KI-Assistenten in Workflows nutzen: Eine 5-Schritte-Anleitung

Seien wir ehrlich, es kann sich so anfühlen, als ob man bei der KI ständig hinterherhinkt. Sie wissen, dass sie das Potenzial hat, eine Menge Zeit zu sparen, aber herauszufinden, wo man mit der Automatisierung von KI-Workflows überhaupt anfangen soll, kann sich wie ein riesiges, kompliziertes Projekt anfühlen. Viele Teams stürzen sich darauf, nur um am Ende KI-Assistenten zu haben, die seltsame Antworten geben, oder Automatisierungstools, die so starr sind, dass sie mehr Probleme verursachen als lösen.

Aber hier ist die gute Nachricht: Einen KI-Workflow zu erstellen, der wirklich hilft, bedeutet nicht, dass Sie über Nacht zum Prompt-Engineering-Zauberer werden müssen. Es geht eigentlich nur darum, einem klaren, vernünftigen Prozess zu folgen.

Dieser Leitfaden wird Sie durch fünf praktische Schritte führen, um einen KI-Assistenz-Workflow zum Laufen zu bringen. Wir sprechen hier von etwas, das die sich wiederholenden Aufgaben erledigen und Ihrem Team den Rücken freihalten kann, damit es sich wichtigeren Aufgaben widmen kann. Wir zeigen Ihnen, wie Sie von einer einfachen Idee zu einem souveränen Start gelangen, mithilfe eines Frameworks, das Ihnen die Kontrolle überlässt.

Was Sie für den Anfang benötigen

Bevor wir uns den Schritten zuwenden, schaffen wir die Voraussetzungen. Das Einrichten eines automatisierten Workflows hat weniger damit zu tun, ein technisches Genie zu sein, sondern vielmehr damit, einen soliden Plan zu haben. Das sollten Sie zur Hand haben:

• Ein einziges, spezifisches Ziel: Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu erledigen. Wählen Sie einfach eine hochvolumige, sich wiederholende Aufgabe aus, die Sie automatisieren möchten. Ein perfekter Ausgangspunkt ist eine sehr häufige Kundenfrage wie „Wo ist meine Bestellung?“ oder „Wie setze ich mein Passwort zurück?“

• Ihre Wissensquellen: Die KI benötigt gute Informationen, um gute Antworten zu geben. Dazu gehören Ihre Hilfe-Center-Artikel, interne Dokumente (wie Inhalte in Confluence oder Google Docs) und, der wahre Star, Ihr Verlauf vergangener Support-Tickets.

• Eine KI-Assistenzplattform: Sie benötigen ein Tool, um all dieses Wissen zu verbinden, die Regeln zu definieren und den Assistenten tatsächlich auszuführen. Obwohl es eine Reihe von Optionen gibt, ist ein Tool wie eesel AI eine gute Wahl, da es sich in nur wenigen Minuten direkt in Ihren bestehenden Helpdesk (wie Zendesk oder Intercom) einklinkt, ohne Sie zu zwingen, Ihre Arbeitsweise zu ändern.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung von KI-Assistenten in Workflows

Okay, gehen wir ins Detail. Dieser Prozess führt Sie von der „Was-wäre-wenn“-Phase bis hin zu einer erfolgreichen Einführung.

Schritt 1: Einen Workflow auswählen und abbilden

Zuerst einmal müssen Sie die richtige Aufgabe zur Automatisierung auswählen. Die besten Kandidaten sind diejenigen, die häufig, vorhersehbar und, ehrlich gesagt, für Ihr Team etwas lästig sind, wenn sie immer wieder erledigt werden müssen. Eine gute Möglichkeit, diese zu finden, ist, einfach Ihre Support-Tickets anzusehen. Sehen Sie, wie dieselben Fragen dutzende Male am Tag auftauchen? Volltreffer. Das ist Ihr Ausgangspunkt.

