So nutzen Sie einen Freshdesk-Chatbot für Garantieansprüche im Jahr 2025

Seien wir ehrlich: Die Bearbeitung von Garantieansprüchen kann einem ganz schön Kopfzerbrechen bereiten. Oft fühlt es sich an, als stecke man in einer Endlosschleife aus E-Mail-Ketten fest und muss Kunden höflich um Fotos eines defekten Teils oder eine Kopie ihres Kaufbelegs bitten. Dieses ganze Hin und Her kostet Zeit, und jede manuelle Eingabe in Freshdesk birgt die Gefahr, dass ein kleiner Fehler den gesamten Prozess zunichtemacht. Das ist zermürbend für Ihr Support-Team und, ehrlich gesagt, auch für Ihre Kunden ziemlich lästig.

Aber was wäre, wenn Sie diesen ganzen Aufwand umgehen könnten? Stellen Sie sich eine Welt vor, in der ein Chatbot die gesamte Ersterfassung direkt in Ihrem Helpdesk übernimmt. Er könnte den Kunden begrüßen, nach den richtigen Dokumenten fragen und alle benötigten Dateien sammeln, ohne dass ein menschlicher Mitarbeiter auch nur einen Finger rühren muss. Hier geht es nicht nur darum, ein paar Stunden zu sparen; es geht darum, Ihrem Team den Freiraum zu geben, sich um tatsächliche Probleme zu kümmern und Ihren Kunden ein überraschend reibungsloses und professionelles Erlebnis zu bieten.

Obwohl Freshdesk über eigene Tools verfügt, zeigen wir Ihnen hier einen unkomplizierten Weg, wie Sie einen automatisierten Workflow erstellen, der wirklich funktioniert. Das Beste daran: Sie müssen weder Ihre Entwickler belästigen noch sich im Dschungel komplizierter Einstellungen verirren.

Was Sie benötigen

Bevor wir zum spaßigen Teil kommen, sollten wir schnell ein paar Dinge zusammentragen. Wenn Sie diese griffbereit haben, wird der gesamte Einrichtungsprozess zum Kinderspiel.

• Ein Freshdesk-Konto: Dies ist die Zentrale für all Ihre Kundentickets. Wenn Sie dies lesen, haben Sie wahrscheinlich bereits ein Freshdesk-Konto eingerichtet, also können wir das schon mal von der Liste streichen.

• Ein klarer Garantieprozess: Sie müssen genau wissen, welche Informationen zur Bearbeitung eines Anspruchs erforderlich sind. Überlegen Sie, welche spezifischen Fragen Sie stellen und welche Dokumente unerlässlich sind, wie z. B. ein Foto des Defekts oder ein Kaufbeleg. Wenn Sie dies festgelegt haben, dient es als Skript für Ihren Chatbot.

• Beispiel-Anhänge: Es ist äußerst hilfreich, ein paar Beispielbilder oder PDFs zur Hand zu haben. Diese werden Sie später verwenden, um Ihren Workflow zu testen und sicherzustellen, dass alles wie geplant abläuft.

Die Herausforderung mit dem nativen Freshdesk-Chatbot

Wenn Sie „Freshdesk-Chatbot“ hören, denken Sie wahrscheinlich an Freddy AI, das hauseigene Automatisierungstool von Freshdesk. Oberflächlich betrachtet scheint es die logische erste Anlaufstelle zu sein. Aber Freddy ist hauptsächlich als Frage-Antwort-Bot konzipiert. Er ist fantastisch darin, Ihre Wissensdatenbank zu durchsuchen, um häufige Fragen zu beantworten und einfache Tickets abzuwehren. Er stößt jedoch an seine Grenzen, wenn er einen schrittweisen Prozess wie einen Garantieanspruch verwalten soll.

Sie werden wahrscheinlich auf einige Einschränkungen stoßen:

• Umständliche Workflows: Freddy AI wurde nicht wirklich für komplexe, mehrstufige Konversationen entwickelt, die vom Verhalten des Kunden abhängen. Der Versuch, einen Ablauf wie „Okay, der Kunde hat ein Foto gesendet, jetzt nach dem Kaufbeleg fragen, aber nur, wenn er ihn noch nicht gesendet hat“ einzurichten, kann sich starr anfühlen und erfordert viel Herumprobieren in Freshdesk. Er ist mehr ein Antwort-Bot als ein Prozess-Bot.

