So nutzen Sie KI für die Suche in Confluence oder Notion: Eine vollständige Anleitung

Seien wir ehrlich: Die Suche nach Unternehmensinformationen fühlt sich oft wie eine Schnitzeljagd an. Das kollektive Wissen Ihres Teams ist überall verstreut: eine Produktspezifikation befindet sich in Confluence, eine wichtige Entscheidung ist in einem Slack-Thread vergraben, der Marketingplan liegt in Google Docs und das Kundenfeedback stapelt sich in Zendesk. Es ist chaotisch, und die Zeit, die jeder damit verschwendet, nur um Antworten zu finden, ist ein stiller Produktivitätskiller.

Confluence und Notion, zwei Giganten im Bereich Wissensmanagement, haben beide ihre eigenen KI-Suchfunktionen eingeführt, um dieses Problem zu lösen. Das Versprechen ist einfach: Stellen Sie eine Frage in einfacher Sprache und erhalten Sie die Antwort, die Sie benötigen. Aber wie gut funktionieren sie wirklich, und welches Tool, wenn überhaupt, ist das richtige für Ihr Team?

Dieser Leitfaden erklärt genau, wie Sie die KI-Suche in Confluence und Notion nutzen können. Wir schauen uns an, was sie können, wo sie nach Informationen suchen, was sie kosten und wo ihre Schwächen liegen. Am Ende werden Sie eine viel klarere Vorstellung davon haben, welches Tool für Sie sinnvoll ist oder ob Sie eine ganz andere Lösung benötigen.

Was ist die KI-gestützte Suche in Confluence und Notion?

Beide Plattformen sind über einfache Schlüsselwortsuchen hinausgegangen. Anstatt nur Dokumente zu finden, die genau die von Ihnen eingegebenen Wörter enthalten, versucht ihre KI, die Bedeutung hinter Ihrer Frage zu verstehen. Dies wird oft als semantische Suche bezeichnet, und das Ziel ist es, Ihnen eine direkte Antwort zu geben, nicht nur eine Liste von Links, die Sie durchforsten müssen.

Was ist die Confluence-KI-Suche (Rovo AI)?

Die KI-Suche von Confluence wird von einem Tool namens Rovo übernommen, das Teil der größeren Atlassian Intelligence Suite ist. Seine Hauptaufgabe ist es, zu verstehen, was Sie fragen, und Antworten direkt aus den Confluence-Bereichen Ihres Unternehmens zu ziehen. Da es von Atlassian entwickelt wurde, hat es einen Heimvorteil: Es kann auch andere Atlassian-Produkte wie Jira durchsuchen. Es ist darauf ausgelegt, innerhalb der Atlassian-Welt zu agieren und respektiert alle bereits vorhandenen Benutzerberechtigungen. Für Teams, die so gut wie alles mit Atlassian-Tools erledigen, ist es eine ziemlich nahtlose Ergänzung.

Ein Screenshot des Confluence Rovo Intelligence Copilot, der zeigt, wie man die KI zur Suche in Confluence verwendet.

Was ist die Notion-KI-Suche?

Notion AI verwendet eine Q&A-Funktion, die sich eher wie ein Gespräch anfühlt. Sie können Fragen stellen, und die KI durchsucht Ihren gesamten Notion-Workspace, um Antworten zu finden. Der Hauptvorteil von Notion ist die Fähigkeit, sich mit einer Handvoll beliebter externer Apps wie Google Drive und Slack zu verbinden. Dadurch kann die KI auch außerhalb von Notion nach Informationen suchen. Es funktioniert wie ein Chatbot, was bedeutet, dass Sie Folgefragen stellen und tiefer graben können, um genau das zu finden, wonach Sie suchen.

Ein Screenshot der Notion Q&A-Funktion, der veranschaulicht, wie man die KI zur Suche in Notion verwendet.

Suchumfang und Integrationen

Ein KI-Suchtool ist nur so gut wie die Informationen, die es einsehen kann. Wenn sich das wichtigste Wissen Ihres Teams in einer App befindet, auf die die KI nicht zugreifen kann, erhalten Sie nur halbe Antworten. Das ist der Punkt, an dem Confluence und Notion sehr unterschiedliche Wege gehen, und ehrlich gesagt, an dem beide für moderne Teams eine kleine Enttäuschung sein können.

Confluences Ansatz: Das Ökosystem zuerst

Rovo AI ist für Unternehmen konzipiert, die voll und ganz auf die Atlassian-Suite setzen. Es hat kein Problem damit, Informationen aus Ihren Confluence-Seiten und Jira-Tickets zu ziehen, was fantastisch ist, wenn Ihre Produkt- und Entwicklungsteams dort arbeiten.

