten Sie mit einem WhatsApp Business Solution Provider (BSP) wie Twilio zusammen.

Methode 1: Verwenden Sie eine codefreie Automatisierungsplattform wie Zapier

Für die meisten Unternehmen ist der schnellste und einfachste Weg, dies zu erreichen, eine codefreie Automatisierungsplattform. Diese Tools fungieren als Brücke zwischen Ihren Apps und ermöglichen es Ihnen, Workflows zu erstellen, ohne eine einzige Zeile Code anzufassen. Wir verwenden hier Zapier, aber die Schritte sind bei anderen Tools ziemlich ähnlich.

Schritt 1: Wählen Sie Ihre Automatisierungsplattform und richten Sie den Auslöser ein

Zuerst müssen Sie der Plattform mitteilen, welches Ereignis Ihren Workflow starten soll. In unserem Fall ist das eine neue Bestellung in Shopify.

1. Registrieren Sie sich für ein Konto auf einer Automatisierungsplattform wie Zapier.

2. Sobald Sie eingeloggt sind, klicken Sie, um einen neuen Workflow zu erstellen (Zapier nennt dies einen „Zap“).

3. Der erste Teil des Puzzles ist der „Trigger“ (Auslöser). Suchen Sie nach Shopify und wählen Sie es aus.

4. Wählen Sie als Nächstes das spezifische Ereignis. „New Paid Order“ (Neue bezahlte Bestellung) ist eine gute Wahl, da so sichergestellt wird, dass Sie Mitarbeiter nur über bestätigte Verkäufe benachrichtigen. Sie könnten auch „New Order“ (Neue Bestellung) verwenden, wenn Sie über alles informiert werden möchten, unabhängig vom Zahlungsstatus.

5. Folgen Sie den Anweisungen, um Ihr Shopify-Konto zu verbinden. Sie müssen sich nur anmelden und Zapier die Erlaubnis geben, auf Ihre Shop-Daten zuzugreifen.

Ein Screenshot zeigt einen Zapier-Workflow, der hilft, WhatsApp-Bestellbenachrichtigungen von Shopify an Mitarbeiter zu automatisieren.

Schritt 2: Konfigurieren Sie die WhatsApp-Aktion

Jetzt kommt der spaßige Teil: das Senden der eigentlichen Nachricht. Hier weisen Sie Ihren Workflow an, die Informationen aus Shopify abzurufen und an WhatsApp zu senden.

Achtung: Die meisten Automatisierungsplattformen haben keine direkte, integrierte Verbindung zur kostenlosen WhatsApp-App. Sie müssen sich fast immer mit einem WhatsApp Business API-Anbieter verbinden.

1. Suchen Sie im „Action“-Schritt Ihres Workflows nach einer WhatsApp-Integration. Diese könnte als „WhatsApp Business“ aufgeführt sein, oder Sie müssen möglicherweise einen Anbieter wie „Twilio“ verwenden.

2. Wählen Sie das Aktionsereignis aus, was etwas Einfaches wie „Send Message“ (Nachricht senden) sein wird.

3. Verbinden Sie Ihr WhatsApp Business-Konto oder Ihren Anbieter. Dies kann der kniffligste Teil des Prozesses sein, da Sie normalerweise Anmeldeinformationen wie eine Account-SID, ein Auth-Token und die dedizierte WhatsApp-Telefonnummer aus dem Dashboard Ihres Anbieters kopieren und einfügen müssen.

Schritt 3: Passen Sie Ihre Benachrichtigungsnachricht an und testen Sie den Workflow

Eine generische Benachrichtigung wie „Neue Bestellung!“ ist nicht besonders hilfreich. Die wahre Magie liegt darin, spezifische Details aus der Shopify-Bestellung direkt in Ihre Nachricht zu ziehen.

1. Beginnen Sie im Feld für den Nachrichtentext oder die Vorlage mit der Eingabe Ihrer Benachrichtigung.

2. Verwenden Sie die dynamischen Variablen der Plattform, um Daten aus dem Shopify-Trigger zu übernehmen. Sie können Platzhalter für Details wie „Bestellnummer“, „Kundenname“, „Produkt-SKUs“ und „Menge“ einfügen.

