Wie Sie KI-Agenten im Jahr 2026 nutzen: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden für HubSpot

Seien wir ehrlich: „KI-Agent“ (AI agent) ist ein Begriff, der überall herumgeistert. Er zeichnet das Bild einer Zukunft, in der Ihr Team wahnsinnig produktiv ist, Workflows von selbst ablaufen und Sie endlich aufhören können, den ganzen Tag lang die gleichen drei Fragen zu beantworten. Doch für die meisten von uns ist die eigentliche Frage nicht, was KI-Agenten sind, sondern wie um alles in der Welt man tatsächlich anfängt, sie einzusetzen.

Wenn Sie die Schlagworte satt haben und einfach nur etwas zum Laufen bringen wollen, sind Sie hier genau richtig. Vielleicht nutzen Sie eine großartige Plattform wie HubSpot und haben deren native KI-Tools gesehen. Das ist ein guter Anfang, aber was passiert, wenn das Wissen Ihres Teams auch überall sonst gespeichert ist? Sie brauchen etwas, das sich mit Ihrem gesamten Tech-Stack verbinden kann, nicht nur mit einem Teil davon.

Dieser Leitfaden ist Ihr Schritt-für-Schritt-Plan für die Einrichtung eines wirklich nützlichen KI-Agenten, der den Kundensupport (Customer Support) übernehmen, interne Fragen beantworten und Ihrem Team eine Menge Zeit zurückgeben kann.

Erste Schritte mit Ihrem ersten KI-Agenten

Bevor wir eintauchen, lassen Sie uns unsere Ausrüstung zusammenstellen. Es ist viel einfacher, als Sie vielleicht denken. Sie benötigen nur wenige Dinge, um Ihren ersten KI-Agenten zu bauen.

Zuerst benötigen Sie ein klares Ziel. Was ist eine sich wiederholende Aufgabe, die die Zeit Ihres Teams auffrisst? Versuchen Sie nicht, am ersten Tag den Welthunger zu besiegen. Ein großartiger Ausgangspunkt ist etwas Einfaches, wie das Beantworten aller „Wo ist meine Bestellung?“-Tickets oder das Bearbeiten gängiger IT-Anfragen.

Als Nächstes benötigen Sie Ihre Wissensquellen (Knowledge sources). Wo befinden sich die Antworten auf diese Fragen tatsächlich? Dies könnte Ihr öffentliches Hilfe-Center sein, interne Dokumente, die über Confluence oder Google Docs verteilt sind, die vergangenen Support-Tickets Ihres Teams oder sogar das institutionelle Wissen, das in Slack-Threads geteilt wird.

Sie benötigen auch Ihre vorhandenen Tools. Wo verbringt Ihr Team bereits seinen Tag? Dies ist wahrscheinlich ein Helpdesk wie Zendesk, Freshdesk oder HubSpots eigener Service Hub.

Schließlich benötigen Sie eine KI-Agenten-Plattform, um all dies zusammenzuführen. Für diesen Durchgang verwenden wir eesel AI. Es ist darauf ausgelegt, sich mit Ihren vorhandenen Tools zu verbinden und in Minuten, nicht in Monaten, aus dem Wissen Ihres Unternehmens zu lernen, sodass Sie nicht von dem Helpdesk wegmigrieren müssen, den Sie bereits verwenden.

Ein 6-Schritte-Leitfaden zur Nutzung von KI-Agenten

Alles klar, gehen wir ins Detail. Die folgenden Schritte führen Sie durch den Start Ihres ersten KI-Agenten. Der gesamte Prozess ist so konzipiert, dass Sie ihn selbst durchführen können, ohne an einer Reihe von Verkaufsgesprächen oder Demos teilnehmen zu müssen.

Schritt 1: Wählen Sie Ihren ersten Automatisierungs-Anwendungsfall

Der Trick beim Einstieg in KI-Agenten besteht darin, klein zu denken. Im Ernst. Versuchen Sie nicht, Ihren gesamten Support-Betrieb sofort zu automatisieren. Wählen Sie einfach eine überschaubare, wirkungsvolle Aufgabe aus und machen Sie diese richtig.

Ein guter Weg zur Auswahl besteht darin, über Aufgaben mit „geringer Präzision“ gegenüber Aufgaben mit „hoher Präzision“ nachzudenken.

