Ein praktischer Leitfaden zur Freshdesk-DSGVO-Konformität

Seien wir ehrlich: Datenschutz ist ein wesentlicher Bestandteil beim Aufbau von Kundenvertrauen. Im Jahr 2026, in dem der Schutz von Daten oberste Priorität hat, ist der korrekte Umgang mit personenbezogenen Informationen das Zeichen einer professionellen und zuverlässigen Marke. Die DSGVO-Regeln (Datenschutz-Grundverordnung) bieten hierfür den Rahmen, und deren Einhaltung stellt sicher, dass der Ruf Ihrer Marke stark bleibt und die Kunden Ihnen vertrauen.

Wenn Ihr Team Freshdesk nutzt, starten Sie bereits mit einer ausgereiften und zuverlässigen Plattform. Die Verwaltung von Kundendaten gemäß den DSGVO-Regeln, wie etwa dem „Recht auf Vergessenwerden“, ist eine zentrale Verantwortung für Support-Teams. Freshdesk bietet hierfür einen bewussten, praxisorientierten Prozess, der sicherstellt, dass jede Anfrage mit der entsprechenden Sorgfalt und Verifizierung bearbeitet wird.

Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, Ihre Optionen zu verstehen. Wir werden die integrierten Freshdesk-DSGVO-Funktionen durchgehen, prüfen, was Drittanbieter-Apps auf dem Marketplace bieten, und einen automatisierteren Weg vorstellen, um Ihr Freshdesk-Setup zu ergänzen und die Compliance effizient zu gestalten.

Was ist die DSGVO und warum ist die Freshdesk-DSGVO-Konformität wichtig?

Was genau ist also die DSGVO? Kurz gesagt ist die Datenschutz-Grundverordnung (englisch GDPR) ein umfassendes Datenschutzgesetz der Europäischen Union. Es wurde entwickelt, um Menschen mehr Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten zu geben – wie diese gesammelt, verwendet und gespeichert werden.

Dies ist nicht nur eine Regel für europäische Unternehmen. Wenn Ihr Unternehmen personenbezogene Daten von Personen aus der EU verarbeitet, gilt die DSGVO für Sie, unabhängig davon, wo sich Ihr Firmensitz befindet.

Dies hat direkte Auswirkungen auf Ihr Freshdesk-Konto. Jedes Ticket, jedes Kontaktprofil und jedes Chat-Protokoll enthält personenbezogene Daten (Personally Identifiable Information, PII), die unter die DSGVO fallen, wie Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Freshdesk ist darauf ausgelegt, diese Daten sicher zu verwalten und bietet Ihnen die notwendigen Tools, um konform zu bleiben.

Für Support-Teams sind einige Kernaspekte der DSGVO besonders wichtig:

• Datenminimierung: Freshdesk ermöglicht es Ihnen, Felder so anzupassen, dass Sie nur die Informationen erfassen, die Sie absolut benötigen, um einem Kunden zu helfen.

• Speicherbegrenzung: Sie können klare Regeln festlegen, wie lange Sie Ticket-Informationen aufbewahren, und Freshdesk bietet die Werkzeuge, um die Löschung nach Ablauf dieser Zeit zu verwalten.

• Betroffenenrechte: Ihre Kunden können verlangen, ihre Daten einzusehen, sie zu korrigieren, falls sie falsch sind, oder die Löschung zu beantragen. Die Plattform von Freshdesk ist darauf ausgelegt, diese Anfragen handhabbar zu machen.

Verwaltung der Compliance mit nativen Freshdesk-DSGVO-Funktionen

Freshdesk bietet eine solide Basis an integrierten Tools zur Unterstützung der DSGVO. Diese Funktionen bieten einen zuverlässigen Ausgangspunkt für die Compliance und geben Administratoren die volle Kontrolle über die Datenverwaltung.

Freshdesk-DSGVO und das Recht auf Vergessenwerden: Löschen von Benutzerdaten

Freshdesk ermöglicht es Ihnen, sowohl Endbenutzer- als auch Agentenprofile zu löschen. Sie haben die Wahl zwischen einer „vorläufigen Löschung“ (Soft Delete, die wiederhergestellt werden kann) und einer „endgültigen Löschung“ (Permanent Delete). Wenn Sie einen Benutzer dauerhaft löschen, werden seine zugehörigen Daten entweder gelöscht oder anonymisiert, wodurch das Recht auf Vergessenwerden gewahrt bleibt.

