Ein praktischer Leitfaden zur Freshdesk Datenresidenz im Jahr 2025

Seien wir ehrlich: Herausfinden, wo Ihre Kundendaten gespeichert sind, kann sich wie eine lästige Pflicht anfühlen. Aber mit Vorschriften wie der DSGVO, die allen im Nacken sitzen, ist es eine Pflicht, die Sie nicht ignorieren können. Wenn Sie Freshdesk verwenden, haben Sie wahrscheinlich schon versucht, Ihre Daten in einer bestimmten Region wie der EU zu speichern.

Aber hier ist der Haken: Sobald Sie eine Drittanbieter-App anschließen, kann all die sorgfältige Planung über den Haufen geworfen werden. Plötzlich könnten Ihre Kundendaten Grenzen überschreiten, ohne dass Sie es überhaupt merken, und das ist ein Compliance-Albtraum, der nur darauf wartet, wahr zu werden.

Dieser Leitfaden bringt Licht ins Dunkel. Wir erklären, wie die Datenresidenz bei Freshdesk wirklich funktioniert, zeigen die versteckten Fallen auf und erklären Ihnen, wie Sie leistungsstarke KI in Ihr Support-Setup integrieren können, ohne versehentlich gegen das Gesetz zu verstoßen.

Was ist die Datenresidenz bei Freshdesk?

Einfach ausgedrückt bedeutet Datenresidenz, die Daten Ihres Unternehmens physisch innerhalb der Grenzen eines bestimmten Landes oder einer bestimmten Region zu speichern. Wenn Sie beispielsweise ein deutsches Unternehmen sind, müssen Sie wahrscheinlich alle Informationen zu Kundentickets auf Servern innerhalb der EU speichern.

Wenn Sie sich zum ersten Mal bei Freshworks (dem Unternehmen hinter Freshdesk) anmelden, können Sie einen Speicherort für das Datenhosting auswählen. Sie haben mehrere Optionen: USA, EU, Indien (IND), Australien (AU) sowie Naher Osten und Afrika (MEA).

Für Kernprodukte wie Freshdesk, Freshservice und Freshsales können Sie Daten wie Ticketinformationen, Kontaktdaten und Wissensdatenbankartikel in jeder dieser Regionen hosten. Auch Anrufdaten von Freshcaller können dort gespeichert werden, obwohl es einen kleinen Haken gibt, auf den wir später noch eingehen werden. Freshteam ist etwas eingeschränkter und bietet nur Optionen in den USA und der EU.

Die versteckten Einschränkungen der Datenresidenz bei Freshdesk

Die Wahl eines Rechenzentrums bei der Anmeldung fühlt sich wie ein solider Gewinn für die Compliance an, aber es garantiert nicht, dass alle Ihre Daten auch dort bleiben. Es gibt einige praktische Haken, über die Sie stolpern könnten.

Wie sich Drittanbieter-Apps auf die Datenresidenz auswirken

Das ist der entscheidende Punkt. Wenn Sie eine App aus dem Freshworks Marketplace verbinden, können alle Daten, mit denen sie in Berührung kommt, vollständig außerhalb der von Ihnen gewählten Region verarbeitet und gespeichert werden.

Für viele Teams ist das ein massiver blinder Fleck. Ihre Haupt-Ticketdaten mögen bequem auf einem EU-Server liegen, aber in dem Moment, in dem Ihr neues Analysetool diese Informationen abruft, könnte es Kopien auf Servern in den USA erstellen. Dies kann Ihre Compliance-Versprechen an Kunden im Stillen torpedieren. Freshworks geht in seiner Dokumentation offen damit um und gibt an, dass API-Anfragen von Integrationen möglicherweise außerhalb der von Ihnen gewählten Region verarbeitet werden.

Funktionseinschränkungen bei der Datenresidenz

Selbst innerhalb der Welt von Freshdesk kann die Festlegung Ihres Datenspeicherorts bedeuten, dass Sie auf einige Funktionen verzichten müssen.

• Anrufaufzeichnungen: Wie bereits erwähnt, werden Anrufaufzeichnungen von Freshcaller zuerst in den USA erstellt, bevor sie in die von Ihnen gewählte Region verschoben werden. Für Unternehmen mit sehr strengen Datenschutzregeln könnte dieser vorübergehende Zwischenstopp ein K.o.-Kriterium sein.

• Deaktivierte Funktionen: Wenn Sie Freshcaller-Kunde sind und sich für die Datenresidenz in der EU oder AU entscheiden, verlieren Sie den Zugriff auf Funktionen wie „Anrufmaskierung“ (Call masking) und „Verifizierte Anrufer-ID“ (Verified caller ID). Das ist ein Kompromiss, dessen Sie sich bewusst sein müssen.

• Nicht-personenbezogene Daten: Es ist auch gut zu wissen, dass einige nicht-personenbezogene Daten, wie Ihre eigenen Konto- und Rechnungsinformationen, unabhängig von Ihrer Auswahl in US-Rechenzentren verbleiben können.

Die Herausforderung, Ihren Datenstandort zu ändern

Was ist, wenn Sie bei der Anmeldung das falsche Rechenzentrum ausgewählt haben? Leider können Sie nicht einfach einen Schalter umlegen, um es zu verschieben. Sie müssen sich an den Freshdesk-Support wenden und ein ganzes Datenmigrationsprojekt durchlaufen. Daher ist es sehr wichtig, Ihre Strategie zur Datenresidenz von Anfang an richtig aufzusetzen.

Die Herausforderung bei der Nutzung von KI mit der Datenresidenz von Freshdesk

Die Integration von KI in Ihren Helpdesk ist eine der besten Möglichkeiten, um Prozesse zu beschleunigen und Kunden zufriedener zu machen. Aber es fügt auch eine weitere Datenverarbeitungsebene hinzu, die Ihr Residenz-Setup erheblich verkomplizieren kann.

