So integrieren Sie KI in HubSpot: Ein vollständiger Leitfaden für 2025

Es scheint, als ob jeder darüber spricht, wie KI Vertrieb, Marketing und Service revolutionieren kann, insbesondere innerhalb eines Giganten von Plattform wie HubSpot. Das Versprechen ist immer dasselbe: Lass die KI die repetitiven Aufgaben erledigen, gewinne intelligentere Erkenntnisse aus deinen Daten und erstelle personalisierte Erlebnisse, die sich nicht so anfühlen, als kämen sie von einem Roboter.

Aber wenn Sie das tatsächlich versucht haben, wissen Sie, dass es echtes Kopfzerbrechen bereiten kann.

Sie sind wahrscheinlich auf dieselben Frustrationen gestoßen, über die sich die Leute ständig auf Reddit unterhalten. Sie haben eine großartige Idee für eine Automatisierung, z. B. eine KI, die die Website eines neuen Leads recherchiert, nur um dann festzustellen, dass die eingebaute KI von HubSpot nicht … nun ja, im Internet surfen kann. Das ist eine häufige und absolut berechtigte Frustration.

Reddit

Deshalb legen wir alles offen. Dieser Leitfaden führt Sie durch die drei Hauptwege, wie Sie KI und HubSpot zusammenbringen können: durch die Nutzung von HubSpots eigenen Tools, die Anbindung externer Modelle wie OpenAI oder die Einbindung einer einheitlichen KI-Plattform. Wenn Sie mit dem Lesen fertig sind, werden Sie eine viel klarere Vorstellung davon haben, welcher Weg für Ihr Team der richtige ist.

HubSpots native KI verstehen: Breeze

Breeze ist HubSpots hauseigene Suite von KI-Tools. Es ist nicht ein einzelnes Produkt, sondern eine Sammlung von Funktionen, die darauf ausgelegt sind, mit den Daten zu arbeiten, die Sie bereits in Ihrem CRM haben.

Es ist in einige Schlüsselkomponenten unterteilt:

• Breeze Assistant: Stellen Sie sich dies als Ihren persönlichen KI-Helfer für alltägliche Aufgaben wie das Entwerfen von Inhalten, die Vorbereitung auf Meetings oder die Analyse Ihrer CRM-Daten vor.

• Breeze Agents: Diese sind etwas spezialisierter und agieren wie KI-gestützte Teamkollegen, die spezifische Aufgaben übernehmen können, z. B. die Akquise für Ihr Vertriebsteam oder die Beantwortung grundlegender Kundenservicefragen.

• Eingebettete KI-Funktionen: Das sind die kleinen Helfer, die über die gesamte Plattform verteilt sind, wie der AI Blog Writer, der AI Email Writer und der Reporting Assistant, über die Sie vielleicht schon gestolpert sind.

Für Teams, die bereits tief in der HubSpot-Welt verwurzelt sind, ist Breeze der naheliegendste Ausgangspunkt. Es ist ziemlich gut bei Aufgaben, die nur Informationen benötigen, die bereits in Ihrem HubSpot-Portal gespeichert sind.

Option 1: HubSpots native KI in Workflows verwenden

Dies ist der direkteste Weg. Sie verwenden die von HubSpot bereitgestellten Tools direkt ab Werk, was bedeutet, dass sie perfekt in die Benutzeroberfläche und die Workflows der Plattform passen, an die Sie gewöhnt sind.

Schlüsselfunktionen und häufige Anwendungsfälle

Das Herzstück der KI-Automatisierung von HubSpot ist die Aktion "Breeze fragen", die Sie in Ihre Workflows einfügen können. Sie können sie verwenden, um Text zu generieren, Informationen zusammenzufassen oder Eigenschaften basierend auf einem von Ihnen eingegebenen Prompt zu aktualisieren.

Hier sind ein paar praktische Beispiele, wie das aussieht:

• Leads qualifizieren: Sie könnten einen Workflow einrichten, der eine neue Formulareinsendung analysiert und Breeze verwendet, um basierend auf den bereitgestellten Informationen einen Lead-Score zuzuweisen.

• Follow-ups entwerfen: Wenn ein Deal in eine neue Phase übergeht, können Sie automatisch eine Aufgabe für einen Vertriebsmitarbeiter mit einer von Breeze vorformulierten Follow-up-E-Mail erstellen, die für eine persönliche Note bereit ist.

• Daten standardisieren: Wenn Ihre Daten etwas unordentlich sind, z. B. durch verschiedene Schreibweisen für Ländernamen ("USA", "United States"), können Sie einen Breeze-Workflow verwenden, um sie zu bereinigen und Ihre Eigenschaftswerte konsistent zu halten.

Die Grenzen eines Ansatzes im "geschlossenen System"

Nun zur Realität. Der größte Nachteil von Breeze ist, dass es in einem "geschlossenen System" lebt. Es ist darauf ausgelegt, ausschließlich mit Daten zu arbeiten, die innerhalb von HubSpot liegen, was bedeutet, dass es nicht auf Echtzeit-Informationen von außen zugreifen kann.

