So verwenden Sie Airtable AI: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu intelligenteren Arbeitsabläufen

Was Sie benötigen, bevor Sie beginnen

Bevor Sie mit der Nutzung von Airtable AI beginnen, benötigen Sie nur ein paar grundlegende Dinge. Zuerst benötigen Sie ein Airtable-Konto. Der Zugriff auf die KI-Funktionen hängt möglicherweise von Ihrem spezifischen Airtable-Plan ab, also seien Sie sich dessen bewusst. Sie benötigen auch eine vorhandene Airtable-Basis, mit der Sie arbeiten möchten, oder erstellen Sie einfach eine neue, um herumzuspielen! Und natürlich braucht die KI etwas, woran sie arbeiten kann, also stellen Sie sicher, dass sich einige Daten in Ihrer Basis befinden.

Was Airtable AI tatsächlich tun kann

Denken Sie an Airtable AI als eine spezielle Art von Feld, das Sie zu Ihrer Basis hinzufügen können und das die Kraft der textbasierten generativen KI direkt in Ihre Datensätze bringt. Es ist darauf ausgelegt, reibungslos mit den Informationen zu arbeiten, die Sie bereits in Ihrer Basis organisiert haben. Wie Airtable selbst sagt, geht es darum, KI dort einzusetzen, wo Ihr Team bereits seine Zeit verbringt.

Seine Hauptstärke liegt darin, Ihnen bei der Bewältigung textlastiger Aufgaben zu helfen, insbesondere wenn Sie viele davon haben. Es ist großartig zum Sortieren und Zusammenfassen großer Textmengen, wie all das gesammelte Kundenfeedback oder Notizen aus Ihrer Forschung. Sie können es verwenden, um Informationen automatisch in Kategorien einzuordnen, basierend auf von Ihnen festgelegten Regeln. Es ist auch nützlich zum Entwerfen oder Erstellen von Inhalten, sei es beim Schreiben von Marketingtexten, beim Skizzieren von Stellenbeschreibungen oder sogar beim Verfassen von E-Mail-Antworten. Oh, und es kann auch Textübersetzungen durchführen.

Hier sind einige Dinge, die Airtable AI tun kann:

1. Sortieren und Zusammenfassen von Text: Ideal für Feedback, Notizen oder Forschung.
2. Kategorisieren von Informationen: Daten automatisch basierend auf von Ihnen definierten Kriterien gruppieren.
3. Erstellen von Inhalten: Generieren von Marketingtexten, Stellenbeschreibungen, E-Mail-Antworten und mehr.
4. Textübersetzung: Übersetzen von Text innerhalb Ihrer Datensätze.

Das Coole daran ist, dass es direkt mit den von Ihnen bereitgestellten Daten arbeitet und somit ein wirklich nützlicher Assistent in Ihrem regulären Arbeitsablauf ist.

Wie man mit Airtable AI beginnt

Das Einrichten und Verwenden von Airtable AI umfasst das Hinzufügen des AI-Feldes, das Konfigurieren seiner Aufgabe, das Sehen in Aktion mit Beispielen und möglicherweise das Automatisieren von Arbeitsabläufen basierend auf seinen Ergebnissen.

Schritt 1: Hinzufügen des AI-Feldes zu Ihrer Basis

Der Einstieg mit Airtable AI ist ziemlich einfach. Alles beginnt damit, das AI-Feld zu Ihrer Basis hinzuzufügen, genau wie Sie jeden anderen Feldtyp hinzufügen würden, vielleicht Text, Daten oder Kontrollkästchen.

So geht’s:

1. Öffnen Sie die spezifische Airtable-Basis, in der Sie AI verwenden möchten.
2. Klicken Sie auf die kleine ‘+’-Schaltfläche in der Tabellenüberschrift, um ein neues Feld hinzuzufügen.
3. Scrollen Sie durch die Liste der Feldtypen oder suchen Sie einfach nach “AI assist” und wählen Sie dieses aus.

Sobald Sie es hinzugefügt haben, wird dieses “AI assist”-Feld als neue Spalte in Ihrer Tabelle angezeigt. Es ist jetzt bereit, von Ihnen eingerichtet zu werden und kann in verschiedenen Ansichten und Schnittstellen in Ihrer Basis verwendet werden.

