
Seien wir ehrlich, unsere Posteingänge sind ein Chaos. Wir alle versuchen, schnell zu antworten und dabei professionell, klar und kompetent zu klingen. Das ist ein Balanceakt, der viel zu viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Google versucht zu helfen, indem es KI direkt in Gmail integriert, mit seiner Funktion „Schreibhilfe“, die einige ziemlich praktische Werkzeuge zur Entwurfsverfeinerung in Gmail bietet.
Dieser Leitfaden erklärt Ihnen, was diese neue Funktion ist, wie Sie sie nutzen können, um Ihren täglichen E-Mail-Marathon zu bewältigen, und, was noch wichtiger ist, wo sie an ihre Grenzen stößt. Wir werden uns ihre Einschränkungen für professionelle Teams ansehen, die mehr als nur einen einfachen Textgenerator benötigen, und untersuchen, was es wirklich braucht, um Ihren E-Mail-Workflow zu verbessern.
Was ist die „Schreibhilfe“-Funktion in Gmail?
„Schreibhilfe“ ist das in Gmail integrierte KI-Tool, das auf Googles Gemini-Modell basiert. Stellen Sie es sich als einen Schreibpartner vor, der in Ihrem Posteingang lebt und Ihnen hilft, E-Mails im Handumdrehen zu verfassen und zu verfeinern.
Im Wesentlichen erfüllt es zwei Hauptaufgaben:
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Schreibt neue Entwürfe für Sie: Sie können der KI eine Anweisung geben, wie z. B. „Schreibe eine freundliche Follow-up-E-Mail an einen potenziellen Kunden bezüglich unseres letzten Treffens“, und sie wird einen vollständigen E-Mail-Entwurf für Sie erstellen, den Sie verwenden oder anpassen können.
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Verbessert Ihren bestehenden Text: Sie können auch selbst eine Nachricht schreiben und dann die KI nutzen, um sie zu verbessern. Das kann bedeuten, den Tonfall förmlicher zu gestalten, mehr Details hinzuzufügen oder den Text zu kürzen, um ihn prägnanter zu machen.
Diese Funktion ist derzeit für persönliche Google-Konten mit einem Google One AI Premium-Abonnement und für Unternehmen mit bestimmten Google Workspace-Plänen verfügbar.
Wie man die Funktionen zur Entwurfsverfeinerung in Gmail nutzt
Der Einstieg in die KI von Gmail ist recht einfach. Die Idee ist nicht nur, E-Mails für Sie zu schreiben, sondern Ihnen zu helfen, bessere E-Mails schneller zu verfassen.
Neue Entwürfe aus einer Anweisung erstellen
Wenn Sie eine leere E-Mail vor sich haben, können Sie auf das „Schreibhilfe“-Symbol klicken (es ist ein Stift mit einem kleinen Stern), eingeben, was Sie benötigen, und auf „Erstellen“ klicken. Die KI wird dann einen Entwurf für Sie erstellen.
Ein wenig Spezifität hilft hier ungemein. Anstatt einer vagen Anweisung wie „Schreibe eine Dankes-E-Mail“, versuchen Sie es mit etwas wie „Schreibe eine förmliche Dankes-E-Mail an meine Interviewerin, Jane Doe, für die Position des Marketing Managers.“ Wenn Sie den Empfänger, das Thema und den richtigen Tonfall angeben, kommt die KI viel näher an das heran, was Sie suchen. Wenn der erste Versuch nicht ganz passt, können Sie jederzeit auf „Neu erstellen“ klicken, um eine andere Version zu erhalten.
Eigene Texte verfeinern
Hier sind die Werkzeuge zur Entwurfsverfeinerung in Gmail für den täglichen Gebrauch am nützlichsten. Sobald Sie Ihre eigene Nachricht geschrieben haben, klicken Sie auf dasselbe „Schreibhilfe“-Symbol, um ein Menü mit Verfeinerungsoptionen aufzurufen.
Hier sind die wichtigsten Werkzeuge, die Sie verwenden können:
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Formalisieren: Diese Option tauscht Ihre lockere Sprache gegen etwas Professionelleres aus. Sie ist ideal, wenn Sie von einem entspannten Ton zu einem wechseln müssen, der besser zu einer geschäftlichen E-Mail passt.
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Ausführen: Wenn Ihre Nachricht etwas dünn erscheint, wird diese Option sie durch Hinzufügen weiterer Details und Ausarbeitung Ihrer Punkte erweitern.
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Kürzen: Wenn Sie hingegen einen Roman geschrieben haben, wird diese Option ihn auf etwas viel Kürzeres und leichter Verständliches reduzieren.
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Verbessern: Dies ist wie eine letzte Überprüfung. Es räumt Ihren Entwurf auf, indem es die Grammatik verbessert, Tippfehler korrigiert und ihn allgemein flüssiger und professioneller lesbar macht.
Der Business Case: Wo es hilft und wo nicht
Für Ihren persönlichen Posteingang ist diese Funktion ziemlich praktisch. Aber wenn Sie ein Unternehmen führen, müssen Sie genauer hinsehen, ob sie tatsächlich die Kommunikationsprobleme löst, mit denen Sie täglich konfrontiert sind.