Aber das ist auch seine größte Schwäche. Es schafft einen riesigen blinden Fleck. Was ist mit den Vertriebspräsentationen in Google Drive? Den Kundensupport-Anleitungen in Zendesk? Oder den Projekt-Chats in Microsoft Teams? Rovo AI kann nichts davon sehen. Wenn Ihr Unternehmen Tools außerhalb des Atlassian-Ökosystems verwendet (und seien wir ehrlich, das tut fast jeder), werden Sie immer nur einen Teil der Geschichte erhalten.

Notions vernetzter, aber begrenzter Arbeitsbereich

Notion AI macht es etwas besser, über den eigenen Tellerrand zu blicken, indem es sich mit einigen wichtigen Tools integriert wie Slack und Google Drive. Das ist ein großartiger erster Schritt, der anerkennt, dass wichtige Dinge auch außerhalb der Hauptwissensdatenbank passieren. Für Teams, die stark auf diese spezifischen Apps setzen, kann Notion AI ein vollständigeres Bild bieten als Confluence.

Der Haken an der Sache ist, dass die Liste der Integrationen immer noch sehr kurz ist. Es verbindet sich nicht mit anderen wichtigen Geschäftssystemen wie Helpdesks (Zendesk, Intercom), der gesamten Microsoft 365 Suite oder verschiedenen Projektmanagement-Tools. Obwohl es also eine Verbesserung ist, hinterlässt es immer noch große Lücken und zwingt Ihr Team zu raten, in welcher App sich die tatsächlich benötigten Informationen befinden.

Das Plädoyer für eine wirklich einheitliche Wissensquelle

Für die meisten Unternehmen befindet sich das Wissen nicht nur in zwei oder drei Apps; es ist überall. Deshalb werden integrierte Suchwerkzeuge, die nur innerhalb einer Plattform agieren, immer Schwierigkeiten haben. Sie versuchen, ein unternehmensweites Problem mit einem Tool zu lösen, das nur eine eingeschränkte Sicht hat.

Hier kann ein Tool, das nicht an eine einzelne Plattform gebunden ist, wie eesel AI, einen echten Unterschied machen. Im Gegensatz zur nativen KI in Confluence oder Notion ist eesel speziell dafür entwickelt worden, sich mit all Ihren verschiedenen Tools zu verbinden. Mit über 100 Integrationen kann es Wissen aus Confluence, Notion, Slack, Microsoft Teams, Zendesk, Google Drive und all den anderen Orten abrufen, an denen Ihr Team arbeitet.

Ein Screenshot, der die Vielfalt der Anwendungen zeigt, mit denen sich eesel AI integrieren lässt, um eine einheitliche Wissensquelle zu schaffen.

Mit einem Produkt wie dem eesel AI Internal Chat kann ein Mitarbeiter eine Frage in Slack stellen und eine klare Antwort erhalten, die aus dem gesamten Unternehmenswissen zusammengestellt wird. Es beseitigt die Barrieren zwischen den Apps, die native Tools einfach nicht überwinden können, und bietet Ihnen eine echte Single Source of Truth.

Ein praktischer Vergleich von Funktionen und Benutzererfahrung

Abgesehen davon, wo die KI suchen kann, ist die tägliche Nutzungserfahrung dieser Tools wirklich wichtig. Wie Sie Fragen stellen, wie die Antworten aussehen und was Sie anpassen können, beeinflusst, wie hilfreich sie auf lange Sicht sind.

Plattformvergleich

Die Nutzung von Rovo AI in Confluence fühlt sich an wie eine intelligentere Version der normalen Suchleiste. Sie geben eine Frage ein und erhalten anstelle einer reinen Liste von Seiten eine direkte, zusammengefasste Antwort an oberster Stelle, zusammen mit Links zu den Quelldokumenten. Es ist direkt in die Ihnen bereits bekannte Benutzeroberfläche integriert, sodass es kaum eine Lernkurve gibt.

Notion hingegen gestaltet seine KI-Suche als eigenständiges Chatbot-Erlebnis. Sie öffnen die Notion AI Q&A, um einen Chat zu starten. Dieses Format eignet sich hervorragend für komplexere Fragen, z. B. wenn Sie die KI bitten, eine gerade hochgeladene PDF-Datei zusammenzufassen oder Ihre Suche mit Folgefragen zu verfeinern. Es fühlt sich weniger wie eine Suchmaschine an, sondern mehr so, als ob Sie mit einem Assistenten arbeiten.

Funktionsvergleichstabelle

Hier ist ein kurzer direkter Vergleich, wie Confluence AI, Notion AI und eine dedizierte Plattform wie eesel AI bei den wichtigsten Funktionen abschneiden.

