So automatisieren Sie die Erstellung von Confluence-Seiten: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wenn Ihr Team Confluence für Projekte oder das Kunden-Onboarding nutzt, kennen Sie die Routine. Ein neues Projekt startet, und es ist an der Zeit, einen Bereich (Space) zu erstellen, die immer gleichen Seiten einzurichten und Ihre Standard-Textbausteine zu verwenden. Dies ist ein Prozess, der sich ideal für eine Optimierung anbietet. Was wäre, wenn Sie diesen gesamten Workflow standardisieren und automatisieren könnten?

Die Automatisierung Ihrer Confluence-Seitenerstellung sorgt für Konsistenz, spart Zeit und ermöglicht es Ihrem Team, direkt mit der eigentlichen Arbeit zu beginnen. Confluence ist eine ausgereifte und zuverlässige Plattform, die dies leicht umsetzbar macht. Diese Anleitung führt Sie durch die effektivsten Wege, dies zu erreichen. Wir behandeln die integrierten Tools, geben Tipps, wie Sie das Beste aus dem System herausholen, und untersuchen, wie Sie einen Wissens-Workflow (Knowledge Workflow) aufbauen, der wirklich nützlich ist.

Was Sie benötigen

Bevor wir starten, lassen Sie uns kurz prüfen, ob Sie die richtigen Voraussetzungen haben. Die Einrichtung dieser Automatisierung nutzt die Funktionen und Berechtigungen der Enterprise-Klasse von Confluence.

• Einen Confluence Cloud Premium- oder Enterprise-Tarif: Die umfassenden Confluence-Automatisierungsfunktionen sind in diesen Tarifen verfügbar.

• Admin-Berechtigungen: Sie müssen Bereichsadministrator sein, um Regeln für einen bestimmten Bereich zu erstellen, oder Confluence-/Website-Administrator, um globale Regeln einzurichten, die für Ihre gesamte Instanz gelten.

• Jira-Integration (für Methode 2): Um Seiten direkt aus Ihrem Projektmanagement-Workflow heraus zu erstellen, stellen Sie sicher, dass Ihre Confluence- und Jira-Instanzen miteinander verbunden sind.

Methode 1: Native Confluence-Regeln verwenden

Die Verwendung der integrierten Automatisierung von Confluence ist der direkteste Weg zum Einstieg. Sie können Regeln erstellen, die automatisch neue Seiten veröffentlichen, wenn in Confluence ein bestimmtes Ereignis eintritt. Dies ist hervorragend geeignet, um hohe Dokumentationsstandards aufrechtzuerhalten. Sie könnten es beispielsweise so einrichten, dass jedes Mal, wenn ein neuer Projektbereich erstellt wird, ein Standardsatz von Seiten generiert wird, damit jedes Projekt vom ersten Tag an mit den richtigen Dokumenten startet.

Hier ist ein einfacher Durchgang zum Erstellen einer Automatisierungsregel:

1. Finden Sie Ihre Automatisierungseinstellungen Für einen einzelnen Bereich gehen Sie zu Bereichseinstellungen > Automatisierung. Wenn Sie globale Regeln erstellen möchten, die für jeden Bereich gelten können, klicken Sie auf das Einstellungs-Zahnrad oben rechts und gehen Sie zu Automatisierung.

2. Erstellen Sie eine neue Regel Klicken Sie auf Regel erstellen, um den Rule Builder zu öffnen. Sie können entweder ganz neu beginnen oder eine vordefinierte Vorlage wählen, um zu sehen, wie Jira und Confluence diese Workflows unterstützen.

3. Wählen Sie Ihren Trigger aus Ein Trigger (Auslöser) ist das Ereignis, das alles startet. Für dieses Szenario ist Bereich erstellt (Space created) ein perfekter Trigger. Er löst die Regel jedes Mal aus, wenn jemand einen neuen Bereich erstellt.

4. (Optional) Fügen Sie Bedingungen hinzu Wenn die Regel nur für bestimmte Arten von Bereichen ausgeführt werden soll, können Sie eine Bedingung hinzufügen, um dies einzugrenzen. Sie könnten beispielsweise eine Erweiterte Vergleichsbedingung verwenden, um zu prüfen, ob der „Bereichsname“ ein bestimmtes Wort wie „Kunde“ oder „Projekt“ enthält. So bleibt Ihre Dokumentation organisiert und relevant.