Dies bringt uns direkt zu dem häufigen Problem zurück, mit dem die Leute konfrontiert sind: Wenn Sie möchten, dass eine KI "die Website eines Kontakts überprüft und einen Bericht schreibt", wird Breeze Ihnen einfach sagen, dass es nicht auf das Internet zugreifen kann. Dafür wurde es nicht entwickelt. Seine Welt beginnt und endet mit Ihren CRM-Daten.

Darüber hinaus sind die nützlichsten KI-Funktionen, wie die fortgeschrittenen Agenten und Workflow-Aktionen, oft hinter HubSpots teuersten Abonnementstufen verborgen. Für viele Unternehmen sind die Kosten für das, was man bekommt, einfach zu hoch.

Die Preisgestaltung von HubSpot AI verstehen

Die meisten KI-Automatisierungstools, die einen echten Unterschied machen, sind Teil der Professional- und Enterprise-Pläne von HubSpot. Es ist wichtig, die Gesamtkosten zu betrachten, denn es geht um mehr als nur die monatliche Gebühr.

Wie Sie sehen, zahlen Sie nicht nur ein hohes monatliches Abonnement. Es gibt auch saftige, obligatorische Onboarding-Gebühren, die die Rechnung von Anfang an um Tausende erhöhen können.

Option 2: Integration externer KI-Modelle wie OpenAI

Wenn sich Breeze etwas zu eingeschränkt anfühlt, ist der nächste Schritt ein praktischerer DIY-Ansatz. Dabei wird HubSpot mit leistungsfähigeren externen KI-Modellen verbunden, wie denen von OpenAI.

Die offizielle HubSpot OpenAI-Integration verwenden

H HubSpot hat eine Aktion "OpenAI Assistant fragen" für Workflows, mit der Sie Ihr eigenes OpenAI-Konto verbinden können.

Der Vorteil ist, dass Sie dadurch Zugriff auf Modelle erhalten, die weitaus leistungsfähiger sind als Breeze. Sie können komplexere Prompts schreiben und anspruchsvollere Antworten erhalten. Aber es bringt auch seine eigenen Hürden mit sich:

• Sie müssen ein separates OpenAI-Konto einrichten und verwalten und Ihren API-Schlüssel sicher aufbewahren.

• Sie werden direkt von OpenAI für jeden API-Aufruf abgerechnet, den Ihr Workflow durchführt. Diese nutzungsbasierten Kosten können unvorhersehbar und schwer zu budgetieren sein, insbesondere wenn Ihre Automatisierungen wachsen.

• Die Einrichtung ist technischer, und Sie sind immer noch durch die spezifische Funktionalität dieser einen Workflow-Aktion eingeschränkt.

Den HubSpot-Connector für ChatGPT verwenden

HubSpot bietet auch einen Connector für ChatGPT an, aber es ist wirklich wichtig zu wissen, was er tut (und was nicht). Dieses Tool gibt ChatGPT schreibgeschützten Zugriff auf Ihre HubSpot-Daten. Das bedeutet, Sie können ihm Fragen stellen und Analysen außerhalb von HubSpot erhalten.

Die große Einschränkung ist, dass es ein Analysewerkzeug ist, kein Automatisierungswerkzeug. Sie können es nicht verwenden, um Workflows auszulösen, Datensätze zu aktualisieren oder irgendetwas innerhalb von HubSpot zu tun. Es ist praktisch für Recherchen, aber es wird Ihnen nicht helfen, Ihre eigentliche Arbeit zu automatisieren.

Die Komplexität von benutzerdefinierten und Low-Code-Lösungen

Für maximale Flexibilität setzen einige Teams voll auf Automatisierungsplattformen von Drittanbietern wie n8n oder Make. Mit diesen Tools können Sie benutzerdefinierte Verbindungen zwischen HubSpot, OpenAI und so ziemlich jeder anderen App erstellen, die Sie sich vorstellen können.

Obwohl dies Ihnen die totale Kontrolle gibt, ist es bei weitem auch die technisch anspruchsvollste Option. Sie benötigen jemanden mit den Fähigkeiten, diese Workflows zu erstellen, zu testen und zu warten. Jede neue Verbindung ist eine weitere Sache, die kaputt gehen kann, und Sie können leicht mehr Zeit damit verbringen, die Verbindungen zwischen Ihren Tools zu reparieren, als tatsächlich Ihre Prozesse zu verbessern.

Option 3: Eine einheitliche KI-Plattform verwenden

Dies führt uns zu einem moderneren, ausgewogeneren Ansatz. Anstatt zwischen einem begrenzten nativen Tool und einer komplexen benutzerdefinierten Einrichtung zu wählen, können Sie eine einheitliche KI-Plattform verwenden. Dies gibt Ihnen die Leistung externer KI-Modelle ohne den Aufwand, alles selbst zu erstellen und zu verwalten.

Eine Plattform wie eesel AI ist genau für dieses Szenario konzipiert. Sie lässt sich direkt in die Tools integrieren, die Sie bereits verwenden, einschließlich HubSpot, ohne dass Sie Ihren gesamten Helpdesk oder Ihr CRM überarbeiten müssen.

