Ein praktischer Leitfaden zur Jira-Automatisierung für Confluence

Seien wir ehrlich, Ihre Entwickler leben praktisch in Jira. Währenddessen verlässt sich der Rest des Unternehmens, vom Support bis zum Marketing, für Dokumentationen und Projekt-Updates auf Confluence. Diese Trennung führt oft zu einer frustrierenden Lücke. Das manuelle Erstellen von Release Notes oder Projektzusammenfassungen in Confluence, jedes Mal, wenn ein Jira-Ticket verschoben wird, ist mühsam, langsam und ein Rezept für menschliche Fehler.

Die gute Nachricht ist, dass Atlassian eine integrierte Lösung anbietet: Jira-Automatisierung für Confluence. Sie verspricht, eine Brücke zwischen den beiden Plattformen zu schlagen, indem sie automatisch Seiten erstellt und Informationen synchronisiert.

In diesem Leitfaden gehen wir die beiden wichtigsten nativen Einrichtungsmethoden durch. Wir werden uns ansehen, was sie können, wo ihre Grenzen liegen und was sie Sie kosten könnten. Außerdem werden wir einen moderneren, KI-gestützten Ansatz untersuchen, der über das reine Erstellen von Seiten hinausgeht und tatsächlich das Wissen Ihres Unternehmens vereinheitlicht.

Was ist die Jira-Automatisierung für Confluence?

Dies ist keine einzelne Funktion, die man einfach einschalten kann. Es geht darum, die eigene Automatisierungs-Engine von Jira zu nutzen, um mit Confluence zu kommunizieren. Stellen Sie es sich wie den Bau einer kleinen Brücke zwischen den beiden Apps vor, die auf einem einfachen Satz von Regeln basiert, bestehend aus Auslösern, Bedingungen und Aktionen.

Was ist Jira?

Jira ist das leistungsstarke Tool von Atlassian für Projektmanagement und Issue-Tracking. Es ist die erste Wahl für agile Teams, um Sprints zu planen, Fehler zu verfolgen und komplexe Projekte zu verwalten. Alles dreht sich um „Vorgänge“ (wie Aufgaben oder Fehler), die einen anpassbaren Workflow durchlaufen.

Was ist Confluence?

Confluence ist die andere Seite der Medaille, ein kollaborativer Wissens-Hub, in dem Teams ihre Arbeit erstellen und organisieren. Es dient als zentrale Informationsquelle für alles, von Projektplänen und Besprechungsnotizen bis hin zu Unternehmensrichtlinien. Es ist das Wiki, das versucht, alle auf dem gleichen Stand zu halten.

Wie funktioniert die Jira-Automatisierung für Confluence?

Im Kern folgt die Automatisierung von Jira einer einfachen „Wenn dies geschieht, dann tu das“-Logik. Jede Regel, die Sie erstellen, hat drei Hauptteile:

• Auslöser: Dies ist das Ereignis, das die Regel startet. Ein häufiger Auslöser ist das Verschieben eines Vorgangs in die Spalte „Erledigt“.

• Bedingung: Dies ist ein optionaler Filter, um die Regel spezifischer zu machen. Zum Beispiel sollte die Automatisierung nur ausgeführt werden, wenn der Vorgang ein „Fehler“ ist.

• Aktion: Dies ist, was die Automatisierung tatsächlich tut. In unserem Fall wäre das „Confluence-Seite erstellen“.

Durch die Kombination dieser Elemente können Sie Workflows erstellen, die Aktionen in Jira mit Ergebnissen in Confluence verknüpfen und so hoffentlich Zeit sparen und verhindern, dass Ihre Dokumentation veraltet.

Methode 1: Die integrierte Aktion „Confluence-Seite erstellen“

Der direkteste Weg, um loszulegen, ist die native Aktion „Confluence-Seite erstellen“ von Jira. Sie ist direkt in den Regel-Builder für die Automatisierung integriert und für einfache Anwendungsfälle konzipiert, bei denen Sie keinen Code anfassen möchten. Es ist ein guter Ausgangspunkt, aber Sie werden vielleicht feststellen, dass Sie aufgrund ihrer Einschränkungen ziemlich schnell nach einer Alternative suchen.

Wie man die native Aktion einrichtet

Das Einrichten einer einfachen Regel ist ziemlich einfach. Hier ist eine kurze Anleitung:

1. Gehen Sie in Ihrem Projekt zu Projekteinstellungen und klicken Sie dann auf Automatisierung.

2. Klicken Sie auf Regel erstellen.

3. Wählen Sie einen Auslöser, wie Vorgang erstellt oder Vorgang übergegangen.

4. Fügen Sie bei Bedarf eine Bedingung hinzu, um es einzugrenzen, z. B. nur für einen bestimmten Vorgangstyp ausführen.

5. Wählen Sie als Aktion Confluence-Seite erstellen.

6. Sagen Sie ihr schließlich, welchen Confluence-Bereich und welche übergeordnete Seite sie verwenden soll, und geben Sie ihr einen Titel. Sie können Smart Values wie „{{issue.summary}}“ verwenden, um den Titel des Vorgangs automatisch zu übernehmen.