Dieser Prozess erfolgt bewusst manuell. So wird sichergestellt, dass ein Administrator die Anfrage und die Identität der Person persönlich verifizieren kann, bevor Daten unwiderruflich entfernt werden. Dieser praxisorientierte Ansatz bietet ein hohes Maß an Aufsicht und Präzision, was bei sensiblen rechtlichen Anforderungen unerlässlich ist.

graph TD
    A[Kunde reicht Löschanfrage ein] --> B{Admin erhält Anfrage};
    B --> C[Admin verifiziert Identität des Benutzers];
    C --> D[Admin navigiert zum Benutzerprofil in Freshdesk];
    D --> E[Admin wählt Option 'Dauerhaft löschen'];
    E --> F[Admin bestätigt Löschung];
    F --> G[Daten werden anonymisiert oder gelöscht];
    G --> H[Admin bestätigt Abschluss gegenüber dem Kunden];

Freshdesk-DSGVO: Das Recht auf Übertragbarkeit und Berichtigung

Freshdesk unterstützt auch das Recht der Nutzer, ihre Daten mitzunehmen (Übertragbarkeit) und sie zu korrigieren (Berichtigung). Dies kann über die robusten API-Aufrufe von Freshdesk erfolgen, um Informationen zu exportieren oder zu aktualisieren, oder indem Nutzer und Agenten ihre Profile direkt auf der Plattform bearbeiten können.

Die Verfügbarkeit von APIs ist eine große Stärke des Freshdesk-Ökosystems. Sie bietet Teams mit technischen Ressourcen umfassende Flexibilität, um benutzerdefinierte Export- oder Aktualisierungs-Workflows zu erstellen. Für andere Teams macht die benutzerfreundliche Oberfläche zur Profilverwaltung manuelle Korrekturen einfach und unkompliziert.

Freshdesk-DSGVO Datensicherheit und Hosting-Richtlinien

Freshdesk nimmt Sicherheit sehr ernst. Die Daten werden auf Amazon AWS-Servern gehostet, es wird SSL-Verschlüsselung verwendet und eine strikte Datenisolierung zwischen den Kundenkonten aufrechterhalten. Die Standardrichtlinie, alle Kontodaten 90 Tage nach Schließung eines Kontos zu löschen, ist eine klare und hilfreiche Basis für die Datenaufbewahrung.

Diese etablierten Richtlinien bieten eine sichere Umgebung für Ihren Support-Betrieb. Während Freshdesk diese Kernsicherheitsfunktionen bereitstellt, erlaubt das ausgereifte Ökosystem der Plattform auch das Hinzufügen spezifischerer, automatisierter Regeln, falls Ihr Unternehmen besondere Compliance-Anforderungen hat.

Nutzung von Drittanbieter-Apps für die Freshdesk-DSGVO-Konformität

Um die nativen Funktionen zu ergänzen, bietet Freshworks einen Marketplace voller Drittanbieter-Apps. Tools wie der GDPR Assistant von Swedbyte und die GDPR Compliance App von SMC Consulting ermöglichen es Ihnen, spezialisierte Automatisierungen in Ihren Compliance-Workflow zu integrieren.

Was bieten diese Apps für die Freshdesk-DSGVO?

Diese Apps erweitern das Freshdesk-Erlebnis um nützliche Funktionen. Sie können Regeln aufstellen, um Benutzerdaten nach einem bestimmten Zeitraum automatisch zu löschen, PDF-Berichte für Auskunftsersuchen (DSARs) zu erstellen und Ausnahmen für bestimmte Konten zu verwalten.

Funktion	GDPR Assistant (Swedbyte)	GDPR Compliance App (SMC)
Kernfunktion	Auto-Löschung, PDF-Berichte, Nutzer „vergessen“	Auto-Löschung basierend auf Regeln
Anpassung von Regeln	Basierend auf Zeit, Gruppen, Typen, Ausnahmen	Basierend auf Gruppe, Typ, Tags, Dauer
Löschungstyp	„Vollständige Löschung“	Optionen für Hard und Soft Delete
Preisgestaltung	25 $ / Konto / Monat	Variiert
Entwickler	Swedbyte	SMC Consulting

Abwägung Ihrer Optionen für Freshdesk-DSGVO-Lösungen

Obwohl diese Apps spezialisierte Funktionen bieten, bedeuten sie auch ein zusätzliches Abonnement und ein weiteres System, das verwaltet werden muss. Für viele Teams sind diese Apps eine großartige Möglichkeit, spezifische Funktionen hinzuzufügen, ohne sie selbst entwickeln zu müssen.

Jede neue App erhöht jedoch die Komplexität Ihres Setups, und Sie sollten sicherstellen, dass Sie mit der Verwaltung mehrerer Anbieter für Ihre Sicherheitsbedürfnisse einverstanden sind. Dennoch ist die Breite des Freshdesk-Marketplace ein Beweis für die Vielseitigkeit der Plattform – wenn Sie einen speziellen Bedarf haben, gibt es wahrscheinlich eine App dafür.

Ein besserer Weg: Optimierung der Freshdesk-DSGVO-Konformität mit einer integrierten KI-Plattform

Was wäre, wenn Sie Ihren Compliance-Workflow als Teil einer umfassenderen Automatisierungsstrategie verbessern könnten? Anstatt nach einer eigenständigen App zu suchen, können Sie eine einheitliche Plattform wie eesel AI nutzen, um Ihr Freshdesk-Setup zu ergänzen.

eesel AI arbeitet innerhalb des Freshdesk-Ökosystems, um DSGVO-Anforderungen zusammen mit anderen Aufgaben der Support-Automatisierung zu verwalten. Dies bietet eine integriertere und effizientere Lösung für zukunftsorientierte Teams.

