Ein praktischer Leitfaden zur Automatisierung des Freshdesk-Datenexports für Ticketberichte

Wenn Sie ein Support-Team leiten, wissen Sie, dass Ihr Helpdesk eine Goldgrube an Informationen ist. Ticket-Berichte sind das Mittel, um die Teamleistung zu messen, frustrierende Muster für Ihre Kunden zu erkennen und herauszufinden, wo Sie sich verbessern können. Das Problem? Diese Daten aus Freshdesk zu extrahieren, kann sich wie eine echte Plackerei anfühlen.

Seien wir ehrlich, Woche für Woche manuell CSV-Dateien zu exportieren ist mühsam. Es ist die Art von repetitiver Arbeit, die Sie und Ihr Team von den Dingen abhält, die wirklich etwas bewirken.

Dieser Leitfaden führt Sie durch verschiedene Möglichkeiten, wie Sie den Datenexport von Freshdesk für Ticket-Berichte automatisieren können. Wir werden die von Freshdesk bereitgestellten Tools behandeln, einige Drittanbieter-Optionen betrachten und dann einen moderneren, KI-gesteuerten Ansatz untersuchen, der den Fokus von Rohdaten auf nützliche Erkenntnisse verlagert.

Was ist der Freshdesk-Datenexport eigentlich?

Der Freshdesk-Datenexport ist nur ein technischer Begriff für das Extrahieren von Ticket-Informationen aus Ihrem Helpdesk. Das kann alles sein, von der Person, der ein Ticket zugewiesen wurde, und dem Zeitpunkt der Lösung bis hin zu benutzerdefinierten Felddaten und dem gesamten Gesprächsverlauf.

Die meisten Teams tun dies, um die Daten zur genaueren Analyse in andere Tools einzuspeisen. Vielleicht erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards in einem Business-Intelligence-(BI)-Tool wie Tableau oder Power BI, oder vielleicht möchten Sie einfach nur ein langfristiges Backup all Ihrer Kundeninteraktionen.

Diese Daten werden normalerweise als CSV-, JSON- oder XML-Datei ausgegeben, bereit, damit Sie sie in einer Tabellenkalkulation oder Analyseplattform zerlegen und analysieren können.

Drei Wege, den Freshdesk-Datenexport für Ticket-Berichte zu automatisieren

Freshdesk bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Ihre Daten zu exportieren, aber jede hat ihre Vor- und Nachteile. Sie müssen Dinge wie Automatisierung, Flexibilität, den technischen Aufwand und natürlich die Kosten abwägen.

Methode 1: Nutzung der integrierten Funktionen

Freshdesk hat einige native Optionen, um an Ihre Daten zu gelangen, von einem einfachen Klick auf eine Schaltfläche bis hin zu einem praktischeren, entwicklerintensiven Ansatz.

Manueller Export aus der Ticket-Ansicht

Dies ist die direkteste Methode. Sie gehen einfach zu Ihrer Ticket-Liste, wenden die benötigten Filter an (wie einen bestimmten Datumsbereich oder eine Priorität) und klicken auf die Schaltfläche „Exportieren“. Wenige Minuten später sendet Ihnen Freshdesk eine E-Mail mit einem Link zu einer CSV-Datei.

• Vorteile: Es ist einfach, in den meisten Plänen verfügbar und funktioniert gut, wenn Sie eine schnelle Momentaufnahme von Daten für einen einmaligen Bericht benötigen.

• Nachteile: Es ist komplett manuell. Wenn Sie wöchentliche oder monatliche Berichte benötigen, wird dies zu jener nervigen Aufgabe, an die jemand denken muss. Es skaliert nicht gut und ist praktisch eine offene Einladung, dass jemand es vergisst oder die falschen Filter anwendet.

Geplante Datenexporte über Analytics

Für einen etwas automatisierteren Ansatz können Administratoren wiederkehrende Exporte aus dem Analytics-Bereich einrichten. Sie können diese so planen, dass sie täglich, wöchentlich oder monatlich ausgeführt werden.

• Vorteile: Dies bietet Ihnen eine grundlegende Automatisierung, sodass Sie nicht jedes Mal selbst auf den Export-Button klicken müssen.

• Nachteile: Diese Funktion ist in der Regel nur in den teureren Plänen von Freshdesk (Pro und Enterprise) verfügbar. Und noch wichtiger, es wird Ihnen nur eine Rohdatendatei per E-Mail zugesandt. Sie haben den Klick automatisiert, aber Sie müssen immer noch die CSV-Datei herunterladen, sich damit in einer Tabellenkalkulation herumschlagen und die ganze Arbeit leisten, um sie in etwas Sinnvolles zu verwandeln.

