So nutzen Sie den Gorgias-Chat, um Rückgabegründe zu erfassen und RMAs automatisch zu generieren

Seien wir ehrlich: Die Abwicklung von Rücksendungen ist ein wesentlicher Bestandteil des Betriebs jeder Ecommerce-Marke. Es erfordert viel Liebe zum Detail, um Ihre Kunden zufrieden zu stellen und an sich zu binden. Viele erfolgreiche Online-Shops nutzen Gorgias, um ihre Kundenkommunikation zu zentralisieren, was eine hervorragende Strategie ist. Gorgias bietet eine ausgereifte Plattform, um den Prozess der Erfassung von Rückgabegründen und der Ausstellung von RMAs (Return Merchandise Authorizations) zu verwalten.

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die Nutzung des Gorgias-Chats, um Rückgabegründe zu erfassen und RMAs automatisch zu generieren. Wir schauen uns den Standardweg mit den nativen Funktionen von Gorgias an und untersuchen, wie ergänzende KI den gesamten Prozess für Ihr Team und Ihre Kunden noch reibungsloser gestalten kann.

So erfassen Sie Rückgabegründe und generieren RMAs im Gorgias-Chat

Bevor wir ins Detail gehen, definieren wir die Schlüsselkomponenten dieses Prozesses.

Rückgabegrund (Return Reason): Dies ist das „Warum“ hinter der Rücksendung. Ob es sich um ein Größenproblem oder einen beschädigten Artikel handelt – das Sammeln dieser Daten ist wertvoll, um Produktbeschreibungen und Größentabellen zu verbessern.

RMA (Return Merchandise Authorization): Dies ist die offizielle Genehmigung für eine Rücksendung. Es handelt sich um einen einzigartigen Code, der dem Kunden mitteilt, dass seine Rücksendung genehmigt wurde, und er hilft Ihrem Lagerteam, die eingehende Sendung zu identifizieren. Dieser Prozess kann mit einem automatisierten Auftragsbearbeitungssystem weiter optimiert werden.

Der ideale Workflow ermöglicht es einem Kunden, seine Bestellinformationen und den Rückgabegrund im Chat einzugeben und umgehend eine RMA oder ein Versandetikett zu erhalten. Um dies in Gorgias zu erreichen, können Sie das Chat-Widget, leistungsstarke Rules (Regeln) und Integrationen mit Retourenportalen nutzen.

Der Standardweg: Verwendung der nativen Tools von Gorgias

Gorgias bietet einen umfassenden Ausgangspunkt für die Bearbeitung von Rücksendungen. Sein halbautomatisches Setup hilft Agenten, Anfragen schnell zu bearbeiten und gleichzeitig die Übersicht zu behalten. Gehen wir den typischen Prozess durch.

Schritt 1: Einleitung der Rücksendeanfrage

Es beginnt normalerweise damit, dass ein Kunde das Gorgias Chat-Widget öffnet und eine Rücksendung erwähnt. Sie können Gorgias Rules verwenden, um Schlüsselwörter wie „Rücksendung“ oder „Umtausch“ zu erkennen.

Wenn diese Schlüsselwörter identifiziert werden, kann eine Regel die Konversation automatisch markieren (taggen) und ein hilfreiches Makro (Macro) senden. Diese erste Nachricht fragt in der Regel nach der Bestellnummer und der E-Mail-Adresse, um den Prozess zu starten.

Schritt 2: Erfassung des Rückgabegrundes

Sobald der Kunde seine Bestelldaten angibt, kann Ihr Agent fortfahren. Die robusten Integrationen von Gorgias mit Plattformen wie Shopify oder BigCommerce ermöglichen es Agenten, Bestellinformationen direkt in der Seitenleiste einzusehen.

Der Agent kann dann den Grund für die Rücksendung bestätigen. Die Verwendung von Makros gewährleistet eine konsistente Kommunikation, während die Beteiligung des Agenten eine persönliche Note und Qualitätskontrolle ermöglicht.

