Seien wir ehrlich, Ihr E-Mail-Posteingang kann sich wie ein Kriegsgebiet anfühlen. Wenn Sie so sind wie ich, verbringen Sie einen großen Teil Ihrer Woche damit, einfach nur über Wasser zu bleiben. Ein Microsoft-Bericht hat sogar herausgefunden, dass manche Menschen unglaubliche 8,8 Stunden pro Woche mit E-Mails verbringen. Das ist ein ganzer Arbeitstag, der nur für das Schreiben, Lesen und Beantworten von E-Mails draufgeht.
Was wäre, wenn Sie einen Assistenten hätten, der die ganze lästige Arbeit für Sie erledigen könnte? Genau das kann KI für Ihren Posteingang sein. Sie kann Ihnen helfen, E-Mails zu entwerfen, eine Menge Zeit zu sparen und Ihre Kommunikation zu verbessern, was Ihnen den Rücken für die Arbeit freihält, die wirklich etwas bewegt. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie KI zum Schreiben einer E-Mail verwenden, von einfachen ersten Entwürfen bis hin zu intelligenteren Antworten, die genau wie Sie klingen.
Wie man KI zum Schreiben einer E-Mail verwendet: Was Sie benötigen, um loszulegen
Bevor wir loslegen, stellen wir sicher, dass Sie die Grundlagen abgedeckt haben. Keine Sorge, es ist eine kurze Liste.
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Ein E-Mail-Client, mit dem Sie sich wohlfühlen (wie Gmail oder Outlook).
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Ein klares Ziel für Ihre E-Mail (was soll der Leser tun?).
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Ein KI-Schreibwerkzeug. Dies könnte eine Funktion sein, die bereits in Ihrem Posteingang vorhanden ist, eine Browsererweiterung oder ein fortschrittlicheres Tool, das sich in Ihre anderen Apps einfügt.
Ein Leitfaden, wie man KI zum Schreiben einer E-Mail in 4 Schritten verwendet
Hier ist ein einfacher, vierstufiger Prozess, um Sie von einem blinkenden Cursor zu einer fertigen, KI-unterstützten E-Mail zu bringen.
Schritt 1, wie man KI zum Schreiben einer E-Mail verwendet: Wählen Sie den richtigen KI-E-Mail-Schreiber für sich
Nicht alle KI-Tools sind gleich. Das beste für Sie hängt wirklich davon ab, was Sie damit erreichen wollen. Sie fallen normalerweise in ein paar Kategorien:
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Integrierte Assistenten: Tools wie Googles Gemini und Microsofts Copilot sind jetzt direkt in Gmail und Outlook integriert. Sie sind super praktisch, wenn Sie nur schnell antworten oder den Kern einer langen E-Mail-Konversation erfassen müssen. Der Hauptnachteil ist, dass sie nichts außerhalb der aktuellen Konversation wissen, sodass ihr Kontext begrenzt ist.
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Browsererweiterungen: Tools wie Grammarly oder ChatGPT Writer funktionieren auf so ziemlich jeder Website, nicht nur in Ihrem E-Mail-Programm. Sie sind praktisch, um Ihre Grammatik zu überprüfen oder eine bessere Formulierung für einen Satz zu finden. Aber genau wie die integrierten Assistenten haben sie kein wirkliches Wissen über Ihr Geschäft oder Ihre spezifische Art, mit Kunden zu sprechen.
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Integrierte Support-Plattformen: Für Arbeits-E-Mails, insbesondere im Support oder Vertrieb, gibt es spezialisierte KI-Tools, die sich nahtlos in Ihren Arbeitsablauf einfügen. Diese gehen weit über das bloße Schreiben von Sätzen hinaus. Sie verbinden sich mit dem internen Wissen Ihres Unternehmens, um Ihnen genaue Antworten zu geben und können sogar wiederkehrende Aufgaben eigenständig erledigen.
Während die grundlegenden Tools ein guter Ausgangspunkt sind, werden Sie die größten Zeiteinsparungen mit einer KI sehen, die Ihr Geschäft tatsächlich versteht.