Sobald Sie eine Aufgabe ausgewählt haben, skizzieren Sie kurz, wie Sie diese derzeit manuell erledigen. Was sind die genauen Schritte, die ein Mitarbeiter vom Eingang eines Tickets bis zu dessen Abschluss unternimmt? Wenn Sie dies aufschreiben, sehen Sie genau, wo eine KI übernehmen kann.

Zum Beispiel könnte eine typische Frage zum „Bestellstatus“ etwa so aussehen:

1. Ein Ticket kommt an: „Wo ist meine Bestellung?“

2. Ein Mitarbeiter öffnet es und bittet um die Bestellnummer.

3. Der Kunde antwortet mit der Nummer.

4. Der Mitarbeiter muss sich in ein anderes System wie Shopify einloggen, um die Tracking-Informationen nachzuschlagen.

5. Der Mitarbeiter tippt eine Antwort mit dem Update.

6. Der Mitarbeiter schließt das Ticket.

Schon bei einem Blick auf diese einfache Darstellung können Sie bereits mehrere Schritte erkennen, die ein KI-Assistent im Handumdrehen erledigen könnte.

Schritt 2: Ihre Wissensquellen verbinden

Ein KI-Assistent ist ziemlich nutzlos, wenn er nicht die richtigen Informationen hat. Um zu verhindern, dass er allgemeine oder, schlimmer noch, falsche Antworten gibt, müssen Sie ihn mit Ihrem spezifischen Unternehmenswissen füttern. So geben Sie der KI ihr „Gehirn“.

Sie sollten alle Orte verbinden, an denen Ihre Antworten gespeichert sind. Dazu gehören:

• Öffentliche Inhalte: Ihr offizielles Hilfe-Center, FAQs und alle relevanten Webseiten.

• Interne Dokumente: Die privaten Wissensdatenbanken, die Sie in Tools wie Confluence, Notion oder Google Docs haben.

• Ihr Helpdesk-Verlauf: Das ist die absolute Goldgrube. Ihre vergangenen Gespräche mit Kunden enthalten die einzigartige Stimme Ihrer Marke und all die cleveren Lösungen, die Ihre besten Mitarbeiter im Laufe der Jahre entwickelt haben.

Die Idee ist, der KI eine einzige Quelle der Wahrheit zu geben, aus der sie schöpfen kann. Moderne KI-Plattformen machen dies super einfach. Zum Beispiel verwendet eesel AI Ein-Klick-Integrationen, um all diese Quellen zu verbinden. Es ist ziemlich einzigartig darin, dass es von Anfang an mit Ihren bisherigen Tickets trainiert, sodass die KI automatisch Ihren Ton und gängige Lösungen aufgreift, ohne dass Sie einen einzigen neuen Wissensdatenbankartikel schreiben müssen.

Schritt 3: Die Workflow-Logik erstellen

Jetzt, da Ihre KI Zugriff auf die Informationen hat, ist es an der Zeit, die Spielregeln festzulegen. Hier sagen Sie der KI, wann sie eingreifen, worauf sie achten und was sie tun soll, wenn sie es tut. Die gute Nachricht ist, dass moderne Tools es Ihnen ermöglichen, dies ohne Programmieren zu tun, normalerweise über einen einfachen Drag-and-Drop-Baukasten.

Ihr Workflow wird im Allgemeinen drei Hauptkomponenten haben:

1. Auslöser: Dies ist das Ereignis, das den Workflow startet. Ein Klassiker ist „Wenn ein neues Ticket erstellt wird.“

2. Bedingungen: Dies sind die Regeln, die entscheiden, ob die KI das Ticket bearbeiten soll. Sie können einfach anfangen, wie „Wenn der Ticket-Betreff ‚Bestellstatus‘ enthält.“ Dies gibt Ihnen eine feingranulare Kontrolle und stellt sicher, dass die KI nur die Tickets anfasst, die Sie möchten. Später können Sie komplexere Regeln basierend auf dem Kunden, der Sprache oder anderen spezifischen Schlüsselwörtern hinzufügen.

