Wie man KI in Confluence nutzt: Eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung

Confluence ist die erste Anlaufstelle für die Wissensdatenbank unzähliger Teams. Aber mit zunehmendem Wachstum kann es sich weniger wie ein gemeinsames Gehirn und mehr wie ein vollgestopfter Dachboden anfühlen. Du weißt, dass die Information, die du brauchst, irgendwo da drin ist, aber sie zu finden, kann zu einer richtigen Ermittlung ausarten.

Genau hier beginnt KI, einen wirklichen Unterschied zu machen. Indem du KI in deinen Confluence-Bereich integrierst, kannst du ihn von einer statischen Dokumentenbibliothek in etwas verwandeln, das deinem Team tatsächlich hilft, Antworten zu finden und die Arbeit zu erledigen.

Dieser Leitfaden zeigt dir genau, wie du KI in Confluence nutzen kannst, angefangen bei den Funktionen, die Atlassian direkt integriert hat. Danach kommen wir zum wichtigen Teil: wie du ihre Einschränkungen umgehen kannst, um das kollektive Wissen deines Unternehmens wirklich auszuschöpfen.

Voraussetzungen für die Nutzung von KI in Confluence

Bevor wir loslegen, stellen wir sicher, dass du die Grundlagen abgedeckt hast. Um die integrierten KI-Funktionen in Confluence zu nutzen, benötigst du ein paar Dinge:

• Eine Confluence Cloud-Instanz.

• Einen Premium- oder Enterprise-Plan. Das ist ein wichtiger Punkt. Atlassian Intelligence ist nicht in den Free- oder Standard-Plänen verfügbar, was für viele Teams ein Ausschlusskriterium sein kann.

• Organisations-Admin-Berechtigungen. Jemand mit diesen Berechtigungen muss den Schalter umlegen und Atlassian Intelligence einschalten.

Wie man die native KI von Confluence nutzt: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Atlassian Intelligence hat einige nützliche Tools integriert, die bei täglichen Aufgaben helfen können. So kannst du sie in Betrieb nehmen.

Schritt 1: Atlassian Intelligence aktivieren

Zuerst das Wichtigste: Ein Organisations-Admin muss die Funktion aktivieren.

1. Gehe zu admin.atlassian.com.

2. Finde Einstellungen > Atlassian Intelligence in der Seitenleiste.

3. Lies die Bedingungen durch und wähle dann die Produkte aus (stelle sicher, dass Confluence auf der Liste steht), in denen du die KI-Funktionen nutzen möchtest.

Schritt 2: Inhalte im Editor generieren und anpassen

Sobald es aktiviert ist, kannst du KI direkt im Confluence-Editor verwenden. Das ist ziemlich praktisch, um das „leere Seite“-Gefühl zu überwinden.

• Um neue Inhalte zu erstellen: Tippe einfach /ai in eine neue Zeile und gib einen Befehl ein. Du könntest etwas wie „Brainstorme ein paar Blogpost-Ideen zum Thema Teamproduktivität“ oder „Schreibe einen Projektplan für den Start der neuen Website“ versuchen. Die KI wird einen Entwurf ausgeben, den du dann bearbeiten und zu deinem eigenen machen kannst.

• Um bestehenden Text zu bearbeiten: Markiere einen Textabschnitt, und du wirst ein kleines KI-Symbol sehen. Wenn du darauf klickst, erhältst du Optionen wie „Schreibstil verbessern,“ „Ton ändern“ oder „Rechtschreibung & Grammatik korrigieren“.

Schritt 3: Seiten zusammenfassen, um auf den neuesten Stand zu kommen

Wir haben alle schon mal ein riesiges Dokument geöffnet und einfach nur geseufzt. Wenn du keine Zeit für eine gründliche Lektüre hast, kann dir die KI eine Kurzfassung geben.

• Eine Seite zusammenfassen: Klicke auf einer beliebigen veröffentlichten Confluence-Seite oben auf die Schaltfläche Zusammenfassen. Atlassian Intelligence erstellt eine schnelle Zusammenfassung des Seiteninhalts.

• Kommentare rekapitulieren: Wenn eine Seite einen langen Kommentar-Thread hat, scrolle nach unten und klicke auf Kommentare zusammenfassen. Es gibt dir eine Zusammenfassung der Diskussion, was großartig ist, um aufzuholen, was du verpasst hast.

Schritt 4: Fragen stellen und echte Antworten erhalten

Anstatt nur Schlüsselwörter einzugeben und auf das Beste zu hoffen, kannst du Fragen in natürlicher Sprache stellen. Gib einfach deine Frage in die Hauptsuchleiste ein, wie „Was ist unsere Richtlinie für Remote-Arbeit?“, und wähle KI fragen. Sie wird eine Antwort direkt aus dem Inhalt deiner Confluence-Bereiche ziehen und dich sogar auf die Quellseiten verlinken.