Schritt 2, wie man KI zum Schreiben einer E-Mail verwendet: Erstellen Sie eine klare und spezifische Eingabeaufforderung
Es gibt ein altes Sprichwort in der Welt der KI: Müll rein, Müll raus. Die Qualität der E-Mail, die Sie von einer KI erhalten, ist ein direktes Ergebnis der Qualität Ihrer Anweisungen. Eine vage Eingabeaufforderung bringt Ihnen eine fade, generische E-Mail. Eine detaillierte Eingabeaufforderung bringt Ihnen etwas, das Sie tatsächlich verwenden können.
Um die besten Ergebnisse zu erzielen, versuchen Sie, diese einfache Formel für Ihre Eingabeaufforderungen zu verwenden:
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Zielgruppe: An wen schreiben Sie? (Ein neuer Kunde, ein langjähriger Kunde, Ihr Chef?)
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Ziel: Was ist der Zweck der E-Mail? (Ein Meeting vereinbaren, eine Frage beantworten, einem Verkauf nachgehen?)
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Wichtige Punkte: Was sind die 2-3 Dinge, die Sie unbedingt einbeziehen müssen?
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Ton: Wie soll es klingen? (Formell, freundlich, einfühlsam, dringend?)
So sieht das in der Praxis aus:
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Schwache Eingabeaufforderung: "Schreiben Sie eine Follow-up-E-Mail."
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Starke Eingabeaufforderung: "Entwerfen Sie eine freundliche, aber professionelle Follow-up-E-Mail an Jane Doe. Erinnern Sie sie an den Projektvorschlag, über den wir am Dienstag gesprochen haben, und fragen Sie, ob sie Fragen hat. Schlagen Sie einen kurzen 15-minütigen Anruf nächste Woche vor, um die Details zu finalisieren."
Sehen Sie den Unterschied? Die zweite Eingabeaufforderung gibt der KI alles, was sie braucht, um einen wirklich hilfreichen Entwurf zu erstellen, sodass Sie nicht eine langweilige Vorlage umschreiben müssen.
| Eingabeaufforderungselement | Schwache Eingabeaufforderung | Starke Eingabeaufforderung |
|---|---|---|
| Zielgruppe | Nicht spezifiziert | Jane Doe |
| Ziel | Nicht spezifiziert (Follow-up) | An Vorschlag erinnern, Fragen beantworten, Anruf vereinbaren |
| Wichtige Punkte | Keine | Projektvorschlag von Dienstag, 15-minütiger Anruf nächste Woche |
| Ton | Nicht spezifiziert | Freundlich, aber professionell |
| Ergebnis | Generische, unbrauchbare Vorlage | Spezifischer, hilfreicher Entwurf |
Schritt 3, wie man KI zum Schreiben einer E-Mail verwendet: Entwurf generieren, überprüfen und verfeinern
Betrachten Sie den ersten Versuch der KI als Ausgangspunkt, nicht als endgültiges Wort. Es ist Teamarbeit. Sobald Sie diesen ersten Text haben, können Sie mit der KI zusammenarbeiten, um ihn so lange zu optimieren, bis er perfekt ist.
Die meisten KI-Schreiber lassen Sie einfache Folgeanweisungen geben, um den Text anzupassen. Sie können ihm Dinge sagen wie:
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"Lassen Sie das formeller klingen."
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"Können Sie diesen Absatz kürzen?"
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"Fügen Sie mehr Details zum zweiten Punkt hinzu."
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"Ändern Sie den Ton, um einfühlsamer zu sein."
Nach ein paar schnellen Anpassungen sollten Sie einen Entwurf haben, der zu etwa 95 % fertig ist. Aber bevor Sie auf Senden klicken, müssen Sie die letzten 5 % menschlicher Note hinzufügen. Lesen Sie es ein letztes Mal durch, um die Genauigkeit zu überprüfen, fügen Sie vielleicht einen persönlichen Kommentar hinzu oder tauschen Sie ein Wort aus, um es mehr nach Ihnen klingen zu lassen. Dies ist der Schritt, der verhindert, dass Ihre E-Mails kalt und roboterhaft wirken.