Automatisierung des Datenmanagements für Freshdesk-DSGVO mit AI Triage

Das AI Triage-Tool von eesel AI fungiert als ergänzende Workflow-Engine, die dabei helfen kann, den Datenlebenszyklus innerhalb von Freshdesk automatisch zu steuern.

Durch die Analyse des Ticketinhalts kann eesel AI dabei helfen, spezifische Aktionen basierend auf Ihren Datenaufbewahrungsrichtlinien auszulösen. Sie könnten beispielsweise einen Workflow einrichten, um Daten zu bestimmten Ticket-Typen zu markieren oder zu löschen, sobald diese für einen festgelegten Zeitraum gelöst wurden. Dies stellt sicher, dass Sie Ihre Richtlinien konsistent befolgen, während Freshdesk Ihre zentrale Informationsquelle bleibt.

Dieser Ansatz macht Ihre Compliance-Strategie proaktiver, indem intelligente Automatisierung die Arbeit unterstützt, die Ihr Team bereits in Freshdesk leistet.

graph TD
    A[Ticket in Freshdesk gelöst] --> B{eesel AI Workflow-Analyse};
    B --> C[Bedingung: Wartezeit gemäß Richtlinie];
    C --> D[Aktion: Umgang mit Benutzerdaten];
    D --> E[Compliance automatisch gewahrt];
    E --> F[Prozess mit voller Sichtbarkeit abgeschlossen];

Freshdesk-DSGVO: Sicherheit und Compliance „by Design“

Sicherheit ist ein Kernwert sowohl für Freshdesk als auch für eesel AI. Wenn Sie eesel AI nutzen, um Ihr Freshdesk-Setup zu verbessern, profitieren Sie von Sicherheitsfunktionen auf Enterprise-Niveau:

• EU-Datenresidenz: eesel AI bietet im Business-Plan und höher eine EU-Datenresidenz an, sodass alle verarbeiteten Daten innerhalb der Europäischen Union verbleiben.

• Datenisolierung: Ihre Daten werden separat aufbewahrt und nur für Ihre dedizierten KI-Modelle verwendet, niemals mit öffentlichen Modellen geteilt.

• Geprüfte Unterauftragsverarbeiter: eesel AI basiert auf einem vertrauenswürdigen Fundament und arbeitet mit zertifizierten Diensten wie OpenAI und Pinecone zusammen.

Durch die Wahl einer sicheren, integrierten Plattform können Sie Ihre Freshdesk-Funktionen erweitern und gleichzeitig die hohen Sicherheitsstandards einhalten, die Ihre Kunden im Jahr 2026 erwarten.

Mehr als nur ein Freshdesk-DSGVO-Compliance-Tool

Der wahre Wert eines integrierten Ansatzes besteht darin, dass er über die reine Compliance hinausgeht. Während eesel AI Ihnen hilft, die Datenaufbewahrung zu verwalten, bietet es auch eine vollständige Suite von Tools zur Unterstützung Ihres Support-Teams:

• Ein KI-Agent, der innerhalb von Freshdesk arbeitet, um Routine-Tickets zu bearbeiten.

• Ein KI-Copilot, der Ihre menschlichen Agenten mit konsistenten, qualitativ hochwertigen Antworten unterstützt.

• Aussagekräftiges Reporting, das Lücken in Ihrer Wissensdatenbank (Knowledge Base) identifiziert.

Durch den Einsatz von eesel AI an der Seite von Freshdesk erhalten Sie eine leistungsstarke Kombination, die die Effizienz steigert und die Compliance sicherstellt – und das alles mit einer transparenten Preisgestaltung, die mit Ihnen wächst.

Freshdesk-DSGVO: Vom reaktiven Compliance-Management zur proaktiven Automatisierung

Die Verwaltung der DSGVO im Jahr 2026 muss keine Last sein. Freshdesk bietet eine ausgereifte und vertrauenswürdige Plattform mit den nativen Tools, die Sie benötigen, um konform zu bleiben. Ob Sie diese Tools direkt nutzen oder sie mit Marketplace-Apps erweitern – die Plattform bietet die nötige Flexibilität.

Eine Plattform wie eesel AI bietet einen modernen Weg, Ihre Freshdesk-DSGVO-Strategie zu ergänzen. Indem Sie Compliance in Ihre umfassendere Support-Automatisierung integrieren, können Sie ein System aufbauen, das sowohl verantwortungsbewusst als auch hocheffizient ist.

Sind Sie bereit zu sehen, wie KI Ihr Freshdesk-Setup ergänzen und Ihre Compliance optimieren kann? Starten Sie eine kostenlose Testversion von eesel AI oder buchen Sie eine Demo, um mehr zu erfahren.