Einschränkungen der nativen KI von Confluence

Obwohl Atlassian Intelligence ein guter Anfang ist, wirst du wahrscheinlich ziemlich schnell an ihre Grenzen stoßen. Die integrierten Werkzeuge sind hilfreich für einfache Aufgaben, aber sie reichen oft nicht aus, wenn du eine wirklich vernetzte Wissensquelle benötigst.

Das Silo-Problem: Was ist mit Anhängen und anderen Apps?

Eine der ersten Frustrationen, auf die du stoßen könntest, ist, dass die native KI von Confluence nicht in Anhängen suchen kann. Wenn deine wichtigsten Informationen in PDFs, Word-Dokumenten oder Präsentationen versteckt sind, die auf eine Seite hochgeladen wurden, hat die KI keine Ahnung, dass sie existieren. Dies hinterlässt massive blinde Flecken.

Darüber hinaus ist ihr Wissen in der Atlassian-Blase gefangen. Was ist mit all den wichtigen Informationen, die dein Team in Google Docs, Notion, Slack oder Microsoft Teams aufbewahrt? Die native KI kann darauf nicht zugreifen, was bedeutet, dass deine Confluence-Instanz nur ein weiteres Silo ist.

Confluence und KI-Suche... Ich hätte gedacht, ein Hauptanwendungsfall für KI in Confluence wäre die Suche in angehängten Dokumenten (z. B. PDFs). Wir haben so viele angehängte Dokumente, es ist wirklich mühsam, sie einzeln öffnen und durchsuchen zu müssen. Leider scheint es, dass Confluence AI das nicht kann.

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Genau aus diesem Grund wurden Tools wie eesel AI entwickelt. Es wurde speziell dafür konzipiert, all dein verstreutes Wissen zusammenzuführen. Durch die Nutzung seiner Confluence-Integration liest eesel AI nicht nur deine Seiten, sondern verbindet sich auch mit über 100 anderen Apps, die du bereits verwendest, und schafft so eine einheitliche Wissensquelle für dein gesamtes Team.

Eine Infografik, die zeigt, wie eesel AI Silos aufbricht, indem es Confluence mit anderen Apps verbindet, um vollständige Antworten zu liefern.:

Das Paywall-Problem: Was, wenn du keinen Premium-Plan hast?

Wie bereits erwähnt, hält Atlassian seine KI-Funktionen hinter seinen teuren Premium- und Enterprise-Plänen verschlossen. Das bringt viele kleine und mittlere Teams in eine schwierige Lage: Entweder zahlen sie für ein großes Upgrade, das sie vielleicht nicht benötigen, oder sie verzichten komplett auf KI.

eesel AI bietet eine unkompliziertere Alternative. Die Preisgestaltung ist transparent und vorhersehbar, sodass du leistungsfähigere KI-Funktionen erhalten kannst, ohne in einen teuren Plan gedrängt zu werden. Du kannst mit einem einfachen monatlichen Abonnement beginnen und jederzeit kündigen, was dir mehr Flexibilität gibt, wenn dein Team wächst.

Das Kontrollproblem: Was, wenn du es anpassen musst?

Die eingebaute KI gibt dir einige grundlegende Anregungen, aber sie bietet nicht viel an tiefgehender Anpassung. Du kannst die Persönlichkeit der KI nicht wirklich definieren, sie nicht mit deinen eigenen Tools für Live-Daten verbinden (wie die Überprüfung eines Bestellstatus) oder komplexere Automatisierungen für dein Team erstellen.

Im Vergleich dazu gibt dir eesel AI eine Workflow-Engine, die du vollständig kontrollieren kannst. Mit dem Prompt-Editor kannst du den genauen Ton und die Stimme der KI definieren. Mit benutzerdefinierten Aktionen kannst du ihr sogar beibringen, Live-Informationen aus jedem System abzurufen, das eine API hat, damit dein Team jedes Mal echtzeitgenaue Antworten erhält.

Ein Screenshot, der die Anpassungsoptionen von eesel AI zeigt, eine Schlüsselfunktion für die effektive Nutzung von KI in Confluence.:

Ein besserer Weg: Wie man KI in Confluence mit eesel AI nutzt

Anstatt KI nur für einfache Schreibhilfen zu verwenden, kannst du eine dedizierte Plattform nutzen, um Confluence in die zentrale Drehscheibe für das Wissen deines Unternehmens zu verwandeln. So einfach ist der Einstieg mit eesel AI.

Schritt 1: Verbinde all dein Wissen in wenigen Minuten

Der Einstieg ist überraschend unkompliziert. Du musst keinen langen Onboarding-Anruf buchen oder einen Entwickler hinzuziehen. Du kannst all deine Tools mit ein paar Klicks verbinden.

