Ein vollständiger Leitfaden zur Verwendung von Gorgias-Regeln für die Planung automatischer Antworten außerhalb der Geschäftszeiten

Es ist 22 Uhr. Ein Kunde hat gerade seine erste Bestellung bei Ihnen aufgegeben. Er ist begeistert, hat aber eine kurze Frage zu den Versandzeiten. Er schickt eine Nachricht und... es herrscht Funkstille. Für ihn fühlt es sich an, als ob seine Nachricht einfach im Nichts verschwunden wäre. Wir alle waren schon einmal auf dieser Seite des Bildschirms, und es ist kein schönes Gefühl.

In der Welt des E-Commerce ist Ihr Shop immer geöffnet. Menschen stöbern um 2 Uhr morgens, tätigen Einkäufe in ihrer Mittagspause und stellen Fragen, wann immer ihnen der Gedanke kommt. Das bedeutet, dass ihre Erwartungen nicht sauber in ein 9-bis-17-Uhr-Schema passen. Diese Erwartungen zu managen, insbesondere wenn Ihr Team gerade keinen Dienst hat, ist ein wesentlicher Teil des Vertrauensaufbaus. Eine automatisierte Antwort kann der Unterschied zwischen einem geduldigen Kunden und einer potenziellen Rückbuchung (chargeback) sein.

Die Einrichtung eines einfachen Autoresponders (automatische Antwort) in Gorgias ist ein solider erster Schritt. Es ist, als würde man ein freundliches Schild mit der Aufschrift „Wir haben geschlossen, sind aber bald für Sie da“ an seine digitale Tür hängen.

Dieser Leitfaden führt Sie genau durch die Einrichtung von Gorgias-Regeln zur Planung automatischer Antworten außerhalb der Geschäftszeiten. Aber noch wichtiger ist, dass wir untersuchen, wie Sie auf diesem Fundament aufbauen können. Wir schauen uns an, wie eine ergänzende KI-Lösung Ihren Kunden wirklich hilfreichen 24/7-Support bieten kann, der in Verbindung mit Ihrem Gorgias-Setup tatsächlich Probleme löst.

Die Rolle von Gorgias-Regeln zur Planung automatischer Antworten außerhalb der Geschäftszeiten

Bevor wir zur Einrichtung kommen, sollten wir uns kurz darauf verständigen, was Gorgias-Regeln eigentlich sind. Am einfachsten stellt man sie sich als „Wenn-Dann“-Befehle für Ihren Helpdesk vor. Sie sind die Bausteine der Automatisierung in Gorgias und bestehen aus drei Hauptzutaten:

• Auslöser (Trigger): Dies ist das Ereignis, das die Regel startet. Für unseren Zweck ist der Auslöser meistens „Ticket erstellt“. Eine neue Nachricht ist eingetroffen.

• Bedingungen (Conditions): Dies sind die spezifischen Anforderungen, die das Ticket erfüllen muss, damit die Regel ausgelöst wird. Denken Sie an eine Checkliste. Für eine automatische Antwort nach Feierabend ist die Hauptbedingung, dass die „Nachricht außerhalb der Geschäftszeiten empfangen wird“.

• Aktionen (Actions): Das ist das, was die Regel tatsächlich tut, sobald Auslöser und Bedingungen erfüllt sind. In diesem Fall ist die Aktion „Antwort an Kunden“ mit einer vorgefertigten Nachricht.

Indem Sie diese verknüpfen, können Sie eine Vielzahl sich wiederholender Aufgaben automatisieren. Dadurch kann Ihr Team seine wertvolle Zeit für die schwierigeren Kundenprobleme nutzen, die eine menschliche Note benötigen.

So nutzen Sie Gorgias-Regeln zur Planung automatischer Antworten außerhalb der Geschäftszeiten

Alles klar, gehen wir ins Detail. Dies ist die Kernfunktion für das Management von Erwartungen, nachdem sich Ihr Team für den Tag abgemeldet hat. Es ist ein recht einfacher Prozess, aber alles beginnt damit, Gorgias mitzuteilen, wann Ihr Team tatsächlich verfügbar ist.

Geschäftszeiten festlegen: Der erste Schritt

Sie können keine Zeit „außerhalb der Geschäftszeiten“ haben, wenn Gorgias nicht weiß, was Ihre Geschäftszeiten sind. Der erste Schritt besteht darin, den Arbeitsplan Ihres Teams zu definieren. In Gorgias können Sie universelle Geschäftszeiten festlegen, die für alle Ihre Supportkanäle gelten. Dies dient dem System als Referenzpunkt, um zu entscheiden, ob eine Nachricht innerhalb oder außerhalb der Bürozeiten eingegangen ist.

Die automatische Antwort erstellen

Sobald Ihr Zeitplan feststeht, ist das Erstellen der Regel selbst ein Kinderspiel. So gehen Sie Schritt für Schritt vor:

1. Navigieren Sie in Ihrem Gorgias-Dashboard zu Settings > Rules (Einstellungen > Regeln).

2. Klicken Sie auf Create Rule (Regel erstellen) und wählen Sie dann Create Custom Rule (Benutzerdefinierte Regel erstellen).

