Wenn Sie jemals Salesforce-Admin waren, kennen Sie das Gefühl. Ihr Mauszeiger schwebt über dem „Löschen“-Button eines benutzerdefinierten Feldes, das aussieht, als gäbe es es schon seit Anbeginn der Zeit. Kalter Schweiß bildet sich auf Ihrer Stirn. Was macht dieses Ding? Wer hat es hier platziert? Was fliegt in die Luft, wenn ich es entferne?
Dieser kleine Moment der Panik ist das, was das Leben in einer Salesforce-Org mit wenig bis gar keiner Dokumentation ausmacht. Und da immer mehr Unternehmen KI in ihr Salesforce-Setup integrieren, wird dieses „kleine“ Problem zu einem gewaltigen. Ihre KI kann ihre Magie nicht entfalten, wenn sie im Blindflug unterwegs ist.
Dieser Leitfaden erklärt Ihnen, was Salesforce-KI-Dokumentation eigentlich bedeutet, warum sie plötzlich so wichtig ist und wie Sie KI nutzen können, um das benötigte Wissen sowohl zu erstellen als auch zu finden. Es ist an der Zeit, dieses verworrene Durcheinander in etwas zu verwandeln, das tatsächlich funktioniert.
Was genau ist eine Salesforce-KI-Dokumentation?
Wenn man von Salesforce-KI-Dokumentation spricht, meint man in der Regel eines von zwei Dingen. Sie müssen wirklich beides richtig machen, damit Ihre KI-Strategie funktioniert.
Zuerst gibt es die Dokumentation für Ihre KI. Dabei geht es darum, eine klare, aktuelle Aufzeichnung der Metadaten, Prozesse und Datenmodelle Ihrer Salesforce-Org zu führen. Wie einige Experten sagen, ist diese Dokumentation im Grunde „Treibstoff für die KI“. Sie gibt Tools wie Salesforce Einstein den Kontext, den sie benötigen, um Ihnen intelligente, genaue Antworten zu liefern. Ohne sie füttern Sie Ihre teuren KI-Modelle nur mit einer Menge mysteriöser Daten und hoffen auf das Beste.
Dann gibt es die Nutzung von KI zur Erstellung Ihrer Dokumentation. Dies ist eine neuere Idee, bei der KI-gestützte Tools Ihre gesamte Salesforce-Konfiguration, von Apex-Code bis hin zu benutzerdefinierten Objekten, scannen und Erklärungen in verständlicher Sprache ausgeben können. Dies ist eine enorme Hilfe für Teams, die versuchen herauszufinden, was in einer komplexen Org vor sich geht, ohne monatelang Detektiv spielen zu müssen.
Eine gute Salesforce-Strategie braucht beides. Sie müssen eine solide Dokumentation erstellen, und Sie sollten KI nutzen, um diese Aufgabe erheblich zu erleichtern.
Warum herkömmliche Dokumentationsmethoden scheitern
Die alte Vorgehensweise, wie das Führen riesiger Word-Dokumente oder das Aktualisieren vergessener Wiki-Seiten, ist einfach nicht mehr zeitgemäß. In einer Ära, in der KI minutengenaue Informationen benötigt, sind diese statischen Dokumente eher eine Belastung als eine Hilfe.
Hier geht es normalerweise schief:
Sie veraltet schnell. Salesforce-Orgs sind lebende Gebilde. Sie ändern sich ständig mit jedem neuen Projekt oder jeder Benutzeranfrage. Manuelle Dokumentation ist fast sofort veraltet, nachdem Sie sie geschrieben haben, und sobald Ihr Team den Dokumenten nicht mehr vertraut, hört es auf, sie zu benutzen.
Die Erstellung ist mühsam (und niemand macht es auf die gleiche Weise). Seien wir ehrlich, das Schreiben von Dokumentationen steht wahrscheinlich ganz unten auf jedermanns To-do-Liste. Wenn es dann doch erledigt wird, geschieht es oft überhastet. Eine Person schreibt vielleicht einen Roman für eine einfache Validierungsregel, während eine andere Ihnen einen einzigen, kryptischen Satz für einen monströsen Apex-Trigger gibt. Diese Inkonsistenz macht sie unzuverlässig. Ein Salesforce-Experte merkte sogar an, dass etwa „40 % der Entwicklungszeit für den Umgang mit technischen Schulden aufgewendet wird“, und ein großer Teil davon besteht nur darin, herauszufinden, wie die Dinge funktionieren.
