Wie man die Erstellung von Confluence-Seiten automatisiert: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wenn Ihr Team Confluence für Projekte oder das Onboarding von Kunden nutzt, kennen Sie die Routine. Ein neues Projekt startet, und es ist an der Zeit, einen Bereich zu erstellen, die üblichen Seiten einzurichten und die gleichen Standardinhalte per Copy-Paste einzufügen. Das ist repetitiv, mühsam und ehrlich gesagt eine schlechte Nutzung Ihrer Zeit. Was wäre, wenn Sie diesen gesamten Prozess standardisieren und automatisieren könnten?

Die Automatisierung Ihrer Confluence-Seitenerstellung sorgt für Konsistenz, spart Ihnen Zeit und ermöglicht es Ihrem Team, direkt mit der wichtigen Arbeit zu beginnen, anstatt sich mit der Einrichtung aufzuhalten. Dieser Leitfaden führt Sie durch die gängigsten Methoden. Wir behandeln die integrierten Tools, weisen auf einige häufige Hürden hin, auf die Sie stoßen könnten, und zeigen, wie Sie einen Wissens-Workflow aufbauen, der wirklich nützlich ist.

Was Sie benötigen

Bevor wir loslegen, lassen Sie uns kurz prüfen, ob Sie die richtige Konfiguration haben. Um diese Automatisierung einzurichten, sind bestimmte Berechtigungen und in einigen Fällen ein spezieller Confluence-Plan erforderlich.

• Ein Confluence Cloud Premium- oder Enterprise-Plan: Die nativen Automatisierungsfunktionen von Confluence sind nur in diesen Plänen verfügbar.

• Admin-Berechtigungen: Sie müssen Bereichs-Admin sein, um Regeln für einen bestimmten Bereich zu erstellen, oder Confluence-/Site-Admin, um globale Regeln einzurichten, die für Ihre gesamte Instanz gelten.

• Jira-Integration (für Methode 2): Wenn Sie Seiten aus Jira erstellen möchten, müssen Ihre Confluence- und Jira-Instanzen miteinander verbunden sein.

Methode 1: Native Confluence-Regeln verwenden

Die Verwendung der integrierten Automatisierung von Confluence ist der direkteste Weg, um zu beginnen. Sie können Regeln erstellen, die automatisch neue Seiten veröffentlichen, wenn etwas Bestimmtes in Confluence passiert. Dies eignet sich hervorragend für einfache Dokumentationsaufgaben. Sie könnten es zum Beispiel so einrichten, dass bei jeder Erstellung eines neuen Projektbereichs ein Standardsatz von Seiten erstellt wird, um sicherzustellen, dass jedes Projekt vom ersten Tag an mit den richtigen Dokumenten beginnt.

Hier ist eine einfache Anleitung zur Erstellung einer Automatisierungsregel.

1. Finden Sie Ihre Automatisierungseinstellungen

   Für einen einzelnen Bereich gehen Sie zu Bereichseinstellungen > Automatisierung. Wenn Sie globale Regeln erstellen möchten, die für jeden Bereich gelten können, klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts und gehen Sie zu Automatisierung.

2. Erstellen Sie eine neue Regel

   Klicken Sie auf Regel erstellen, um den Regel-Builder zu öffnen. Sie können entweder von Grund auf neu beginnen oder eine vorgefertigte Vorlage wählen, wenn eine zu Ihrem Vorhaben passt.

3. Wählen Sie Ihren Auslöser

   Ein Auslöser ist einfach das Ereignis, das alles in Gang setzt. Für dieses Szenario ist Bereich erstellt der perfekte Auslöser. Er wird die Regel jedes Mal auslösen, wenn jemand einen neuen Bereich erstellt.

4. (Optional) Fügen Sie einige Bedingungen hinzu

   Was ist, wenn die Regel nur für bestimmte Arten von Bereichen ausgeführt werden soll? Sie können eine Bedingung hinzufügen, um die Dinge einzugrenzen. Sie könnten zum Beispiel eine Erweiterte Vergleichsbedingung verwenden, um zu prüfen, ob der „Bereichsname“ ein bestimmtes Wort wie „Kunde“ oder „Projekt“ enthält. Dies verhindert, dass die Regel versehentlich auf persönlichen oder internen Teambereichen ausgeführt wird.

5. Fügen Sie die Aktion ‘Neue Seite veröffentlichen’ hinzu

   Hier wird die eigentliche Arbeit erledigt. Wählen Sie die Aktion Neue Seite veröffentlichen. Sie müssen sie konfigurieren, indem Sie eine Vorlagenseite auswählen. Das bedeutet, Sie müssen zuerst eine „Blaupausen“-Seite erstellen, vielleicht in einem dedizierten „Vorlagen“-Bereich. Geben Sie Ihrer neuen Seite einen Titel (Sie können Smart-Values wie „{{now.shortDate}}“ verwenden, um ihn einzigartig zu machen). Wählen Sie schließlich den Bereich, in dem die Seite erstellt wird, wobei „{{space.key}}“ automatisch den neuen Bereich anvisiert, und legen Sie eine übergeordnete Seite fest, wenn Sie Seiten in einer Hierarchie organisieren möchten.

