Notion vs Confluence: Welches ist 2025 das Beste für das Wissen Ihres Teams?

Die Wahl eines Zuhauses für das Wissen Ihres Teams ist eine wichtige Entscheidung. Aktuell sind Notion und Confluence zwei der größten Namen auf dem Markt, und die Wahl zwischen ihnen kann schwierig sein. Entscheiden Sie sich für die „Bau-dir-alles“-Flexibilität von Notion oder für die strukturierte, unternehmenstaugliche Stärke von Confluence?

In letzter Zeit ist diese Entscheidung noch kniffliger geworden. Beide Plattformen haben ihre eigenen KI-Assistenten eingeführt, Notion AI und Atlassian Intelligence, was dies zu einer ganz neuen Art von Vergleich macht. Es geht nicht mehr nur darum, wo Sie Ihre Dokumente speichern, sondern auch darum, wie intelligent dieser Speicher sein kann.

Dieser Leitfaden bietet Ihnen einen klaren, direkten Vergleich von Notion vs. Confluence, um Ihnen zu helfen, die richtige Entscheidung für Ihr Team zu treffen. Wir gehen aber auch einen Schritt weiter und sprechen über eine intelligentere Art des Wissensmanagements, die über alle Tools hinweg funktioniert, die Sie bereits verwenden.

Was ist Notion?

Am besten lässt sich Notion als ein All-in-One-Arbeitsbereich beschreiben. Es ist ein zentraler Ort, an dem Sie Notizen machen, Dokumente schreiben, Projekte verwalten und Unternehmens-Wikis erstellen können. Seine wahre Stärke liegt in seiner unglaublichen Flexibilität. Alles in Notion ist ein „Block“ (ein Inhaltselement wie Text, ein Bild oder eine To-Do-Liste), den Sie beliebig auf einer Seite anordnen können. Kombiniert mit den leistungsstarken Datenbankfunktionen können Sie benutzerdefinierte Systeme für so gut wie alles erstellen.

Es ist ein Favorit bei Start-ups, kleineren Teams und Kreativen, die das klare, minimalistische Design und die Freiheit lieben, ihren Arbeitsbereich von Grund auf neu zu gestalten. Notion hat auch eine eigene KI-Ebene, die Ihnen hilft, direkt auf Ihren Seiten zu schreiben, zusammenzufassen und Ideen zu entwickeln. Der einzige Haken? All diese Freiheit bedeutet, dass es an Ihnen und Ihrem Team liegt, zu verhindern, dass alles in einem digitalen Chaos endet.

Was ist Confluence?

Confluence hingegen ist ein strukturierteres Wissensmanagement-Tool, das für größere Teams und Unternehmen entwickelt wurde. Als Teil der Atlassian-Familie ist sein größter Vorteil die tiefe Integration mit Tools wie Jira, was es zur ersten Wahl für Softwareentwicklungs- und technische Teams macht.

Seine gesamte Struktur basiert auf „Bereichen“ (Spaces) (denken Sie an dedizierte Ordner für Teams oder Projekte) und einem ziemlich starren Seitenbaum. Dieser Top-Down-Ansatz erzwingt Konsistenz und erleichtert das Auffinden von Informationen, selbst wenn Sie Tausende von Dokumenten haben. Atlassian Intelligence ist die KI-Engine, die Confluence antreibt und Teams dabei hilft, Inhalte in seiner strukturierten Umgebung zu generieren und zusammenzufassen. Es ist weniger eine leere Leinwand als vielmehr eine gut organisierte Bibliothek, die auf Klarheit und Skalierbarkeit ausgelegt ist.

Notion vs. Confluence: Ein direkter Funktionsvergleich

Obwohl sowohl Notion als auch Confluence als zentrale Wissensdrehscheibe für Ihr Team fungieren können, erreichen sie dieses Ziel auf sehr unterschiedliche Weise. Ihre Kernphilosophien in Bezug auf Struktur, Integrationen und Zielgruppen schaffen ziemlich unterschiedliche Benutzererfahrungen. Lassen Sie uns die wichtigsten Unterschiede aufschlüsseln.

Struktur und Organisation: Flexibilität vs. Hierarchie

Der Ansatz von Notion ist wie das Spielen mit digitalen Legosteinen. Sie können mit einer leeren Seite beginnen und alles bauen, was Sie sich vorstellen können, von einer einfachen To-Do-Liste bis hin zu einer komplexen Datenbank, die alle Ihre Projekte verfolgt.