Funktion	Confluence (Rovo AI)	Notion AI	eesel AI
Abfrage in natürlicher Sprache	Ja	Ja	Ja
Plattformübergreifende Suche	Beschränkt auf Atlassian Suite	Begrenzt (Google Drive, Slack)	Umfassend (100+ Integrationen)
Suche aus Chat-Tools	Nein	Ja (nur Slack)	Ja (Slack & Microsoft Teams)
Bereitstellung	Integriert (Premium+ Pläne)	Add-on	In wenigen Minuten selbst einrichten
Anpassung	Minimal	Minimal	Volle Kontrolle über KI-Persona & Aktionen
Test vor dem Start	Nein	Nein	Ja, mit einem leistungsstarken Simulationsmodus

Kosten, Einschränkungen und Skalierbarkeit

Ein KI-Tool mag auf dem Papier großartig aussehen, aber wenn es zu teuer ist oder nicht mit Ihrem Unternehmen wachsen kann, ist es keine praktische Wahl. Schauen wir uns die tatsächlichen Kosten und das langfristige Potenzial jeder Option genauer an.

Preise und Einschränkungen von Confluence AI

Confluence hat verschiedene Preismodelle, aber hier ist der Haken: Rovo AI ist nur in den Premium- und Enterprise-Plänen enthalten.

• Standard: 6,05 $ pro Benutzer/Monat

• Premium: 11,55 $ pro Benutzer/Monat (inkl. KI)

Wenn Ihr Team den Standard-Plan nutzt, können Sie nicht auf die KI-Funktionen zugreifen. Das macht die Einstiegshürde ziemlich hoch. Abgesehen von den Kosten ist das größte Problem nach wie vor der „Walled Garden“-Ansatz bei der Suche. Für jedes Unternehmen, das nicht zu 100 % auf das Atlassian-Ökosystem setzt, wird es sich unvollständig anfühlen. Es gibt auch keine Möglichkeit, es zu testen, bevor Sie es für Ihr gesamtes Team einführen – Sie müssen es also einfach einschalten und auf das Beste hoffen.

Preise und Einschränkungen von Notion AI

Notion AI ist nicht Teil der Standardpläne; Sie müssen es als kostenpflichtiges Add-on erwerben.

• Plus Plan: 8 $ pro Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

• Business Plan: 15 $ pro Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

• Notion AI Add-on: Zusätzliche 8 $ pro Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

Das bedeutet, ein Team mit dem Plus-Plan würde am Ende 16 $ pro Benutzer und Monat für Notion mit KI bezahlen. Bei größeren Teams summieren sich diese Kosten schnell. Und obwohl es sich mit mehr Apps als Confluence verbindet, fehlen immer noch viele wichtige Systeme. Zudem kann Notions „leere Leinwand“-Stil sowohl ein Segen als auch ein Fluch sein. Wenn ein Unternehmen wächst und mehr Leute Inhalte beisteuern, kann es zu einem unorganisierten Durcheinander werden, was es für die KI schwierig macht, eine einzige, verlässliche Wahrheit zu finden.

Wann eine dedizierte Wissensplattform die bessere Wahl ist

Eine integrierte KI-Suche ist eine nette Idee, aber Teams, deren Wissen über eine moderne, vielfältige Werkzeuglandschaft verteilt ist, werden schnell an ihre Grenzen stoßen.

Ein dediziertes, plattformunabhängiges Tool wie eesel AI wurde entwickelt, um genau dieses Problem zu lösen, ohne dass Sie die Plattform wechseln müssen. Es verbindet all Ihr Wissen, egal wo es sich befindet. Die Einrichtung erfolgt im Self-Service und dauert nur wenige Minuten, nicht Wochen oder Monate. Zudem können Sie dank praktischer Funktionen wie der Möglichkeit, vor dem Live-Gang zu simulieren, wie die KI Fragen auf Basis Ihrer bisherigen Daten beantworten wird, mit Zuversicht starten. Die Preisgestaltung für eesel AI ist ebenfalls unkompliziert, was es zu einer wesentlich skalierbareren Lösung macht, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Ein Screenshot der Test- und Simulationsfunktion von eesel AI, mit der Benutzer sehen können, wie die KI vor dem Start arbeiten wird.

Welches Tool ist das richtige für Ihr Team?

Also, wie entscheiden Sie sich? Letztendlich kommt es darauf an, wo das Wissen Ihres Teams gespeichert ist und wie viele Kompromisse Sie eingehen möchten.

• Confluence AI ist eine logische Wahl für Teams, die voll und ganz auf das Atlassian-Ökosystem setzen und nicht stark von externen Tools abhängig sind.

• Notion AI ist eine gute Option für kleine bis mittelgroße Teams, deren Hauptarbeitsplätze Notion, Slack und Google Drive sind und die mit den zusätzlichen Kosten für das Add-on einverstanden sind.

Für die meisten Unternehmen besteht das eigentliche Problem jedoch darin, dass keines der beiden Tools das einheitliche, übergreifende Sucherlebnis bieten kann, das Sie benötigen, wenn Ihre Arbeit auf so viele verschiedene Apps verteilt ist. Anstatt zu versuchen, ein Werkzeug zu etwas zu zwingen, wofür es nicht gebaut wurde, könnte es sich lohnen, eines zu betrachten, das von Anfang an darauf ausgelegt war, alles zu verbinden.

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