• Aufgaben mit geringer Präzision (Low-precision tasks) sind Ihre besten Freunde, wenn Sie anfangen. Dies sind die häufigen, sich wiederholenden Fragen, die einfache Antworten haben. Denken Sie an Dinge wie Aktualisierungen des Bestellstatus, Passwort-Resets oder grundlegende Fragen zu Funktionen. Wenn die KI hier etwas leicht falsch macht, ist das Risiko gering und es ist für einen Menschen einfach, einzuspringen.

• Aufgaben mit hoher Präzision (High-precision tasks) sind diejenigen, die Sie sich für später aufheben sollten. Dazu gehören komplizierte Fehlerbehebungen, der Umgang mit sensiblen Kundenbeschwerden oder jede Situation, die viel menschliches Einfühlungsvermögen und Urteilsvermögen erfordert.

Der beste Ort, um Ihr erstes Projekt zu finden, sind Ihre eigenen Daten. Schauen Sie sich einfach Ihre Support-Tickets des letzten Monats an. Was sind die fünf häufigsten Fragen, die Ihr Team immer wieder beantworten musste? Wählen Sie eine davon aus, und Sie haben den perfekten Kandidaten für Ihren ersten KI-Agenten gefunden.

Merkmal	Aufgaben mit geringer Präzision	Aufgaben mit hoher Präzision
Komplexität	Einfache, direkte Antworten	Komplex, erfordert Urteilsvermögen
Risikostufe	Niedrig	Hoch
Beispiele	Bestellstatus, Passwort-Resets	Sensible Beschwerden, Fehlerbehebung
Ideal für	Einstieg in KI-Agenten	Erfahrene KI-Implementierungen

Schritt 2: Vereinen Sie all Ihre Wissensquellen

Ein KI-Agent ist nur so klug wie die Informationen, die Sie ihm geben. Eines der größten Probleme für jedes Unternehmen ist, dass sich Wissen nie an nur einem Ort befindet. Sie haben vielleicht offizielle Hilfeartikel in Ihrem Hilfe-Center, interne Prozessdokumente in Confluence, technische Details in Google Docs und einen Schatz an praxisnahen Lösungen, der in jahrelangen alten Support-Tickets vergraben ist.

Viele native KI-Tools sind speziell für ihre internen Ökosysteme konzipiert, was bedeutet, dass sie oft nur einen Bruchteil des kollektiven Wissens Ihres Unternehmens sehen. Hier hilft eine auf Integration ausgelegte Plattform wirklich weiter. Mit einem Tool wie eesel AI können Sie all diese verstreuten Quellen sofort verbinden.

Noch besser: Es kann direkt mit Ihren vergangenen Support-Tickets trainiert werden. Das ist ein riesiger Vorteil. Anstatt bei Null anzufangen, lernt Ihr KI-Agent vom ersten Tag an die Stimme, den Tonfall und die gängigen Lösungen Ihrer Marke, indem er die tatsächlichen Gespräche studiert, die Ihr Team bereits mit Kunden geführt hat.

Schritt 3: Verbinden Sie Ihre Tools und starten Sie in wenigen Minuten

Jahrelang fühlte sich die Implementierung neuer Software, insbesondere bei allem, was „KI“ im Namen trug, wie ein sechsmonatiger Marathon aus Verkaufsgesprächen, technischen Meetings und dem Betteln um Entwicklerzeit an. So funktioniert das heute einfach nicht mehr. Eine moderne KI-Plattform sollte es Ihnen ermöglichen, ganz allein loszulegen.

Mit eesel AI können Sie in wenigen Minuten einsatzbereit sein. Es bietet Ein-Klick-Integrationen für die großen Helpdesks, Wikis und Chat-Tools. Das bedeutet kein Hantieren mit komplizierten APIs oder das Warten darauf, dass ein Techniker einen freien Nachmittag hat.

Dies ist eine große Sache für Teams, die HubSpot als Kernplattform nutzen, aber auch andere Tools verwenden. Während HubSpots Breeze eine exzellente, zweckgebundene Lösung für das HubSpot-Ökosystem ist, befindet sich Ihr Support-Team vielleicht in Zendesk und Ihr Produktteam arbeitet vielleicht in Slack zusammen. eesel AI verbindet sich mit HubSpot und dockt gleichzeitig an all Ihre anderen kritischen Tools an. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, leistungsstarke KI hinzuzufügen, ohne Ihr Team zu zwingen, die Workflows aufzugeben, die sie bereits kennen. Sie behalten Ihre spezialisierten Tools und lassen sie alle zusammenarbeiten.

