Confluence automatisieren: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für 2025

Wenn Ihr Team Confluence nutzt, wissen Sie, dass es mehr ist als nur ein Wiki. Es ist das Gehirn Ihres Unternehmens, der Ort, an dem alles lebt – von unordentlichen ersten Entwürfen von Meeting-Notizen bis hin zu ausgefeilten Projektplänen und entscheidenden Produktspezifikationen. Es soll Ihre zentrale Informationsquelle sein.

Aber je größer dieses Gehirn wird, desto unordentlicher kann es auch werden. Bald verbringen Sie weniger Zeit mit kreativer Arbeit und mehr Zeit mit stupiden Verwaltungsaufgaben. Sie erstellen manuell dieselbe wöchentliche Berichtsseite, stupsen Teamkollegen an, ihre Abschnitte zu aktualisieren, und versuchen den Überblick zu behalten, welche Dokumente bereits überprüft wurden. Es fühlt sich an, als wären Sie ein Vollzeit-Confluence-Gärtner geworden, und das Unkraut wächst schnell.

Genau hier kann die Automatisierung eingreifen und Ihnen eine Menge Nerven sparen. Indem Sie ein paar einfache Regeln einrichten, können Sie Confluence beibringen, all diese mühsame Routinearbeit für Sie zu erledigen.

Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt genau durch, wie Sie Confluence mit seiner eigenen integrierten „Automatisierungs“-Funktion automatisieren können. Wir werden gemeinsam einen nützlichen, praxisnahen Workflow erstellen, damit Sie sehen, wie es funktioniert, und anfangen können, sich ernsthaft Zeit zu sparen.

So automatisieren Sie Confluence: Was Sie für den Einstieg benötigen

Bevor wir uns an die Arbeit machen, stellen wir sicher, dass Sie die richtigen Voraussetzungen mitbringen. Die Confluence-Automatisierung ist ein fantastisches Werkzeug, aber sie steht nicht jedem zur Verfügung.

Hier ist eine schnelle Checkliste, was Sie benötigen:

• Einen Confluence Cloud Premium- oder Enterprise-Plan: Das ist der wichtigste Punkt. Die Automatisierungsfunktion ist einer der Hauptvorteile, mit denen Atlassian seine höherstufigen Pläne unterscheidet. Wenn Sie den Free- oder Standard-Plan nutzen, werden Sie die Optionen, die wir gleich besprechen, nicht sehen.

• Admin-Berechtigungen: Sie müssen nicht unbedingt der Super-Admin für Ihre gesamte Unternehmensseite sein. Um Regeln zu erstellen und zu verwalten, können Sie ein Site-, Confluence- oder Bereichs-Admin sein. Wenn Sie nur Automatisierungen für Ihr unmittelbares Team einrichten möchten, reichen „Bereichs-Admin“-Rechte völlig aus.

• Einen klaren Prozess im Kopf: Dies ist vielleicht der wichtigste Teil. Die effektivsten Automatisierungen sind diejenigen, die ein echtes, nagendes Problem lösen. Bevor Sie überhaupt die Einstellungen öffnen, nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um über eine sich wiederholende Aufgabe nachzudenken, die Sie gerne für immer loswerden würden.

So automatisieren Sie Confluence mit nativen Regeln (5 Schritte)

Alles klar, lassen Sie uns etwas erstellen. Um wirklich zu verstehen, wie man Confluence automatisiert, werden wir eine gängige und wirklich nützliche Regel von Grund auf neu erstellen.

Unser Ziel: Automatisch eine Nachricht an einen bestimmten Slack-Kanal senden, wann immer der Status einer Seite auf „Bereit zur Überprüfung“ aktualisiert wird. Dies ist ein klassischer Workflow für jedes Team, das Inhalte erstellt, sei es für einen Blog, interne Dokumentationen oder Produkt-Updates.

Schritt 1: Navigieren Sie zu den Automatisierungseinstellungen

Zuerst müssen Sie wissen, wo sich diese Automatisierungsregeln befinden. Confluence bietet Ihnen zwei Orte, um sie zu erstellen, und der Unterschied ist wichtig.

