Ein praktischer Leitfaden zur HubSpot Chatbot-Dokumentation

Sie befassen sich also gerade mit der HubSpot-Chatbot-Dokumentation. Wahrscheinlich sind Sie entweder ein HubSpot-Profi, der mehr aus seinem Abonnement herausholen möchte, oder Sie prüfen neue Tools und fragen sich, ob dieser Chatbot Ihre Zeit wert ist. Seien wir ehrlich, die offiziellen Dokumente können sich wie eine Schnitzeljagd anfühlen, bei der die Informationen über gefühlt ein Dutzend verschiedene Artikel verstreut sind.

Mein Ziel ist es, Ihnen diese Kopfschmerzen zu ersparen. Ich habe alles in einem praktischen Leitfaden zusammengefasst. Wir gehen die Einrichtung, die Funktionen, die Preise und vor allem die Einschränkungen durch, die auf der Marketingseite vielleicht nicht so laut verkündet werden.

HUBSpot bietet einen guten Ausgangspunkt, besonders wenn sich Ihre ganze Welt bereits um deren Plattform dreht. Aber wie Sie sehen werden, stoßen die meisten wachsenden Unternehmen irgendwann an eine Grenze und benötigen einen Bot, der etwas intelligenter, flexibler und besser mit ihren anderen Tools verbunden ist.

Was ist der HubSpot-Chatbot?

Im Kern ist der HubSpot-Chatbot ein Tool, das Konversationen auf Ihrer Website automatisiert. Er ist Teil einer größeren Funktion namens „Chatflows“, dem Kommandozentrum von HubSpot für alles, was mit Live-Chat und Bots zu tun hat.

Wenn Sie mit dem Erstellen beginnen, werden Sie feststellen, dass Sie zwei Hauptoptionen haben:

1. Live-Chat: Das ist genau das, wonach es klingt. Ein Besucher klickt auf das Chat-Widget und wird mit einer echten Person aus Ihrem Team verbunden. Einfach und direkt.

2. Regelbasierter Chatbot: Dies ist die automatisierte Version. Sie erstellen ein Skript mit einer Reihe von Fragen und vorgefertigten Antworten, um Besucher zu leiten. Er wird typischerweise für Dinge wie die Qualifizierung von Leads, die Buchung von Meetings oder die Erstellung von Support-Tickets verwendet.

Der Chatbot-Builder von HubSpot ist ein No-Code-Tool, was großartig für Marketing- oder Support-Teams ist, die keinen Entwickler auf Kurzwahl haben. Sein größter Pluspunkt ist die tiefe Verbindung zum HubSpot Smart CRM. Dadurch kann der Bot Kontaktinformationen nutzen, um das Gespräch etwas persönlicher zu gestalten. Aber das ist auch seine größte Schwäche: Wenn das eigentliche Wissen Ihres Unternehmens außerhalb des HubSpot CRM liegt, tappt der Bot im Dunkeln.

Wie Sie Ihren Bot einrichten und erstellen

Anstatt dass Sie sich Anleitungen aus einer Reihe von Hilfeartikeln zusammensuchen müssen, finden Sie hier einen unkomplizierten Überblick, wie Sie tatsächlich einen Chatbot in HubSpot erstellen. Sie finden alles unter Service > Chatflows in Ihrem Konto.

Nachdem Sie auf „Neuen Chatflow erstellen“ geklickt haben, werden Sie durch einen Einrichtungsprozess geführt, der in mehrere Tabs unterteilt ist. Zu verstehen, was jeder einzelne bewirkt, ist der Schlüssel, um Ihren Bot zum Laufen zu bringen.

• Erstellen (Build): Stellen Sie sich dies als Ihre Hauptleinwand vor. Es ist ein visueller Editor, in dem Sie „Aktionen“ per Drag-and-Drop ziehen, um das Gespräch zu gestalten. Sie beginnen mit einer Willkommensnachricht und fügen dann Fragen, Wenn/Dann-Logik und andere Elemente hinzu.

• Zielgruppe (Target): In diesem Tab geht es darum zu entscheiden, wo und wann Ihr Bot angezeigt wird. Sie können ihn nur auf Ihrer Preisseite anzeigen lassen oder sicherstellen, dass er auf Ihrer Karriereseite verborgen bleibt. Sie können auch spezifischer werden, indem Sie Besucher basierend auf Dingen wie dem von ihnen verwendeten Gerät oder ihrem Standort ansprechen.

