Das Gorgias-Audit-Log verstehen: Ein vollständiger Leitfaden

Wir alle kennen das. Dieses flaue Gefühl im Magen, wenn ein Ticket mit hoher Priorität plötzlich aus dem Nichts geschlossen wird oder ein entscheidender Tag verschwindet und Ihre gesamte Warteschlange im Chaos versinkt. Sie fragen sich: „Wer hat das getan und wann?“

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein. Jedes Support-Team hat eine Geschichte wie diese. Hier kommt ein Audit-Log (Aktivitätsprotokoll) ins Spiel. Betrachten Sie es als eine zuverlässige Aufzeichnung für Ihren Helpdesk, die jede wichtige Aktion protokolliert.

Dieser Leitfaden führt Sie durch das Gorgias-Audit-Log und zeigt Ihnen, wie Sie es nutzen können, um Änderungen zu verfolgen, Probleme zu lösen und Ihr Konto sicher zu halten. Wir werden auch darüber sprechen, wie Sie dieses Tool optimal nutzen und wie Sie es zusammen mit anderen Lösungen einsetzen können, um zukünftige Abläufe aktiv zu gestalten.

Was ist das Gorgias-Audit-Log?

Einfach ausgedrückt ist das Gorgias-Audit-Log eine chronologische, filterbare Liste aller wichtigen Ereignisse und Änderungen, die innerhalb Ihres Gorgias-Kontos vorgenommen wurden. Seine Hauptaufgabe besteht darin, Ihnen einen klaren Aktivitätsverlauf zu liefern. Dies unterstützt die Sicherheit, die Verantwortlichkeit und die Fehlerbehebung, indem es Ihnen genau zeigt, wer was wann getan hat.

Sie finden es in Ihren Gorgias-Einstellungen unter Settings -> Users & Teams -> Audit logs. Sobald Sie dort sind, können Sie Ereignisse mit ein paar einfachen Filtern durchsuchen: das beteiligte Teammitglied, die Art des Ereignisses und ein spezifischer Datumsbereich. Es ist ein praktisches Werkzeug, um eine schnelle Momentaufnahme der jüngsten Aktivitäten zu erhalten.

Welche wichtigen Aktivitäten können Sie im Gorgias-Audit-Log verfolgen?

Das Audit-Log erfasst eine breite Palette verschiedener Ereignisse. Anstatt Sie mit einer riesigen Liste zu überhäufen, ist es einfacher, diese Aktionen in ein paar logische Gruppen zu unterteilen. Auf diese Weise finden Sie das Gesuchte, ohne sich in Details zu verlieren.

Hier ist eine kurze Übersicht dessen, was Sie im Auge behalten können:

Kategorie	Verfolgte Ereignisse	Warum es wichtig ist
Benutzer- und Teamaktivität	Benutzer-Logins, Passwortänderungen, Rollen-Updates, Erstellung/Löschung von Teams.	Hilft Ihnen zu überwachen, wer auf das Konto zugreift, und stellt sicher, dass jeder die richtigen Berechtigungen hat.
Ticket-Lebenszyklus	Ticketerstellung, Zuweisung, Statusänderungen (auf Wiedervorlage gesetzt, geschlossen, wiedereröffnet), Zusammenführung, Löschung.	Liefert Ihnen die gesamte Geschichte der Reise eines Tickets, was ideal für das Verständnis von Arbeitsabläufen (Workflows) ist.
Kommunikation	Nachrichten-Updates oder -Löschungen (via API), Aktualisierungen oder Zusammenführungen von Kundenprofilen.	Zeigt Ihnen, wie Kundendaten und Konversationen innerhalb des Helpdesks gehandhabt werden.
Automatisierung und Regeln	Erstellung/Aktualisierung von Regeln, Makro-Anwendungen, Hinzufügen/Entfernen von Tags.	Perfekt, um genau zu sehen, wie Ihre Automatisierungen funktionieren.
Integrationen	Erstellung, Aktualisierung oder Löschung von Integrationen.	Protokolliert Änderungen an Ihren verbundenen Apps, was bei der Verwaltung Ihres Datenflusses hilfreich ist.

Hier ist ein interessantes Detail: Wenn Sie jemals „No user“ neben einem Ereignis sehen, bedeutet dies normalerweise, dass die Aktion automatisch durch eine Regel, ein Makro oder eine Integration ausgelöst wurde. Das ist ein äußerst hilfreicher Hinweis, wenn Sie prüfen, wie Ihre Automatisierungen mit Ihren Tickets interagieren.

So nutzen Sie das Gorgias-Audit-Log für bessere Support-Abläufe

Zu wissen, was das Audit-Log verfolgt, ist die eine Sache; es tatsächlich zu nutzen, um Ihre tägliche Arbeit reibungsloser zu gestalten, eine andere. Schauen wir uns ein paar praktische Wege an, wie Sie es einsetzen können.

Halten Sie Ihr Konto mit dem Gorgias-Audit-Log sicher

Das Audit-Log ist eine starke Verteidigungslinie für die Sicherheit Ihres Helpdesks. Sie können es verwenden, um Logins zu überwachen oder zu prüfen, ob Änderungen an Kundendaten, wie Profil-Updates, von den richtigen Personen vorgenommen werden.

Beispielsweise könnte ein Manager nach „User deleted“ (Benutzer gelöscht) oder „Integration deleted“ (Integration gelöscht) filtern, um zu bestätigen, dass alle Einstellungen wie beabsichtigt bleiben. Dies gibt Ihnen die zusätzliche Gewissheit, dass Ihr Konto sicher ist.