3. Als Auslöser setzen Sie WHEN Ticket created (WENN Ticket erstellt).

4. Fügen Sie als Nächstes Ihre Hauptbedingung hinzu: IF Ticket created outside business hours (FALLS Ticket außerhalb der Geschäftszeiten erstellt). Das ist die magische Zutat.

5. Es ist ratsam, eine zweite Bedingung hinzuzufügen, um nach Kanälen zu filtern, z. B. IF Ticket channel IS Email (FALLS Ticket-Kanal Email IST). So können Sie leicht unterschiedliche Nachrichten für E-Mail, Chat oder soziale Medien verfassen, was immer eine nette Geste ist.

6. Wählen Sie schließlich für die Aktion THEN Reply to customer (DANN Antwort an Kunden). Hier schreiben Sie Ihre Nachricht. Halten Sie sie einfach und klar. Etwas wie: „Hallo! Vielen Dank für Ihre Nachricht. Unser Team ist für heute offline, aber wir sind werktags von 9 bis 17 Uhr ET für Sie da. Wir haben Ihre Nachricht erhalten und werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden, wenn wir zurück sind.“

Das ist alles, was dazu gehört. Sie haben nun ein Sicherheitsnetz, um alle Kundenfragen aufzufangen, die über Nacht oder am Wochenende eingehen.

Überlegungen bei der Verwendung von Gorgias-Regeln für automatische Antworten außerhalb der Geschäftszeiten

Eine Nachricht für die Zeit „außerhalb des Büros“ ist ein guter Ausgangspunkt für jedes professionelle Support-Team. Während Regeln eine grundlegende Ebene der Automatisierung bieten, gibt es einige Überlegungen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, wenn Sie ein dynamischeres Erlebnis bieten möchten.

• Regeln folgen logikbasierten Workflows. Gorgias-Regeln sind darauf ausgelegt, einer klaren, zuverlässigen Logik zu folgen. Obwohl sie eher auf Konsistenz als auf komplexe Interpretation ausgelegt sind, bieten sie eine sehr zuverlässige Erfahrung für gängige Anfragen. Ein Kunde, der nach dem Versand fragt, erhält die spezifische Antwort, die Sie entworfen haben.

• Fokus auf Kernaktionen. Regeln eignen sich hervorragend für Aufgaben mit hohem Volumen, wie das Taggen von Tickets oder das Senden automatisierter Antworten. Für Teams, die spezialisiertere Aufgaben ausführen möchten, wie das Nachschlagen einer Bestellung in Shopify, ermöglicht das ausgereifte Ökosystem von Gorgias verschiedene Integrationen, die Ihre Automatisierung um weitere Ebenen ergänzen können.

• Konsistente Markenbotschaft. Die von Ihnen verfasste automatische Antwort ist ein fester Text, der sicherstellt, dass Ihre Markenstimme jedes Mal perfekt beibehalten wird. Dieser kontrollierte Ansatz ist ideal für Standardbenachrichtigungen. Für dynamischere Anforderungen können Sie dies ergänzen, indem Sie Informationen aus Ihren internen Wikis oder Google Docs über spezialisierte Add-ons einbinden.

• Bestens geeignet für strukturierte Setups. Wenn Ihr Unternehmen wächst, fördert Gorgias einen optimierten Ansatz zur Automatisierung. Die Plattform bietet ein Limit von 70 Regeln pro Konto, was Teams hilft, ihre Workflows organisiert zu halten und überschneidende Logiken bei der Skalierung ihrer Support-Anforderungen zu vermeiden.

Die ergänzende Option eesel AI

An dieser Stelle können Sie ergänzende Lösungen wie einen KI-Agenten erkunden. Anstatt ein Ticket nur zu bestätigen, kann ein KI-Agent innerhalb Ihres Gorgias-Ökosystems arbeiten, um Anfragen sofort zu lösen. Durch die Verbindung eines Tools wie eesel AI mit Ihrem Gorgias-Helpdesk können Sie das solide Fundament, das Ihre Regeln bereits geschaffen haben, erweitern.

So unterstützt dieser Ansatz Ihr Team:

• Die Einrichtung ist unglaublich schnell. Sie können eesel AI mit einem einzigen Klick mit Gorgias verbinden. Es ist so konzipiert, dass es in wenigen Minuten konfiguriert ist, sodass Sie Ihrer bestehenden Einrichtung schnell eine weitere Automatisierungsebene hinzufügen können.

• Es vereinheitlicht Ihre Wissensquellen. Während Regeln die Logik handhaben, kann eesel AI von Ihren vorhandenen Informationen lernen: vergangenen Gorgias-Tickets und Makros, Ihrem öffentlichen Hilfezentrum und sogar internen Wissensdatenbanken wie Confluence oder Google Docs. Es kann sogar Daten direkt aus Ihrem Shopify-Katalog abrufen, um aktuelle Antworten zu liefern.