Schritt 4: Passen Sie die Persönlichkeit und Aktionen Ihres Agenten an

Ein wirklich nützlicher KI-Agent tut mehr als nur Antworten zu finden; er kann tatsächlich Dinge tun. So gelangen Sie von einem einfachen Q&A-Bot zu etwas, das gesamte Workflows automatisiert.

Zuerst können Sie seine Persönlichkeit definieren. Soll Ihre KI freundlich und locker klingen oder eher formell und sachlich? Sie sollten in der Lage sein, den Tonfall so anzupassen, dass er so klingt, als wäre er Teil Ihrer Marke.

Doch die wahre Magie liegt im Erstellen von Regeln, die der KI sagen, was sie tun soll. Die besten Plattformen bieten Ihnen eine flexible Möglichkeit, Workflows zu erstellen. Mit eesel AI können Sie beispielsweise präzise Regeln festlegen, welche Tickets die KI bearbeitet und was sie damit macht.

Hier kommen „KI-Aktionen“ (AI Actions) ins Spiel. Ihr Agent kann so eingestellt werden, dass er mehr tut als nur zu chatten. Er kann:

• Live-Bestellinformationen aus Shopify abrufen.

• Neue Tickets beim Eintreffen automatisch taggen und kategorisieren.

• Ein Gespräch basierend auf der Kundenanfrage an die richtige Person oder das richtige Team weiterleiten.

• Das Gespräch reibungslos an einen menschlichen Mitarbeiter übergeben, wenn er nicht weiterkommt.

Dieses Maß an Kontrolle macht einen KI-Agenten erst wirklich hilfreich, anstatt nur ein weiterer starrer Chatbot zu sein, der am Ende alle frustriert.

Schritt 5: Testen Sie souverän mittels Simulation

Eine der größten Sorgen bei der Einführung einer kundenorientierten KI ist das Risiko, dass sie außer Kontrolle gerät. Was ist, wenn sie einem Kunden etwas Falsches sagt oder etwas äußert, das überhaupt nicht zu Ihrer Marke passt?

Das ist ein berechtigtes Anliegen, und die Antwort lautet: Simulation. Bevor Sie Ihren KI-Agenten jemals mit einem echten Kunden sprechen lassen, benötigen Sie eine Möglichkeit zu sehen, wie er abschneiden wird. Dies ist eine unverzichtbare Funktion für einen sicheren Start, aber viele Plattformen bieten sie nicht an.

Der Simulationsmodus von eesel AI ist ein perfektes Beispiel dafür, wie man es richtig macht. Er ermöglicht es Ihnen, Ihren neuen Agenten in einer sicheren Umgebung gegen Tausende Ihrer tatsächlichen vergangenen Support-Tickets laufen zu lassen, wobei nichts an die Öffentlichkeit gelangt.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Sie sehen genau, wie der Agent auf echte Kundenfragen geantwortet hätte.

• Sie erhalten eine genaue Vorhersage darüber, wie viel Zeit Sie sparen werden und wie hoch Ihre Automatisierungsrate sein wird.

• Sie können leicht Lücken in Ihrer Wissensdatenbank finden, die gefüllt werden müssen.

Die Simulation nimmt das Rätselraten und das Risiko aus dem Livegang. Sie können das Verhalten Ihres Agenten anpassen und neue Informationen hinzufügen, bis Sie sich zu 100 % sicher mit seiner Fähigkeit fühlen, Ihren Kunden zu helfen.

Schritt 6: Rollen Sie ihn schrittweise aus und messen Sie, was zählt

Sobald Sie Ihren Agenten getestet haben und mit dem Ergebnis zufrieden sind, ist es Zeit für den Livegang. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie einfach einen Schalter umlegen und ihn für alle gleichzeitig aktivieren sollten. Der klügste Weg ist ein schrittweiser, kontrollierter Rollout.

Mit einer Plattform wie eesel AI haben Sie die volle Kontrolle über die Bereitstellung. Sie könnten damit beginnen, den Agenten nur für einen Kanal zu aktivieren, z. B. für Ihren Website-Chat, während Ihr menschliches Team weiterhin E-Mails bearbeitet. Oder Sie aktivieren ihn nur für Tickets mit einem bestimmten Tag, wie „Bestellstatus“, und lassen alles andere eskalieren. So können Sie seine Leistung in der Praxis beobachten und im Verlauf kleine Anpassungen vornehmen.