Schritt 2: Ihrem KI-Feld sagen, was es tun soll

Das Hinzufügen des KI-Feldes ist nur der Anfang. Damit es tatsächlich etwas Nützliches tut, müssen Sie es einrichten. Das bedeutet, der KI mitzuteilen, welche Aufgabe sie ausführen soll, und ihr die richtigen Daten aus Ihrer Basis zur Verfügung zu stellen. Airtable bietet Ihnen ein paar Möglichkeiten, dies zu tun.

Sie können mit einer der vorgefertigten Vorlagen beginnen. Diese sind für gängige Geschäftsanforderungen konzipiert, wie z.B. das Sortieren von Feedback oder das Erstellen von Inhalten, und bieten Ihnen eine schnelle Möglichkeit, loszulegen. Sie wählen einfach eine Vorlage aus und geben an, auf welche Datenfelder in Ihrer Tabelle die KI achten soll.

Oder, wenn Sie die volle Kontrolle wünschen, können Sie einen benutzerdefinierten Prompt von Grund auf neu schreiben. Hier beschreiben Sie genau, was das KI-Feld tun soll. Wenn Sie Ihren Prompt schreiben, müssen Sie auf die Datenfelder in Ihrer Tabelle verweisen, die die Informationen enthalten, die die KI benötigt. Dies tun Sie, indem Sie geschweifte Klammern {} um den Feldnamen setzen. Die KI verwendet dann den Inhalt dieses spezifischen Datensatzfeldes als Kontext für ihre Antwort.

Profi-Tipp: Manchmal sind die benötigten Daten nicht alle an einem Ort. Sie könnten über mehrere Felder verteilt oder sogar aus anderen Tabellen verknüpft sein. Sie können Airtable-Formeln wie die concatenate() Formel verwenden, um Text aus mehreren Feldern zusammenzuführen, oder Nachschlagefelder verwenden, um Daten aus verknüpften Tabellen abzurufen. Dann verweisen Sie einfach Ihren KI-Prompt auf dieses kombinierte oder nachgeschlagene Feld. Dies gibt der KI mehr Kontext, mit dem sie arbeiten kann.

Schritt 3: Airtable AI in Aktion mit Beispielen sehen

Die wirklich coolen Dinge passieren, wenn Sie Airtable AI in Ihrer täglichen Arbeit einsetzen. Es kann Aufgaben, die sich früher wie eine lästige Pflicht anfühlten, automatisieren, direkt in Ihrer Datenbank. Schauen wir uns ein paar Beispiele an, die von der tatsächlichen Nutzung inspiriert sind.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Airtable AI nutzen können:

• • Kundenfeedback: Automatisches Sortieren von Feedback in Kategorien wie “Feature-Anfrage,” “Fehlermeldung” oder “Allgemeine Frage.” Sie geben dem AI-Feld einfach den Feedback-Text und Ihre Kategorienliste, und es kann automatisch ausgeführt werden, sobald neues Feedback eingeht. Sie könnten sogar ein weiteres AI-Feld hinzufügen, um die Stimmung zu ermitteln, und Ihnen sofort mitteilen, ob das Feedback positiv, negativ oder neutral ist. Dies hilft Ihnen, schnell zu erkennen, wie sich die Kunden fühlen, ohne dass technische Kenntnisse erforderlich sind.
  • Marketing-Inhalte: Verwenden Sie ein AI-Feld, um einen ersten Entwurf eines Marketing-Briefs basierend auf den wichtigsten Informationen in Ihrer Datenbank zu erstellen, wie z.B. den Kampagnenzielen, der Zielgruppe und dem Budget. Sie können sogar den Prompt anpassen, um sicherzustellen, dass der Text im Stil Ihrer Marke klingt, oder ein weiteres AI-Feld einrichten, um diesen Marketing-Text in andere Sprachen zu übersetzen, wenn Sie global arbeiten.
  • Rekrutierungsaufgaben: Verwenden Sie ein AI-Feld, um automatisch Zusammenfassungen und Verantwortlichkeiten für Stellenbeschreibungen basierend auf den gesuchten Qualifikationen zu erstellen. Oder, wenn Sie bereit sind, ein Angebot zu machen, könnte ein AI-Feld ein Angebotsschreiben mit den Standardbedingungen Ihres Unternehmens und Marktdaten entwerfen.

  Diese Beispiele zeigen wirklich, wie Airtable AI manuelle Aufgaben in reibungslose, automatisierte Prozesse direkt in der Plattform verwandeln kann, sodass Sie mehr Zeit für die großen Dinge haben.