5. Fügen Sie die Aktion „Neue Seite veröffentlichen“ hinzu Hier findet die eigentliche Automatisierung statt. Wählen Sie die Aktion Neue Seite veröffentlichen. Sie konfigurieren sie, indem Sie eine Vorlagenseite (Template) auswählen. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre besten „Blueprint“-Seiten zu nutzen. Geben Sie Ihrer neuen Seite einen Titel (Sie können Smart Values wie „{{now.shortDate}}“ verwenden, um ihn aktuell zu halten). Wählen Sie schließlich den Zielbereich aus – mit „{{space.key}}“ wird der neue Bereich automatisch adressiert – und legen Sie eine übergeordnete Seite fest, um Ihre Hierarchie beizubehalten.

6. Benennen Sie Ihre Regel und schalten Sie sie ein Geben Sie Ihrer Regel einen klaren Namen, wie „Projekt-Kick-off-Seiten erstellen“, und legen Sie den Schalter um, um sie zu aktivieren. Alles fertig.

graph TD
    A[Start] --> B{Trigger wählen: Bereich erstellt};
    B --> C{Optional: Bedingung hinzufügen};
    C --> D["Prüfen, ob Bereichsname ‚Kunde‘ enthält"];
    D -- Ja --> E{Aktion hinzufügen: Neue Seite veröffentlichen};
    C -- Nein --> E;
    E --> F[Seite konfigurieren: Vorlage wählen, Titel mit Smart Values hinzufügen];
    F --> G[Zielbereich festlegen: {{space.key}}];
    G --> H[Regel benennen & einschalten];
    H --> I[Ende];

Methode 2: Confluence-Seiten aus Jira heraus erstellen

Für viele Teams beginnt die eigentliche Arbeit in Jira, dem Industriestandard für Projektmanagement. Da ist es nur logisch, dass Ihre Dokumentation diesem Beispiel folgt. Sie können automatisch eine Confluence-Seite erstellen lassen, wenn ein neues Epic, ein Task oder ein wichtiger Vorgang in Jira protokolliert wird, wodurch Ihr Projektmanagement und Ihre Wissensdatenbank (knowledge base) perfekt synchron bleiben. Beispielsweise könnten Sie jedes Mal automatisch eine technische Spezifikationsseite in Confluence erstellen, wenn ein Entwickler ein neues Feature-Epic in Jira startet.

So richten Sie dies von der Jira-Seite aus ein:

1. Gehen Sie zur Jira-Automatisierung Navigieren Sie in Ihrem Jira-Projekt zu Projekteinstellungen > Automatisierung.

2. Erstellen Sie eine neue Regel Klicken Sie genau wie in Confluence auf Regel erstellen, um zu beginnen.

3. Wählen Sie einen Jira-Trigger Wählen Sie einen Trigger aus, der zum Prozess Ihres Teams passt. Vorgang erstellt (Issue created) ist eine beliebte Option, aber Sie könnten auch Vorgangsstatus geändert verwenden (z. B. wenn ein Vorgang auf „In Arbeit“ verschoben wird). Sie können den Vorgangstyp, wie „Epic“, spezifizieren, damit die Regel genau dann ausgeführt wird, wenn sie benötigt wird.

4. Fügen Sie die Aktion „Confluence-Seite erstellen“ hinzu Suchen und wählen Sie im Bereich „Aktionen“ die Option Confluence-Seite erstellen (Create Confluence page). Sie wählen den Confluence-Bereich und eine übergeordnete Seite für den neuen Inhalt aus. Sie können auch eine Confluence-Vorlage wählen, um das Format professionell zu halten. Durch die Verwendung von Smart Values aus dem Jira-Vorgang, wie „{{issue.key}} - {{issue.summary}}“, wird die Jira-Ticketnummer automatisch in den Seitentitel übernommen.

5. Benennen und aktivieren Sie die Regel Speichern Sie die Regel, geben Sie ihr einen Namen und schalten Sie sie ein. Ab jetzt wird jedes Mal, wenn Ihr Trigger-Ereignis in Jira eintritt, eine neue Seite in Confluence erstellt.

Dieses Video bietet einen tiefen Einblick darin, wie Sie die Automatisierung in Confluence einrichten können, um Ihre Workflows zu rationalisieren.

Tipps für die Automatisierung von Confluence-Seiten

Obwohl diese Automatisierungstools unglaublich hilfreich sind, gibt es einige Punkte zu beachten, um sicherzustellen, dass Ihr Setup reibungslos funktioniert.

• Optimierung Ihrer Vorlagen: Wie in den Atlassian Community Foren erwähnt, funktioniert die Aktion „Confluence-Seite erstellen“ am besten, wenn Vorlagen mit einer klaren Variablenzuordnung entworfen wurden. Dies stellt sicher, dass benutzerdefinierte Felder und spezifische Daten aus Jira nahtlos in Ihre Dokumente einfließen.

