SharePoint AI: Funktionen, Einschränkungen und Alternativen

Was ist SharePoint AI?

Einfach ausgedrückt, SharePoint AI ist einfach die künstliche Intelligenz, die Microsoft in SharePoint integriert hat. Diese Funktionen kommen hauptsächlich durch Dienste wie SharePoint Premium, Microsoft Syntex und AI Builder. Im Grunde geht es bei SharePoint AI darum, einige der Routinearbeiten bei der Verwaltung von Inhalten zu automatisieren. Denken Sie an die Automatisierung von Aufgaben wie den Umgang mit Dokumenten, das einfachere Auffinden von benötigten Informationen und die allgemeine Verbesserung der Workflows rund um Ihre Dateien und Daten in SharePoint. Es nutzt maschinelles Lernen und große Sprachmodelle, die Teil der größeren Microsoft AI-Welt sind.

Was SharePoint AI tatsächlich tut (und nicht tut)

Die AI-Funktionen von SharePoint sind darauf ausgelegt, die Art und Weise zu verändern, wie wir alltägliche Aufgaben im Content-Management angehen, mit dem Ziel, Dinge schneller und intelligenter zu machen. Lassen Sie uns seine Fähigkeiten und Einschränkungen anhand wichtiger Kriterien aufschlüsseln.

Funktionen und Fähigkeiten

SharePoint AI bietet Werkzeuge, die helfen, Content-Aufgaben direkt innerhalb der Plattform zu automatisieren.

Intelligente Dokumentenverarbeitung kann spezifische Informationen aus Dateien extrahieren und Metadaten-Spalten automatisch ausfüllen. Zum Beispiel kann Autofill Columns auf Eingabeaufforderungen wie „Was ist die Dokumentenkategorie?“ oder „Extrahiere den Bildungshintergrund des Kandidaten“ reagieren und Felder in Ihrer Bibliothek mit diesen Daten füllen. Sie können auch Modelle trainieren, um unstrukturierte Dokumente wie Verträge oder Rechnungen zu bearbeiten, selbst wenn deren Layout variiert.

Automatisches Tagging erleichtert die Organisation von allem ohne manuelle Eingabe. Bild-Tagging wendet Schlüsselwörter basierend auf dem Bildinhalt an, während Taxonomie-Tagging Dokumente mit vordefinierten Begriffen kennzeichnet, was Ihnen hilft, Dateien schneller zu finden und Ihr System sauber zu halten.

Erweiterte Suche nutzt AI, um zu verstehen, wonach Sie wirklich suchen, und bietet intelligentere Ergebnisse basierend auf Ihrer bisherigen Aktivität. Es unterstützt auch Inhaltsvorschläge und personalisierte Empfehlungen, sodass die relevantesten Dateien, Nachrichten oder Links zuerst angezeigt werden.

AI-gestützte Workflows nutzen extrahierte Daten, um automatisierte Prozesse auszulösen. Sie können Dokumente wie Rechnungen basierend auf ihrem Inhalt weiterleiten, und SharePoint Advanced Management bietet Einblicke in alternde oder sensible Inhalte, die möglicherweise Aufmerksamkeit erfordern.

• Vorteile:
  • In die SharePoint-Umgebung integriert, keine zusätzliche Einrichtung erforderlich
  • Reduziert den manuellen Aufwand durch Tagging, Sortierung und Datenextraktion
  • Verwendet Microsoft-Tools, auf die viele Teams bereits vertrauen
• Nachteile:
  • Die meisten fortgeschrittenen Funktionen erfordern zusätzliche Lizenzen
  • AI konzentriert sich nur auf Inhalte, die in SharePoint gespeichert sind
• Gesamtbewertung: Ideal für Teams, die ihre Dokumentenverwaltung und -bearbeitung in SharePoint verbessern möchten. Es bewältigt interne Content-Workflows gut, bietet jedoch keine umfassendere Unterstützung oder Automatisierungsbedürfnisse.

Eng integriert, aber nur mit Microsoft-Tools

Im Kern ist SharePoint AI darauf ausgelegt, mit Inhalten zu arbeiten, die in SharePoint gespeichert sind. Es dreht sich alles um Dokumente, Listen und Bibliotheken.

