Ein praktischer Leitfaden zur Automatisierung des Freshdesk-Datenexports für Ticket-Berichte

Wenn Sie ein Support-Team leiten, wissen Sie, dass Ihr Helpdesk eine Goldgrube an Informationen ist. Ticket-Berichte sind das Mittel, mit dem Sie die Teamleistung messen, Muster für Ihre Kunden erkennen und herausfinden, wo Sie sich verbessern können. Wenn Ihr Team wächst, werden Sie wahrscheinlich Wege finden wollen, die über manuelle Schritte hinausgehen und den Export dieser Daten aus Freshdesk automatisieren.

Obwohl die Plattform leistungsstark ist, ist der manuelle Export von CSV-Dateien Woche für Woche eine Aufgabe, die viele Teams schließlich automatisieren, um Zeit zu sparen. Dies ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, sich auf wirkungsvollere Aufgaben zu konzentrieren, während die Daten dorthin fließen, wo sie benötigt werden.

Dieser Leitfaden führt Sie durch verschiedene Möglichkeiten, wie Sie den Freshdesk-Datenexport für Ticket-Berichte automatisieren können. Wir werden die Tools behandeln, die Freshdesk zur Verfügung stellt, uns Optionen von Drittanbietern ansehen und dann einen modernen, KI-gesteuerten Ansatz untersuchen, der Freshdesk ergänzt, um Rohdaten in nützliche Erkenntnisse zu verwandeln.

Was genau ist der Freshdesk-Datenexport eigentlich?

Der Freshdesk-Datenexport ist der Prozess, bei dem Ticket-Informationen aus Ihrem Helpdesk zur Analyse oder Speicherung extrahiert werden. Dies kann alles umfassen – von der Information, wer ein Ticket zugewiesen bekommen hat und wann es gelöst wurde, bis hin zu benutzerdefinierten Felddaten und dem gesamten Gesprächsverlauf.

Die meisten Teams tun dies, um die Daten in andere Tools für eine tiefere Analyse einzuspeisen. Vielleicht erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards in einem Business-Intelligence-Tool (BI-Tool) wie Tableau oder Power BI, oder Sie führen ein langfristiges Backup Ihrer Kundeninteraktionen.

Diese Daten werden in der Regel als CSV-, JSON- oder XML-Datei ausgegeben und sind bereit, in einer Tabellenkalkulation oder einer Analyseplattform verwendet zu werden.

Drei Wege zur Automatisierung des Freshdesk-Datenexports für Ticket-Berichte

Freshdesk bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten für den Export Ihrer Daten, die jeweils auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sind. Sie sollten Ihre Anforderungen an Automatisierung, Flexibilität und technische Ressourcen berücksichtigen.

Methode 1: Nutzung integrierter Funktionen

Freshdesk verfügt über integrierte Optionen zum Abrufen Ihrer Daten, die von einem einfachen Mausklick bis hin zu einem hochgradig anpassbaren, entwicklergesteuerten Ansatz reichen.

Manueller Export aus der Ticket-Ansicht

Dies ist die direkteste Methode. Sie gehen einfach zu Ihrer Ticket-Liste, wenden die erforderlichen Filter an (z. B. einen bestimmten Datumsbereich oder eine Priorität) und klicken auf die Schaltfläche „Exportieren“. Ein paar Minuten später sendet Freshdesk Ihnen per E-Mail einen Link zu einer CSV-Datei.

• Das spricht dafür: Es ist einfach, in den meisten Tarifen verfügbar und funktioniert perfekt, wenn Sie eine schnelle Momentaufnahme der Daten für einen einmaligen Bericht benötigen.

• Zu beachten: Dies ist ein manueller Prozess. Für Teams, die wöchentliche oder monatliche Berichte benötigen, ist der Wechsel zu den automatisierten Optionen, die Freshdesk bietet, oft der effizientere Weg.

Geplante Datenexporte über Analytics

Für einen automatisierten Ansatz können Administratoren wiederkehrende Exporte im Bereich Analytics einrichten. Sie können festlegen, dass diese täglich, wöchentlich oder monatlich ausgeführt werden.

• Das spricht dafür: Dies bietet eine zuverlässige Automatisierung und stellt sicher, dass Ihre Daten in Ihrem Posteingang landen, ohne dass Sie daran denken müssen, den Export manuell zu starten.

• Zu beachten: Diese Funktion ist ein Premium-Angebot, das in den Freshdesk-Tarifen Pro und Enterprise verfügbar ist. Sie liefert eine Rohdatendatei, die Sie dann formatieren oder in Ihr bevorzugtes Berichtstool hochladen können.

Die Freshdesk-API

Wenn Sie Entwickler in Ihrem Team haben, bietet die Freshdesk-API eine Möglichkeit, Ticket-Daten mittels Code abzurufen.

• Das spricht dafür: Es ist die flexibelste und leistungsstärkste Option. Sie können ein benutzerdefiniertes Skript erstellen, um genau die Felder abzurufen, die Sie benötigen, und zwar in dem präzisen Zeitplan, den Ihr Unternehmen erfordert.

• Zu beachten: Dieser Weg erfordert die Zeit eines Entwicklers, um die Integration aufzubauen und zu warten. Die API nutzt Standard-Rate-Limits und Paginierungsregeln, um die Stabilität der Plattform zu gewährleisten. Ihre Entwickler müssen dies also beim Abrufen großer Mengen historischer Daten berücksichtigen.

Methode 2: Nutzung von Drittanbieter-Tools

Wenn Ihnen keine Entwickler zur Verfügung stehen, können Sie ETL-Tools (Extract, Transform, Load) von Drittanbietern wie Skyvia oder Help Desk Migration verwenden. Diese Plattformen verbinden sich für Sie mit der API von Freshdesk und senden die Daten an den von Ihnen gewählten Zielort, z. B. eine Datenbank oder ein BI-Tool.