Und wo wir gerade beim Beobachten sind: Ihre Arbeit ist nicht getan, sobald der Agent live ist. Sie müssen seine Leistung verfolgen. Ein gutes Analyse-Dashboard zeigt Ihnen nicht nur reine Prestigewerte (Vanity Metrics), wie z. B. wie viele Gespräche er geführt hat. Es sollte Ihnen Erkenntnisse liefern, auf die Sie reagieren können. Zum Beispiel sollte es Ihnen die häufigsten Fragen nennen, die die KI nicht beantworten konnte. Dies schafft eine perfekte Feedbackschleife, die Ihnen genau sagt, welche neuen Hilfeartikel Sie schreiben müssen, um sowohl Ihre KI als auch Ihre menschlichen Mitarbeiter klüger zu machen.

Profi-Tipps für den Erfolg mit KI-Agenten (und häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten)

Behalten Sie diese Hinweise im Hinterkopf, während Sie beginnen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.

Zu vermeidender Fehler 1: Wahl einer Plattform mit unübersichtlicher Preisgestaltung. Dies ist ein wichtiger Punkt. Einige KI-Tools berechnen Ihnen eine Gebühr für jedes einzelne Ticket, das die KI löst. Dies führt zu einer völlig unvorhersehbaren Rechnung, die Sie im Grunde dafür bestraft, erfolgreich zu sein. Je mehr zu tun ist, desto mehr zahlen Sie. HubSpot bietet gestaffelte Pläne für verschiedene Teamgrößen an, was bei der Vorhersehbarkeit hilft. Suchen Sie nach einer Plattform mit einem unkomplizierten Preismodell. Die Preise von eesel AI zum Beispiel haben klare Pläne ohne versteckte Gebühren, sodass Sie immer wissen, wie hoch Ihre Rechnung sein wird.

Zu vermeidender Fehler 2: Die menschliche Übergabe vergessen. Es gibt für einen Kunden nichts Frustrierenderes, als in einer Schleife mit einem Bot festzustecken, der nicht helfen kann und keine Möglichkeit bietet, mit einem Menschen zu sprechen. Ihr KI-Agent muss einen klaren und einfachen Weg zur Eskalation an einen Menschen haben. Das Ziel ist es, die Dinge für Ihre Kunden einfacher zu machen, nicht schwerer. Stellen Sie sicher, dass Ihr Workflow-Builder es Ihnen ermöglicht, die Regeln dafür, wann und wie ein Gespräch übergeben wird, einfach festzulegen.

Sie sind bereit, Ihren ersten KI-Agenten zu bauen

Sie haben es geschafft. Inzwischen sollten Sie sehen, dass das Einrichten von KI-Agenten kein riesiges, teures Projekt ist, das nur für riesige Unternehmen reserviert ist. Mit den richtigen Tools und einem klugen Ansatz kann jedes Team an einem einzigen Nachmittag loslegen.

Lassen Sie uns kurz zusammenfassen: Starten Sie klein mit einem klaren Anwendungsfall, führen Sie all Ihr verstreutes Wissen zusammen, wählen Sie eine flexible Plattform, die mit den Tools funktioniert, die Sie bereits haben, passen Sie die Aktionen Ihres Agenten an und testen Sie immer, wirklich immer, bevor Sie live gehen.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Sie können Ihr Team von mühsamer Arbeit befreien, Ihren Kunden rund um die Uhr sofortige Antworten geben und erstaunliche Einblicke in Ihren gesamten Support-Prozess gewinnen.

Wenn Sie bereit sind, diesen Leitfaden in die Tat umzusetzen, ist eesel AI der einfachste und leistungsstärkste Weg, dies zu tun. Das Self-Service-Setup, der leistungsstarke Simulationsmodus und die vollständige Kontrolle über Workflows sind darauf ausgelegt, Ihnen von Anfang an zum Erfolg zu verhelfen.

Bereit, einen KI-Agenten zu bauen, der mit HubSpot und all Ihren anderen Tools zusammenarbeitet? Starten Sie Ihre kostenlose eesel AI-Testversion und starten Sie Ihren ersten Agenten in wenigen Minuten.