• Vorteile:
  • Nahtlos in das Microsoft 365-Ökosystem integriert.
• Nachteile:
  • Nicht wirklich darauf ausgelegt, Daten aus anderen Systemen zu erfassen oder zu verarbeiten, die für viele Unternehmen von großer Bedeutung sind.
  • Seine Intelligenz bleibt weitgehend innerhalb der SharePoint-Blase, was seine Nutzung mit dedizierten Helpdesks (wie Zendesk, Freshdesk oder Intercom), CRMs (wie Salesforce) oder E-Commerce-Plattformen (wie Shopify oder Magento) einschränkt.
• Gesamtbewertung: SharePoint AI glänzt innerhalb der Microsoft-Umgebung, ist jedoch in seiner Fähigkeit, sich tief zu integrieren oder Daten aus externen, nicht-Microsoft-Geschäftstools zu nutzen, eingeschränkt.

Anständige Flexibilität, aber nur bis zu einem gewissen Punkt

Während Sie Modelle für bestimmte Dokumenttypen oder zur Extraktion bestimmter Daten trainieren können, kann die Feinabstimmung der AI für subtilere Aufgaben etwas knifflig sein.

• Vorteile:
  • Ermöglicht das Training von Modellen für spezifische Dokumentenverarbeitungsbedürfnisse.
  • Grundlegende Regeln können für Workflows konfiguriert werden.
• Nachteile:
  • Der Aufbau komplexer Workflows, die durch mehrere Hürden springen und Daten aus oder Aktionen in vielen verschiedenen Systemen erfordern, könnte viel benutzerdefinierten Code erfordern oder sich im Vergleich zu Plattformen, die speziell für die Automatisierung über verschiedene Tools hinweg entwickelt wurden, nicht so einfach anfühlen.
  • Die Feinabstimmung der AI für subtilere Aufgaben kann herausfordernd sein.
• Gesamtbewertung: SharePoint AI bietet moderate Anpassungsmöglichkeiten für die Inhaltsverarbeitung innerhalb der Plattform, fehlt jedoch die Flexibilität für komplexe, systemübergreifende Workflows.

Sie müssen extra bezahlen, um die guten Sachen zu bekommen

Eines der ersten Dinge, die Ihnen wahrscheinlich auffallen werden, ist, dass die fortschrittlicheren AI-Funktionen nicht immer einfach in Ihrem Standard-Microsoft 365-Plan enthalten sind.

• Vorteile:
  • Grundlegende AI-Funktionen könnten in Standardplänen enthalten sein.
• Nachteile:
  • Dinge wie SharePoint Syntex benötigen zusätzliche Lizenzen für jeden Benutzer (wie in diesem Artikel beschrieben).
  • Diese Kosten pro Benutzer können ziemlich hoch werden, insbesondere für größere Unternehmen oder wenn viele Mitarbeiter AI-Zugriff benötigen.
  • Diese Kosten sind in der Regel pro Person, was sich wirklich summieren kann.
• Gesamtbewertung: Während einige grundlegende AI-Funktionen enthalten sind, erfordert der Zugriff auf die leistungsstärkeren Funktionen zusätzliche, potenziell teure, pro Benutzer Lizenzen, was die Skalierbarkeit für große Teams beeinflusst.

Entwickelt für Content-Management, nicht für Kundensupport

SharePoint AI hilft bei der Verwaltung des Wissens selbst – Ihrer Dokumente, Richtlinien und Datendateien.

• Vorteile:
  • Ausgezeichnet für Teams, die sich auf die Verbesserung der internen Dokumentenverwaltung und -suche konzentrieren.
• Nachteile:
  • Es agiert nicht wie ein AI-Agent, der tatsächlich mit einem Kunden auf Ihrer Website chatten kann.
  • Es hilft einem menschlichen Agenten nicht, indem es eine Antwort in einem Helpdesk-Ticket entwirft.
  • Es beantwortet nicht sofort die Frage eines Mitarbeiters in einem Chat-Tool wie Slack oder Teams, indem es Informationen aus verschiedenen Quellen zieht.
  • Es konzentriert sich mehr darauf, den Inhalt intelligent zu machen, anstatt direkte AI-Gespräche für den Support zu ermöglichen.
• Gesamtbewertung: SharePoint AI eignet sich am besten zur Verbesserung interner Content-Management-Prozesse, anstatt direkte Kunden- oder Mitarbeiterunterstützungsinteraktionen zu ermöglichen.