3. Aktionen: Das ist, was die KI tatsächlich tut. Und das kann weit mehr sein als nur eine Antwort auszuspucken. Ein fähiger KI-Assistent kann direkt in Ihren anderen Tools Aktionen ausführen.

Zum Beispiel könnten Sie Ihre KI so einrichten, dass sie:

• Informationen in Echtzeit nachschlägt: Verwenden Sie einen API-Aufruf, um einen Bestellstatus in Shopify zu überprüfen oder Daten aus Ihrer internen Datenbank abzurufen.

• Das Ticket triagiert: Automatisch Tags hinzufügt, die Priorität festlegt oder das Ticket der richtigen Abteilung zuweist.

• An einen Menschen übergibt: Wenn eine Frage zu komplex ist oder die KI unsicher ist, kann sie das Gespräch automatisch und nahtlos an einen menschlichen Mitarbeiter weiterleiten.

Dieses Maß an Kontrolle unterscheidet ein wirklich hilfreiches Werkzeug von einem starren, frustrierenden Bot. Eine Plattform wie eesel AI bietet eine vollständig anpassbare Workflow-Engine, sodass Sie die genauen Regeln und benutzerdefinierten Aktionen für die KI definieren können, um sicherzustellen, dass sie sich perfekt in den bestehenden Prozess Ihres Teams einfügt.

Schritt 4: Die Persönlichkeit und Sicherheitsnetze der KI definieren

Es geht nicht nur darum, was die KI sagt, sondern wie sie es sagt. Der Ton der KI sollte die Stimme Ihrer Marke widerspiegeln, ob diese nun formell und professionell oder freundlich und locker ist. Die meisten KI-Plattformen haben einen einfachen Prompt-Editor, in dem Sie die Persönlichkeit der KI gestalten können.

Sie können ihr Anweisungen geben wie:

• „Du bist ein freundlicher und hilfsbereiter Support-Mitarbeiter für [Ihr Unternehmen].“

• „Sei immer einfühlsam. Beginne deine Antwort, indem du das Problem des Kunden anerkennst.“

• „Rate niemals. Wenn du die Antwort nicht kennst, sag das einfach und erkläre, wie man Hilfe von einem Menschen bekommt.“

Genauso wichtig sind die Sicherheitsnetze. Sie müssen unbedingt einen klaren Plan haben, was passiert, wenn die KI nicht weiterweiß. Das ist nicht verhandelbar, um Vertrauen sowohl bei Ihren Kunden als auch bei Ihrem eigenen Team aufzubauen. Eine einfache Regel wie „Wenn der Kunde frustriert wirkt oder darum bittet, mit einer Person zu sprechen, weise das Ticket sofort der menschlichen Support-Warteschlange zu“, stellt sicher, dass immer jemand eingreifen kann, wenn es nötig ist. Mit eesel AI ist das Einbauen solcher Eskalationsregeln in Ihren Workflow unkompliziert und gibt Ihnen einen zuverlässigen Ausweichplan.

Schritt 5: Testen, simulieren und ausrollen

Also, wie starten Sie das Ganze, ohne dass es bei einem echten Kunden zu Problemen kommt? Die Antwort ist Simulation. Eine neue Automatisierung ohne gründliche Tests live zu schalten, ist geradezu eine Einladung für Ärger, aber viele Plattformen bieten keine gute Möglichkeit, in großem Maßstab zu testen.

Hier zeichnen sich die besten Tools wirklich aus. Zum Beispiel hat eesel AI einen leistungsstarken Simulationsmodus, mit dem Sie Ihren neuen Workflow an Hunderten oder sogar Tausenden Ihrer tatsächlichen vergangenen Tickets testen können. Es ist eine sichere Testumgebung, in der Sie sehen können:

• Welche Tickets die KI bearbeitet hätte.