Schritt 4: Automatisierung von Workflows mit Airtable AI

Airtable AI-Felder sind für sich genommen schon ziemlich leistungsstark, aber sie werden noch besser, wenn Sie sie mit größeren Automatisierungen verbinden. Airtable ist bereits für seine Automatisierungsfunktionen bekannt, und AI-Felder passen perfekt in diese mehrstufigen Prozesse.

Sie können Airtable-Automatisierungen einrichten, die ausgelöst werden, wenn sich die Ausgabe eines AI-Feldes ändert. Zum Beispiel, wenn ein AI-Feld Feedback als “Dringender Fehler” markiert, könnte eine Automatisierung sofort eine Benachrichtigung an das Engineering-Team in Slack senden oder eine hochpriorisierte Aufgabe in Ihrem Projektmanagement-Tool erstellen.

Ein wirklich cleverer Trick ist es, mehrere KI-Felder miteinander zu verknüpfen. Hierbei wird das Ergebnis eines KI-Feldes zum Ausgangspunkt für ein anderes. Zurück zum Beispiel des Kundenfeedbacks: Sie könnten ein KI-Feld haben, das analysiert, wie sich der Kunde fühlt, und dann ein zweites KI-Feld, das das ursprüngliche Feedback plus dieses Stimmungsresultat verwendet, um eine personalisierte E-Mail-Antwort an den Kunden zu entwerfen, wobei sichergestellt wird, dass der Tonfall dazu passt, ob sie glücklich oder unglücklich waren. Dieses verkettete Ergebnis könnte dann eine Automatisierung auslösen, um den Entwurf der E-Mail zur Überprüfung zu senden oder sogar direkt zu versenden, wenn das in Ordnung ist. Dies ermöglicht es Ihnen, komplexe, automatisierte Workflows zu erstellen, die mehrere Schritte abwickeln, ohne dass ein Mensch eingreifen muss, bis es wirklich notwendig ist.

Tipps zur effektiven Nutzung von Airtable AI

Damit das KI-Feld Ihnen genau das gibt, was Sie wollen, hängt oft davon ab, wie gut Sie Ihren Prompt schreiben. Denken Sie daran, es ist wie Anweisungen an einen wirklich klugen Praktikanten zu geben – je klarer und spezifischer Sie sind, desto besser wird die Arbeit erledigt.

Hier sind ein paar Tipps zum Schreiben von Prompts, die Ergebnisse liefern:

• Sagen Sie der KI, wer sie ist: Beginnen Sie damit, der KI eine Rolle oder Persona zu geben. Zum Beispiel, “Agieren Sie als Produktmanager mit 10 Jahren Erfahrung…” Dies hilft, den richtigen Ton und Stil für das Ergebnis festzulegen.
• Seien Sie super klar über die Aufgabe: Sagen Sie genau, was die KI tun soll. Seien Sie spezifisch und erwähnen Sie auch alles, was Sie nicht einbeziehen möchten. Zum Beispiel, “Schreiben Sie ein Kampagnenbriefing für {campaign_name}. Stellen Sie sicher, dass Sie keine Budgetdetails einbeziehen.”
• Integrieren Sie die richtigen Daten: Verwenden Sie diese Feldreferenzen {}, um Daten aus Ihrer Basis zu ziehen. Es hilft, kurz zu beschreiben, was die Daten in diesem Feld sind, damit die KI den Kontext versteht.
• Zeigen Sie, was Sie meinen: Für Aufgaben wie das Sortieren von Dingen in Kategorien oder das Formatieren von Text auf eine bestimmte Weise kann es die Genauigkeit erheblich steigern, wenn Sie der KI Beispiele dafür geben, was Sie erwarten. Platzieren Sie diese Beispiele am Ende Ihres Prompts.

Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie Airtable AI verwenden

Während Airtable AI eine großartige Ergänzung ist, ist es gut, sich ein paar Dinge bewusst zu machen, wenn Sie damit beginnen. Wie jedes KI-Tool ist es nicht perfekt und funktioniert am besten, wenn Sie wissen, worin es gut ist und wo seine Grenzen liegen.