1. Melde dich bei eesel AI an.

2. Klicke im Dashboard auf „Quelle hinzufügen“.

3. Verbinde Confluence, Google Docs, Notion, deinen Helpdesk und alle anderen Orte, an denen dein Team Informationen speichert. Der gesamte Prozess ist selbstbedienend und dauert nur wenige Minuten.

Das eesel AI-Dashboard, auf dem Benutzer Confluence und andere Apps verbinden können, eine fortgeschrittene Methode zur Nutzung von KI in Confluence.:

Schritt 2: Platziere die KI dort, wo dein Team bereits arbeitet

Die besten Werkzeuge sind die, die die Leute tatsächlich benutzen, und das bedeutet, sie dort abzuholen, wo sie sind. Mit eesel AI kannst du einen F&A-Assistenten direkt in Slack oder Microsoft Teams einsetzen, der Fragen beantwortet, indem er Informationen aus Confluence und allem anderen, was du verbunden hast, verwendet.

Wenn also ein Teamkollege in einem Slack-Kanal fragt: „Was sind die Spezifikationen für das neue Feature?“, kann der Bot sofort die Antwort auf der richtigen Confluence-Seite finden, ohne dass jemand die App wechseln muss. Mit der nativen Confluence-KI müsste diese Person zu Confluence gehen, um zu fragen, und die KI könnte nur Confluence-Seiten durchsuchen. Mit eesel AI können sie von Slack aus fragen, und die KI wird überall suchen – Confluence-Seiten, angehängte PDFs, Google Docs, Notion – um eine vollständige Antwort zu liefern.

Ein Beispiel, wie der eesel AI-Bot eine Frage in Slack beantwortet, indem er Informationen aus Confluence abruft.:

Tipps für den Erfolg mit KI in Confluence

Egal, welches Tool du am Ende verwendest, ein paar gute Gewohnheiten helfen dir, bessere Ergebnisse zu erzielen.

• Halte deine Dokumentation ordentlich. Deine KI ist nur so schlau wie die Informationen, die du ihr gibst. Wenn deine Confluence-Seiten ein Chaos aus veralteten Informationen sind, wirst du unordentliche Antworten bekommen. Mache es dir zur Gewohnheit, alte Seiten zu archivieren und klare Überschriften zu verwenden.

• Ermutige zu normalen Fragen. Gewöhne dein Team daran, Fragen so zu stellen, wie sie es einem Kollegen stellen würden, anstatt nur Schlüsselwörter einzutippen, als wäre es eine Suchmaschine aus dem Jahr 2005.

• Fange klein an. Versuche nicht, alles auf einmal zu machen. Wähle ein oder zwei Bereiche, in denen ein KI-Assistent eine große Wirkung haben könnte, wie die Beantwortung häufiger IT-Fragen oder das Finden von Produktspezifikationen, und meistere das zuerst.

• Teste vor dem Start. Bevor du einen KI-Assistenten im gesamten Unternehmen ausrollst, ist es eine gute Idee zu wissen, wie er sich verhalten wird. eesel AI hat einen Simulationsmodus, mit dem du dein Setup mit historischen Daten testen kannst, sodass du sehen kannst, wie es reagieren wird, und Vertrauen aufbauen kannst, bevor es live geht.

Der Simulationsmodus in eesel AI, der Teams hilft, ihr Setup vor dem Live-Gang zu testen, ein wichtiger Schritt bei der Nutzung von KI in Confluence.:

Von einem einfachen Wiki zu einem echten Unternehmensgehirn

So, da hast du es, du weißt jetzt, wie man KI in Confluence einsetzt, um Aufgaben zu beschleunigen, Informationen zu finden und bessere Inhalte zu erstellen. Die integrierten Atlassian-Tools sind ein guter Ausgangspunkt, aber sie werden durch einige ziemlich große Lücken bei den Wissensquellen, der Preisgestaltung und der Anpassbarkeit ausgebremst.

Wenn du Confluence wirklich zur zentralen Wissensquelle deines Unternehmens machen willst, brauchst du etwas, das Silos aufbrechen und all dein Wissen verbinden kann. Mit einer Plattform wie eesel AI kannst du alles anschließen, die volle Kontrolle erhalten und deinem Team die schnellen, genauen Antworten geben, die es braucht, um seine beste Arbeit zu leisten.

Dieses Video bietet eine großartige Einführung in Atlassian Intelligence und zeigt, wie man dessen KI-Funktionen in Confluence Cloud nutzt.

Bereit zu sehen, was dein Confluence-Wissen wirklich kann? Probiere eesel AI kostenlos aus und verbinde all deine Wissensquellen in wenigen Minuten.