Die besten Notion Mail Alternativen für echte Workflow-Integration (2025)

Als Notion Mail zum ersten Mal auf den Markt kam, war der Hype groß. Lange Zeit hatten wir alle gehofft, Notion würde zu diesem One-Stop-Shop für alles werden, und die Einführung von E-Mail fühlte sich wie ein gewaltiger Schritt nach vorne an. Die Vorstellung, all unsere E-Mails mit demselben sauberen, blockbasierten Editor zu verwalten, den wir für Notizen, Aufgaben und Wikis verwenden, war ziemlich aufregend.

Doch als die Leute dann anfingen, es tatsächlich zu nutzen, schlich sich ein bekanntes Gefühl ein. Es ist ein durchaus netter E-Mail-Client, aber ihm fehlt die eine Sache, die ihn zu einem absoluten Game-Changer gemacht hätte: eine tiefe, automatische Integration mit unseren Notion-Datenbanken. Du weißt schon, genau die Funktion, die uns jeden Tag unzählige Copy-Paste-Vorgänge ersparen sollte. Dieser Teil fehlt einfach.

Wenn du dich also ein wenig enttäuscht fühlst, bist du nicht allein. Das Ziel war nie nur, einen neuen Ort zum Lesen von E-Mails zu finden. Es ging darum, endlich die Lücke zwischen unseren Konversationen und unserer tatsächlichen Arbeit, unseren Wissensdatenbanken, unseren Projekten und unseren Aufgaben zu schließen. Dieser Leitfaden ist für dich. Wir stellen dir die besten Alternativen zu Notion Mail vor, die die Arbeit wirklich erledigen – von einfachen E-Mail-Clients bis hin zu intelligenten KI-Plattformen, die das Problem von Grund auf lösen.

Was ist Notion Mail und was sind seine Grenzen?

Im Grunde ist Notion Mail ein KI-gestützter E-Mail-Client, der deinen Gmail-Posteingang in eine Benutzeroberfläche im Notion-Stil hüllt. Die ganze Idee dahinter ist, E-Mails organisierter und wie einen natürlichen Teil des größeren Notion-Ökosystems wirken zu lassen.

Hauptmerkmale

• Notion-Editor für E-Mails: Du kannst die Slash-Befehle und Formatierungsblöcke, die du bereits kennst und liebst, zum Schreiben von E-Mails verwenden. Das ist eine deutliche Verbesserung gegenüber den meisten Standard-E-Mail-Editoren.

• KI-gestützte Organisation: Die KI von Notion hilft dir dabei, E-Mails automatisch zu kennzeichnen, zu sortieren und sogar zu entwerfen, damit du deinen Posteingang etwas schneller abarbeiten kannst.

• Anpassbare Ansichten: Du kannst deinen Posteingang in verschiedene Ansichten unterteilen und nach Dingen wie Projekt oder Kunde filtern, was dabei hilft, den Lärm zu reduzieren.

Die größten Einschränkungen

Trotz seines eleganten Designs und seiner KI-Funktionen erfüllt Notion Mail einige wichtige Erwartungen, auf die Power-User wirklich gezählt hatten, nicht ganz.

Das bei weitem größte Problem ist die fehlende echte Datenbankintegration. Man kann nicht einfach eine E-Mail in eine Aufgabe in der Projektdatenbank umwandeln, einen Sales-Lead im CRM protokollieren oder ein Support-Ticket erstellen, ohne auf das alte Copy-and-Paste-Verfahren zurückzugreifen. Das ist genau die Art von manueller Fleißarbeit, die ein „All-in-One“-Tool eigentlich abschaffen sollte.

Darüber hinaus ist es eine Art geschlossenes System. Notion Mail ist im Grunde eine schicke Oberfläche für Gmail und Google Workspace, ohne Unterstützung für Outlook oder andere E-Mail-Anbieter. Auch die Automatisierung ist auf den Posteingang beschränkt. Es kann deine E-Mails zwar gut sortieren, aber es kann keine Workflows auslösen oder Eigenschaften im Rest deines Notion-Workspaces aktualisieren.

Warum die besten Alternativen sich auf den Workflow konzentrieren und nicht nur auf einen weiteren Posteingang

Der ganze Hype um Notion Mail hat eigentlich nur ein Problem beleuchtet, das wir alle haben: Wir wollen Gespräche in die Tat umsetzen, ohne all die mühsamen, manuellen Schritte. Jedes Mal, wenn du den Tab wechseln, die Anfrage eines Kunden markieren, Notion öffnen, die richtige Datenbank suchen, einen neuen Eintrag erstellen und die Informationen einfügen musst, verlierst du ein wenig Konzentration und einen Teil deines Tages. Das ist ein absoluter Workflow-Killer.