Ein Blick auf das Freshdesk Analytics-Dashboard, wo Benutzer wiederkehrende Exporte planen können.

Die Freshdesk-API

Wenn Sie Entwickler in Ihrem Team haben, bietet die Freshdesk-API eine Möglichkeit, Ticket-Daten per Code abzurufen.

• Vorteile: Es ist die flexibelste und leistungsstärkste Option. Sie können ein benutzerdefiniertes Skript erstellen, um genau die Felder abzurufen, die Sie benötigen, und das zu jedem gewünschten Zeitplan.

• Nachteile: Hier können die Dinge kompliziert und teuer werden. Es erfordert die Zeit eines Entwicklers, um die Integration zu erstellen und, was ebenso wichtig ist, zu warten. Die API hat auch strenge Ratenbegrenzungen und Paginierungsregeln (Sie können nur etwa 300 Seiten mit Ergebnissen gleichzeitig erhalten), was den Export eines großen Volumens historischer Tickets zu einem echten Kopfzerbrechen macht.

Methode 2: Verwendung von Drittanbieter-Tools

Wenn Sie keine Entwickler zur Hand haben, können Sie ETL-Tools (Extract, Transform, Load) von Drittanbietern wie Skyvia oder Help Desk Migration verwenden. Diese Plattformen fungieren als Vermittler, verbinden sich für Sie mit der API von Freshdesk und senden die Daten dorthin, wo Sie sie haben möchten, wie z. B. in eine Datenbank oder ein BI-Tool.

Diese Tools sind ziemlich gut darin, das technische Durcheinander im Umgang mit einer API zu verbergen. Sie sind in der Regel No-Code und können Ihre Daten mit nur wenigen Klicks in Bewegung setzen.

Aber sind Datenpipelines die ganze Geschichte?

Obwohl diese Tools den Export gut automatisieren, lösen sie das größere Problem nicht wirklich. Sie verschieben immer noch nur rohe, rückwärtsgewandte Daten von einem Ort zum anderen. Die Daten sagen Ihnen, was letzte Woche passiert ist, aber sie geben Ihnen keine klaren, umsetzbaren Ideen, wie Sie die nächste Woche besser machen können. Außerdem ist es eine weitere monatliche Abonnementgebühr für ein Tool, das nur Daten hin und her schiebt, ohne wirkliche Intelligenz hinzuzufügen.

Methode 3: Der moderne Ansatz mit KI-gestützten Einblicken

Seien wir ehrlich, das eigentliche Ziel ist nicht, eine CSV-Datei zu erhalten. Es geht darum, Ihre Support-Operationen zu verstehen, damit Sie sie verbessern können. Hier verlagert sich das Gespräch von Datenexport zu umsetzbarer Intelligenz.

KI-Plattformen, die für den Kundensupport entwickelt wurden, wie eesel AI, gehen das Ganze aus einem völlig anderen Blickwinkel an. Anstatt Ihnen nur beim Exportieren Ihrer Daten zu helfen, analysieren sie diese direkt in Ihrem Helpdesk und geben Ihnen von Anfang an Einblicke und Automatisierungsideen.

Der Copilot von eesel AI entwirft eine Antwort in Freshdesk und zeigt, wie KI umsetzbare Erkenntnisse liefert, die über einfache Datenexporte hinausgehen.

So sieht das in der Praxis aus:

• Integriertes, nützliches Reporting: Das Analytics-Dashboard einer KI-Plattform kann automatisch Trends erkennen, Lücken in Ihrer Wissensdatenbank finden und Ihnen genau sagen, welche Themen Ihre Support-Warteschlange überfluten. Das ist so viel nützlicher als nur Tickets in einer Tabelle zu zählen.

• Risikofreie Simulation: Bevor Sie überhaupt eine Automatisierung aktivieren, können Sie Simulationen mit Ihren vergangenen Freshdesk-Tickets durchführen. Dies gibt Ihnen eine klare Prognose, wie viele Tickets die KI hätte bearbeiten können, und zeigt Ihnen, wo Ihre größten Automatisierungschancen liegen. Sie erhalten die Erkenntnisse, ohne selbst einen einzigen Bericht erstellen zu müssen.

