Verständnis der Gorgias KI-Autoresponder-Regeln & seines KI-Agenten-Nachfolgers (2025)

Der Gorgias KI-Autoresponder ist eine Funktion, die entwickelt wurde, um Antworten auf häufige Kundenanfragen zu automatisieren, sodass sich Support-Teams auf komplexere Probleme konzentrieren können. Er nutzt KI, um die Absicht hinter der Nachricht eines Kunden zu erkennen und kann eine sofortige, relevante Antwort senden. Regeln für den Gorgias KI-Autoresponder sind die spezifischen Bedingungen und Aktionen, die Sie auf der Plattform einrichten, um zu steuern, wie und wann diese automatisierten Antworten gesendet werden.

Stellen Sie sie sich als eine Reihe von Wenn-Dann-Anweisungen für Ihren Kundensupport vor. Zum Beispiel: Wenn ein Kunde nach dem Bestellstatus fragt, dann senden Sie automatisch eine Nachricht mit einem Link zur Sendungsverfolgungsseite. Das beschleunigt nicht nur die Antwortzeiten, sondern sorgt auch für Konsistenz bei den bereitgestellten Informationen.

[asset: ein Diagramm oder Flussdiagramm, das eine einfache „Wenn-Dann“-Regel zeigt. Z. B. ein Kasten mit „Kunde fragt: ‚Wo ist meine Bestellung?‘“, der mit einem Pfeil auf einen Kasten zeigt, in dem steht: „KI-Autoresponder sendet: ‚Sie können Ihre Bestellung hier verfolgen: [Link]‘“].

Wie funktionieren die Regeln für den Gorgias KI-Autoresponder?

Das System von Gorgias basiert auf der Absichtserkennung. Wenn ein neues Ticket eingeht, analysiert die KI den Inhalt der Nachricht, um zu verstehen, wonach der Kunde fragt. Sie kann häufige Absichten wie „Bestellstatus“, „Versandrichtlinien“, „Retourenanfrage“ und mehr erkennen.

Sobald die Absicht identifiziert ist, prüft das System die von Ihnen erstellten Regeln für den Gorgias KI-Autoresponder. Hier ist eine einfache Aufschlüsselung des Prozesses:

1. Ticketerstellung: Ein Kunde sendet eine Nachricht über einen beliebigen verbundenen Kanal (E-Mail, Chat, soziale Medien).

2. Absichtserkennung: Die Gorgias-KI scannt die Nachricht, um ihre Absicht zu klassifizieren.

3. Regelabgleich: Das System sucht nach einer aktiven Autoresponder-Regel, die mit der erkannten Absicht übereinstimmt.

4. Aktionsausführung: Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, wird die vordefinierte Aktion der Regel ausgelöst, typischerweise das Senden einer automatisierten Antwort.

5. Ticketverwaltung: Abhängig von der Regel kann das Ticket dann automatisch mit einem Tag versehen oder geschlossen werden, um Ihren Posteingang organisiert zu halten.

Dieser gesamte Prozess dauert nur Sekunden, bietet Ihren Kunden einen sofortigen ersten Kontaktpunkt und reduziert den manuellen Arbeitsaufwand für Ihre Mitarbeiter.

Hauptvorteile der Verwendung des Autoresponders

Die Automatisierung von Antworten mag unpersönlich erscheinen, aber wenn sie richtig gemacht wird, verbessert sie das Kundenerlebnis und optimiert Ihre Support-Abläufe. Hier sind die Hauptvorteile:

24/7-Support-Verfügbarkeit

Ihre Kunden kaufen nicht nur von 9 bis 17 Uhr ein. Mit den Regeln für den Gorgias KI-Autoresponder können Sie rund um die Uhr sofortige Antworten auf häufige Fragen geben, auch wenn Ihr Support-Team offline ist. Dies erfüllt die Erwartungen der Kunden nach sofortiger Hilfe und kann verhindern, dass aus einer einfachen Anfrage eine frustrierte Beschwerde wird.

Gesteigerte Team-Effizienz

Viele Support-Tickets sind repetitiv. Fragen zu Lieferzeiten, Rückgaberichtlinien oder zur Sendungsverfolgung können einen Posteingang überfluten und wertvolle Mitarbeiterzeit in Anspruch nehmen. Durch die Automatisierung dieser Anfragen geben Sie Ihrem Team die Freiheit, sich um Tickets zu kümmern, die menschliches Einfühlungsvermögen, Problemlösung und Empathie erfordern. Dies führt zu einer besseren Ressourcenverteilung und engagierteren Support-Mitarbeitern.

Verbesserte Kundenzufriedenheit

Lange Antwortzeiten sind eine Hauptursache für Kundenfrustration. Der Gorgias KI-Autoresponder bietet eine sofortige Bestätigung und in vielen Fällen eine vollständige Lösung. Diese Geschwindigkeit und Effizienz führen zu zufriedeneren Kunden, die das Gefühl haben, dass ihre Anfragen umgehend bearbeitet werden.