Schritt 3: Generierung der RMA

Gorgias dient als primäre Schnittstelle für Ihr Support-Team, und Sie können es problemlos mit speziellen Retourenmanagement-Tools verbinden, um RMAs zu generieren.

Die meisten Marken integrieren Tools wie Loop Returns, ReturnGO oder Happy Returns. Diese Apps erscheinen in der Gorgias-Seitenleiste und ermöglichen es Agenten, die Rücksendung zu verwalten, ohne den Helpdesk zu verlassen. Der Agent wählt die Artikel aus, generiert die RMA, und die integrierte App übernimmt den Versand des Etiketts an den Kunden.

Optimierung des Standard-Workflows für Support mit hohem Aufkommen

Dieser Workflow ist hochwirksam für die professionelle Verwaltung von Rücksendungen. Wenn eine Marke wächst, suchen Sie möglicherweise nach Wegen, dieses Setup weiter zu optimieren. Hier sind einige Überlegungen zur Skalierung Ihres Retourenprozesses.

Verbesserung der Automatisierung für repetitive Aufgaben

Im Standard-Workflow bietet ein Agent wertvolle Aufsicht, indem er Tickets prüft und mit der Retouren-App interagiert. Während Spitzenzeiten wie dem Black Friday können Teams dies weiter verbessern, indem sie Automatisierungsebenen hinzufügen, die repetitive Aufgaben übernehmen und Agenten für komplexere Anfragen freistellen. Eine echte Automatisierung des Kundensupports kann diese Schritte weiter rationalisieren.

graph TD
    A[Kunde leitet Rücksendung ein] --> B{Schlüsselwort erkannt?};
    B -->|Ja| C[Automatische Antwort gesendet];
    C --> D[Agent prüft Ticket];
    D --> E[Agent bestätigt Rückgabegrund];
    E --> F[Agent nutzt integrierte App];
    F --> G[RMA generiert];
    B -->|Nein| H[Agent bearbeitet Anfrage];
    subgraph Support-Aufsicht
        D;
        E;
        F;
    end
    style Support-Aufsicht fill:#f9f9f9,stroke:#333,stroke-width:2px

Nutzung spezialisierter Integrationen

Gorgias ist so konzipiert, dass es erweiterbar ist und Sie verschiedene spezialisierte Apps verbinden können. Dies fügt zwar spezifische Tools zu Ihrem Tech-Stack hinzu, stellt aber auch sicher, dass Sie die klassenbesten Lösungen für jede Funktion verwenden. Gorgias fungiert als zuverlässiger Anker, der all diese Datenpunkte zusammenführt.

Erweiterung der Verfügbarkeit

Agentengeführte Prozesse sind exzellent für die Qualitätskontrolle während der Geschäftszeiten. Um 2026 einen 24/7-Kundensupport mit KI anzubieten, entscheiden sich viele Teams dafür, Gorgias mit automatisierten Tools zu ergänzen, die einfache Rücksendeanfragen sofort bearbeiten können – sogar am Wochenende.

Verbesserung Ihres Setups: Verwendung von eesel AI

Um ein noch höheres Maß an Automatisierung zu erreichen, können Sie eine intelligente Ebene über Ihre bestehenden Tools legen. eesel AI ist darauf ausgelegt, innerhalb Ihres Gorgias-Helpdesks und anderer Systeme zu arbeiten. Es fungiert als ergänzender autonomer Agent, der Ihnen hilft, den Retourenprozess effizient zu verwalten.

Schnelle Integration mit Ihren bestehenden Tools

Einer der Vorteile von eesel AI ist die einfache Bedienung. Sie können es schnell mit Ihrem Gorgias-Konto verbinden und so die Plattform verbessern, der Sie bereits vertrauen. Es wurde entwickelt, um Ihr bestehendes Setup zu optimieren, ohne eine komplette Überarbeitung Ihrer Support-Abläufe zu erfordern.