3. Verfassen Sie eine klare und prägnante Nachricht. Zum Beispiel:

   „Neue Shopify-Bestellung! Bestellung Nr. {{order_number}} von {{customer_name}} ist gerade eingegangen. Produkte: {{line_items_sku}}.“

4. Geben Sie im Feld „An“ oder „Empfänger“ die Telefonnummer des Mitarbeiters ein.

Führen Sie abschließend einen Testlauf durch! Die meisten Plattformen haben eine Test-Schaltfläche, die eine Beispielnachricht sendet. Für einen echten Test geben Sie eine Bestellung in Ihrem Shopify-Shop auf und achten Sie darauf, dass die Benachrichtigung auf dem richtigen Telefon erscheint.

Methode 2: Nutzen Sie einen direkten WhatsApp Business API-Anbieter

Wenn Ihr Shop ein hohes Bestellvolumen abwickelt oder Sie einfach mehr Kontrolle über den Prozess haben möchten, könnten Sie in Erwägung ziehen, die codefreien Tools zu überspringen und direkt mit einem WhatsApp Business API-Anbieter zu arbeiten. Dieser Ansatz ist technischer und erfordert normalerweise einen Entwickler, ist aber auf Skalierbarkeit ausgelegt.

Die WhatsApp Business API ist keine App, die Sie herunterladen; sie ist ein Gateway, das es Unternehmen ermöglicht, Nachrichten programmatisch zu senden und zu empfangen. Um sie zu nutzen, müssen Sie über einen zertifizierten Business Solution Provider (BSP) wie Twilio gehen.

Der Workflow sieht im Allgemeinen so aus: Eine neue Bestellung in Shopify löst einen Webhook aus, der ein Echtzeit-Signal an einen von Ihnen kontrollierten Server sendet. Ihr Server lauscht auf dieses Signal, und wenn er eines erhält, weist er Ihren BSP (wie Twilio) an, Ihre vorab genehmigte WhatsApp-Nachrichtenvorlage an Ihre Mitarbeiter zu senden.

sequenceDiagram  

    participant Shopify  

    participant YourServer as Ihr Server  

    participant BSP as WhatsApp BSP (z.B. Twilio)  

    participant Staff as WhatsApp des Mitarbeiters  

    Shopify->>YourServer: Neuer Bestell-Webhook  

    YourServer->>BSP: API-Aufruf zum Senden der Nachricht  

    BSP->>Staff: Liefert WhatsApp-Benachrichtigung  

Vorteile:

• Zuverlässig und skalierbar: Entwickelt, um Tausende von Nachrichten ohne Probleme zu verarbeiten.

• Volle Kontrolle: Sie haben das letzte Wort über Logik, Timing und Inhalt Ihrer Nachrichten.

Nachteile:

• Erfordert einen Entwickler: Dies ist kein DIY-Projekt, es sei denn, Sie sind mit Code, Servern und APIs vertraut.

• Höhere Kosten: Sie zahlen für den BSP-Service und möglicherweise für das Server-Hosting.

• Vorlagenverwaltung: Jede Nachricht, die Ihr Unternehmen zuerst sendet, muss von Meta genehmigt werden. Das ist ein zusätzlicher administrativer Aufwand.

Mehr als nur einfache Benachrichtigungen: Wie Sie KI für intelligente Meldungen nutzen

Die von uns behandelten Methoden eignen sich hervorragend zum Senden einfacher Benachrichtigungen. Aber was wäre, wenn Ihre Benachrichtigungen intelligenter sein könnten? Die große Einschränkung der einfachen Automatisierung besteht darin, dass sie Ihrem Team nur Rohdaten liefert. Eine Benachrichtigung für eine 10-Dollar-Bestellung sieht genauso aus wie eine für eine 1.000-Dollar-Bestellung eines VIP-Kunden.