• Globale Automatisierung: Diese befindet sich in den Hauptverwaltungseinstellungen von Confluence. Regeln, die Sie hier erstellen, sind das „Gesetz des Landes“ und können auf jeden einzelnen Bereich Ihrer gesamten Website angewendet werden. Dies ist ideal für große, unternehmensweite Richtlinien, wie z. B. eine Regel, die jede Seite archiviert, die seit einem Jahr nicht mehr bearbeitet wurde.

• Bereichsautomatisierung: Diese ist in den Einstellungen eines bestimmten Bereichs versteckt. Regeln, die Sie hier erstellen, betreffen nur diesen einen Bereich. Betrachten Sie es als das persönliche Regelbuch Ihres Teams.

Für unser Beispiel werden wir die Bereichsautomatisierung verwenden. Es ist die perfekte Spielwiese, um Regeln zu erstellen und zu testen, ohne versehentlich das gesamte Unternehmen vollzuspammen. Um dorthin zu gelangen, gehen Sie einfach zu dem Bereich, in dem Sie arbeiten möchten, finden Sie Bereichseinstellungen in der Seitenleiste und klicken Sie dann auf Automatisierung.

Schritt 2: Wählen Sie Ihren Auslöser

Jede einzelne Automatisierung beginnt mit einem Auslöser. Dies ist das Ereignis, das den gesamten Prozess in Gang setzt. Es ist das „WENN“ in der einfachen Aussage: „WENN dies geschieht, DANN tue das.“

Confluence bietet Ihnen eine schöne Liste von Auslösern zur Auswahl. Eine Regel kann ausgelöst werden, wenn eine Seite erstellt, ein Kommentar hinzugefügt, ein Benutzer erwähnt wird und so weiter. Für unseren Workflow möchten wir, dass die Regel in dem Moment aktiv wird, in dem jemand den Status einer Seite ändert.

Klicken Sie also im Regeleditor auf Regel erstellen und wählen Sie aus der Liste der Auslöser Seitenstatus aktualisiert.

Schritt 3: Fügen Sie Bedingungen hinzu, um Ihre Regel zu verfeinern

Ein Auslöser allein ist oft etwas zu… voreilig. Eine Regel, die jedes Mal ausgelöst wird, wenn ein Seitenstatus aktualisiert wird, würde Ihr Team in den Wahnsinn treiben. Der Status könnte sich von „Entwurf“ zu „In Arbeit“ oder von „Bereit zur Überprüfung“ zu „Veröffentlicht“ ändern. Sie möchten nicht für all das eine Benachrichtigung erhalten.

Hier kommen die Bedingungen ins Spiel. Bedingungen sind Ihre Art, der Regel zu sagen: „Hey, laufe nur, wenn diese spezifischen Dinge auch zutreffen.“ Sie ermöglichen es Ihnen, den Fokus einzugrenzen.

Wir möchten, dass unsere Regel nur dann ausgeführt wird, wenn der Status auf „Bereit zur Überprüfung“ geändert wird. Um dies einzurichten, fügen wir eine Wenn/Sonst-Block-Bedingung hinzu.

Innerhalb dieses Blocks legen Sie die Bedingung so fest, dass geprüft wird, ob das Feld Seitenstatus genau mit „Bereit zur Überprüfung“ übereinstimmt. Diese kleine Überprüfung stellt sicher, dass Ihr Slack-Kanal die Benachrichtigung nur im exakt richtigen Moment erhält.

Schritt 4: Definieren Sie die auszuführende Aktion

Jetzt zum spaßigen Teil: die Aktion. Das ist, was Confluence tatsächlich tun soll, nachdem der Auslöser ausgelöst wurde und Ihre Bedingungen erfüllt sind. Es ist der „DANN“-Teil unserer Gleichung.

In unserem Fall besteht die Aktion darin, das Team in Slack darüber zu informieren, was los ist. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen und wählen Sie die Option Slack-Nachricht senden.

Wenn Sie Slack noch nicht mit Confluence verbunden haben, werden Sie aufgefordert, dies zuerst zu tun. Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Sie die Nachricht verfassen, die gesendet wird. Hier können Sie „Smart Values“ verwenden, das sind im Grunde kleine Platzhalter, die automatisch Informationen von der Seite abrufen, die die Regel ausgelöst hat.