Das Hauptproblem ist, dass die meisten KI-Tools, insbesondere die großen, ihre Berechnungen in riesigen, zentralisierten Rechenzentren durchführen, die fast immer in den USA stehen. Wenn Sie eine KI-App mit Freshdesk verbinden, die nicht für Datenresidenz ausgelegt ist, kann sie Ihre gesamte Compliance-Strategie im Handumdrehen zunichtemachen.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor:

1. Ein Kunde in Frankreich reicht ein Support-Ticket ein.

2. Dieses Ticket landet sicher in Ihrem Freshdesk-Konto, das auf einem EU-Server gehostet wird, genau wie Sie es geplant haben.

3. Aber dann wird Ihr brandneues Drittanbieter-KI-Tool aktiv, um das Ticket zu analysieren.

4. Es zieht eine Kopie dieser Daten und sendet sie zur Verarbeitung an seine eigenen Server in den USA.

Und schon haben Sie einen potenziellen DSGVO-Verstoß an der Backe. Das stellt Support-Leiter vor eine frustrierende Wahl: KI einsetzen und bei der Compliance ein Risiko eingehen oder auf Nummer sicher gehen und von Wettbewerbern, die Automatisierung nutzen, abgehängt werden.

Ein sicherer Weg nach vorn für die Datenresidenz bei Freshdesk: Konforme KI mit eesel AI

Die gute Nachricht ist: Sie müssen sich nicht zwischen schnellerer Arbeit und der Einhaltung von Vorschriften entscheiden. eesel AI ist eine KI-Plattform, die so konzipiert ist, dass sie mit Ihren bestehenden Tools wie Freshdesk funktioniert, ohne Sie in eine riskante Datensituation zu zwingen.

Sie löst das Problem der Datenresidenz direkt an der Wurzel. eesel AI bietet Datenresidenz in der EU in seinen Business- und Custom-Plänen an. So können Sie sicher sein, dass alle Kundendaten, mit denen die KI in Berührung kommt, innerhalb der Europäischen Union bleiben, falls Sie das benötigen. Das ist ein Maß an Sicherheit, das die meisten Marketplace-Apps einfach nicht bieten können.

Der Copilot von eesel AI ist direkt in Freshdesk integriert und gewährleistet konforme KI-Unterstützung bei gleichzeitiger Wahrung der Freshdesk-Datenresidenz.

Darüber hinaus bietet Ihnen eesel AI eine sicherere und kontrolliertere Möglichkeit, KI einzuführen:

• Starten Sie in Minuten, nicht in Monaten: Anstelle eines riesigen Migrationsprojekts verbindet sich eesel AI mit einer einfachen Ein-Klick-Integration mit Ihrem Freshdesk-Konto. Sie können sofort loslegen, ganz ohne Entwickler.

• Sie kontrollieren das Wissen: Sie entscheiden genau, welche Informationen die KI verwenden darf. Verweisen Sie sie auf Ihr öffentliches Hilfe-Center, interne Confluence-Seiten oder bestimmte Google Docs, und sie wird nur genehmigte Quellen zur Beantwortung von Fragen verwenden.

• Testen Sie es ohne Risiko: Bevor die KI jemals mit einem echten Kunden interagiert, können Sie sie in einem Simulationsmodus ausführen. eesel AI analysiert Ihre vergangenen Support-Tickets und zeigt Ihnen genau, wie sie geantwortet hätte. So erhalten Sie ein klares Bild ihrer Leistung und können ihr Verhalten ohne Stress feinabstimmen.

Ein kurzer Blick auf die Freshdesk-Preise

Freshdesk hat verschiedene Preisstufen, einschließlich eines kostenlosen Plans für kleine Teams mit bis zu 10 Agenten. Die Preise pro Agent sehen einfach genug aus, aber denken Sie daran, dass viele ihrer fortschrittlichen KI-Funktionen, genannt Freddy AI, oft als Add-ons verkauft werden. Das kann die Budgetierung etwas schwierig machen, da Ihre Kosten steigen können, je mehr Sie diese Funktionen nutzen.

Plan	Preis (pro Agent/Monat, bei jährlicher Abrechnung)	Wichtige Funktionen
Kostenlos	0 $ (bis zu 10 Agenten)	E-Mail- & Social-Ticketing, Wissensdatenbank
Growth	15 $	Automatisierung, SLA-Management
Pro	49 $	Omnichannel-Support, Erweitertes Reporting
Enterprise	79 $	Skill-basiertes Routing, KI-Credits (oft als Add-ons)

Fazit Ihrer Strategie zur Datenresidenz bei Freshdesk: Bauen Sie einen intelligenten und konformen Stack auf

Datenresidenz ist für unzählige Unternehmen ein Muss, aber wie wir gesehen haben, kommt es wirklich auf die Details an. Nur die Auswahl eines Freshdesk-Rechenzentrums reicht nicht aus, wenn Drittanbieter-Apps Compliance-Lücken schaffen können, von denen Sie nicht einmal wussten, dass Sie sie haben.

Indem Sie Freshdesk mit einer auf Sicherheit ausgerichteten Plattform wie eesel AI kombinieren, können Sie das Beste aus beiden Welten erhalten: Automatisierung, die Ihrem Team Zeit spart, und die vollständige Kontrolle darüber, wo Ihre Daten gespeichert sind.

Bereit, sichere und konforme KI in Ihren Freshdesk-Workflow zu integrieren? Testen Sie eesel AI kostenlos und sehen Sie, wie Sie den Support ohne Compliance-Kopfschmerzen automatisieren können.