Effektive Fehlerbehebung mit dem Gorgias-Audit-Log

Hier beweist das Audit-Log seinen wahren Wert. Es ist perfekt geeignet, um Helpdesk-Aktivitäten zu verstehen. Nehmen wir an, ein Kunde schreibt eine E-Mail und fragt, warum sein Ticket geschlossen wurde. Anstatt eine interne Untersuchung einzuleiten, können Sie einfach die Ticket-ID in das Audit-Log eingeben. In Sekundenschnelle sehen Sie genau, welcher Agent oder welche Regel es wann geschlossen hat.

Es ist auch nützlich für die technische Aufsicht. Zum Beispiel verwalten einige Teams die E-Mail-Weiterleitung an Gorgias von externen Plattformen wie Outlook. Während das Gorgias-Protokoll bestätigt, wann ein Ticket erstellt wird, ist es der perfekte Ausgangspunkt, um zu verifizieren, dass Ihre Daten wie erwartet in das System fließen.

Sehen Sie mit dem Gorgias-Audit-Log, wie Ihr Team abschneidet

Das Audit-Log kann auch ein nützliches Werkzeug für Coaching und Training sein. Wenn Sie bemerken, dass ein Agent konsequent wichtige Tags entfernt oder Tickets voreilig schließt, können Sie das Protokoll nach diesem Agenten und dem spezifischen Ereignis filtern, z. B. „Ticket tags removed“. Dies liefert Ihnen konkrete Beispiele für Besprechungen und verwandelt eine Routineprüfung in einen wertvollen Moment für das Wachstum Ihres Teams.

Das Beste aus Ihren Protokollen herausholen: Den Fokus des Gorgias-Audit-Logs verstehen

Das Gorgias-Audit-Log ist ein solides, unverzichtbares Werkzeug, das eine zuverlässige Grundlage für jedes Support-Team bietet. Um es optimal zu nutzen, ist es hilfreich, seinen primären Fokus zu verstehen.

• Es ist eine umfassende historische Aufzeichnung. Das Protokoll ist darauf ausgelegt, Ihnen genau zu sagen, was passiert ist. Es ist eine exzellente Ressource, um Ereignisse nach ihrem Eintreten zu überprüfen und eine faktische Basis für Sicherheit und Verantwortlichkeit zu schaffen.

• Es liefert granulare „Was“-Daten. Ein Audit-Log ist hochwirksam darin zu zeigen, dass eine Aktion, wie die Anwendung eines Makros, stattgefunden hat. Dies ist ein wichtiger Teil des Support-Puzzles, der es Managern ermöglicht zu sehen, welche Tools am häufigsten verwendet werden.

• Es bietet eine Fülle von Daten. Das Audit-Log liefert einen detaillierten Feed von tausenden Ereignissen. Das bedeutet, dass Sie Zugriff auf eine enorme Menge an Informationen haben, wann immer Sie tief in die Historie Ihres Kontos eintauchen müssen.

Ergänzen Sie Ihre Aufsicht: Verwendung von eesel AI mit dem Gorgias-Audit-Log

Während ein Werkzeug wie das Gorgias-Audit-Log für die Verantwortlichkeit unerlässlich ist, suchen viele Support-Teams auch nach proaktiven Erkenntnissen, um immer einen Schritt voraus zu sein. Hier dient eesel AI als großartige ergänzende Option innerhalb des Gorgias-Ökosystems.

Anstatt nur historische Aufzeichnungen zu prüfen, hilft Ihnen eesel AI bei der Zukunftsplanung. Der Simulationsmodus ermöglicht es Ihnen, KI-Antworten auf Ihre historischen Tickets in einer sicheren Umgebung zu testen. Sie können sehen, wie die KI antworten würde, und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen, bevor Sie live gehen. Dies ist ein großartiger Weg, um noch mehr Vertrauen in Ihre Automatisierungsstrategie aufzubauen.

Und während ein Audit-Log Ihnen einen klaren Strom von Ereignissen liefert, bietet das Analyse-Dashboard von eesel AI zusätzliche übergeordnete Ansichten. Es kann dabei helfen, häufige Kundenprobleme oder Lücken in Ihrer Wissensdatenbank (Knowledge Base) aufzuzeigen, was Ihnen weitere Ideen zur Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe gibt.

Schließlich: Wo das Gorgias-Protokoll Ihnen zeigt, dass eine Aktion ausgeführt wurde, gibt Ihnen eesel AI zusätzliche Kontrolle darüber, wie Ihre KI mit Ihren Kunden interagiert. Sie können mit einfachen Themen beginnen und diese erweitern, wenn Sie die Ergebnisse in Ihrem Dashboard sehen. Es ist eine benutzerfreundliche Möglichkeit, die leistungsstarken Funktionen, die Gorgias bereits bietet, zu erweitern.

Meistern des Gorgias-Audit-Logs

Das Gorgias-Audit-Log ist ein unverzichtbares Werkzeug für jedes Support-Team. Es bietet die Verantwortlichkeit, Sicherheit und die Kraft zur Fehlerbehebung, die Sie benötigen, um einen geschäftigen Helpdesk zu verwalten. Eine klare, ausgereifte Aktivitätsaufzeichnung zu haben, ist ein Muss für einen professionellen Support-Betrieb.

Um Ihren Support wirklich zu skalieren, können Sie das Audit-Log als Ihre „Quelle der Wahrheit“ (Source of Truth) nutzen, während Sie intelligente, proaktive Tools erkunden, die Ihnen helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu verfeinern und noch bessere Kundenerlebnisse zu liefern.

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