Sie ist überall verstreut. Selbst wenn die Dokumentation existiert, ist sie wahrscheinlich an fünf verschiedenen Orten verteilt. Sie haben technische Spezifikationen in Confluence, Geschäftsanforderungen in Google Docs, Prozesskarten in Miro und wichtige Updates, die in irgendeinem längst vergessenen Slack-Kanal vergraben sind. Das macht Ihr Team zu digitalen Archäologen, die ständig nach Informationen graben, anstatt tatsächlich zu arbeiten.
KI kann aus dem Chaos keinen Sinn machen. KI-Modelle arbeiten am besten mit strukturierten, vernetzten Informationen. Ein zufälliger Haufen von Dokumenten ist für eine KI fast unmöglich zu verstehen. Sie kann nicht erkennen, wie die Dinge miteinander in Beziehung stehen, was ihre Fähigkeit, Fragen zu beantworten oder nützliche Muster zu finden, stark einschränkt.
Wie Sie KI zur Erstellung und Pflege Ihrer Salesforce-Dokumentation nutzen können
Während KI eine gute Dokumentation notwendiger macht, gibt sie uns auch die Werkzeuge, um das Problem zu lösen. Anstatt die Dokumentation als eine langweilige manuelle Aufgabe zu betrachten, können Sie jetzt KI einsetzen, um den Großteil der schweren Arbeit zu erledigen.
Nutzen Sie KI, um Konfigurationen zu erklären
Es gibt eine neue Welle von Tools wie Panaya ForeSight, Sweep und Salto, die sich mit Ihrer Salesforce-Org verbinden und automatisch Dokumentationen erstellen können. Sie scannen Ihre Objekte, Felder und Ihren Code und verwenden dann generative KI, um aufzuschreiben, was alles tut und wie alles miteinander verbunden ist.
Ein Screenshot der Landingpage von Panaya ForeSight, einem Tool für die Salesforce-KI-Dokumentation.
Ein Screenshot der Landingpage von Sweep, einem Tool für die Salesforce-KI-Dokumentation.Dies kann Ihnen eine Menge Zeit sparen, besonders wenn Sie gerade eine unordentliche, undokumentierte Org geerbt haben. Es hilft Ihnen, sich schnell einen Überblick zu verschaffen und versteckte Abhängigkeiten zu finden, bevor sie Probleme verursachen.
Aber es gibt einen Haken. Diese Tools sind großartig darin, das Was zu erklären, aber sie übersehen fast immer das Warum. Eine KI kann Ihnen sagen, dass eine Validierungsregel einen Benutzer daran hindert, eine Opportunity ohne Abschlussdatum zu speichern, aber sie kann Ihnen nicht sagen, dass die Regel existiert, weil das Finanzteam sie für einen neuen Bericht benötigte, den sie im dritten Quartal gestartet haben. Dieser geschäftliche Kontext steckt immer noch in Besprechungsnotizen, Projektplänen und den Köpfen der Leute fest.
Warum die menschliche Note immer noch erforderlich ist
KI-generierte Dokumentation ist ein fantastischer Ausgangspunkt, aber nicht das Endprodukt. Sie benötigen immer noch einen Menschen, der sie auf Richtigkeit überprüft und den überaus wichtigen Geschäftskontext hinzufügt.
Hier sind einige gute Gewohnheiten, die Salesforce-Experten empfehlen, um Ihre Dokumente sowohl für Menschen als auch für KI nützlich zu machen:
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Verwenden Sie klare Namen und Beschreibungen. Dies ist die einfachste Form der Dokumentation, und es ist die, die die meisten Leute überspringen. Eine KI kann mit einem Feld namens „Jahresvertragswert__c“ mit der Beschreibung „Gesamtvertragswert für einen 12-monatigen Zeitraum“ viel mehr anfangen als mit einem Feld namens „ACV“ und einer leeren Beschreibung.
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Einigen Sie sich auf Standards. Wenn alle im Team das gleiche Format für Dinge wie Prozesskarten oder Metadatenbeschreibungen verwenden, schafft das eine Konsistenz, die sowohl Ihr Team als auch Ihre KI verstehen können.
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Dokumentieren Sie während der Arbeit. Die beste Zeit, eine Änderung zu dokumentieren, ist genau dann, wenn Sie sie vornehmen. Eine kurze Notiz in einem Jira-Ticket hinzuzufügen oder ein Beschreibungsfeld zu aktualisieren, dauert nur eine Minute, kann aber jemand anderem Stunden an Sucherei ersparen.
Dieses Video erklärt, wie man mit Bildschirmaufnahmen und KI-Tools schnell Salesforce-Dokumentationen erstellt.