• Verwaltung von Seitenhierarchien: Wenn Sie eine übergeordnete Seite zuweisen, können Sie eine feste Seite auswählen, um Ihren Arbeitsbereich organisiert zu halten. Dies bietet eine solide Grundlage für den Aufbau klarer Seitenbäume, in denen sich Ihr Team leicht zurechtfindet.

• Erkundung fortgeschrittener Anpassungen: Für Teams mit sehr spezifischen Anforderungen bietet das Atlassian-Ökosystem tiefe Anpassungsmöglichkeiten über Webhooks und REST-API-Aufrufe. Dies ermöglicht es Power-Usern, anspruchsvolle Workflows zu erstellen, die über das Standard-No-Code-Setup hinausgehen.

• Maximierung der Auffindbarkeit von Wissen: Die Automatisierung der Seitenerstellung ist ein exzellentes Fundament. Der nächste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr Team die Informationen auf diesen Seiten auch immer finden und nutzen kann. Jira und Confluence bieten eine robuste Umgebung, und das Verwalten einer umfangreichen Wissensdatenbank ist viel einfacher, wenn Sie eine klare Strategie für die Barrierefreiheit haben.

Über die Seitenerstellung hinaus: Automatisieren Sie Ihren Wissens-Workflow

Die Konzentration auf die Seitenerstellung ist ein großartiger Anfang, aber das ultimative Ziel ist es, Ihrem Team die Antworten zu geben, die es braucht – und zwar schnell, egal wo es gerade arbeitet.

Hier kann ein Tool wie eesel AI als hilfreiche ergänzende Option dienen. Anstatt Ihre Dokumente nur zu organisieren, macht eesel all dieses Wissen innerhalb des Jira-Ökosystems sofort nutzbar.

• Verbindet sich mit Ihren bestehenden Tools: eesel arbeitet mit Ihren Confluence-Bereichen, Google Docs und anderen Wissensquellen zusammen. Es ist ein einfacher Weg, die Reichweite Ihrer Atlassian-Dokumentation zu vergrößern.

• Direkte Antworten für Ihr Team: Sobald es verbunden ist, kann Ihr Team Fragen direkt in Slack oder Microsoft Teams stellen und erhält Antworten, die direkt aus Ihren Confluence-Dokumenten gezogen werden. Die Informationen Ihrer neu automatisierten Seiten werden so für jeden sofort zugänglich.

• Optimierte Support-Aktionen: Der eesel AI Agent kann Ihre bestehenden Support-Workflows ergänzen. Er könnte beispielsweise ein Support-Ticket in Zendesk analysieren, die Lösung in einem Ihrer Confluence-Artikel finden und einen Antwortentwurf erstellen, den Ihr Agent nur noch prüfen muss – das macht Ihr Team noch effizienter.

Während die nativen Tools von Confluence hervorragend geeignet sind, um Ihr Wissen zu strukturieren, ist eesel eine Option, um dieses Wissen noch aktiver zu nutzen. Es ist eine Self-Service-Plattform, die Ihnen zusätzliche Kontrolle darüber gibt, wie Ihr Team auf seine Dokumentation zugreift.

Abschließende Gedanken

Die Einrichtung einer automatisierten Seitenerstellung in Confluence ist ein kluger Schritt, um Konsistenz und Effizienz in Ihre Dokumentation zu bringen. Mit den nativen Tools in Confluence und Jira können Sie zuverlässige, professionelle Strukturen für all Ihre Projekte aufbauen und Ihrem Team wertvolle Zeit sparen.

Das Erstellen der Seiten ist ein wichtiger erster Schritt in einer erfolgreichen Wissensstrategie. Durch die Kombination der leistungsstarken Automatisierung von Atlassian mit einer intelligenten Wissensplattform können Sie sicherstellen, dass Ihre Confluence-Instanz auch im Jahr 2026 eine hilfreiche, zentrale Ressource für Ihr gesamtes Team bleibt.

Bereit, Ihr Confluence-Wissen für sich arbeiten zu lassen?

Wenn Sie all Ihre Dokumentationen noch zugänglicher machen möchten, sollten Sie eesel AI erkunden. Es arbeitet mit Ihren vorhandenen Wissensquellen zusammen, um einen KI-Assistenten (AI assistant) bereitzustellen, der Antworten genau dort liefert, wo Ihr Team bereits arbeitet.