6. Benennen Sie Ihre Regel und schalten Sie sie ein

   Geben Sie Ihrer Regel einen klaren Namen, wie „Projekt-Kick-off-Seiten erstellen“, und schalten Sie den Schalter um, um sie zu aktivieren. Sie sind fertig.

graph TD

A[Start] ---> B{Auslöser wählen: Bereich erstellt};  

B ---> C{Optional: Bedingung hinzufügen};  

C ---> D["Prüfen, ob Bereichsname ‘Kunde’ enthält"];  

D --- Ja ---> E{Aktion hinzufügen: Neue Seite veröffentlichen};  

C --- Nein ---> E;  

E ---> F[Seite konfigurieren: Vorlage wählen, Titel mit Smart-Values hinzufügen];  

F ---> G[Zielbereich festlegen: {{space.key}}];  

G ---> H[Regel benennen & aktivieren];  

H ---> I[Ende];  

Methode 2: Confluence-Seiten aus Jira erstellen

Für viele Teams beginnt die eigentliche Arbeit in Jira, nicht in Confluence. Daher ist es nur logisch, dass Ihre Dokumentation dem folgt. Sie können automatisch eine Confluence-Seite erstellen, wenn ein neues Epic, eine Aufgabe oder ein wichtiger Vorgang in Jira erfasst wird, um Ihr Projektmanagement und Ihre Wissensdatenbank synchron zu halten. Zum Beispiel könnten Sie automatisch eine Seite für technische Spezifikationen in Confluence erstellen lassen, jedes Mal wenn ein Entwickler ein neues Feature-Epic in Jira startet, und die beiden von Anfang an miteinander verknüpfen.

Hier erfahren Sie, wie Sie dies von der Jira-Seite aus einrichten können.

1. Gehen Sie zur Jira-Automatisierung

   In Ihrem Jira-Projekt navigieren Sie zu Projekteinstellungen > Automatisierung.

2. Erstellen Sie eine neue Regel

   Genau wie in Confluence, klicken Sie auf Regel erstellen, um zu beginnen.

3. Wählen Sie einen Jira-Auslöser

   Wählen Sie einen Auslöser, der zum Prozess Ihres Teams passt. Vorgang erstellt ist eine beliebte Option, aber Sie könnten auch Vorgang übergegangen verwenden (wie wenn ein Vorgang von „Zu erledigen“ zu „In Bearbeitung“ wechselt). Sie können auch den Vorgangstyp angeben, wie „Epic“ oder „Aufgabe“, damit die Regel nicht für jede kleine Unteraufgabe ausgeführt wird.

4. Fügen Sie die Aktion ‘Confluence-Seite erstellen’ hinzu

   Im Abschnitt „Aktionen“ suchen und wählen Sie Confluence-Seite erstellen. Sie werden aufgefordert, den Confluence-Bereich und eine übergeordnete Seite auszuwählen, auf der die neue Seite platziert wird. Sie können auch eine Confluence-Vorlage auswählen, um das Format konsistent zu halten. Das Beste daran ist die Verwendung von Smart-Values aus dem Jira-Vorgang, um die Seite zu benennen, wie z.B. „{{issue.key}} --- {{issue.summary}}“. Dadurch wird die Jira-Ticketnummer automatisch direkt im Seitentitel platziert.

5. Benennen und aktivieren Sie die Regel

   Speichern Sie die Regel, geben Sie ihr einen Namen, an den Sie sich später erinnern werden, und schalten Sie sie ein. Jetzt wird jedes Mal, wenn Ihr Auslöser-Ereignis in Jira eintritt, eine neue Seite in Confluence erstellt.

Ein Screenshot, der zeigt, wie die Jira-Integration in Confluence funktioniert, was für diese Methode der automatisierten Seitenerstellung unerlässlich ist.

Dieses Video bietet einen tiefen Einblick, wie Sie Automatisierungen in Confluence einrichten können, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.

Häufige Herausforderungen bei der Automatisierung von Confluence-Seiten

Obwohl diese Automatisierungstools hilfreich sind, haben sie einige Eigenheiten, auf die Teams oft stoßen. Es ist besser, sie im Voraus zu kennen.

• Probleme mit Vorlagen: Wie einige Leute in den Atlassian-Community-Foren angemerkt haben, kann die Aktion „Confluence-Seite erstellen“ bei Vorlagen, die Variablen enthalten, heikel sein. Dies ist ein echtes Hindernis, wenn Sie dynamische Dokumente erstellen möchten, die benutzerdefinierte Felder oder andere spezifische Daten aus Jira abrufen.

• Keine dynamischen übergeordneten Seiten: Sie können keine Smart-Values verwenden, um automatisch eine übergeordnete Seite zuzuweisen. Dies erschwert den Aufbau komplexer Seitenbäume, wie z.B. das Erstellen projektspezifischer Unterseiten unter einer Hauptkundenseite, ohne dass jemand sie später manuell organisieren muss.