Die Lösungen, die wirklich funktionieren, verstehen das. Sie bieten dir nicht nur einen anders aussehenden Posteingang; sie schlagen eine Brücke zwischen deinen Kommunikations-Tools (wie E-Mail) und deinen eigentlichen Aufzeichnungssystemen, sei es ein Notion-Wiki, ein Projektboard oder ein Helpdesk wie Zendesk.

Hier verändern moderne KI-Plattformen das ganze Gespräch. Anstatt dir nur dabei zu helfen, Daten von einer App in eine andere zu schieben, können sie tatsächlich verstehen, worum es in einer Konversation geht. Sie ziehen Wissen aus deinen vorhandenen Tools, um den gesamten Prozess zu automatisieren – von der Beantwortung einer Frage mit Informationen aus einem Dokument bis hin zur Erstellung und Zuweisung einer Aufgabe. Das ist ein großer Wandel vom bloßen Wunsch nach einem schöneren Posteingang hin zum Aufbau eines wirklich intelligenteren Workflows.

Die Top-Alternativen zu Notion Mail für unterschiedliche Bedürfnisse

Das richtige Tool zu finden, hängt wirklich davon ab, was du beheben möchtest. Bist du nur von deiner aktuellen E-Mail-App genervt oder versuchst du, ein tiefergehendes Workflow-Problem zu lösen? Hier ist ein Blick auf die Top-Optionen.

1. Superhuman

Superhuman versucht nicht, ein Notion-Ersatz zu sein; es ist ein Premium-E-Mail-Client, der für eine Sache entwickelt wurde: blitzschnell durch den Posteingang zu kommen. Er ist berühmt für sein tastaturgesteuertes Design und einen fast schon zwanghaften Fokus darauf, dir zu helfen, so schnell wie möglich die „Inbox Zero“ zu erreichen.

• Vorteile: Es ist unglaublich schnell und vollgepackt mit cleveren Tastenkürzeln, die wirklich Zeit sparen. Seine KI-Funktionen zum Zusammenfassen langer Konversationen und zum Entwerfen schneller Antworten sind ebenfalls ausgezeichnet.

• Nachteile: Es ist einer der teuersten E-Mail-Clients, die man kaufen kann. Wichtiger noch, es ist immer noch nur ein E-Mail-Client. Genau wie Notion Mail löst es nicht das Kernproblem, den Posteingang mit deinen Notion-Datenbanken oder anderen Tools zu verbinden, in denen die eigentliche Arbeit stattfindet.

• Preis: $30 pro Benutzer und Monat.

2. Spark

Wenn du einfach nur ein Upgrade von der Standard-App von Gmail oder Mac Mail ohne den hohen Preis suchst, ist Spark eine großartige Option. Seine beste Funktion ist die „Smart Inbox“, die deine E-Mails automatisch in logische Stapel wie persönliche E-Mails, Benachrichtigungen und Newsletter sortiert.

• Vorteile: Die kostenlose Version ist überraschend leistungsstark und bietet dir einen einheitlichen Posteingang für alle deine Konten sowie einige praktische Team-Funktionen. Es ist eine saubere und fokussierte Art, E-Mails zu verwalten.

• Nachteile: Seine KI-Funktionen sind im Vergleich zu den kostenpflichtigen Tools ziemlich einfach. Obwohl es ein solider E-Mail-Client ist, bietet es keinerlei spezielle Integration mit Notion. Es räumt deinen Posteingang auf, verbindet ihn aber nicht mit deinem Workspace.

• Preis: Der kostenlose Plan ist sehr großzügig. Premium-Pläne mit mehr Funktionen beginnen bei 4,99 $ pro Benutzer und Monat (bei jährlicher Abrechnung).

3. Slap

Slap ist ein Drittanbieter-Tool, das genau das tut, was sich jeder von Anfang an von Notion Mail erhofft hatte: Es sendet E-Mails automatisch von Gmail direkt in eine von dir ausgewählte Notion-Datenbank.

• Vorteile: Es geht direkt auf den größten Kritikpunkt an Notion Mail ein. Du kannst Regeln einrichten, um E-Mails mit bestimmten Labels oder von bestimmten Personen direkt in die richtige Datenbank zu senden und so eine E-Mail automatisch in eine Notion-Seite umzuwandeln.

• Nachteile: Es ist ein sehr spezifisches Tool, das nur eine einzige Sache erledigt. Es bringt die Daten zwar in Notion, aber du musst sie immer noch selbst verarbeiten. Es löst den Dateneingabe-Teil des Problems, aber nicht den gesamten Workflow. Außerdem bedeutet es ein weiteres monatliches Abonnement, das verwaltet werden muss.

• Preis: Slap hat ein eigenes Abonnement, unabhängig von Notion und deinem E-Mail-Anbieter.