• Begrenzte Aktionen: Sein Hauptzweck ist es, Informationen bereitzustellen, nicht, tatsächlich Dinge innerhalb eines Tickets zu erledigen. Ihn dazu zu bringen, ein Ticket automatisch zu taggen, nachdem eine Datei hochgeladen wurde, ein benutzerdefiniertes Feld zu aktualisieren oder ein bestimmtes Teammitglied mit einer Notiz zu benachrichtigen, ist oft nicht möglich.

• Kosten können sich einschleichen: Die KI-Preisgestaltung von Freshdesk basiert oft auf „Sitzungen“. Ihre Pläne bieten möglicherweise eine bestimmte Anzahl von Sitzungen kostenlos an, aber danach könnten Sie mit etwa 100 $ für jede 1.000 Sitzungen rechnen. Ein einziger Garantieanspruch mit all seinem Hin und Her könnte leicht mehrere Sitzungen verbrauchen. Wenn Ihr Support-Volumen wächst, kann das zu einer überraschend hohen Rechnung führen.

Für etwas wie einen Garantieanspruch benötigen Sie ein Tool, das zuverlässig ein Skript von Anfang bis Ende befolgen kann.

So richten Sie Ihren Chatbot für Garantieanspräche ein (der einfache Weg)

Anstatt zu versuchen, einen eckigen Pflock in ein rundes Loch zu zwängen, verwenden wir einen Drittanbieter-KI-Agenten, der genau für diese Aufgabe entwickelt wurde. Ein Tool wie eesel AI lässt sich direkt in Freshdesk integrieren und ist von Grund auf für die Automatisierung von Workflows konzipiert. Es funktioniert mit Ihrem bestehenden Helpdesk, sodass Sie die Arbeitsweise Ihres Teams nicht ändern müssen. Sie können in wenigen Minuten einen leistungsstarken Self-Service-Workflow einrichten.

Schritt 1: Freshdesk verbinden

Der Einstieg sollte kein eigenes Projekt sein. Sie sollten nicht nach API-Schlüsseln suchen oder ein Ticket bei Ihrer IT-Abteilung einreichen müssen, nur um zwei Tools miteinander zu verbinden.

Mit eesel AI verbinden Sie Ihr Freshdesk-Konto mit nur einem Klick. Die sichere Authentifizierung erledigt alles im Hintergrund und verknüpft die KI sofort mit Ihrem Helpdesk. Von da an können Sie mit dem Aufbau beginnen. Es ist eine vollständige Self-Service-Erfahrung, die Ihnen von der ersten Minute an die Kontrolle gibt.

Schritt 2: Den Auslöser definieren

Sie möchten definitiv nicht, dass Ihr Bot in jede einzelne Konversation einsteigt. Der Schlüssel zu intelligenter Automatisierung ist die vollständige Kontrolle darüber, wann und wo er sich einschaltet.

Sie können eine einfache Regel einrichten, sodass der Bot nur dann aktiviert wird, wenn er wirklich benötigt wird. Zum Beispiel könnten Sie ihn so einstellen, dass er nur dann auslöst, wenn die Betreffzeile eines Tickets den Ausdruck „Garantieanspruch“ enthält oder wenn ein Ticket über ein spezielles „Garantieanfrage“-Formular auf Ihrer Website eingeht. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, klein und sicher anzufangen. Sie können einen sehr spezifischen Prozess automatisieren, sehen, wie es läuft, und dann auf andere Bereiche ausweiten, sobald Sie sich wohlfühlen.

Ein Screenshot, der zeigt, wie spezifische Auslöser und Regeln für den Chatbot in eesel AI eingerichtet werden.

Schritt 3: Die Konversation gestalten

Als Nächstes entscheiden Sie, was Ihr Chatbot zum Kunden sagen soll. Für diesen Teil benötigen Sie keine Programmierkenntnisse. Ein einfacher Prompt-Editor ermöglicht es Ihnen, den Dialog des Bots so zu schreiben, als würden Sie mit einem Kollegen chatten.