• Vorteil: Es ist unglaublich anpassungsfähig. Sie können es an nahezu jeden Arbeitsablauf anpassen, den sich Ihr Team ausdenkt.

• Nachteil: Aber all diese Freiheit hat auch eine Kehrseite. Ohne eine strenge Teamdisziplin kann man sich leicht in endlosen Anpassungen verlieren, was zu einem unorganisierten Arbeitsbereich führt, in dem niemand etwas finden kann.

Confluence verfolgt einen eher traditionellen Top-Down-Ansatz. Alles befindet sich in einem Bereich (Space), und die Seiten sind in einem strengen Eltern-Kind-Baum organisiert.

• Vorteil: Diese Struktur erzwingt von Anfang an Organisation, was für große Teams ein Lebensretter ist. Sie stellt sicher, dass Informationen auch bei wachsendem Unternehmen leicht zu finden und zu navigieren sind.

• Nachteil: Bei kreativen Projekten oder weniger strukturierten Arbeiten kann es sich etwas starr anfühlen. Man muss innerhalb seines Systems arbeiten, was nicht zu jedem Teamstil passt.

Integrationen und Ökosystem

Notion hat eine wachsende Liste von Integrationen und eine solide API, aber sein wahres Talent liegt im Einbetten von Inhalten aus anderen Tools. Sie können eine Figma-Datei, eine Google Map oder ein Loom-Video einfügen und es direkt auf Ihrer Notion-Seite platzieren, was es zu einem großartigen zentralen Dashboard macht.

Der Hauptvorteil von Confluence ist seine Zugehörigkeit zur Atlassian-Familie. Der Atlassian Marketplace hat Tausende von Apps, aber die wahre Magie liegt in der nahtlosen, tiefen Integration mit Jira, Trello und Bitbucket. Für technische Teams schafft dies einen leistungsstarken, vernetzten Arbeitsablauf, bei dem die Dokumentation in Confluence direkt mit den Entwicklungsaufgaben in Jira verknüpft ist.

Notion vs. Confluence: Anwendungsfälle und Zielgruppe

Notion glänzt besonders bei der Nutzung für Unternehmens-Wikis, Besprechungsnotizen, die Verwaltung von kleineren Projekten und sogar für die persönliche Produktivität. Es ist ein Hit bei Start-ups, Marketingteams und Personalabteilungen, die ein flexibles All-in-One-Tool benötigen.

Confluence ist der König für technische Dokumentation, Software-Projektplanung und als unternehmenstaugliche interne Wissensdatenbank. Es ist die Standardwahl für Ingenieur-, IT- und Produktteams, die eine zuverlässige Quelle der Wahrheit benötigen, die direkt mit ihrer Entwicklungsarbeit verbunden ist.

Merkmal	Notion	Confluence
Kernstruktur	Flexible, blockbasierte Seiten & Datenbanken	Strukturierte, hierarchische Bereiche (Spaces) & Seiten
Am besten für	All-in-One-Arbeitsbereich, Kreativteams, KMUs	Wissensmanagement für Unternehmen, technische Teams
Wichtige Integration	Slack, Google Drive, Figma (Einbettungen)	Jira, Trello, Bitbucket (tiefe, native Integration)
Anpassbarkeit	Extrem hoch; erstellen Sie Ihre eigenen Systeme	Moderat; Vorlagen und Makros innerhalb einer festen Struktur
Aufgabenverwaltung	Integriert (Kanban-Boards, Listen, Zeitachsen)	Grundlegend, stark von der Jira-Integration abhängig
KI-Assistent	Notion AI (Add-on)	Atlassian Intelligence (In höheren Tarifen enthalten)

Dieses Video bietet eine vollständige Analyse der Debatte Notion vs. Confluence, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welches Tool für Ihr Team im Jahr 2025 gewinnt.

Der KI-Showdown: Notion AI vs. Atlassian Intelligence

Beide Plattformen sind auf den KI-Zug aufgesprungen, in der Hoffnung, das Finden von Antworten und die Erledigung von Arbeit zu erleichtern. Sie haben Assistenten entwickelt, die lange Dokumente zusammenfassen, Inhalte aus einer einfachen Anweisung erstellen und Ihnen helfen können, Ihre Texte zu verfeinern. Oberflächlich betrachtet scheinen sie ziemlich ähnlich zu sein, aber ihre Einschränkungen offenbaren eine ziemlich große Lücke für die meisten Teams.