Hier kann KI wirklich einen Unterschied machen. Ein KI-gestütztes System kann die Bestellinformationen bevor es die Benachrichtigung sendet analysieren und Ihrem Team den Kontext geben, den es für bessere Entscheidungen benötigt. Anstelle von nur „Neue Bestellung“ könnte die Benachrichtigung lauten: „Bestellung mit hoher Priorität von VIP-Kunde, beschleunigen!“ oder „Gekennzeichnet: Niedriger Betrugsscore bei Bestellung #4567, bitte überprüfen.“

Dies ist die Art von Workflow, die Sie mit eesel AI erstellen können.

eesel AI verbindet sich direkt mit Ihrem Shopify-Shop und integriert sich auch mit anderen Tools, auf die Sie sich verlassen, wie Ihrem Helpdesk (Zendesk oder Gorgias) und internen Chat-Plattformen wie Slack. Dadurch kann es das große Ganze sehen.

Sie können einen eesel AI Agent mit benutzerdefinierten Aktionen einrichten, um einen viel intelligenteren Workflow zu erstellen. Zum Beispiel kann die KI, wenn eine neue Bestellung eingeht:

1. Die neuen Bestelldaten von Shopify empfangen.

2. Automatisch die Kaufhistorie des Kunden in Ihrem Helpdesk überprüfen, um zu sehen, ob er ein wiederkehrender Käufer ist oder offene Support-Tickets hat.

3. Die Bestellung nach von Ihnen definierten Regeln triagieren, wie z. B. Bestellwert, Versandziel oder bestimmte Produkte, die eine besondere Behandlung erfordern.

4. Eine Benachrichtigung mit nützlichem Kontext entwerfen und an die richtige Person oder das richtige Team senden.

Dies führt Sie über ein einfaches Benachrichtigungssystem hinaus zu einem automatisierten operativen Assistenten. Es eliminiert die manuelle Arbeit des Abgleichs von Kundendaten und hilft Ihrem Team, schneller und strategischer zu handeln. Mit eesel AI können Sie einen vollständig benutzerdefinierten Workflow erstellen, der in Minuten statt Monaten einsatzbereit ist.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Versuchen Sie bei der Einrichtung, diese häufigen Fehler zu vermeiden:

• Verwendung eines persönlichen WhatsApp-Kontos: Dies ist der schnellste Weg, Ihre Nummer sperren zu lassen. Die Regeln von WhatsApp sind sehr klar, dass persönliche Konten nicht für automatisierte Nachrichten verwendet werden dürfen. Sie müssen die offizielle WhatsApp Business Platform verwenden.

• Keine Genehmigung für Nachrichtenvorlagen einholen: Wenn Ihr Unternehmen eine Konversation auf WhatsApp beginnt, muss die Nachricht einer vorab genehmigten Vorlage folgen. Wenn Sie versuchen, benutzerdefinierte, nicht genehmigte Nachrichten zu senden, werden diese einfach nicht zugestellt. Planen Sie voraus und lassen Sie Ihre Benachrichtigungsvorlagen über Ihren BSP von Meta genehmigen.

• Kosten ignorieren: Diese Tools sind nicht kostenlos. Automatisierungsplattformen und die WhatsApp Business API haben in der Regel eine monatliche Abonnementgebühr oder eine Gebühr pro Nachricht. Stellen Sie sicher, dass Sie die Preisgestaltung verstehen, um keine überraschende Rechnung zu erhalten.

Von einfachen Benachrichtigungen zu intelligenten Abläufen

Die Einrichtung automatisierter Shopify-Bestellbenachrichtigungen auf WhatsApp ist ein großartiger erster Schritt zu einem effizienteren Abwicklungsprozess. Für viele Shops ist ein einfaches Tool wie Zapier mehr als ausreichend, um Zeit zu sparen und das Team auf dem gleichen Stand zu halten.

Aber das eigentliche Ziel ist nicht nur, eine Nachricht zu senden; es geht darum, Ihren gesamten Betrieb reibungsloser zu gestalten. Gute Automatisierung spart Zeit, reduziert Fehler und gibt Ihnen das Rückgrat, das Sie für das Wachstum Ihres Unternehmens benötigen.

Während einfache Benachrichtigungen ein guter Anfang sind, entsteht wahre Effizienz durch das Hinzufügen einer Intelligenzschicht. Wenn Sie bereit sind, leistungsstarke, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen, die alle Ihre Tools verbinden und mehr als nur einfache Benachrichtigungen automatisieren, werfen Sie einen Blick darauf, was ein eesel AI Agent für Ihre E-Commerce-Abläufe tun kann.