So richten Sie Regeln für den Gorgias KI-Autoresponder ein

Das Einrichten Ihrer ersten Regel ist unkompliziert. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um in Ihrem Gorgias-Dashboard loszulegen.

[asset: eine Bildschirmaufnahme oder eine Reihe von kommentierten Screenshots, die die folgenden Schritte in der Gorgias-Benutzeroberfläche zeigen].

1. Navigieren Sie zu den Autoresponder-Einstellungen

Gehen Sie in Ihrem Gorgias-Dashboard zu Einstellungen und finden Sie dann unter dem Abschnitt „Automatisierung“ den KI-Autoresponder. Hier verwalten Sie alle Ihre Regeln für automatisierte Antworten.

2. Erstellen Sie eine neue Regel

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Regel erstellen“. Sie werden aufgefordert, Ihrer Regel einen Namen zu geben. Seien Sie spezifisch, damit Sie sie später leicht identifizieren können, zum Beispiel „Anfrage zum Bestellstatus“ oder „Frage zur Rückgaberichtlinie“.

3. Definieren Sie die Bedingungen

Dies ist der „Wenn“-Teil Ihrer Regel. Sie müssen Gorgias mitteilen, wann die automatische Antwort ausgelöst werden soll. Die primäre Bedingung ist die Absicht der Nachricht. Gorgias verfügt über mehr als 50 vortrainierte Absichten, aus denen Sie wählen können, wie zum Beispiel:

• „shipping/status“ (Versand/Status)

• „order/cancel“ (Bestellung/stornieren)

• „returns/policy“ (Retouren/Richtlinie)

Sie können auch andere Bedingungen basierend auf Ticketdetails hinzufügen, wie zum Beispiel den Kanal, von dem es stammt (z. B. E-Mail, Chat) oder bestimmte Tags.

4. Schreiben Sie Ihre Antwortnachricht

Dies ist der „Dann“-Teil. Verfassen Sie die Nachricht, die Sie senden möchten, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Gorgias ermöglicht es Ihnen, Variablen (wie den Namen des Kunden oder die Bestellnummer) zu verwenden, um die Nachricht zu personalisieren. Eine gute Antwort ist klar, hilfreich und liefert genau die Informationen, nach denen der Kunde sucht.

5. Legen Sie die Aktion fest

Was soll nach dem Senden der Nachricht mit dem Ticket geschehen? Sie können wählen:

• Das Ticket zurückstellen: Dies gibt dem Kunden Zeit zu antworten, falls er weitere Hilfe benötigt.

• Das Ticket mit einem Tag versehen: Fügen Sie zu Nachverfolgungszwecken einen Tag wie „automatisch-gelöst“ hinzu.

• Das Ticket schließen: Wenn die Antwort die Frage vollständig beantwortet, können Sie das Ticket automatisch schließen.

Sobald Sie diese Schritte konfiguriert haben, aktivieren Sie die Regel, und sie wird sofort ausgeführt.

Bewährte Praktiken

Um das Beste aus Ihren Regeln für den Gorgias KI-Autoresponder herauszuholen, befolgen Sie diese bewährten Praktiken:

• Fangen Sie klein an: Beginnen Sie mit den häufigsten und sich wiederholenden Fragen, die Sie erhalten. Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu automatisieren.

• Personalisieren Sie Ihre Nachrichten: Verwenden Sie Variablen, damit Ihre automatisierten Antworten weniger roboterhaft wirken. Den Kunden mit Namen anzusprechen, kann einen großen Unterschied machen.

• Bleiben Sie natürlich: Schreiben Sie Ihre Antworten im Ton Ihrer Marke. Das Ziel ist es, hilfreich und effizient zu sein, nicht wie eine Maschine zu klingen.

• Bieten Sie immer einen Ausweg an: Stellen Sie sicher, dass der Kunde weiß, wie er einen menschlichen Mitarbeiter erreichen kann, falls die automatisierte Antwort sein Problem nicht löst. Ein einfaches „Wenn dies Ihre Frage nicht beantwortet, antworten Sie auf diese Nachricht, und unser Team wird sich bei Ihnen melden“ funktioniert gut.

• Überprüfen und verfeinern: Überprüfen Sie regelmäßig die Leistung Ihrer Regeln. Werden sie korrekt ausgelöst? Sind die Kunden mit den Antworten zufrieden? Nutzen Sie dieses Feedback, um Ihre Bedingungen und Nachrichten im Laufe der Zeit anzupassen.

Ein leistungsstarkes Werkzeug für moderne Support-Teams

Die Regeln für den Gorgias KI-Autoresponder bieten eine praktische und leistungsstarke Möglichkeit, Ihren Kundensupport zu skalieren, ohne an Qualität einzubüßen. Durch die Automatisierung von Antworten auf häufige Anfragen können Sie einen schnelleren Service bieten, die Effizienz des Teams verbessern und die Kunden zufriedenstellen. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens werden diese Regeln zu einem wesentlichen Bestandteil einer intelligenten, skalierbaren Support-Strategie, die sicherstellt, dass sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren kann: den Aufbau starker Kundenbeziehungen.