Schritt 4, wie man KI zum Schreiben einer E-Mail verwendet: Gehen Sie über einfache Entwürfe hinaus mit kontextbewusster KI
Hier ist das Problem mit den meisten KI-E-Mail-Schreibern: Sie wissen nur, was Sie ihnen in dieser einen Eingabeaufforderung sagen. Sie können Ihre vergangenen Konversationen, die Hilfeartikel Ihres Unternehmens oder wie Ihr Team ähnliche Situationen zuvor gehandhabt hat, nicht sehen. Das bedeutet, dass sie Ihnen helfen können, schneller zu schreiben, aber nicht immer, das richtige zu schreiben.
Hier glänzen fortschrittlichere KI-Plattformen wirklich. Sie verbinden sich mit dem verstreuten Wissen Ihres Unternehmens, um Antworten zu geben, die nicht nur schnell, sondern auch unglaublich relevant und genau sind.
Zum Beispiel sind Tools wie eesel AI genau für diese Herausforderung konzipiert. Anstatt nur generischen Text zu generieren, verbindet sich eesels AI Copilot direkt mit Ihrem Helpdesk (wie Zendesk oder Intercom) und Ihren Wissensdatenbanken (wie Confluence, Google Docs oder sogar vergangenen Support-Tickets). Es rät nicht einfach eine Antwort; es entwirft Antworten basierend darauf, wie Ihr Team die gleichen Probleme in der Vergangenheit tatsächlich gelöst hat. Dies stellt sicher, dass jede Antwort konsistent, korrekt und genau wie Ihre Marke klingt. Es ist ein großer Sprung vom bloßen schnelleren Schreiben von E-Mails zum Erhalten der richtigen Antwort, jedes einzelne Mal.
Profi-Tipps, wie man KI effektiv zum Schreiben einer E-Mail verwendet
Selbst mit einem großartigen Tool kann ein wenig Know-how einen großen Unterschied machen. Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen helfen, das Beste aus Ihrem KI-E-Mail-Assistenten herauszuholen.
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Fügen Sie immer eine persönliche Note hinzu. Nur weil eine KI den ersten Entwurf geschrieben hat, bedeutet das nicht, dass es so klingen sollte, als hätte ein Roboter es gesendet. Eine schnelle, echte Schlusszeile oder ein Hinweis auf ein vorheriges Gespräch kann eine gute E-Mail großartig machen. Denken Sie daran, die KI ist Ihr Assistent, nicht Ihr Ersatz.
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Verwenden Sie eine KI, die von Ihnen lernt. Die besten Ergebnisse kommen von einer KI, die Ihren Stil und Ihr Geschäft versteht. Viele Menschen suchen nach einer KI, die "lernt, wie ich schreibe," und genau dafür sind Plattformen wie eesel AI gebaut. Indem sie die vergangenen Support-Tickets und Dokumente Ihres Unternehmens analysiert, nimmt sie automatisch die Stimme und Lösungen Ihres Teams auf, ohne dass Sie manuelles Training durchführen müssen.
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Halten Sie Ihre Daten sicher. Es ist völlig normal, ein wenig besorgt darüber zu sein, was eine KI mit den Informationen Ihres Unternehmens macht. Einige alltägliche KI-Tools könnten Ihre Eingabeaufforderungen verwenden, um ihre Modelle für alle zu trainieren. Aber Unternehmensplattformen wie eesel AI sind mit Sicherheit als oberster Priorität gebaut. Ihre Daten werden nur verwendet, um Ihre eigenen privaten KI-Agenten zu betreiben, sie werden niemals geteilt oder für etwas anderes verwendet.
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Testen Sie es, bevor Sie live gehen. Für jedes Unternehmen ist Vertrauen alles. Bevor Sie einer KI erlauben, mit Ihren Kunden zu sprechen, müssen Sie sicher sein, dass sie einen guten Job machen wird. eesel AI hat einen Simulationsmodus, der es Ihnen ermöglicht, Ihre Einrichtung an Tausenden Ihrer tatsächlichen vergangenen Tickets zu testen. Sie können genau sehen, wie die KI geantwortet hätte, was Ihnen ein klares Bild ihrer Leistung und Genauigkeit gibt, bevor sie jemals mit einem echten Kunden interagiert.