Wenn Sie mehr als SharePoint AI benötigen

SharePoint AI ist großartig für die Verwaltung von Inhalten innerhalb seines eigenen Bereichs. Aber viele Unternehmen benötigen AI, die weiter geht. Das könnte bedeuten, mit Kunden zu chatten, Mitarbeiterfragen über interne Tools zu beantworten oder Wissen aus mehr als nur einer Plattform zu ziehen.

eesel AI entwickelt AI-Agenten und Assistenten, die sich mit SharePoint und über 100 anderen Tools verbinden, um umfassendere, flexiblere Unterstützung zu bieten.

eesel AI nutzt Ihre SharePoint-Bibliotheken als eine von vielen Wissensquellen. Es kann Gespräche in Ihrem Website-Chat, Helpdesk-Plattformen wie Zendesk oder Freshdesk, und interne Tools wie Slack oder Microsoft Teams unterstützen. Anstatt SharePoint zu ersetzen, arbeitet es damit, sodass dieser Inhalt überall verfügbar ist, wo Menschen Fragen stellen oder Hilfe benötigen.

SharePoint AI vs. eesel AI: Ein Vergleich

Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie sich native SharePoint AI und eesel AI vergleichen, insbesondere wenn Sie darüber nachdenken, AI für den Support zu nutzen und Wissen über all Ihre verschiedenen Geschäftstools hinweg bereitzustellen.

Funktion	SharePoint AI	eesel AI
Primärer Fokus	Content-Management & Verarbeitung innerhalb von SharePoint	AI-Agenten & Assistenten für Support & Wissen
Wichtige AI-Funktionen	Dokumentenverarbeitung, Tagging, Suche, Grundlegende Workflows	Tier 1 Automatisierung, Triage, Entwurf von Antworten, Informationsabruf, Benutzerdefinierte Aktionen
Trainingsquellen	Inhalte in SharePoint (Dokumente, Listen)	100+ Quellen (Helpdesks, Dokumente, Wikis, SharePoint, etc.), Vergangene Tickets
Wissenssynchronisation	Manuelle Updates für einige Funktionen	Automatische Synchronisation aus verbundenen Quellen
Anpassung	Moderat (Modelltraining, Grundregeln)	Hoch (Prompt Engineering, Aktionen, Ton, Eskalationslogik)
Testmöglichkeiten	Begrenzte Vorabtests	Kontrollierte Tests, Simulation, selektive Einführung
Integrationsumfang	Hauptsächlich Microsoft 365-Ökosystem	Breit (Helpdesks, Zusammenarbeit, E-Commerce, Benutzerdefinierte APIs) – Alle Integrationen anzeigen
Preismodell	Pro Benutzer + Add-ons	Pro Interaktion (mit Nutzungstufen) – Preise anzeigen
Beste Anwendungsfall	Automatisierung von Content-Aufgaben in SharePoint	Automatisierung von Support/Internen Q&A über Tools hinweg, Nutzung von Wissen überall

Also, während SharePoint AI großartig darin ist, den Inhalt innerhalb von SharePoint intelligenter zu machen, ist eesel AI speziell dafür entwickelt, KI-Supportagenten und Assistenten zu erstellen, die Wissen aus allen Ihren Tools, einschließlich SharePoint, nutzen können, um Kunden und Mitarbeitern genau dort zu helfen, wo sie sind.