• Anzeige (Display): Hier können Sie mit dem Erscheinungsbild spielen. Sie können die Farbe des Widgets an Ihr Branding anpassen und entscheiden, ob es automatisch aufpoppen oder auf einen Klick des Benutzers warten soll. Sie können es auch so einstellen, dass es erscheint, nachdem jemand eine bestimmte Zeit auf der Seite war.

• Optionen (Options): Hier geht es um all die kleinen Details. Sie können die Sprache des Bots festlegen, Datenschutzhinweise für DSGVO und CCPA verwalten und andere Einstellungen im Hintergrund anpassen.

Der visuelle Editor ist ziemlich benutzerfreundlich für einfache, geradlinige Konversationen. Aber wenn Sie versuchen, etwas Komplexeres mit mehreren Pfaden zu erstellen, kann es sich etwas klobig anfühlen. Und wenn Sie echte Logik hinzufügen möchten (was HubSpot Wenn/Dann-Verzweigungen nennt), müssen Sie Ihre Kreditkarte für einen kostenpflichtigen Plan bereithalten.

Wichtige Funktionen, Aktionen und Einschränkungen

Der Chatbot von HubSpot verfügt über ein anständiges Toolkit, aber es ist wirklich wichtig zu verstehen, was er gut kann und wo er Mängel hat.

Konversationserstellung und Bot-Aktionen

Innerhalb des Builders stehen Ihnen einige „Aktionen“ zur Verfügung. Diejenigen, die Sie am häufigsten verwenden werden, sind:

• Frage stellen: Das ist das A und O des Bots. Sie können nach Informationen wie einer E-Mail-Adresse oder der Unternehmensgröße fragen und diese direkt im Profil eines Kontakts im HubSpot CRM speichern lassen.

• Ticket einreichen: Wenn ein Besucher Hilfe benötigt, kann diese Aktion ein neues Ticket im HubSpot Service Hub erstellen.

• Meeting buchen: Damit können Sie einen Meeting-Link einfügen, sodass ein qualifizierter Lead eine Demo planen kann, ohne den Chat zu verlassen.

• Wissensdatenbank-Suche: Der Bot kann Ihre HubSpot-Wissensdatenbank durchsuchen und relevante Artikel vorschlagen. (Kleiner Hinweis: Dies ist nur in den Plänen Service Hub Professional oder Enterprise verfügbar).

• An Teammitglied senden: Wenn der Bot nicht weiterweiß, übergibt diese Aktion die Konversation an einen Live-Agenten.

Sehen Sie das Muster? All diese Aktionen sind direkt mit dem HubSpot-Universum verknüpft. Der Bot kann nur mit HubSpot-Tools kommunizieren. Wenn Ihr Team Zendesk für den Support verwendet oder wenn Ihre wichtigste Dokumentation in Confluence oder Google Docs liegt, kann der Bot auf nichts davon zugreifen. Das ist, als würde man versuchen, ein Buch in einer Bibliothek zu finden, wenn man nur in einen einzigen Gang darf.

Genau hier heben sich fortschrittlichere Tools wie eesel AI wirklich ab. Es wurde entwickelt, um sich mit den Tools zu verbinden, die Sie bereits verwenden. Es greift auf Ihren bestehenden Helpdesk, Wikis und andere Wissensquellen zu, sodass die KI die gesamte Intelligenz Ihres Unternehmens nutzen kann, nicht nur das, was in einer einzigen Plattform feststeckt.

Wenn/Dann-Verzweigungen und wie Sie Ihren Bot intelligenter machen

Damit ein Bot nicht roboterhaft wirkt, muss er verschiedene Konversationspfade bewältigen können. HubSpots „Wenn/Dann-Verzweigungen“ sind dafür das Mittel, aber sie sind nur in den Professional- oder Enterprise-Plänen verfügbar. In einem kostenlosen oder Starter-Plan ist jede Konversation eine Einbahnstraße.

Die Logik, die Sie verwenden können, basiert darauf, wie ein Besucher eine Frage beantwortet, was Sie bereits über ihn in Ihrem CRM wissen oder ob Ihr Team verfügbar ist.