• Die Qualität Ihrer Daten ist wichtig: Die Ausgabe der KI wird nur so gut sein wie die Informationen, die Sie ihr geben. Wenn Ihre Daten unordentlich, unvollständig oder einfach chaotisch sind, wird die KI Ihnen wahrscheinlich Ergebnisse liefern, auf die Sie sich nicht verlassen können. Es ist super wichtig, sich die Zeit zu nehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sauber und relevant sind.
• Seien Sie bereit zu experimentieren: Es braucht oft ein paar Versuche, um den Prompt und die Einstellungen genau richtig zu bekommen. Es könnte nicht genau das liefern, was Sie beim ersten Versuch wollen, also seien Sie geduldig und verfeinern Sie Ihren Prompt.
• Überprüfen Sie Ihren Airtable-Plan: Ob Sie auf Airtable AI zugreifen und es nutzen können, hängt möglicherweise von Ihrem Airtable-Abonnementplan ab. Während das KI-Feld eine leistungsstarke Funktion ist, denken Sie über die Gesamtkosten Ihres Airtable-Plans nach, wenn Ihre Nutzung und Ihr Team wachsen.
• Es ist auf innerhalb Ihrer Basis fokussiert: Während Airtable AI unglaublich nützlich für Aufgaben innerhalb Ihrer Basis ist, sind seine Fähigkeiten an die Daten dort gebunden und daran, was dieses spezifische KI-Feld tun soll. Wenn Sie eine breitere KI-Automatisierung über mehrere Tools benötigen oder komplexere Dinge außerhalb der reinen Textgenerierung tun möchten (wie das Aktualisieren von Datensätzen in anderen Systemen), benötigen Sie möglicherweise etwas mehr.

Airtable-Workflows mit integrierter KI intelligenter machen

Airtable AI ist großartig, um Aufgaben innerhalb Ihrer Basen zu automatisieren. Aber die meisten Teams arbeiten mit vielen Tools wie Helpdesks, CRMs, Projektsoftware, internen Dokumenten und benötigen eine KI, die mithalten kann.

Hier kommen Plattformen wie eesel.ai ins Spiel. Anstatt an eine App gebunden zu sein, verbindet eesel AI sich mit Ihrem Helpdesk, Chat-Plattformen, Wikis und mehr, um Support, interne Fragen und Workflows über Ihren gesamten Stack hinweg zu automatisieren.

Das macht eesel AI über Airtable hinaus leistungsstark:

• Zieht aus vielen Quellen: Trainieren Sie es mit Tickets, Dokumenten, Wikis und mehr, nicht nur mit Airtable-Daten.
• Geht über Text hinaus: Automatisieren Sie Aktionen wie das Aktualisieren von Datensätzen, das Taggen von Tickets oder das Synchronisieren von Informationen über Tools hinweg.
• Passt sich Ihrem Workflow an: Verwenden Sie es in Zendesk, Slack, Ihrer Website und darüber hinaus.
• Transparente Preisgestaltung: Vorhersehbare, interaktionsbasierte Kosten ohne überraschende Gebühren pro Agent.
• Einfach zu testen und anzupassen: Vorschau des Verhaltens und Anpassung vor dem Livegang.

Während Airtable AI Ihnen hilft, an einem Ort intelligenter zu arbeiten, hilft Ihnen eesel AI, diese Intelligenz auf alles zu skalieren, was Ihr Team verwendet.

Machen Sie Ihre Daten mit Airtable AI und darüber hinaus intelligenter

Airtable AI ist eine einfache und leistungsstarke Möglichkeit, generative KI direkt in die Verwaltung Ihrer Daten zu integrieren. Indem Sie das KI-Feld hinzufügen, Ihre Eingabeaufforderungen einrichten und alles erkunden, was es kann, können Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren, mehr aus Ihren Datensätzen herausholen und Ihre Airtable-Basen wesentlich effizienter gestalten.

Wenn Sie jedoch noch einen Schritt weiter gehen und KI in allen Tools verwenden möchten, auf die Ihr Team bereits angewiesen ist, ist eesel.ai ein großartiger nächster Schritt. Es lässt sich problemlos mit Ihrem Helpdesk, Chat-Apps, internen Dokumenten und mehr verbinden. Sie können KI-Agenten mit Daten aus Airtable, Google Docs, Confluence und über hundert anderen Quellen trainieren, sodass Sie Support automatisieren, internes Wissen verwalten und Aufgaben in Ihrem gesamten Stack optimieren können.

Möchten Sie sehen, wie das in der Praxis aussieht? Starten Sie eine kostenlose Testversion von eesel AI oder buchen Sie eine Demo und entdecken Sie, wie sich intelligentere Workflows wirklich anfühlen.