Ein einfacher Arbeitsablauf zur Erstellung von Salesforce-Dokumentationen mit KI
Hier ist ein unkomplizierter Prozess, den Ihr Team sofort anwenden kann:
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Führen Sie ein Analyse-Tool aus, um eine grundlegende Dokumentation Ihrer aktuellen Org zu erhalten. Betrachten Sie es als eine Momentaufnahme des aktuellen Zustands.
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Fügen Sie den Geschäftskontext hinzu. Lassen Sie Ihr Team überprüfen, was die KI generiert hat, und fügen Sie das „Warum“ hinter allem hinzu. Verlinken Sie auf Projekt-Briefings, User Stories oder Prozesskarten in Tools wie Confluence, Jira oder Google Docs.
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Machen Sie es zur Gewohnheit. Integrieren Sie die Dokumentation in Ihren Arbeitsablauf für alle neuen Änderungen. Machen Sie es zu einem erforderlichen Schritt, bevor ein Projekt als „abgeschlossen“ gilt.
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Bewahren Sie alles an einem Ort auf. Nun, nicht wörtlich an einem Ort, aber stellen Sie sicher, dass alles von einem zentralen Wissens-Hub aus zugänglich ist.
Machen Sie Ihre Salesforce-KI-Dokumentation leicht auffindbar und nutzbar
Die Erstellung von Dokumentationen ist nur die halbe Miete. Wenn Ihr Team die Informationen nicht finden kann, wenn es sie tatsächlich braucht, war all die Arbeit umsonst. Das eigentliche Ziel ist es, all dieses Wissen sofort verfügbar zu machen.
Das Problem mit Wissenssilos
Selbst wenn Sie sich dazu verpflichten, alles zu dokumentieren, landet die Information am Ende doch fragmentiert. Ihre technischen Dokumente sind an einem Ort, Ihre Geschäftsanforderungen an einem anderen, und tägliche Fragen werden beantwortet und gehen dann in einem Meer von Slack-Nachrichten verloren.
Das bedeutet, dass jeder, von Admins und Entwicklern bis hin zu Support-Mitarbeitern, ständig auf Schatzsuche nach Antworten ist. Sie müssen ihre Arbeit unterbrechen, zwischen verschiedenen Apps hin- und herspringen und stellen am Ende meist eine Frage, die irgendwo bereits beantwortet wurde.
Eine einheitliche Wissensebene schaffen
Die Lösung besteht nicht darin, alle zu zwingen, eine einzige, schwerfällige Dokumentationsplattform zu nutzen. Stattdessen können Sie einen KI-gestützten Assistenten einrichten, der über all Ihren bestehenden Wissensquellen liegt und Ihrem Team einen einfachen Ort bietet, um Fragen zu stellen.
Auf diese Weise können Sie Ihre Dokumentation genau dort belassen, wo sie ist, sie aber sofort nutzbar machen. Anstatt sich durch fünf verschiedene Plattformen zu wühlen, kann ein Teammitglied einfach eine Frage in verständlicher Sprache stellen und sofort eine Antwort erhalten.
Geben Sie Ihrem Team sofortige Antworten aus Ihrer Salesforce-Dokumentation
Genau dafür ist ein Tool wie eesel AI konzipiert. Es verbindet sich mit allen Orten, an denen Ihre Salesforce-KI-Dokumentation gespeichert sein könnte, und fungiert als einzige Quelle der Wahrheit.
Mit einem Produkt wie ihrem AI Internal Chat kann jeder in Ihrem Team, egal ob ein neuer Support-Mitarbeiter oder ein erfahrener Entwickler, Fragen stellen und sofortige, genaue Antworten erhalten, die auf der unternehmenseigenen Dokumentation basieren.
Stellen Sie sich vor, Sie könnten fragen:
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„Wie ist unser Prozess für die Abwicklung einer B2B-Rückerstattung in Salesforce?“
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„Warum haben wir das Objekt ‚Rabatt_Genehmigung__c‘ erstellt und was hängt davon ab?“
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„Wo ist diese Prozesskarte für die neuen Lead-Zuweisungsregeln?“
Ein Tool wie eesel AI kann diese Fragen in Sekunden beantworten, indem es Informationen direkt aus Ihren Confluence-Seiten, Google Docs und Slack-Verläufen abruft. Es verbindet sich in wenigen Minuten mit Ihren bestehenden Quellen, sodass Sie kein einziges Dokument migrieren müssen. Es ist ein leistungsstarker F&A-Bot für Ihr Team, den Sie selbst und ohne eine Reihe von Verkaufsgesprächen in Betrieb nehmen können. Die KI ist zudem so eingerichtet, dass sie nur die von Ihnen bereitgestellte Dokumentation verwendet, sodass die Antworten immer relevant und vertrauenswürdig sind.