Diese Tools eignen sich hervorragend, um die technischen Aspekte einer API zu verwalten, ohne Code schreiben zu müssen. Es handelt sich in der Regel um No-Code-Plattformen, mit denen Sie Ihre Daten schnell in Bewegung bringen können.

Optimierung Ihres Daten-Workflows

Während diese Tools den Exportprozess automatisieren, konzentrieren sie sich auf das Verschieben von Rohdaten. Die Daten zeigen Ihnen die vergangene Leistung, und Sie müssen immer noch Zeit für die Analyse aufwenden, um Verbesserungspotenziale zu finden. Diese Tools fungieren als effektive Brücke zwischen Freshdesk und Ihren Analyseplattformen.

Methode 3: Der moderne Ansatz mit KI-gestützten Erkenntnissen

Das Ziel eines Datenexports besteht normalerweise darin, Ihre Support-Abläufe zu verstehen, damit Sie diese noch besser gestalten können. Hier können Sie den Fokus vom reinen Datenexport auf verwertbare Intelligenz verlagern.

KI-Plattformen, die speziell für den Kundensupport entwickelt wurden, wie eesel AI, sind darauf ausgelegt, Freshdesk zu ergänzen. Anstatt nur Daten zu exportieren, können sie diese direkt dort analysieren, wo sie entstehen, und sofort Erkenntnisse sowie Automatisierungsvorschläge liefern.

So ergänzt dies Ihr Freshdesk-Setup:

• Integriertes Berichtswesen: Das Analyse-Dashboard einer KI-Plattform kann automatisch Trends erkennen und Lücken in Ihrer Wissensdatenbank identifizieren. Dies hilft Ihnen zu sehen, welche Themen in Ihrer Support-Warteschlange am häufigsten vorkommen.

• Risikofreie Simulation: Sie können Simulationen auf Basis Ihrer vergangenen Freshdesk-Tickets durchführen, bevor Sie Änderungen implementieren. Dies zeigt Ihnen genau, wie die KI diese Tickets hätte unterstützen können, und hilft Ihnen, die besten Möglichkeiten für eine Automatisierung zu identifizieren.

• Erkenntnisse in Taten umsetzen: Ein integriertes KI-Tool hilft Ihnen, auf Basis Ihrer Erkenntnisse zu handeln. Wenn ein Bericht eine hohe Anzahl von Tickets zum Thema „Passwort zurücksetzen“ anzeigt, können Sie einen KI-Agenten einrichten, der speziell bei diesen Anfragen unterstützt. Mit einer Integration wie eesel AI für Freshdesk können Sie Ihren Workflow in wenigen Minuten verbessern.

Preise und Kosten für den Freshdesk-Datenexport

Freshdesk bietet gestaffelte Abonnements an, um unterschiedlichen Teamgrößen und Anforderungen gerecht zu werden. Dies ermöglicht es Ihnen, das Niveau an Berichterstattung und Automatisierung zu wählen, das zu Ihrer aktuellen Phase passt.

Hier ist eine Übersicht der Berichtsfunktionen in den verschiedenen Freshdesk-Tarifen:

Funktion / Tarif	Growth (15 $/Agent/Monat)	Pro (49 $/Agent/Monat)	Enterprise (79 $/Agent/Monat)
Manueller Ticket-Export	✔️	✔️	✔️
Basis-Analytics	✔️	✔️	✔️
Geplante Datenexporte	❌	✔️	✔️
Freddy AI Agent Sessions	❌	Erste 500 inklusive	Erste 500 inklusive
Freddy AI Copilot	❌	29 $/Agent/Monat Add-on	29 $/Agent/Monat Add-on
API-Zugriff	✔️	✔️	✔️

Den richtigen Weg wählen

Fortgeschrittene Automatisierungsfunktionen wie geplante Exporte (Scheduled Exports) sind Teil des Pro-Tarifs, der eine großartige Option für wachsende Teams darstellt. Wenn Sie den Growth-Tarif nutzen, bieten manuelle Exporte eine zuverlässige Möglichkeit, Ihren Datenbedarf während der Skalierung zu decken.

Sie können Ihr Erlebnis auch mit den eigenen KI-Funktionen von Freshdesk erweitern, die als Premium-Add-ons wie Freddy AI Copilot verfügbar sind. Bei Ihrer Budgetplanung sollten Sie abwägen, ob Sie integrierte Funktionen, entwicklergesteuerte API-Lösungen oder spezialisierte Drittanbieter-Tools bevorzugen, die innerhalb des Freshdesk-Ökosystems arbeiten.

Vom Datenexport zum tiefen Verständnis

Während manuelle Exporte ein nützlicher Ausgangspunkt sind, können reifere Teams durch den Wechsel zu automatisierten Workflows viel an Effizienz gewinnen. Die integrierten Tools von Freshdesk und die verschiedenen verfügbaren Drittanbieter-Optionen stellen sicher, dass Sie die Flexibilität haben, Ihre Daten nach Ihren Vorstellungen zu verwalten.

Letztendlich ist das Ziel, KI einzusetzen, um hilfreiche Echtzeit-Erkenntnisse direkt in Ihren vorhandenen Tools zu erhalten.

Plattformen wie eesel AI wurden entwickelt, um dieses Ziel zu unterstützen. Sie verbinden sich schnell mit Ihrem Freshdesk-Konto, analysieren Ihre Daten und liefern tiefe operative Einblicke. So verbringen Sie weniger Zeit mit Exporten und mehr Zeit damit, Ihre Daten zu nutzen, um Ihre Wissensdatenbank zu verbessern und Ihren Kunden einen noch besseren Service zu bieten.

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