Hier sind ein paar Ideen, um Sie auf den Geschmack zu bringen:

• „Hallo, danke, dass Sie sich wegen eines Garantieanspruchs an uns wenden. Um den Prozess zu starten, könnten Sie bitte mit einem Foto oder einem kurzen Video des Problems antworten?“

• „Vielen Dank dafür! Haben Sie nun Ihren Kaufbeleg oder Ihre Bestellnummer zur Hand?“

Die KI ist intelligent genug, um zu verstehen, wann ein Benutzer geantwortet hat, und kann überprüfen, ob tatsächlich eine Datei hochgeladen wurde, bevor sie zur nächsten Frage übergeht. Sie können einen Tonfall entwickeln, der perfekt zu Ihrer Marke passt, egal ob Sie locker und unterhaltsam oder etwas formeller sind.

Der Prompt-Editor in eesel AI, in dem Sie den Konversationsfluss des Chatbots einfach erstellen können.

Schritt 4: Aktionen konfigurieren

Hier sehen Sie wirklich die Zeitersparnis. Sobald ein Kunde einen Anhang sendet, muss das System etwas damit tun. Das ist es, was einen einfachen Chatbot von einem echten Automatisierungstool unterscheidet.

Sie können „KI-Aktionen“ einrichten, die automatisch im Hintergrund laufen. Sobald ein Kunde beispielsweise sein Foto hochlädt, können Sie die KI Folgendes tun lassen:

• Einen Tag hinzufügen wie „garantiefoto-erhalten“.

• Den Ticketstatus von „Neu“ auf „Wartet auf Überprüfung“ ändern.

• Eine private Notiz für Ihr Team hinzufügen, wie zum Beispiel: „@Garantie-Team, neuer Anspruch mit Anhängen ist zur Bearbeitung bereit.“

Dieser eine Schritt eliminiert das gesamte manuelle Sortieren und Taggen und stellt sicher, dass kein Anspruch untergeht.

Schritt 5: Ihren Chatbot testen

Einen neuen Bot mit Ihren Kunden sprechen zu lassen, kann etwas nervenaufreibend sein. Wie können Sie sicher sein, dass er korrekt funktioniert, ohne Verwirrung zu stiften?

Hier ist ein Simulationsmodus, wie der in eesel AI, eine enorme Erleichterung. Bevor Ihr Chatbot live geht, können Sie ihn an Tausenden Ihrer vergangenen Garantietickets aus Freshdesk testen. Er läuft in einer sicheren, privaten Umgebung, in der Sie genau sehen können, wie der Bot geantwortet hätte, welche Aktionen er ausgelöst hätte und wie seine Gesamterfolgsquote gewesen wäre. Das beseitigt jegliches Rätselraten und lässt Sie Ihren neuen automatisierten Workflow mit vollem Vertrauen starten.

Der Simulationsmodus in eesel AI, mit dem Sie den Chatbot an vergangenen Freshdesk-Tickets testen können, bevor er live geht.

Profi-Tipps für Ihren Chatbot für Garantieansprüche

Sobald Ihr grundlegender Workflow eingerichtet ist und läuft, können ein paar kleine Anpassungen das Erlebnis für Ihre Kunden und Ihr Team noch besser machen.

• Pro Tip

  Seien Sie kristallklar in Ihren Anweisungen: Lassen Sie keinen Raum für Spekulationen. Sagen Sie dem Benutzer genau, was Sie benötigen. Zum Beispiel: ‚Bitte senden Sie ein klares, gut beleuchtetes Foto, das das gesamte Produkt zeigt, sowie eine Nahaufnahme des beschädigten Bereichs.‘ Diese kleine Anweisung reduziert das Hin und Her und hilft Ihnen, das zu bekommen, was Sie beim ersten Mal benötigen.

• Pro Tip

  Erwartungen setzen: Nachdem der Bot alle Dateien erhalten hat, sollte er dem Kunden mitteilen, was als Nächstes passiert und wann er eine Rückmeldung erwarten kann. Eine einfache Nachricht wie ‚Danke! Wir haben alles, was wir brauchen. Unser Garantie-Team wird Ihren Anspruch prüfen und sich innerhalb von 2-3 Werktagen bei Ihnen melden‘, trägt viel zur Kundenzufriedenheit bei.

