Freshdesk-Genehmigungen: Der vollständige Leitfaden für Support-Manager

Haben Sie jemals eine Situation geleitet, in der ein Kunde eine dringende Rückerstattung benötigt und Sie sicherstellen möchten, dass der Prozess perfekt den Unternehmensrichtlinien entspricht? Dies ist ein entscheidender Moment für Support-Teams. Sie möchten hohe Qualitätsstandards aufrechterhalten und gleichzeitig so schnell wie möglich agieren, um den Kunden zufrieden zu stellen und Ihren Agenten zu helfen, mit der nächsten Person in der Warteschlange fortzufahren.

Genau aus diesem Grund wurden Freshdesk-Genehmigungen (Freshdesk Approvals) entwickelt. Die Funktion ist darauf ausgelegt, internen Überprüfungen Struktur und Governance zu verleihen. In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die Funktionsweise der integrierten Genehmigungsfunktion von Freshdesk, ihre beeindruckenden Möglichkeiten und wie sie genutzt werden kann, um Ihre Support-Abläufe im Jahr 2026 zu professionalisieren. Vor allem werden wir untersuchen, wie Sie KI als ergänzendes Werkzeug einsetzen können, um genau die Workflows zu automatisieren, die zu diesen Genehmigungsanfragen führen, und Ihrem Team so zu noch schnelleren Lösungen zu verhelfen.

Was sind Freshdesk-Genehmigungen?

Einfach ausgedrückt sind Freshdesk-Genehmigungen eine Funktion, mit der Support-Teams einen formalen Überprüfungsprozess für Tickets und Wissensdatenbank-Artikel (Knowledge Base Articles) erstellen können. Es geht darum, eine zusätzliche Aufsichtsebene für bestimmte Aktionen einzuführen, um sicherzustellen, dass wichtige Entscheidungen ein zweites Mal geprüft werden, bevor sie finalisiert werden.

Die Anwendungsfälle sind für wachstumsstarke Teams äußerst wertvoll:

• Ticket-Genehmigungen: Diese sind für Aufgaben mit realen geschäftlichen Auswirkungen gedacht, wie die Bearbeitung einer großen Rückerstattung, das Machen einer Ausnahme von einer Unternehmensrichtlinie oder das Genehmigen einer Serviceanfrage, die das Budget belastet.

• Wissensdatenbank-Genehmigungen: Diese helfen sicherzustellen, dass alle neuen oder aktualisierten Hilfeartikel von einem Fachexperten auf Genauigkeit und Tonfall überprüft werden, bevor sie für Ihre Kunden live gehen.

Es ist ein hervorragendes Werkzeug, um Ihrem Prozess Governance zu verleihen. Diese anspruchsvolle Funktionalität ist im Freshdesk Enterprise-Plan verfügbar und bietet ein Premium-Erlebnis für Organisationen, die Sicherheit und Konsistenz priorisieren.

So richten Sie den nativen Freshdesk-Genehmigungsworkflow ein

Das Verständnis der Funktionsweise hilft Ihnen, das Beste aus der Funktion herauszuholen. Sie richten Genehmigungen in Freshdesk mit dem Workflow Automator ein, mit dem Sie Regeln definieren können, die eine Überprüfungsanfrage auslösen.

Die Bausteine der Freshdesk-Genehmigungen

Wenn Sie einen Genehmigungsworkflow erstellen, haben Sie es hauptsächlich mit einigen Schlüsselkomponenten zu tun:

• Genehmiger (Approvers): Dies sind die Personen oder Gruppen, die die notwendige Aufsicht gewährleisten. Es könnte ein spezifischer Manager, ein Abteilungsleiter oder ein dediziertes Team sein.

• Genehmigungsregeln: Dies sind die Bedingungen für die Genehmigung des Tickets. Sie können eine Freigabe von nur einer Person in einer Gruppe, einer Mehrheit oder von jedem Einzelnen verlangen, um eine vollständige Compliance sicherzustellen.

• Workflow-Auslöser: Dies ist das Element, das den Prozess tatsächlich startet. Es basiert normalerweise auf Ticketdetails wie Typ, Priorität oder einem von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Feld (beispielsweise eine Regel wie „Rückerstattungsbetrag > 100 $“).