• Wird schnell technisch: Wenn Ihre Anforderungen komplexer sind als die Grundlagen, werden Sie sich wahrscheinlich mit Webhooks und REST-API-Aufrufen beschäftigen müssen. Dies erfordert technisches Know-how und entfernt sich von der einfachen No-Code-Einrichtung. Viele Teams bleiben an diesem Punkt stecken und können den gewünschten Workflow nicht ohne die Hilfe eines Entwicklers aufbauen.

• Seiten zu erstellen ist nur die halbe Miete: Die Automatisierung der Seitenerstellung ist ein großartiger erster Schritt. Die größere Herausforderung besteht jedoch darin, sicherzustellen, dass Ihr Team die Informationen auf diesen Seiten finden und nutzen kann. Wenn Ihre Wissensdatenbank zu einem schwarzen Loch aus gut organisierten, aber unauffindbaren Dokumenten wird, hat die Automatisierung das Kernproblem nicht wirklich gelöst.

Über die Seitenerstellung hinaus: Automatisieren Sie Ihren Wissens-Workflow

Die Seitenerstellung zu optimieren ist eine Sache, aber was ist mit dem Gesamtbild? Das Ziel ist nicht nur, eine Menge ordentlich organisierter Seiten zu haben; es geht darum, Ihrem Team die Antworten zu geben, die es braucht, schnell und wo auch immer es arbeitet.

Hier kann ein Tool wie eesel AI einen großen Unterschied machen. Anstatt nur Ihre Dokumente zu organisieren, macht eesel all dieses Wissen sofort nutzbar.

• Verbindet sich mit allem, was Sie verwenden: eesel lässt sich mit wenigen Klicks direkt in Ihre Confluence-Bereiche, Google Docs und andere Wissensquellen integrieren. Es ist keine komplizierte Einrichtung oder API-Skripterstellung erforderlich. Sie verbinden es einfach, und es beginnt zu arbeiten.

Ein Blick auf das eesel AI-Dashboard, das zeigt, wie einfach es ist, verschiedene Wissensquellen wie Confluence für einen vollständigen Wissens-Workflow zu verbinden.

• Erhalten Sie Antworten, nicht nur Links zu Seiten: Sobald es verbunden ist, kann Ihr Team Fragen direkt in Slack oder Microsoft Teams stellen und sofortige Antworten erhalten, die direkt aus Ihren Confluence-Dokumenten gezogen werden. Kein Wechseln von Tabs oder Durchsuchen von Bereichen mehr, um diese eine spezifische Richtlinie zu finden. Die Informationen von Ihren neu automatisierten Seiten werden sofort zugänglich.

• Automatisieren Sie Aktionen, nicht nur Dokumente: Der eesel AI-Agent kann mehr als nur Informationen finden, er kann handeln. Zum Beispiel könnte er ein Support-Ticket in Zendesk ansehen, die Lösung in einem Ihrer Confluence-Artikel finden und eine Antwort für Ihren Agenten zur Überprüfung entwerfen. Er kann die Lücken schließen, die die nativen Automatisierungstools nicht abdecken.

Während die Tools von Confluence hervorragend zur Strukturierung Ihres Wissens geeignet sind, geht es bei eesel darum, dieses Wissen aktiv und zugänglich zu machen. Es ist eine Self-Service-Plattform, die Sie in wenigen Minuten zum Laufen bringen und Ihnen die Kontrolle darüber geben, wie Ihr Team auf sein kollektives Gehirnpotenzial zugreift.

Abschließende Gedanken

Die Einrichtung einer automatisierten Seitenerstellung in Confluence ist ein solider Schritt, um Konsistenz und Effizienz in Ihre Dokumentation zu bringen. Mit den nativen Tools in Confluence und Jira können Sie zuverlässige Strukturen für all Ihre Projekte aufbauen und Ihrem Team eine Menge langweiliger, manueller Arbeit ersparen.

Aber denken Sie daran, das Erstellen der Seiten ist nur der Anfang. Der wahre Gewinn liegt darin, wenn die Informationen auf diesen Seiten für jeden leicht zu finden und zu nutzen sind. Indem Sie intelligente Automatisierung mit einer intelligenten Wissensplattform kombinieren, können Sie Ihre Confluence-Instanz von einer stillen Bibliothek in einen aktiven, hilfreichen Assistenten für Ihr gesamtes Team verwandeln.

Bereit, Ihr Confluence-Wissen für sich arbeiten zu lassen?

Wenn Sie Ihre gesamte Dokumentation sofort nutzbar und zugänglich machen möchten, probieren Sie eesel AI aus. Verbinden Sie Ihre Wissensquellen in wenigen Minuten und geben Sie Ihrem Team einen KI-Assistenten, der Antworten liefert und Aufgaben direkt dort automatisiert, wo sie bereits arbeiten.