• Erkenntnisse mit Maßnahmen verbinden: Traditionelle Berichte schauen immer in den Rückspiegel. Ein integriertes KI-Tool verbindet das, was Sie lernen, direkt mit dem, was Sie dagegen tun können. Wenn ein Bericht einen Anstieg bei „Passwort zurücksetzen“-Tickets zeigt, können Sie sofort einen KI-Agenten einrichten, um diese zu bearbeiten. Die Analyse und die Lösung befinden sich am selben Ort. Mit einer Integration wie eesel AI für Freshdesk können Sie dies in Minuten statt Wochen zum Laufen bringen.

Preise und Kosten für den Freshdesk-Datenexport

Ihre Fähigkeit, den Datenexport und das Reporting in Freshdesk tatsächlich zu automatisieren, ist direkt an Ihren Abonnementplan gebunden. Was auf den ersten Blick erschwinglich aussieht, kann schnell teuer werden, wenn Sie die Funktionen hinzufügen, die Sie wirklich benötigen.

Hier ist eine kurze Übersicht, wie die Pläne von Freshdesk bei den Reporting-Funktionen abschneiden:

Funktion / Plan	Growth (15 $/Agent/Monat)	Pro (49 $/Agent/Monat)	Enterprise (79 $/Agent/Monat)
Manueller Ticket-Export	✔️	✔️	✔️
Grundlegende Analysen	✔️	✔️	✔️
Geplante Datenexporte	❌	✔️	✔️
Freddy KI-Agenten-Sitzungen	❌	Erste 500 inklusive	Erste 500 inklusive
Freddy AI Copilot	❌	29 $/Agent/Monat Add-on	29 $/Agent/Monat Add-on
API-Zugriff	✔️ (mit Limits)	✔️	✔️

Was bedeutet das alles?

Das Erste, was Ihnen wahrscheinlich auffallen wird, ist, dass wichtige Automatisierungsfunktionen wie geplante Exporte hinter dem Pro-Plan verborgen sind. Wenn Sie den Growth-Plan haben, sind Sie auf manuelle Exporte angewiesen.

Dann gibt es die versteckten Kosten. Um die eigenen KI-Funktionen von Freshdesk zu erhalten, müssen Sie teure Add-ons wie Freddy AI Copilot für zusätzliche 29 $ pro Agent und Monat kaufen. Das kann Ihre Rechnung erheblich in die Höhe treiben.

Und vergessen Sie nicht die anderen Kosten. Eine API-basierte Lösung erfordert Entwicklergehälter oder Honorare für Auftragnehmer. Ein ETL-Tool von Drittanbietern fügt Ihrem Stack ein weiteres monatliches Abonnement hinzu. Wenn man alles zusammenzählt, sind die wahren Kosten für gute Berichte aus Freshdesk oft viel höher als der Listenpreis.

Hören Sie auf zu exportieren, fangen Sie an zu verstehen

Das manuelle Exportieren von Daten aus Freshdesk ist eine Sackgasse. Es skaliert nicht, es ist leicht, Fehler zu machen, und es hält Ihr Team dabei fest, auf Probleme zu reagieren, anstatt ihnen vorauszueilen. Während die eigenen Automatisierungs- und Drittanbieter-Tools von Freshdesk helfen können, sind sie oft durch hohe Kosten, technische Hürden oder die Tatsache eingeschränkt, dass sie nur Daten verschieben, ohne sie intelligenter zu machen.

Letztendlich geht es nicht darum, immer größere und bessere Tabellenkalkulationen zu erstellen. Es geht darum, KI zu nutzen, um in Echtzeit hilfreiche Erkenntnisse zu gewinnen, direkt in den Tools, die Sie bereits verwenden.

Plattformen wie eesel AI sind für diese neue Arbeitsweise konzipiert. Sie verbinden sich in wenigen Minuten mit Ihrem Freshdesk-Konto, analysieren Ihre bisherigen Daten sofort und liefern Ihnen vom ersten Tag an tiefe operative Einblicke. Anstatt nur Daten zu exportieren, können Sie endlich damit beginnen, sie zu nutzen, um Aufgaben zu automatisieren, Ihre Wissensdatenbank zu verbessern und Ihren Kunden einen besseren Service zu bieten.

Bereit, echte Einblicke aus Ihren Freshdesk-Tickets zu gewinnen?

Hören Sie auf, sich mit CSV-Dateien und API-Limits herumzuschlagen. Es ist an der Zeit zu sehen, was Ihre Support-Daten Ihnen wirklich sagen.

Starten Sie kostenlos mit eesel AI und führen Sie in wenigen Minuten eine Simulation mit Ihren historischen Tickets durch, um Ihr Automatisierungspotenzial zu erkennen.