Einschränkungen dieser Methode

An dieser Stelle fühlt sich der einfache Ansatz etwas zu einfach an. Obwohl der Einstieg leicht ist, bietet er nicht viel Flexibilität.

Erstens haben Sie sehr wenig Kontrolle über den Inhalt der Seite. Die Aktion ist großartig darin, eine leere Seite mit einem Titel zu erstellen, aber sie kann keine dynamischen Informationen aus dem Jira-Ticket, wie die Beschreibung, den Bearbeiter oder Kommentare, in den Textkörper ziehen. Sie erstellen im Grunde nur eine leere Hülle, die jemand immer noch manuell ausfüllen muss.

Zweitens gibt es bekannte Probleme mit Vorlagen. Wie unzählige Benutzer in den Atlassian Community-Foren festgestellt haben, erscheinen Confluence-Vorlagen mit Variablen oft einfach nicht im Dropdown-Menü in der Jira-Automatisierung. Das macht es fast unmöglich, eine vorausgefüllte Seite mit nützlichen Informationen zu erstellen, was für die meisten Teams der eigentliche Zweck ist.

Schließlich ist die Aktion völlig starr. Es ist eine einmalige Sache. Sie kann eine Seite erstellen, aber sie kann nicht zurückgehen und sie aktualisieren, Kommentare hinzufügen oder irgendetwas anderes tun. Wenn Sie mehr als einen einfachen Platzhalter benötigen, wird diese Methode nicht ausreichen.

Methode 2: Der API-Ansatz mit „Web-Request senden“

Für Teams, die mehr Kontrolle benötigen, gibt es die fortgeschrittenere Methode: die Verwendung der Aktion „Web-Request senden“. Dieser Ansatz verzichtet auf die einfache vorgefertigte Aktion und ermöglicht es Ihnen, direkt mit der Confluence REST API zu kommunizieren. Sie ist viel leistungsfähiger, bringt aber auch ein ganz neues Maß an Komplexität und potenziellen Kopfschmerzen mit sich.

Wie die API-Methode funktioniert

Anstatt eine Aktion aus einer Liste auszuwählen, müssen Sie selbst einen rohen API-Aufruf an Confluence erstellen. Es ist ein technischer Prozess, der einige wichtige Schritte umfasst, wie Benutzer auf Reddit und in Community-Tutorials herausgefunden haben.

Sie müssen konfigurieren:

• Webhook-URL: Der spezifische Confluence-API-Endpunkt, der normalerweise auf „…/rest/api/content“ endet.

• Authentifizierung: Dies bedeutet, ein API-Token in Ihren Confluence-Einstellungen zu erstellen und es der Regel als speziell kodierten Header hinzuzufügen.

• Benutzerdefinierter Datenkörper (JSON): Dies ist der knifflige Teil. Sie müssen einen JSON-Codeblock von Grund auf neu schreiben, der den Titel, den Bereich, die übergeordnete Seite und den gesamten Inhalt der Seite im einzigartigen Speicherformat von Confluence definiert.

Sie können Jiras Smart Values verwenden, um Daten abzurufen. Ein typischer JSON-Payload könnte etwa so aussehen:

"`json

{

"type": "page",

"title": "{{issue.key}}: {{issue.summary}}",

"space": {"key": "DEINBEREICHSSCHLÜSSEL"},

"ancestors": [{"id": 12345678}],

"body": {

"storage": {  

  "value": "  

Beschreibung: {{issue.description}}

Bearbeiter: {{issue.assignee.displayName}}

",

  "representation": "storage"  

}  

}

}

"`

Herausforderungen der API-Methode

Obwohl leistungsstark, ist diese Methode nichts für schwache Nerven. Sie bringt einige ernsthafte Nachteile mit sich, die sie für viele Teams zu einem No-Go machen.

Es gibt eine große technische Hürde. Sie benötigen ein gutes Verständnis von APIs, JSON und Confluences seltsamem, HTML-ähnlichem Speicherformat. Dies übersteigt normalerweise die Fähigkeiten eines Projektmanagers, was bedeutet, dass er sich auf einen Entwickler verlassen muss, um diese Regeln einzurichten und, was noch wichtiger ist, zu warten.

Es gibt auch ein Sicherheitsrisiko. Das Hartcodieren von API-Tokens direkt in Automatisierungsregeln ist keine gute Praxis. Wenn die Projektberechtigungen zu offen sind, könnte dieses Token offengelegt werden. Und wenn die Person, die das Token erstellt hat, jemals das Unternehmen verlässt, wird die Automatisierung eines Tages einfach stillschweigend aufhören zu funktionieren.

Schließlich sind diese Regeln fragil und eine Qual bei der Wartung. Jede kleine Änderung an der Confluence-API könnte Ihre Automatisierung lahmlegen. Und glauben Sie mir, der Versuch, einen Tippfehler in einem JSON-Payload in einem winzigen Textfeld zu debuggen, ist eine einzigartig frustrierende Erfahrung.