• Es kann echte Aktionen ausführen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten zu erweitern. eesel AI kann mit benutzerdefinierten Aktionen eingerichtet werden, um Aufgaben wie das Abrufen von Live-Bestellinformationen oder das Überprüfen der Rückgabeberechtigung auszuführen. Dies gibt Kunden neben Ihren Standardbenachrichtigungen zu den Geschäftszeiten sofort umsetzbare Antworten.

• Sie können mit Vertrauen testen. Der Simulationsmodus von eesel AI ermöglicht es Ihnen, Ihr Setup an Ihren vergangenen Gorgias-Tickets zu testen. Sie können genau sehen, wie es geantwortet hätte, was es Ihnen ermöglicht, das Verhalten anzupassen, bis Sie zu 100 % mit der Qualität des Supports zufrieden sind.

Aufschlüsselung der Gorgias-Preise: Wie sich automatische Antworten auf Ihre Rechnung auswirken

Wenn Sie über die Automatisierung des Supports nachdenken, ist das Verständnis der Preisstruktur der Schlüssel zur Budgetplanung. Die Preisgestaltung von Gorgias ist darauf ausgelegt, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen, und basiert auf dem Konzept der „abrechenbaren Tickets“ (billable tickets).

In Gorgias ist ein abrechenbares Ticket jede Konversation, die eine Antwort von einem menschlichen Agenten, einer Regel oder dem integrierten KI-Agenten erhält. Dies ermöglicht es Ihnen, genau zu verfolgen, wie viel Wert Sie aus den Automatisierungsfunktionen der Plattform ziehen.

Hier ist ein Blick auf ihre Pläne, basierend auf den Informationen ihrer offiziellen Preisseite.

Plan	Monatlicher Preis (jährliche Abrechnung)	Abrechenbare Helpdesk-Tickets/Monat	KI-Agent-Interaktionen/Monat	Zusatzkosten (Helpdesk)	Zusatzkosten (KI)
Starter	$10/Mo (Keine jährliche Option)	50	0	$0,40 / Ticket	$1,00 / Interaktion
Basic	$50/Mo	300	60	$40 / 100 Tickets	$0,90 / Interaktion
Pro	$300/Mo	2.000	600	$36 / 100 Tickets	$0,90 / Interaktion
Advanced	$750/Mo	5.000	2.500	$36 / 100 Tickets	$0,90 / Interaktion
Enterprise	Individuell	Individuell	Individuell	Individuell	$0,90 / Interaktion

Was dieses Preismodell für Sie bedeutet

Dieses nutzungsbasierte Modell stellt sicher, dass Ihre Kosten mit Ihrem Geschäftsvolumen übereinstimmen. Wenn Sie einen geschäftigen Monat haben, zum Beispiel während einer Produkteinführung, skaliert Gorgias mit Ihnen. Dieses Modell ermöglicht es Ihnen, den ROI Ihrer Automatisierung klar zu sehen, während Ihr Ticketvolumen steigt.

Der Preisansatz von eesel AI

Bei eesel AI bieten wir einen alternativen Ansatz mit einfachen und vorhersehbaren Plänen. Unsere Pläne basieren auf Funktionen und enthalten ein großzügiges monatliches Kontingent an KI-Interaktionen ohne Gebühren pro Lösung. Dies kann ein großartiger Weg sein, um die Kosten zu kontrollieren, wenn Sie eine spezialisierte KI-Automatisierung zusätzlich zu Ihrem bestehenden Gorgias-Plan hinzufügen möchten.

Mehr als nur einfache Gorgias-Regeln zur Planung automatischer Antworten

Die Verwendung von Gorgias-Regeln zur Planung automatischer Antworten außerhalb der Geschäftszeiten ist ein professioneller und effektiver Ausgangspunkt für jedes Team. Es ist ein zuverlässiger Weg, um Kundenerwartungen zu steuern und sicherzustellen, dass jede Anfrage bestätigt wird.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie auf diesem soliden Fundament weiter aufbauen. Echter 24/7-Kundenservice ist ein Prozess, und Gorgias bietet die ausgereifte, stabile Plattform, die Sie benötigen, um diesen Prozess zu starten.

An dieser Stelle wird fortgeschrittene KI zum logischen nächsten Schritt. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Bestätigungen durch sofortige, autonome Lösungen zu ergänzen. Ein Tool wie eesel AI hilft Gorgias-Nutzern, ihre Fähigkeiten zu erweitern und den Support nach Feierabend in einen aktiven Motor zu verwandeln, der Kunden direkt vor Ort unterstützt.

Gehen Sie den nächsten Schritt über Gorgias-Regeln für automatische Antworten hinaus

Wenn Sie bereit sind zu sehen, wie Sie Ihr Gorgias-Setup weiter verbessern können, um rund um die Uhr sofortige Antworten zu liefern, ist die Erkundung eines KI-Agenten ein großartiger nächster Schritt.

Sehen Sie, wie eesel AI nahtlos mit Gorgias integriert wird, um Sie bei der Verwaltung Ihrer Support-Tickets zu unterstützen, selbst wenn Ihr Team offline ist.

Testen Sie eesel AI kostenlos und führen Sie eine Simulation mit Ihren vergangenen Tickets durch, um zu sehen, wie es Ihre bestehenden Gorgias-Regeln ergänzen kann.