Die offensichtlichen Vorteile: Geschwindigkeit und Konsistenz
Die unmittelbaren Vorteile sind unbestreitbar. Der größte ist die Zeitersparnis. Da der durchschnittliche Mitarbeiter fast 11 Stunden pro Woche mit dem Schreiben von E-Mails verbringt, ist jedes Tool, das routinemäßige Nachrichten wie Follow-ups oder einfache Antworten beschleunigt, eine gute Sache. Es hilft auch bei der Klarheit, besonders für Teammitglieder, die vielleicht nicht die stärksten Schreiber sind. Es kann einen groben Entwurf schnell in eine saubere, grammatikalisch korrekte Nachricht verwandeln.
Wo es für professionelle Teams an seine Grenzen stößt
Obwohl die Funktion cool ist, werden ihre Grenzen schmerzlich deutlich, wenn man sie für ernsthafte Geschäftsaufgaben wie Vertrieb oder Kundensupport einsetzen will.
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Sie hat keine Ahnung, was Ihr Unternehmen tut: Die KI von Gmail kennt weder Ihre Rückgaberichtlinien noch Ihre Produktdetails oder die spezifische Bestellhistorie eines Kunden. Sie zieht einfach Informationen aus dem Internet, was bedeutet, dass Sie generische Antworten erhalten, die oft stark bearbeitet werden müssen, um korrekt und nützlich zu sein.
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Sie kann Ihre Markenstimme nicht treffen: Die Option „Formalisieren“ ist eher ein Vorschlaghammer. Sie kann nicht die einzigartige Stimme Ihres Unternehmens nachahmen, die für den Aufbau von Kundenbeziehungen so wichtig ist. Sie möchten, dass Ihr Support-Team wie Ihr Team klingt, nicht wie ein generischer Roboter.
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Sie ist von Ihrem Unternehmenswissen abgeschnitten: Die KI kann keine Informationen aus Ihren internen Wikis, Hilfezentren oder anderen Dokumenten abrufen. Sie kann keine Antwort aus einem Leitfaden in Confluence ziehen oder auf ein Datenblatt verweisen, das Sie in Google Docs gespeichert haben. Das bedeutet, dass Ihr Team immer noch nach Informationen suchen und diese in Antworten kopieren und einfügen muss.
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Sie lässt sich nicht in Ihren Workflow integrieren: Das ist das größte Problem. Die Funktion generiert nur Text; sie kann nichts tun. Sie kann keinen Bestellstatus in Shopify nachschlagen, kein Ticket in Zendesk erstellen oder ein dringendes Problem in Slack melden. Sie ist ein Schreibassistent, kein Arbeitsassistent.
Jenseits der einfachen Entwurfsverfeinerung in Gmail: Warum integrierte KI die wahre Lösung ist
Die Einschränkungen des Gmail-Tools machen deutlich, dass Unternehmen etwas Vernetzteres benötigen. Sie brauchen eine KI-Plattform, die mit Ihrem tatsächlichen Geschäft verbunden ist.
Ihr Unternehmenswissen sofort vereinheitlichen
Wirkliche Effizienz kommt nicht von einer KI, die alles im Internet weiß; sie kommt von einer KI, die alles über Ihr Unternehmen weiß. Das ist die Lücke, die Tools wie eesel AI schließen sollen. Anstatt öffentliche Daten zu verwenden, verbindet sich eesel AI sicher mit den Wissensquellen Ihres Unternehmens und lernt aus Ihren bisherigen Helpdesk-Tickets, internen Wikis und öffentlichen Hilfedokumenten. Dies stellt sicher, dass jede von ihr generierte Antwort genau und spezifisch für Ihr Unternehmen ist.
Die KI an Ihre Marke und Ihren Workflow anpassen
Vergessen Sie die Einheitslösungen für den Tonfall. Mit dem anpassbaren Prompt-Editor von eesel AI können Sie die genaue Persönlichkeit und den Tonfall Ihrer KI definieren. Sie können ihr sagen, sie soll empathisch, streng professionell oder sogar ein wenig humorvoll sein, was die Konsistenz Ihrer Marke in jeder Interaktion gewährleistet. Dieses Maß an Kontrolle ist das Herzstück von Lösungen wie AI Agent Assist, das darauf ausgelegt ist, Ihre menschlichen Agenten schneller und präziser zu machen.
Workflows automatisieren, nicht nur Worte
Hier verschafft Ihnen integrierte KI einen riesigen Vorteil. Fortschrittliche Tools schreiben nicht nur, sie handeln. Der AI Copilot und der AI Agent von eesel AI können so eingerichtet werden, dass sie Aufgaben direkt in den von Ihnen bereits verwendeten Tools ausführen.
Stellen Sie sich nur eine KI vor, die:
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Eine E-Mail lesen, den Bestellstatus des Kunden in Ihrer Datenbank nachschlagen und diese Echtzeitinformationen direkt in die Antwort einfügen kann.