Hier ist eine einfache Nachricht, die Sie verwenden könnten:

„Team, aufgepasst! Die Seite ‚{{page.title}}‘ ist jetzt bereit zur Überprüfung. Hier ist der Link: {{page.url}}“

Wenn Ihre Regel ausgeführt wird, ersetzt Confluence automatisch „{{page.title}}“ durch den tatsächlichen Titel der Seite und „{{page.url}}“ durch einen direkten Link dorthin. Dadurch wird die Benachrichtigung sofort nützlich und erspart es jedem, das Dokument suchen zu müssen.

Schritt 5: Benennen und aktivieren Sie Ihre Regel

Zu guter Letzt geben Sie Ihrer Regel einen aussagekräftigen Namen. Ihr zukünftiges Ich (und jeder andere Admin) wird Ihnen dankbar sein. „#reviews-Kanal bei Statusänderung benachrichtigen“ ist tausendmal besser als „Unbenannte Regel #3“. Es sagt Ihnen auf einen Blick genau, was die Regel tut.

Sobald Sie mit allem zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Einschalten. Das war’s! Ihre Automatisierung ist jetzt live und wartet darauf, dass sich ein Seitenstatus ändert.

Wenn Sie jemals sehen müssen, ob Ihre Regel funktioniert, oder herausfinden wollen, warum sie nicht funktioniert, überprüfen Sie das Audit-Log. Es ist eine vollständige Historie aller Ausführungen Ihrer Regeln und zeigt Ihnen, was erfolgreich war, was fehlgeschlagen ist und warum. Es ist Ihr Detektivwerkzeug zur Fehlerbehebung.

Häufige Fehler und Einschränkungen, auf die Sie achten sollten

Die Confluence-Automatisierung ist ein großartiger Ausgangspunkt, aber kein Allheilmittel. Wenn Sie anfangen, mehr Regeln zu erstellen, werden Sie wahrscheinlich auf einige frustrierende Einschränkungen stoßen. Es ist besser, sie von vornherein zu kennen.

• Einige Aktionen fehlen einfach. Sie werden schnell feststellen, dass Sie nach einer einfachen Aktion suchen, die eigentlich vorhanden sein sollte, aber nicht da ist. Ein perfektes Beispiel? Sie können keine Automatisierungsregel verwenden, um eine Confluence-Aufgabe zu erstellen auf einer Seite. Die offizielle Umgehungslösung von Atlassian besteht darin, die Aktion „Web-Anfrage senden“ zu verwenden, um die Confluence-API aufzurufen. Für die meisten Nicht-Entwickler könnte dieser Vorschlag genauso gut in einer anderen Sprache geschrieben sein. Dies schafft eine verwirrende Lücke in dem, was Sie tatsächlich tun können.

• Ihnen kann der Saft ausgehen. Die Automatisierung ist kein All-you-can-eat-Buffet. Im Premium-Plan haben Ihre Regeln ein monatliches Ausführungslimit (oft um die 1.000 Ausführungen pro Benutzer). Wenn Sie ein großes, aktives Team und ein paar Regeln haben, die bei häufigen Ereignissen wie „Seite erstellt“ ausgelöst werden, können Sie dieses Limit schneller aufbrauchen, als Sie denken. Sobald Sie die Obergrenze erreicht haben, hören alle Ihre Automatisierungen einfach auf zu funktionieren, bis zum ersten des nächsten Monats.

• Das Wissen bleibt eingesperrt. Dies ist weniger ein technisches Problem als vielmehr ein Problem des Gesamtbildes. Die Confluence-Automatisierung ist darauf ausgelegt, Aufgaben innerhalb von Confluence zu automatisieren. Sie ist großartig darin, die Container des Wissens (die Seiten) zu verwalten, aber sie tut nichts, um Ihnen zu helfen, das Wissen aus diesen Containern herauszuholen. Sie kann Ihrem Team einen Link senden, aber die Teammitglieder müssen immer noch ihre Arbeit unterbrechen, einen neuen Tab öffnen und anfangen zu suchen oder zu lesen, um die eine Information zu finden, die sie tatsächlich benötigen.