Bereiten Sie Ihre Org auf eine KI-gestützte Zukunft vor
Salesforce-KI-Dokumentation ist nicht mehr nur ein „Nice-to-have“. Sie ist ein Muss, wenn Sie KI gut nutzen und Ihre Org reibungslos am Laufen halten wollen. Der beste Ansatz besteht aus zwei Teilen: Nutzen Sie KI, um die Erstellung Ihrer Dokumentation zu beschleunigen, und verwenden Sie dann ein KI-gestütztes Tool, um dieses Wissen Ihrem gesamten Team sofort zugänglich zu machen.
Indem Sie Ihre Dokumentation in den Griff bekommen, räumen Sie nicht nur alte Unordnung auf. Sie bauen eine intelligentere, agilere Organisation auf, die für alles bereit ist, was als Nächstes mit KI kommt.
Sind Sie bereit, Ihre Salesforce-KI-Dokumentation wirklich nützlich zu machen?
Eine großartige Dokumentation zu erstellen ist der erste Schritt. Sie leicht auffindbar zu machen, ist der nächste. eesel AI verbindet sich mit Ihren Confluence, Google Docs, Slack und anderen Tools, um Ihrem Team einen KI-Assistenten zur Verfügung zu stellen, der sofortige, vertrauenswürdige Antworten aus Ihrer Salesforce-Dokumentation liefert.
Starten Sie kostenlos oder buchen Sie eine Demo, um zu sehen, wie es funktioniert.
Häufig gestellte Fragen
Der Begriff bezieht sich typischerweise auf zwei entscheidende Aspekte: Dokumentation für Ihre KI (Bereitstellung von Kontext für Tools wie Salesforce Einstein) und die Nutzung von KI zur Erstellung von Dokumentation (Tools, die Ihre Org scannen und Erklärungen generieren). Beides ist für eine effektive KI-Strategie unerlässlich.
KI-Modelle benötigen genauen, aktuellen Kontext, um effektiv zu funktionieren. Ohne ordnungsgemäße Dokumentation fliegt Ihre KI quasi „blind“, was ihre Fähigkeit einschränkt, Ihnen intelligente, genaue Antworten zu geben, und zu wenig hilfreichen oder falschen Ergebnissen führen kann.
Neue KI-Tools können sich mit Ihrer Salesforce-Org verbinden, Konfigurationen wie Objekte, Felder und Code scannen und dann generative KI verwenden, um zu beschreiben, was alles tut und wie es miteinander verbunden ist. Dies reduziert den manuellen Aufwand bei der Erstellung der Erstdokumentation erheblich.
Ja, absolut. Während KI hervorragend das „Was“ Ihrer Konfigurationen erklären kann, ist der menschliche Beitrag entscheidend, um das „Warum“ hinzuzufügen – den wesentlichen Geschäftskontext, Entscheidungen und historischen Gründe hinter Ihrem Salesforce-Setup. Das macht die Dokumentation sowohl für Menschen als auch für KI wirklich nützlich.
Der effektivste Ansatz besteht darin, eine einheitliche Wissensebene zu schaffen. KI-gestützte Assistenten können sich mit all Ihren bestehenden Dokumentationsquellen verbinden, sodass Teammitglieder Fragen in verständlicher Sprache stellen und sofortige Antworten von einem zentralen Hub erhalten, wodurch Wissenssilos vermieden werden.
Sie können damit beginnen, ein KI-Analyse-Tool auszuführen, um eine grundlegende Dokumentation Ihrer aktuellen Org zu erstellen. Lassen Sie dann Ihr Team den notwendigen Geschäftskontext hinzufügen, integrieren Sie die Dokumentation in Ihren regulären Arbeitsablauf für neue Änderungen und stellen Sie sicher, dass all dieses Wissen von einem zentralen Hub aus zugänglich ist.
Abgesehen vom Aufräumen von Altlasten reduziert sie technische Schulden, verbessert die Teameffizienz drastisch, da die Zeit für die Suche nach Antworten entfällt, und stellt sicher, dass Ihre KI-Tools intelligente, genaue Unterstützung liefern können. Dies führt zu einer intelligenteren, agileren Organisation, die für zukünftige KI-Fortschritte bereit ist.