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Erkennt, dass eine E-Mail eine „Rückerstattungsanfrage“ ist, das Ticket in Ihrem Helpdesk automatisch markiert und ein Problem in Jira Service Management erstellt, um es an das Finanzteam zu eskalieren.
Das ist der Unterschied zwischen einem einfachen Schreibwerkzeug und einer intelligenten Plattform, die Ihre Arbeit tatsächlich automatisiert.
Die Kosten verstehen: Gemini in Gmail vs. dedizierte KI-Tools
Um die Gemini-Funktionen in Gmail zu nutzen, benötigen Sie ein kostenpflichtiges Abonnement, entweder für Google One AI Premium für ein persönliches Konto oder einen bestimmten Google Workspace-Plan für Unternehmen. Damit wird zwar die „Schreibhilfe“-Funktion freigeschaltet, aber Sie bezahlen für ein Tool, das nur Text generiert.
Im Gegensatz dazu sind Plattformen wie eesel AI für Unternehmen konzipiert. Die Preisgestaltung ist unkompliziert, ohne überraschende Gebühren, die Sie für einen geschäftigen Monat bestrafen. Mit monatlichen Plänen können Sie skalieren, während Sie wachsen, ohne an einen langfristigen Vertrag gebunden zu sein. Es ist eine Investition in ein System, das Arbeit erledigt, nicht nur eines, das darüber schreibt.
Ist die Entwurfsverfeinerung in Gmail für Ihr Team ausreichend?
Die KI-gestützte Entwurfsverfeinerung von Gmail ist ein wirklich nettes Werkzeug für die persönliche Produktivität. Es ist ein großartiger Einstieg in das KI-gestützte Schreiben und wird den Leuten definitiv Zeit bei ihren individuellen E-Mails sparen.
Aber für professionelle Teams werden Sie ziemlich schnell an eine Grenze stoßen. Der Mangel an Geschäftskontext, Kontrolle über die Markenstimme und Workflow-Integrationen bedeutet, dass es einfach nicht skalierbar ist. Für eine genaue und markenkonforme Kommunikation, insbesondere im Kundensupport oder Vertrieb, ist eine dedizierte und integrierte KI-Plattform der klare nächste Schritt.
Steigern Sie Ihre E-Mail-Produktivität über die Entwurfsverfeinerung in Gmail hinaus
Die „Schreibhilfe“ von Gmail ist ein großartiger Anfang, aber sie kann nicht aus dem Wissen Ihres Unternehmens lernen oder sich mit Ihren Geschäftstools verbinden.
eesel AI setzt dort an, wo Gmail aufhört, und integriert sich mit all Ihrem Wissen, um wirklich intelligenten und markenkonformen Support zu bieten. Sie können sich in wenigen Minuten anmelden und sehen, welchen Unterschied es macht.
Häufig gestellte Fragen
Die Entwurfsverfeinerung in Gmail bezieht sich auf die KI-Funktion „Schreibhilfe“ von Gmail, die auf Googles Gemini-Modell basiert. Sie fungiert als Schreibassistent, der entweder vollständige E-Mail-Entwürfe aus Anweisungen generiert oder Ihren bestehenden Text durch Anpassung von Ton, Länge oder Klarheit verbessert.
Sie können auf die Entwurfsverfeinerung in Gmail zugreifen, indem Sie beim Verfassen einer E-Mail auf das „Schreibhilfe“-Symbol (ein Stift mit einem Stern) klicken. Sie ist für persönliche Google-Konten verfügbar mit einem Google One AI Premium-Abonnement und für Unternehmen mit bestimmten Google Workspace-Plänen.
Die Hauptvorteile der Entwurfsverfeinerung in Gmail umfassen Zeitersparnis durch schnelles Verfassen von routinemäßigen Nachrichten und die Verbesserung von Konsistenz und Klarheit in Ihrem Schreibstil. Sie kann Ihre Nachrichten effizient formalisieren, ausführen, kürzen oder verbessern.
Für professionelle Teams stößt die Entwurfsverfeinerung in Gmail an ihre Grenzen, da ihr der Geschäftskontext fehlt, sie Ihre spezifische Markenstimme nicht nachahmen kann und sich nicht in internes Unternehmenswissen oder Workflows integrieren lässt. Das bedeutet, dass sie oft generische Antworten liefert, die erhebliche manuelle Bearbeitung erfordern.
Ja, die Nutzung der Entwurfsverfeinerung in Gmail erfordert ein kostenpflichtiges Abonnement. Für persönliche Konten ist sie Teil des Google One AI Premium-Plans, und für Unternehmen ist sie in bestimmten Google Workspace-Plänen enthalten.
Im Gegensatz zu integrierten KI-Tools, die für Unternehmen entwickelt wurden, generiert und verfeinert die Entwurfsverfeinerung in Gmail hauptsächlich Text, ohne auf die internen Wissensdatenbanken Ihres Unternehmens zugreifen oder Aufgaben innerhalb Ihrer bestehenden Workflows automatisieren zu können. Dedizierte KI-Plattformen verbinden sich mit Geschäftsdaten und können Aktionen ausführen, nicht nur schreiben.