Aber hier ist der Haken: Der Bot kann keine Entscheidungen auf der Grundlage von live-externen Daten treffen. Nehmen wir an, ein Kunde fragt: „Wo ist meine Bestellung?“ Ein HubSpot-Bot kann so programmiert werden, dass er nach der Bestellnummer fragt, aber er kann den Status nicht tatsächlich in Ihrem Shopify-Shop überprüfen. Er sammelt nur die Informationen und leitet sie weiter.

Ein wirklich hilfreicher KI-Agent sollte mehr können. Zum Beispiel kann der KI-Agent von eesel AI mit benutzerdefinierten Aktionen eingerichtet werden, um Bestellinformationen aus Ihrem System abzurufen, einen Kontostatus zu überprüfen oder ein Abonnement zu verifizieren. Er liefert echte Antworten, nicht nur weitere Fragen.

Berichterstattung und Analysen

HUBSpot bietet Ihnen ein einfaches Dashboard mit Metriken wie der Anzahl der gestarteten Konversationen und wie viele Personen auf halbem Weg aufgegeben haben. Es ist ein anständiger Überblick auf hoher Ebene.

Das Problem ist, dass die Analysen einfach... grundlegend sind. Sie sagen Ihnen, was passiert ist, geben Ihnen aber nicht viel Einblick, warum. Die Berichte werden keine Lücken in Ihrer Wissensdatenbank aufzeigen, wenn der Bot nicht weiterweiß, und sie werden keine neuen Automatisierungsmöglichkeiten auf der Grundlage dessen aufzeigen, was Ihre Kunden tatsächlich fragen.

Im Gegensatz dazu bietet Ihnen eine dedizierte KI-Plattform viel tiefere Einblicke. Zum Beispiel hat eesel AI einen leistungsstarken Simulationsmodus, mit dem Sie die KI an Tausenden Ihrer vergangenen Tickets testen können, bevor Sie sie überhaupt einschalten. Dies gibt Ihnen eine überraschend genaue Prognose, wie sie sich verhalten wird. Sobald sie live ist, erhalten Sie Berichte, die spezifische Wissenslücken hervorheben, sodass Sie genau wissen, welche Hilfeartikel Sie als Nächstes schreiben müssen.

Dieses Video erklärt, was Chatflows im HubSpot CRM sind und wie man sie verwendet.

HubSpot-Chatbot-Preise: Eine Übersicht

„Kostenloser Chatbot Builder“ ist eine tolle Überschrift, aber die Wahrheit ist, dass die meisten Funktionen, die einen Chatbot wirklich nützlich machen, hinter einer Bezahlschranke liegen. Die kostenlosen Tools sind eine nette Möglichkeit, um mal reinzuschnuppern, aber Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass der Pool kleiner ist als gedacht.

Um die volle Leistung des Bots zu erhalten, kaufen Sie nicht nur den Bot. Sie müssen eines oder mehrere der „Hubs“ von HubSpot abonnieren, und der Preis kann schnell steigen.

Hier ist ein kurzer Überblick, was Sie auf jeder Stufe erhalten:

Funktion	Kostenlose Tools	Starter (ab 9 $/Monat/Sitz)	Professional/Enterprise
Konversations-Bots	Begrenzte Funktionen, HubSpot-Branding	Begrenzte Funktionen, Branding entfernt	Erweiterte Funktionen wie Wenn/Dann-Verzweigungen
Weiterleitung (Routing)	Einfach, geht an einen Posteingang	Kann an bestimmte Benutzer/Teams weiterleiten	Skill-basiertes und Round-Robin-Routing
Integration der Wissensdatenbank	Nein	Immer noch nicht	Verfügbar in Service Hub Pro/Ent
Anpassung	Einfache Widget-Farbe	Einfache Widget-Farbe	Erweiterte Anpassungsmöglichkeiten

Das Wichtigste, was man sich merken sollte, ist, dass die Kosten nicht nur für den Chatbot anfallen. Es ist ein Add-on, das besser wird, je mehr Sie für das gesamte HubSpot-Ökosystem ausgeben. Wenn Sie nicht vorhaben, voll auf HubSpot zu setzen, könnten Sie am Ende für eine Menge Zeug bezahlen, das Sie nicht brauchen, nur um einen anständigen Chatbot zu bekommen.