• Pro Tip

  Bieten Sie einen Ausweg: Geben Sie Kunden immer eine einfache Möglichkeit, mit einer Person zu sprechen. Wenn sie auf Probleme stoßen oder eine wirklich einzigartige Situation haben, sollten sie sich nicht gezwungen fühlen, mit einem Bot zu sprechen. Sie können es so einrichten, dass das Gespräch sofort an einen menschlichen Mitarbeiter übergeben wird, wenn der Benutzer etwas wie ‚mit einer Person sprechen‘ eingibt.

• Pro Tip

  Halten Sie es einfach: Versuchen Sie, den Kunden nicht mit einer langen Liste von Fragen auf einmal zu bombardieren. Teilen Sie den Prozess in ein paar kleine, überschaubare Schritte auf. Das hält sie bei der Stange und macht es viel wahrscheinlicher, dass sie den gesamten Prozess abschließen.

Bringen Sie Ihren Chatbot für Garantieansprüche auf die nächste Stufe

Das Sammeln von Anhängen ist ein großartiger erster Schritt, aber mit einem leistungsfähigeren KI-Agenten können Sie noch mehr des Garantieprozesses automatisieren.

• Echtzeit-Datenabfragen: Ihr Chatbot kann so eingerichtet werden, dass er sich mit Ihren anderen Geschäftstools verbindet. Zum Beispiel könnte er nach einer Bestellnummer fragen und dann sofort in Ihrem Shopify-Shop überprüfen, ob das Kaufdatum innerhalb der Garantiezeit liegt. Dadurch kann die Berechtigung sofort bestätigt werden.

• Automatisierte Erstellung einer Wissensdatenbank: Tools wie eesel AI können erfolgreich gelöste Garantietickets analysieren und automatisch Artikelentwürfe für Ihre Freshdesk-Wissensdatenbank vorschlagen. Wenn Sie immer wieder denselben Defekt sehen, können Sie eine großartige Agentenantwort in einen hilfreichen Artikel für andere Kunden umwandeln.

• Intelligente Triage: Die KI kann sogar eine grundlegende Analyse der von Kunden gesendeten Fotos durchführen. Sie könnte das Problem als „kosmetischer Schaden“ oder „funktionaler Ausfall“ vorkategorisieren, bevor es überhaupt in der Warteschlange Ihres Teams landet, was ihnen noch mehr Zeit spart.

Der bessere Weg: Ein dedizierter Chatbot für Garantieansprüche

Die Automatisierung des Sammelns von Anhängen für Garantieansprüche in Freshdesk ist ein großer Gewinn sowohl für die Produktivität Ihres Teams als auch für die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Obwohl native Tools wie Freddy AI verfügbar sind, eignen sie sich oft am besten für einfache Frage-Antwort-Szenarien und können mit komplizierten Einrichtungen und schwer vorhersehbaren Preisen einhergehen.

Eine Lösung wie eesel AI bietet einen direkteren Weg. Sie fügt sich nahtlos in Ihren bestehenden Helpdesk ein, gibt Ihnen eine fein abgestimmte Kontrolle über den gesamten Workflow und ermöglicht es Ihnen, alles ohne Risiko zu testen, bevor es live geht. Sie erhalten ein Werkzeug, das speziell für die Automatisierung entwickelt wurde und Freshdesk in eine intelligente Prozess-Engine verwandelt, anstatt nur eine Frage-Antwort-Ebene hinzuzufügen.

Schluss mit dem manuellen Wahnsinn

Verschwenden Sie nicht länger das Talent Ihres Teams mit der repetitiven Aufgabe, Garantieunterlagen hinterherzujagen. Sie können einen vollständig automatisierten Workflow einrichten, der dies von Anfang bis Ende erledigt und Ihre Mitarbeiter entlastet, damit sie sich auf die kniffligen Kundenprobleme konzentrieren können, bei denen sie am dringendsten gebraucht werden.

Mit einem Tool, das wirklich self-service und einfach zu bedienen ist, sind Sie in Minuten statt in Monaten startklar.

Bereit, Ihren eigenen Freshdesk-Chatbot zum Sammeln von Anhängen für Garantieansprüche zu erstellen? Testen Sie eesel AI kostenlos und sehen Sie, wie viel Zeit Sie zurückgewinnen können.