Endgültiges Urteil

SharePoint AI bringt definitiv einige wirklich nützliche Fähigkeiten auf den Tisch, um Aufgaben im Content-Management innerhalb seiner eigenen Welt zu automatisieren. Es kann eine Menge Zeit bei Dingen wie Tagging, Sortieren und dem Herausziehen von Daten sparen, wodurch Ihre Dokumentbibliotheken viel effizienter werden. Es hat jedoch seine Grenzen, wenn es um die Kosten geht (diese pro Benutzer Lizenzen für die coolen Sachen können sich summieren), sein Umfang beschränkt sich im Wesentlichen nur auf den Inhalt innerhalb von SharePoint und wie flexibel es ist, komplexe Workflows zu erstellen, die sich über viele verschiedene Systeme für den Support erstrecken.

Die Entscheidung, welche KI-Lösung für Sie am sinnvollsten ist, hängt wirklich davon ab, was Sie tatsächlich von der KI für Ihr Team tun lassen möchten. Wenn Ihr Hauptziel darin besteht, Aufgaben wie das Sortieren von Dokumenten, das Herausziehen von Daten aus Dateien, das automatische Taggen von Inhalten und die Verbesserung der Suche innerhalb Ihrer SharePoint-Bibliotheken zu automatisieren und Sie mit den potenziellen pro Benutzer Kosten für die Lizenzen einverstanden sind, dann könnten die in SharePoint integrierten KI-Funktionen genau das sein, wonach Sie suchen.

Aber wenn Sie möchten, dass die KI mehr tut als nur Inhalte zu verwalten und stattdessen direkt mit Menschen spricht – sei es, um Kundenfragen auf Ihrer Website oder in Ihrem Helpdesk zu beantworten, Mitarbeitern sofortige Informationen in Slack oder Teams zu geben oder sogar spezifische Dinge wie den Status einer Bestellung zu überprüfen, indem sie sich mit einem anderen System verbindet – dann ist eine dedizierte KI-Plattform wie eesel AI wahrscheinlich eine viel bessere Wahl. eesel AI ist speziell für diese direkten Support- und Wissenszugriffssituationen konzipiert und nutzt Informationen, wo immer sie sich befinden.

Für Unternehmen, die KI-Agenten oder Assistenten benötigen, die über mehrere Geschäftstools hinweg arbeiten können, Wissen aus allen möglichen Quellen (einschließlich SharePoint, Helpdesks, internen Dokumenten, Sie nennen es!) abrufen und viele Möglichkeiten zur Anpassung mit vorhersehbaren Preisen bieten, bietet eine Plattform wie eesel AI eine vollständigere und anpassungsfähigere Lösung. Es ist auch gut zu bedenken, dass Sie nicht immer nur eine auswählen müssen. Sie können SharePoint AI für die Verarbeitung von Inhalten innerhalb von SharePoint und auch eesel AI verwenden, um dieses verarbeitete Wissen aus SharePoint zu ziehen und es einem KI-Agenten zur Verfügung zu stellen, der in Ihrem Helpdesk oder auf Ihrer Website arbeitet. Auf diese Weise können Sie die besten Teile beider Plattformen für verschiedene KI-Aufgaben nutzen.

Machen Sie Ihr Wissen überall intelligenter

Stellen Sie sich vor, Sie hätten eine KI, die nicht nur in einem Tool sitzt, sondern tatsächlich auf das gesamte Wissen zugreifen und es nutzen kann, das über alle Ihre Geschäftsplattformen verstreut ist, und endlich diese lästigen Informationssilos aufbricht. Das passiert, wenn Sie Ihr Wissen verbinden.

eesel AI verbindet sich nahtlos mit Plattformen wie SharePoint, Zendesk, Slack, und vielen anderen, um intelligente KI-Agenten und Assistenten zu betreiben. Diese KI-Tools können Supportfragen automatisieren, sofortige Antworten geben und sicherstellen, dass Ihre Kunden und Mitarbeiter die Informationen erhalten, die sie benötigen, genau dann, wenn sie sie benötigen, unabhängig davon, welches Tool sie verwenden.

Bereit zu sehen, wie eesel AI Ihre bestehende Wissensbasis (ja, sogar Ihre SharePoint-Inhalte!) nutzen kann, um Support zu automatisieren, die Effizienz zu steigern und die Dinge für alle zu verbessern?

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