Die Alternative: Ein KI-Agent, der gut mit anderen zusammenspielt

Wenn sich der Chatbot von HubSpot zu abgeschottet oder für das, was er leistet, zu teuer anfühlt, sind Sie nicht allein. Viele Unternehmen stellen fest, dass sie etwas mit mehr Power benötigen. Hier kommt eine dedizierte KI-Plattform wie eesel AI ins Spiel. Sie ist darauf ausgelegt, sich in die Tools einzuklinken, die Sie lieben und täglich verwenden, anstatt Sie zu zwingen, in ihrer Welt zu leben.

Bringen Sie all Ihr Wissen zusammen

Der größte Vorteil, den eine Plattform wie eesel AI hat, ist ihre Fähigkeit, aus all Ihrem Wissen zu lernen, egal wo es sich befindet. Das bedeutet, Ihr KI-Agent erhält das Gesamtbild und kann viel bessere Antworten geben.

Er verbindet sich mit:

• Helpdesks: Zendesk, Freshdesk, Intercom, Gorgias.

• Wissensdatenbanken: Confluence, Notion, Google Docs, SharePoint.

• Vergangene Konversationen: eesel AI liest tatsächlich Ihre vergangenen Support-Tickets, um von Tag eins an Ihre Markenstimme und häufige Kundenprobleme zu lernen. Der Bot von HubSpot kann das einfach nicht.

In Minuten live gehen, nicht in Monaten

eesel AI ist als Self-Service-Lösung konzipiert. Sie können sich anmelden, Ihren Helpdesk verbinden und in wenigen Minuten einen funktionierenden KI-Agenten haben, ohne jemals mit einem Vertriebsmitarbeiter sprechen zu müssen.

Das Beste daran ist, dass Sie vor dem Kauf mit einem Simulationsmodus testen können. Damit können Sie die KI in einer sicheren Umgebung an Ihren vergangenen Support-Tickets testen. Sie sehen genau, wie sie geantwortet hätte, und erhalten ein echtes Gefühl für ihre Lösungsrate und Ihren potenziellen ROI, bevor sie jemals mit einem echten Kunden spricht.

Volle Kontrolle mit einer anpassbaren Workflow-Engine

Mit eesel AI können Sie sehr spezifisch festlegen, wie Ihre Automatisierung funktioniert. Sie können Regeln erstellen, um genau zu entscheiden, welche Tickets die KI bearbeiten soll und was sie tun darf.

Dazu gehört das Einrichten von benutzerdefinierten Aktionen, mit denen die KI über eine API eine Verbindung zu jedem Ihrer Systeme herstellen kann. Sie kann Echtzeitdaten abrufen (wie den Bestellstatus) oder Aufgaben ausführen (wie das Taggen eines Tickets oder die Eskalation an eine bestimmte Person). Das verwandelt Ihre KI von einem einfachen F&A-Bot in ein Werkzeug, das tatsächlich Arbeit erledigt.

Ist es an der Zeit, über einen einfachen Bot hinauszugehen?

Der HubSpot-Chatbot ist ein solides Werkzeug, besonders wenn Ihr Unternehmen bereits voll auf die HubSpot-Plattform setzt und Ihre Bedürfnisse ziemlich einfach sind. Es ist ein guter erster Schritt in den konversationellen Support.

Aber seine Schwächen werden ziemlich schnell offensichtlich. Er ist in der HubSpot-Blase gefangen, kann keine komplexen Aufgaben automatisieren und zwingt Sie, für teure, gebündelte Pläne zu bezahlen, um seine besten Funktionen freizuschalten. Für jedes Unternehmen, das einen intelligenten, flexiblen KI-Agenten benötigt, der mit seinem gesamten Technologie-Stack zusammenarbeitet, ist ein spezialisiertes Tool der richtige Weg.

Bereit zu sehen, was ein echter KI-Agent leisten kann?

Hören Sie auf, sich mit begrenzten Chatbot-Buildern herumzuschlagen. eesel AI verbindet sich mit Ihrem bestehenden Helpdesk und Ihren Wissensquellen, um sofortigen, genauen Support zu bieten. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion und sehen Sie, wie viel Sie in nur wenigen Minuten automatisieren können.