Dieses Video bietet einen tiefen Einblick in die Erstellung von Automatisierungen in Atlassian Confluence, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Ein intelligenterer Weg, Ihr Wissen zu automatisieren

Die Automatisierung von Workflows ist ein solider Schritt nach vorne. Aber was wäre, wenn Sie den Zugriff auf das Wissen selbst automatisieren könnten? Stellen Sie sich vor, anstatt nur einen Link zu einem 20-seitigen Dokument zu senden, könnten Sie die genaue Antwort liefern, die Ihr Team benötigt, genau dort, wo es bereits arbeitet.

Das ist die ganze Idee hinter eesel AI. Es ist eine KI-Plattform, die sich sicher mit all Ihren Unternehmens-Apps verbindet, einschließlich Confluence, um als zentrales Gehirn zu fungieren, das Fragen für Ihr Team sofort beantworten kann.

So geht es die Einschränkungen an, über die wir gerade gesprochen haben:

Es bündelt all Ihr Wissen an einem Ort.

eesel AI macht nicht bei Confluence halt. Es verbindet sich auch mit Google Docs, Notion, Zendesk und über 100 anderen Tools, die Ihr Unternehmen nutzt. Dies bricht die Mauern zwischen Ihren Apps nieder und schafft eine einzige, einheitliche Informationsquelle. Kein Raten mehr, ob die Antwort in Confluence oder in diesem einen Google Doc von vor sechs Monaten steckt.

Erhalten Sie Antworten, nicht nur Links.

Mit einem Tool wie dem AI Internal Chat erhält der von uns zuvor erstellte Workflow ein großes Upgrade. Anstatt nur eine Slack-Benachrichtigung mit einem Link zu erhalten, kann ein Teammitglied dem eesel AI-Bot eine direkte Frage stellen direkt in Slack.

Zum Beispiel könnten sie fragen: „Was ist unsere Rückgaberichtlinie für Kunden in der EU?“ Der Bot würde ihnen sofort eine klare, prägnante Antwort geben, zusammen mit einem Link zu der genauen Confluence-Seite, die er als Quelle verwendet hat. Das Wissen kommt direkt zu ihnen.

Die Einrichtung ist wirklich einfach.

Während die Einrichtung auch nur einer einzigen Confluence-Automatisierungsregel einen fünfstufigen Prozess aus Auslösern, Bedingungen und Aktionen erfordert, ist der Einstieg in eesel AI viel einfacher. Sie verbinden Ihren Confluence-Bereich mit ein paar Klicks, und innerhalb von Minuten haben Sie einen sicheren und leistungsstarken Q&A-Bot, der Ihrem Team helfen kann. Sie müssen nicht Dutzende von einzelnen Regeln erstellen; Sie verbinden einfach Ihr Wissen und lassen die KI den Rest erledigen.

Abschließende Gedanken und nächste Schritte

Lohnt sich also die native Automatisierung von Confluence? Absolut. Es ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um Ihre internen Prozesse zu bereinigen, die Arbeitsweise Ihres Teams zu standardisieren und langweilige, sich wiederholende Aufgaben loszuwerden. Wenn Sie einen Premium- oder Enterprise-Plan haben, sollten Sie es auf jeden Fall nutzen.

Aber sobald Sie Ihre Bibliothek organisiert haben, ist die nächste logische Frage, wie Sie den Leuten helfen können, das richtige Buch zu finden. Bei der Automatisierung von Workflows geht es darum, die Inhaltsverwaltung zu erleichtern. Bei der Automatisierung des Wissenszugriffs geht es darum, das Wissen selbst wertvoller zu machen.

Indem Sie Ihre statischen Confluence-Seiten in eine Ressource verwandeln, die Fragen auf Abruf beantworten kann, befähigen Sie Ihr Team, weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und mehr Zeit mit der Erledigung von Aufgaben zu verbringen.

Bereit zu sehen, wie es funktioniert? Sie können Ihren Confluence-Bereich verbinden und in nur wenigen Minuten einen KI-Assistenten für Ihr Team erstellen. Starten Sie kostenlos mit eesel AI.