• Die exakte Antwort, die sie gesendet hätte.

• Welche Tickets sie an einen Menschen weitergeleitet hätte.

• Eine Prognose Ihrer Automatisierungsrate und wie viel Zeit Sie sparen könnten.

Dieses risikofreie Testen ermöglicht es Ihnen, die Arbeit der KI zu überprüfen, Ihre Prompts und Regeln anzupassen und alle Ecken und Kanten zu glätten, bevor Sie den Schalter umlegen. Sobald Sie damit zufrieden sind, können Sie es langsam ausrollen. Beginnen Sie vielleicht damit, es nur für eine Art von Ticket oder auf einem einzigen Support-Kanal zu aktivieren. Beobachten Sie die Ergebnisse, holen Sie Feedback ein und erweitern Sie dann die Aufgaben, sobald Sie sich sicherer fühlen.

Profi-Tipps für die Nutzung von KI-Assistenten in Workflows

Ihren ersten Workflow live zu schalten, ist ein großer Erfolg, aber das ist erst der Anfang. Hier sind ein paar Tipps, um ihn im Laufe der Zeit weiter zu verbessern:

• Klein anfangen, dann wachsen: Versuchen Sie nicht, Ihren gesamten Support-Betrieb auf einmal zu automatisieren. Bringen Sie einen Workflow reibungslos zum Laufen, zeigen Sie allen, wie großartig er ist, und nehmen Sie sich dann den nächsten vor.

• Überprüfen Sie die Analysen: Ihr KI-Assistent sollte Ihnen Berichte über seine Aktivitäten liefern. Achten Sie genau auf die Fragen, bei denen er Schwierigkeiten hat. Das sind Hinweise darauf, wo Ihre Wissensdatenbank Lücken hat.

• Nutzen Sie KI, um Wissenslücken zu schließen: Einige Plattformen können Ihnen sogar helfen, diese Lücken zu schließen. Zum Beispiel hat eesel AI eine Funktion zur automatischen Erstellung von Wissensdatenbanken. Es kann erfolgreiche Ticketlösungen analysieren und daraus Artikelentwürfe für Ihr Hilfe-Center erstellen, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente immer besser werden, basierend auf echten Kundenproblemen.

• Beziehen Sie Ihr Team mit ein: Ihre Support-Mitarbeiter sind die wahren Experten. Bitten Sie sie um Feedback zur Leistung der KI und was sie als Nächstes automatisieren würden. Sie werden die besten Ideen haben.

Dieses Video bietet eine großartige Anleitung für Anfänger zur Erstellung leistungsstarker KI-Workflows, um verschiedene Aufgaben auf einem Computer zu automatisieren.

Abschließende Gedanken

Herauszufinden, wie man KI-Assistenten in Workflows einsetzt, ist kein riesiger technischer Berg, den es zu erklimmen gilt. Es ist ein ziemlich unkomplizierter Prozess, bei dem es darum geht, Chancen zu erkennen, der KI die richtigen Informationen zu geben und alles schrittweise zu testen. Indem Sie diese fünf Schritte befolgen – einen Workflow auswählen, Ihr Wissen verbinden, die Logik aufbauen, eine Persönlichkeit definieren und vor dem Start simulieren – können Sie zuversichtlich eine Automatisierung einführen, die Zeit spart, für konsistente Antworten sorgt und Ihrem Team ermöglicht, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die am wichtigsten ist.

Automatisieren Sie Ihren ersten Workflow in Minuten

Sind Sie bereit, nicht mehr immer wieder dieselben Fragen zu beantworten? Mit eesel AI können Sie Ihren ersten KI-Assistenz-Workflow in Minuten erstellen und starten, nicht in Monaten. Die Plattform ist komplett zur Selbstbedienung, verbindet sich mit einem einzigen Klick mit Ihrem Helpdesk und lässt Sie alles risikofrei mit einem leistungsstarken Simulationsmodus testen.

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