Was die native KI gut kann

Sowohl Notion AI als auch Atlassian Intelligence sind für Aufgaben innerhalb ihrer eigenen Welten wirklich nützlich. Benötigen Sie eine Zusammenfassung eines 10-seitigen Projektplans, den Ihr Team in Confluence geschrieben hat? Atlassian Intelligence kann das erledigen. Möchten Sie auf einer Notion-Seite Ideen für Blogbeiträge sammeln? Notion AI ist dafür großartig. Sie sind effektiv beim Erstellen und Zusammenfassen von Inhalten, solange Sie innerhalb ihrer Mauern bleiben.

Die großen Einschränkungen der nativen KI

Das Problem ist, dass das wahre Wissen Ihres Unternehmens nicht nur an einem Ort liegt. Hier stoßen beide Plattformen an ihre Grenzen.

• Wissenssilos: Das ist der größte Fehler. Notion AI weiß nur, was in Notion steht. Atlassian Intelligence weiß nur, was in Confluence und Jira steht. Aber was ist mit dem wichtigen Gespräch, das in Slack stattgefunden hat? Oder der offiziellen Unternehmensrichtlinie, die in Google Docs gespeichert ist? Keine der beiden KIs kann diese Informationen sehen, daher sind die Antworten, die sie geben, unvollständig.

• Begrenzter Kontext: Das wertvollste Wissen Ihres Unternehmens stammt oft aus Gesprächen mit Ihren Kunden. Denken Sie nur an all die Fragen, Probleme und Lösungen, die in Ihren vergangenen Support-Tickets in Zendesk oder Intercom vergraben sind. Weder Notion AI noch Atlassian Intelligence können auf diese Goldgrube an Informationen zugreifen, um Ihre Markenstimme zu lernen oder zu verstehen, was Ihre Kunden wirklich brauchen.

• Sie können nicht handeln: Diese KI-Assistenten sind passiv. Sie können Ihnen Informationen geben, aber sie können nichts für Sie in den anderen Tools tun, die Sie täglich verwenden. Sie können nicht den Bestellstatus eines Kunden in Shopify nachschlagen oder ein Ticket in Ihrem Helpdesk automatisch markieren und eskalieren. Sie stecken in ihrer eigenen kleinen Blase fest.

Preise: Notion vs. Confluence

Sprechen wir über Geld, denn das ist ein großer Teil der Entscheidung. Es ist wichtig, die Gesamtkosten zu betrachten, einschließlich aller KI-Add-ons. Hier ist, wie Notion und Confluence im Vergleich abschneiden.

Notion-Preispläne

Notion bietet verschiedene Stufen für unterschiedliche Teamgrößen an.

• Kostenlos: Gut für Einzelpersonen, mit unbegrenzten Seiten und Blöcken, aber einem Limit von 10 Gästen.

• Plus: 10 $ pro Benutzer/Monat, mit unbegrenzten Datei-Uploads und einer 30-tägigen Seitenhistorie.

• Business: 18 $ pro Benutzer/Monat, mit zusätzlichen Funktionen wie SAML SSO und privaten Team-Bereichen.

• Enterprise: Benutzerdefinierte Preise für erweiterte Steuerelemente, Sicherheit und einen dedizierten Success Manager.

Das Wichtigste ist zu wissen, dass Notion AI ein kostenpflichtiges Add-on ist. Es kostet zusätzlich 10 $ pro Benutzer und Monat, was Ihre Rechnung fast verdoppeln und die Gesamtkosten für Ihr Team erheblich erhöhen kann.

Confluence-Preispläne

Die Preisgestaltung von Confluence ist ebenfalls gestaffelt und wird tendenziell für größere Teams kostengünstiger.

• Kostenlos: Für bis zu 10 Benutzer mit einem Speicherlimit von 2 GB.

• Standard: Beginnt bei 6,05 $ pro Benutzer/Monat, erhöht den Speicher auf 250 GB und fügt Berechtigungen hinzu.

• Premium: Beginnt bei 11,55 $ pro Benutzer/Monat und bietet unbegrenzten Speicher, Analysen und 24/7-Support.

• Enterprise: Benutzerdefinierte Preise, ausgelegt für globale Skalierbarkeit und Sicherheit.

Bei Confluence ist Atlassian Intelligence in den Premium- und Enterprise-Plänen enthalten, aber es ist in den kostenlosen oder Standard-Stufen nicht verfügbar. Um KI zu erhalten, müssen Sie sich also für deren teurere Pläne entscheiden.