4. eesel AI

Wenn dein wahres Ziel darin besteht, das Kernproblem zu lösen, musst du über den Posteingang hinausdenken. eesel AI ist kein weiterer E-Mail-Client. Es ist eine KI-Automatisierungsplattform, die deine Kommunikationskanäle mit deinen Wissensquellen verbindet und die Arbeit dazwischen erledigt. Es wurde für Teams entwickelt, die all das Wissen, das sie in Notion gespeichert haben, nutzen wollen.

Diese Infografik zeigt, wie eesel AI Wissen aus verschiedenen Quellen wie Notion, Slack und Google Docs bündelt, um Workflows zu automatisieren, was es zu einer der leistungsstärksten Alternativen zu Notion Mail macht.

• Vorteile:

  • Vereint dein gesamtes Wissen: eesel AI beschränkt sich nicht auf E-Mails. Es verbindet sich mit Notion, Confluence, Google Docs, Slack und deinem Helpdesk. Anstatt also nur mehr Daten in Notion zu schieben, nutzt es die Informationen, die bereits in Notion vorhanden sind, um Fragen zu beantworten und Probleme für dich zu lösen.

  • Automatisiert ganze Workflows: Du kannst einen KI-Agenten einrichten, der Kundensupport-Tickets bearbeitet, einen internen Chatbot in Slack starten, der Teamfragen aus deinem Notion-Wiki beantwortet, oder deinen Support-Mitarbeitern einen KI-Copiloten an die Hand geben, der Antworten basierend auf deiner vorhandenen Dokumentation entwirft.

  • Einfacher und sicherer Einstieg: Viele KI-Tools für Unternehmen erfordern lange Verkaufsdemos und eine komplizierte Einrichtung. eesel AI kannst du in wenigen Minuten zum Laufen bringen. Außerdem kannst du mit dem Simulationsmodus die KI an Tausenden deiner vergangenen Support-Tickets testen, sodass du genau sehen kannst, wie sie sich verhalten wird, bevor sie jemals mit einem echten Kunden interagiert.

• Nachteile: Als vollwertige Automatisierungsplattform ist es möglicherweise übertrieben für einen Einzelbenutzer, der nur eine etwas bessere E-Mail-App möchte. Es ist wirklich für Teams konzipiert, die ihre Abläufe skalieren möchten.

• Preis: eesel AI hat eine transparente Preisgestaltung, die auf monatlichen KI-Interaktionen basiert, sodass du keine überraschenden Gebühren befürchten musst. Die Pläne beginnen bei 239 $/Monat (bei jährlicher Abrechnung) und beinhalten alle Kernprodukte wie den KI-Agenten, den Copiloten und den internen Chat.

Ein Screenshot des internen Chatbots von eesel AI, der eine Teamfrage direkt in Slack beantwortet – eine Schlüsselfunktion für auf Workflows ausgerichtete Alternativen zu Notion Mail.

So wählst du die richtigen Alternativen zu Notion Mail für dich aus

Die beste Wahl hängt letztendlich von dem Problem ab, das du lösen möchtest. Suchst du nach einem etwas weniger chaotischen Posteingang oder versuchst du, eine intelligentere, stärker automatisierte Arbeitsweise aufzubauen?

Hier ist ein kurzer Vergleich, der dir beim Nachdenken helfen soll.

Tool	Am besten für	Löst die Notion-Datenbankintegration?	Startpreis
Superhuman	Einzelpersonen, die das schnellste E-Mail-Erlebnis wollen	Nein	30 $/Monat
Spark	Eine deutlich bessere (und kostenlose) Alternative zu Standard-E-Mail-Apps	Nein	Kostenlos
Slap	E-Mails direkt in eine Notion-Datenbank bekommen	Ja (für die Dateneingabe)	Abonnement ($)
eesel AI	Arbeit mithilfe deines vorhandenen Notion-Wissens automatisieren	Ja (der gesamte Workflow)	239 $/Monat

Denk über den Posteingang hinaus

Die Diskussion um Alternativen zu Notion Mail macht eines ganz deutlich: Was die meisten von uns wirklich wollen, ist eine echte Workflow-Integration, nicht nur eine weitere App, die wir jeden Tag überprüfen müssen. Die interessantesten Lösungen sind diejenigen, die die Mauern zwischen dem Ort, an dem wir reden, und dem Ort, an dem wir arbeiten, einreißen.

Für Teams, die ihr internes Wissen ernsthaft nutzen wollen – von dem so viel in Tools wie Notion sauber organisiert ist –, ist eine dedizierte KI-Plattform nicht nur eine nette Idee; es ist der intelligenteste Weg nach vorn. Es geht darum, all das Wissen, das du aufgebaut hast, die Arbeit für dich erledigen zu lassen – automatisch.

Starte mit echter Workflow-Automatisierung

Bereit, deine Notion-Wissensdatenbank mit einer KI zu verbinden, die den Support automatisieren, interne Fragen beantworten und die Arbeitsweise deines Teams optimieren kann? Teste eesel AI kostenlos und sieh selbst, wie du deine Tools in wenigen Minuten verbinden kannst.