Wie eine einheitliche Plattform hilft

Eine einheitliche Plattform ist darauf ausgelegt, genau die Hindernisse zu umgehen, über die wir gesprochen haben.

• Einheitliches Wissen: Während Breeze auf Ihre CRM-Daten beschränkt ist, verbindet sich eesel AI mit dem gesamten Wissen Ihres Unternehmens. Es kann von Ihren Confluence-Seiten, Google Docs, früheren Support-Tickets und mehr lernen. Dies verleiht ihm ein viel breiteres und genaueres Verständnis, wenn es Antworten generiert.

Eine Infografik, die zeigt, wie eine einheitliche KI-Plattform verschiedene Wissensquellen verbindet – eine Schlüsselstrategie für die effektive Integration von KI in HubSpot.

• Benutzerdefinierte Aktionen & externe Abfragen: Dies ist die direkte Lösung für das Problem, das uns am Anfang beschäftigt hat. Sie können eesel AI mit "KI-Aktionen" konfigurieren, um Echtzeit-Abfragen über jede beliebige API durchzuführen. Zum Beispiel könnten Sie eine Automatisierung erstellen, die besagt: "Wenn eine Demo in HubSpot gebucht wird, soll ein eesel AI-Agent die Website des potenziellen Kunden durchsuchen, deren wichtigste Dienstleistungen zusammenfassen und diese Zusammenfassung als Notiz im HubSpot-Kontaktdatensatz hinzufügen." Endlich kann Ihre KI die Außenwelt sehen.

• Self-Service & einfache Einrichtung: Vergessen Sie obligatorische Verkaufsgespräche und teure Onboarding-Pakete. Mit eesel AI können Sie in nur wenigen Minuten selbstständig loslegen. Das ist eine völlig andere Erfahrung als die kostspielige Einrichtung, die für Premium-HubSpot-Funktionen erforderlich ist, oder die tiefgreifende technische Arbeit, die für benutzerdefinierte Lösungen benötigt wird.

Ein smarterer Weg: Testen und Kontrolle

Eine der größten Sorgen bei KI ist, sie zu starten und nicht zu wissen, wie sie sich verhalten wird. Hier ist der Simulationsmodus von eesel AI eine enorme Hilfe. Sie können Ihren KI-Agenten an Tausenden Ihrer historischen HubSpot-Datensätze testen, um genau zu sehen, wie er in vergangenen Situationen reagiert hätte. Dies gibt Ihnen eine solide Prognose seiner Leistung und des potenziellen ROI, bevor er jemals mit einem echten Kunden interagiert oder in einem realen Workflow läuft.

Ein Screenshot des eesel AI-Simulationsmodus, der eine risikofreie Methode zum Testen der KI-Integration in HubSpot vor der Live-Schaltung demonstriert.

Diese Art von risikofreiem Testen ist mit den nativen Tools von HubSpot oder selbst erstellten Integrationen einfach nicht möglich.

Sie erhalten auch eine feingranulare Kontrolle. Sie können genau entscheiden, welche Arten von Kontakten, Deals oder Tickets die KI bearbeiten soll. Sie können klein mit einem sehr spezifischen Anwendungsfall beginnen, und wenn Sie sehen, wie sie funktioniert und Vertrauen aufbauen, können Sie sie nach und nach mehr erledigen lassen.

Die richtige Integrationsmethode wählen

Was ist also der beste Schritt für Sie? Es hängt wirklich von den Bedürfnissen Ihres Teams, Ihrem Budget und Ihrem Komfort mit technischen Einrichtungen ab.

1. Native HubSpot KI (Breeze): Dies ist Ihre erste Wahl für einfache, interne Automatisierungen, besonders wenn Sie bereits einen Premium-HubSpot-Plan haben und Ihre KI nicht auf externe Daten zugreifen muss.

2. Externe/Benutzerdefinierte KI (OpenAI): Dieser Weg ist für technische Teams, die sehr spezifische Anforderungen haben und das interne Talent besitzen, um ihre eigenen komplexen Lösungen zu erstellen und zu warten.

3. Einheitliche KI-Plattform (eesel AI): Für die meisten Unternehmen ist dies die goldene Mitte. Sie bietet eine leistungsstarke, flexible und einfach zu verwaltende Lösung, die HubSpot mit all Ihren anderen Tools und Wissensquellen verbindet.

Wenn Sie KI-Automatisierungen für reale Szenarien freischalten möchten, die erfordern, dass Ihre KI über Informationen außerhalb Ihres CRM Bescheid weiß, wird eine Plattform, die für diesen Zweck entwickelt wurde, die praktischste und skalierbarste Lösung sein.

Bereit zu sehen, wie eine einheitliche KI-Plattform Ihre HubSpot-Workflows ohne all die Komplexität verbessern kann? Registrieren Sie sich und erstellen Sie Ihren ersten KI-Agenten mit eesel AI in wenigen Minuten.