Anpassbare Workflows für Ihr Team

Sie können den AI Agent von eesel AI so konfigurieren, dass er bei Chat-Konversationen unterstützt. Er kann aus Ihrer bestehenden Help-Dokumentation lernen, um Kunden genaue Informationen bereitzustellen.

Der AI Agent kann beim Sammeln von Bestellnummern und Rückgabegründen helfen. Durch das Einrichten von Custom Actions können Sie der KI erlauben, über eine API mit Ihrer Retourenplattform (wie Loop oder ReturnLogic) zu interagieren, um RMAs und Etiketten automatisch zu generieren. Dies stellt sicher, dass Ihre Kunden sofortigen Service erhalten, während sich Ihre menschlichen Agenten auf Tickets mit hoher Priorität konzentrieren.

Tests und Validierung

Die Gewährleistung eines qualitativ hochwertigen Kundenerlebnisses hat Priorität. eesel AI enthält einen Simulationsmodus, mit dem Sie die Leistung der KI testen können.

Bevor Sie live gehen, können Sie die KI in einer Testumgebung gegen Ihre vergangenen Tickets laufen lassen, um zu sehen, wie sie Rücksendeanfragen handhabt. Dies gibt Ihnen die Sicherheit, die Logik zu verfeinern und sie schrittweise in Ihre Live-Umgebung einzuführen.

Ein kurzer Blick auf die Gorgias-Preise

Um Ihre Strategie zu planen, ist es hilfreich zu verstehen, wie die Preisgestaltung bei Gorgias funktioniert. Die gestaffelten Pläne sind darauf ausgelegt, Teams in jeder Wachstumsphase zu unterstützen.

Plan	Preis (monatlich)	Abrechenbare Tickets/Monat	Hauptmerkmale
Starter	ab $10/Mo	50	Basis-Helpdesk, 3 Benutzersitze, E-Mail, Chat, Social Media
Basic	ab $50/Mo	300	Alles in Starter + mehr Integrationen
Pro	ab $300/Mo	2.000	Alles in Basic + Umsatzstatistiken
Advanced	ab $750/Mo	5.000	Alles in Pro + Dedizierter E-Mail-Server

Gorgias bietet leistungsstarke KI-Funktionen mit einer flexiblen, nutzungsbasierten Preisgestaltung, die Ihnen bei der Skalierung Ihrer Automatisierung hilft. So zahlen Sie nur für das, was Sie nutzen, während Ihre Marke wächst.

Ähnlich bietet das Preismodell von eesel AI planbare, interaktionsbasierte Pläne an. Durch die kombinierte Nutzung beider Tools können Sie ein Gleichgewicht finden, das zu Ihrem spezifischen Volumen und Ihren Automatisierungszielen im Jahr 2026 passt.

Optimierung Ihrer Rücksendungen und RMA-Generierung

Gorgias ist eine führende Plattform für die Organisation und Verwaltung von Kundenkonversationen. Die integrierten Tools und der umfangreiche Marketplace bieten eine starke Grundlage für jeden Retourenprozess.

Um die höchste Effizienzstufe zu erreichen, bei der ein Kunde den Gorgias-Chat nutzen kann, um Rückgabegründe zu erfassen und RMAs automatisch zu generieren, ist das Hinzufügen einer ergänzenden KI-Ebene eine kluge Wahl. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Support-Abläufe zu skalieren und den 24/7-Service zu bieten, den moderne Kunden schätzen.

eesel AI wurde entwickelt, um das Gorgias-Ökosystem zu ergänzen. Es hilft Ihnen, einen nahtlosen Retourenprozess aufzubauen, der Hand in Hand mit Ihrem bestehenden Gorgias-Setup funktioniert.

Sind Sie bereit, Ihren Retouren-Workflow zu verbessern? Sie können eesel AI kostenlos testen oder eine Demo buchen, um zu sehen, wie es sich in Gorgias integriert.