Wichtige Erkenntnisse zur Preisgestaltung

Für kleine Teams mag der Einstiegspreis von Notion gut aussehen, aber die Kosten skalieren direkt mit jedem neuen Benutzer, und das KI-Add-on ist eine große zusätzliche Ausgabe. Confluence kann für größere Teams günstiger sein, aber um die KI-Funktionen zu erhalten, ist ein teures Upgrade erforderlich. Beide Optionen können eine Herausforderung für Teams sein, die leistungsstarke KI ohne ein riesiges Budget benötigen.

Die Lösung jenseits von Notion vs. Confluence: Vereinheitlichen Sie Ihr Wissen mit eesel AI

Die Grenzen der isolierten, integrierten KI zeigen, dass wir eine andere Denkweise brauchen. Anstelle einer KI, die in einem einzigen Tool gefangen ist, benötigen moderne Teams eine intelligente Schicht, die all ihr Wissen verbindet, egal wo es sich befindet. Genau das haben wir bei eesel AI entwickelt.

• Vereinheitlichen Sie Ihr gesamtes verstreutes Wissen: eesel AI lässt sich direkt in alle Tools integrieren, die Ihr Team bereits verwendet. Das bedeutet, es kann sich gleichzeitig mit Notion und Confluence verbinden, sowie mit Google Docs, Slack, Ihrem Helpdesk und über 100 weiteren Apps. Es bricht diese Wissenssilos auf, um Ihrem Team vollständige, genaue Antworten aus einer einzigen Quelle zu geben.

• Trainieren Sie mit dem, was wirklich zählt: Im Gegensatz zu anderen hat eesel AI die einzigartige Fähigkeit, aus den bisherigen Support-Tickets Ihres Teams zu lernen. Es analysiert vergangene Konversationen, um Ihre Markenstimme, häufige Kundenprobleme und bewährte Lösungen zu verstehen. Dies verleiht ihm ein Maß an realem Kontext, das andere KIs einfach nicht erreichen können.

• In Minuten statt Monaten live gehen: Wir glauben, dass der Einstieg in die KI nicht Monate und ein Team von Entwicklern dauern sollte. Wir haben eesel AI zu einer Self-Service-Plattform mit Ein-Klick-Integrationen gemacht. Sie können sich in nur wenigen Minuten kostenlos anmelden und einen funktionierenden KI-Assistenten erhalten, ohne jemals mit einem Vertriebsmitarbeiter sprechen zu müssen.

• Übernehmen Sie die Kontrolle mit einer anpassbaren Workflow-Engine: eesel AI kann mehr als nur Fragen beantworten. Sie können seine Persönlichkeit vollständig anpassen, sein Wissen auf bestimmte Themen beschränken und sogar benutzerdefinierte Aktionen erstellen. Es kann Bestellinformationen nachschlagen, Tickets markieren und priorisieren oder eine externe API aufrufen, was Ihnen ein Maß an Kontrolle gibt, das generische KI-Assistenten nicht bieten können.

Notion vs. Confluence: Die richtige Wahl für Ihr Team treffen

Also, wer gewinnt in der großen Debatte Notion vs. Confluence? Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt auf Ihr Team an.

• Notion ist der klare Gewinner für Teams, die einen All-in-One, hochflexiblen Arbeitsbereich benötigen und Wert darauf legen, alles anpassen zu können.

• Confluence ist die beste Wahl für größere, technisch ausgerichtete Teams, die eine strukturierte Wissensdatenbank mit tiefen Verbindungen zum Atlassian-Ökosystem benötigen.

Aber beide haben Schwächen, wenn es um ihre integrierte KI geht. Da ihre Intelligenz in ihren eigenen Plattformen gefangen ist, können sie nicht das vollständige Bild des Wissens Ihres Unternehmens sehen.

Die Frage „Notion vs. Confluence“ übersieht oft das große Ganze. Die beste Lösung besteht nicht darin, ein Tool über das andere zu stellen, sondern ein System zu finden, das das Wissen aus all den verschiedenen Tools zusammenführen kann, die Ihr Team täglich verwendet.

Sind Sie bereit, Ihre Wissenssilos aufzubrechen und Ihrem Team einen KI-Assistenten zu geben, der überall funktioniert? Testen Sie eesel AI kostenlos und sehen Sie, wie es Ihr Notion, Confluence und Ihren gesamten Tech-Stack verbessern kann.