Wie man KI zum Schreiben einer E-Mail verwendet: Ihre neue E-Mail-Superkraft
Die Verwendung von KI zum Schreiben einer E-Mail muss keine große, komplizierte Sache sein. Es ist ziemlich einfach: Wählen Sie das richtige Tool für die Aufgabe, geben Sie klare Anweisungen, polieren Sie den endgültigen Entwurf und verwenden Sie für die besten Ergebnisse eine KI, die Ihr Geschäft tatsächlich versteht.
Es geht nicht darum, das menschliche Element in der Kommunikation zu ersetzen. Es geht darum, ihm einen Schub zu geben. Indem Sie der KI die sich wiederholenden, zeitraubenden Teile des E-Mail-Schreibens überlassen, können Sie und Ihr Team sich auf das konzentrieren, was Menschen am besten können: Beziehungen aufbauen und knifflige Probleme lösen.
Wie man KI zum Schreiben einer E-Mail verwendet: Machen Sie Ihr E-Mail-Schreiben von schnell zu intelligent
Wenn Sie bereit sind, von einfachen E-Mail-Entwürfen zu einem KI-Assistenten zu wechseln, der Ihr Geschäft wirklich versteht, ist eesel AI einen Blick wert. Es fügt sich nahtlos in die Tools ein, die Sie bereits verwenden, lernt aus dem einzigartigen Wissen Ihres Unternehmens und kann in wenigen Minuten einsatzbereit sein.
Probieren Sie eesel AI kostenlos aus und sehen Sie, wie viel Zeit Sie in Ihrem Tag zurückgewinnen können.
Häufig gestellte Fragen
Der Schlüssel ist, den Entwurf der KI als Ausgangspunkt zu betrachten, nicht als Endprodukt. Überprüfen Sie den Entwurf schnell, um eine persönliche Note hinzuzufügen, wie eine spezifische Begrüßung oder einen Verweis auf ein früheres Gespräch. Dieser kleine Schritt stellt sicher, dass die E-Mail so klingt, als käme sie von Ihnen und nicht von einer Maschine.
Es ist klug, vorsichtig zu sein. Während einige Verbraucher-KI-Tools Ihre Daten möglicherweise für das Training verwenden, sind Unternehmensplattformen mit einem Fokus auf Sicherheit entwickelt. Suchen Sie nach Tools, die ausdrücklich angeben, dass Ihre Daten privat sind und nur zur Unterstützung der Instanz Ihres Unternehmens der KI verwendet werden.
Seien Sie spezifisch! Eine vage Aufforderung wie "schreibe eine Nachverfolgung" führt zu einer generischen E-Mail. Geben Sie stattdessen klaren Kontext: für wen die E-Mail ist, was ihr Hauptziel ist, die wichtigsten Punkte, die enthalten sein sollen, und den gewünschten Ton.
Der beste Ansatz ist die Nutzung einer KI, die sich in die Wissensdatenbank Ihres Unternehmens integriert, wie frühere Support-Tickets und Hilfeartikel. Dies stellt sicher, dass die KI nicht nur rät, sondern Antworten basierend auf den tatsächlichen Lösungen und der Markenstimme Ihres Unternehmens entwirft.
Überhaupt nicht! Grundlegende KI-Schreiber sind sehr intuitiv und Sie können sie in wenigen Minuten nutzen. Fortgeschrittene Plattformen, die für Unternehmen entwickelt wurden, sind ebenfalls für eine schnelle Einführung konzipiert, oft direkt in die Tools integriert, die Ihr Team bereits verwendet, mit minimalem Setup.
Ja, der Hauptunterschied liegt im Kontext. Einfache Tools wissen nur, was Sie ihnen in einem einzigen Prompt mitteilen, während integrierte Plattformen mit den Daten Ihres Unternehmens verbunden sind. Dies ermöglicht es ihnen, nicht nur schnellere, sondern auch genauere und konsistentere Antworten im Einklang mit Ihrer Marke zu liefern.