Preise für die Jira- und Confluence-Automatisierung

Bevor Sie einen dieser Wege zu weit gehen, sollten Sie wissen, dass der Zugang zu diesen Funktionen von Ihrem Jira- und Confluence-Cloud-Plan abhängt. Automatisierung ist nicht kostenlos, und die Nutzungsgrenzen der günstigeren Pläne können für aktive Teams ein echtes Hindernis sein.

Für jede Art von ernsthafter Automatisierung müssen Sie wahrscheinlich einen Standard- oder Premium-Plan haben, was Kosten sind, die Sie einkalkulieren sollten.

Funktionsverfügbarkeit nach Plan

Plan	Jira-Automatisierung	Confluence-Automatisierung	Wichtige Einschränkungen
Free	100 Regelausführungen/Monat	10 Regelausführungen/Monat	Sehr begrenzte Ausführungen, für aktive Teams nicht wirklich nutzbar.
Standard	1.700 Regelausführungen/Monat	100 Regelausführungen/Monat	Höhere Limits, aber sie werden für Ihre gesamte Seite geteilt.
Premium	1.000 Regelausführungen/Benutzer/Monat	1.000 Regelausführungen/Benutzer/Monat	Gepoolte Limits sind viel flexibler. Erforderlich für KI-Funktionen.
Enterprise	Unbegrenzt	Unbegrenzt	Keine Ausführungslimits.

Eine intelligentere Alternative: Verbindung mit KI

Eine statische Confluence-Seite aus einem Jira-Ticket zu erstellen, ist ein Anfang, aber es löst nicht das Kernproblem. Das eigentliche Ziel ist eine lebendige, vereinheitlichte Wissensdatenbank, die synchron bleibt, ohne dass jemand sie ständig beaufsichtigen muss. Das Herumfummeln mit anfälligen API-Aufrufen fühlt sich eher wie eine klobige Notlösung an als wie eine moderne Lösung.

Hier kommt ein Tool wie eesel AI ins Spiel. Anstatt Daten nur von Jira nach Confluence zu schieben, vereinheitlicht eesel AI das Wissen aus beiden Plattformen zu einer einzigen, intelligenten Informationsquelle.

Diese Infografik veranschaulicht, wie eesel AI Wissen aus verschiedenen Quellen wie Jira und Confluence vereinheitlicht, um eine einzige Informationsquelle zu schaffen und den Workflow der Jira-Automatisierung für Confluence zu verbessern.:

Sie können alle Ihre Wissensquellen nahtlos verbinden, einschließlich Jira, Confluence, Google Docs und Slack. Es lernt aus all Ihren bestehenden Dokumentationen und Konversationen, um genaue Antworten zu liefern, wenn Ihr Team sie braucht.

Eine der besten Funktionen ist die automatisierte Wissensgenerierung. eesel AI kann Ihre gelösten Jira-Tickets analysieren und automatisch Entwürfe für Artikel in Confluence basierend auf erfolgreichen Lösungen erstellen. Dies ist ein viel intelligenterer Ansatz, der sicherstellt, dass Ihre Wissensdatenbank mit Inhalten gefüllt ist, die sich bereits als nützlich erwiesen haben, anstatt mit leeren Seiten, die später ausgefüllt werden müssen.

Das Beste daran ist, dass dies alles ohne die Kopfschmerzen der API-Methode geschieht. eesel AI bietet Ein-Klick-Integrationen, mit denen Sie in Minuten statt Monaten live gehen können, ohne einen Entwickler bitten zu müssen, auch nur eine einzige Zeile Code zu schreiben.

Von einfacher Automatisierung zu intelligentem Wissen

Wir haben uns also die beiden nativen Methoden für die Jira-Automatisierung für Confluence angesehen: die einfache, aber begrenzte Aktion „Confluence-Seite erstellen“ und die leistungsstarke, aber übermäßig technische Methode „Web-Request senden“. Beide können die Aufgabe auf grundlegender Ebene erledigen, aber sie bringen ernsthafte Kompromisse in Bezug auf Funktionalität oder Benutzerfreundlichkeit mit sich.

Das Ziel sollte nicht nur darin bestehen, mehr Seiten zu erstellen. Es geht darum, Wissen zwischen Ihren Tools effizient zu verwalten und zu teilen. Anstatt sich mit anfälligen API-Aufrufen und fehlerhaften Vorlagen herumzuschlagen, bieten KI-gestützte Plattformen eine intelligentere und skalierbarere Möglichkeit, dieses Problem zu lösen.

Dieses Video zeigt, wie Sie Automatisierungsregeln zwischen Jira und Confluence verwenden, um Ihren Aufgabenverfolgungs-Workflow zu optimieren.

Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit manueller Dokumentation und klobigen Notlösungen. Sehen Sie, wie eesel AI Ihr Wissen über Jira, Confluence und all Ihre anderen Apps hinweg vereinheitlichen kann. Sie können es kostenlos ausprobieren und eine Wissensdatenbank aufbauen, die für Ihr Team wirklich funktioniert.