Der standardmäßige Freshdesk-Genehmigungsworkflow

Der typische Ablauf ist logisch und organisiert. Ein Ticket geht ein, das System prüft, ob es einer Ihrer Regeln entspricht, und falls ja, wird der Ticketstatus auf „Wartet auf Genehmigung“ (Awaiting Approval) aktualisiert. Eine E-Mail geht an den Genehmiger, der die Anfrage dann annehmen oder ablehnen kann. Sobald dieser eine Entscheidung trifft, aktualisiert sich der Ticketstatus, und der Agent kann mit Zuversicht fortfahren. Wenn ein Ticket keine Regeln auslöst, durchläuft es einfach Ihren normalen Prozess.

Das Beste aus Freshdesk-Genehmigungen herausholen

Während der integrierte Workflow eine Ebene professioneller Kontrolle hinzufügt, ist es hilfreich zu verstehen, wie er in Ihre umfassendere Support-Strategie passt, während Ihr Team wächst.

Enterprise-Funktionen und Tarife

Der Genehmigungsworkflow ist eine spezialisierte Funktion, die für den Enterprise-Plan von Freshdesk entwickelt wurde, der preislich bei 79 $ pro Agent und Monat liegt. Diese Investition bietet Organisationen die hochgradigen Kontroll- und Governance-Funktionen, die für den Betrieb in großem Maßstab erforderlich sind.

Für Teams in anderen Tarifen unterstreicht dies den Wert der Enterprise-Ebene als Ziel für die Skalierung des Betriebs. In der Zwischenzeit bietet Freshdesk eine breite Palette anderer Funktionen, die Teams helfen, ihre Workflows effektiv zu verwalten.

Konsistente und strukturierte Automatisierung

Das System von Freshdesk basiert auf einem Fundament klarer, vordefinierter Regeln. Es funktioniert außergewöhnlich gut für konsistente, einstufige Genehmigungen, bei denen Zuverlässigkeit oberste Priorität hat.

Für Teams, die sehr komplexe oder mehrstufige abteilungsübergreifende Genehmigungen aufbauen möchten – wie etwa eine Anfrage, die von der Finanzabteilung zur Rechtsabteilung wandert –, bietet Freshdesk eine solide Basis. Viele Support-Manager stellen fest, dass sie durch die Kombination der nativen Funktionen von Freshdesk mit ergänzenden Marktplatz-Apps hochspezialisierte Sequenzen erstellen können, die im Jahr 2026 mit ihrer Organisation mitwachsen.

Verbesserung Ihrer Support-Abläufe

Ein strukturierter Genehmigungsprozess bietet eine wesentliche Ebene der Governance. Die Notwendigkeit einer Genehmigung weist oft auf eine Gelegenheit hin, Agenten mit mehr Informationen auszustatten. Der Freshdesk-Workflow bietet die notwendige Struktur für diese Momente. Um den Prozess noch effizienter zu gestalten, können Teams nach Wegen suchen, die Phase der Informationsbeschaffung zu automatisieren. So wird sichergestellt, dass der Manager bei einer Genehmigungsanfrage alles hat, was er benötigt, um eine schnelle und präzise Entscheidung zu treffen.

Ein ergänzender Ansatz: Freshdesk mit KI verbessern

Um noch mehr aus Ihrem Freshdesk-Setup herauszuholen, können Sie einen KI-Agenten (AI Agent) als ergänzende Option in Betracht ziehen, um die Workflows zu bewältigen, die zu Genehmigungen führen. Ein KI-Agent wie eesel AI arbeitet innerhalb des Freshdesk-Ökosystems, um Aufgaben intelligent zu erledigen und die Bemühungen Ihres Teams zu unterstützen.

Workflows mit benutzerdefinierten KI-Aktionen optimieren

Ein KI-Agent kann eine großartige Ergänzung für Ihr Freshdesk-Toolkit sein. Mit einer anpassbaren Workflow-Engine kann eesel AI so konfiguriert werden, dass es bei sinnvollen Aktionen unterstützt, noch bevor diese die Genehmigungsphase erreichen.

Bei einer Rückerstattungsanfrage kann ein KI-Agent beispielsweise so konfiguriert werden, dass er:

1. Den Bestellwert in Echtzeit durch eine Abfrage in Shopify überprüft.

2. Die Kaufhistorie des Kunden in Ihrem CRM überprüft, um Kontext zu dessen Treue zu liefern.

3. Wenn die Anfrage Ihre vordefinierten Kriterien erfüllt, die Rückerstattung für eine schnelle abschließende Überprüfung vorbereitet oder Standardfälle automatisch abwickelt.

4. Wenn ein menschliches Eingreifen erforderlich ist, das Ticket triagiert, es zur Überprüfung markiert und der richtigen Person zuweist, wobei alle relevanten Daten zusammengefasst und bereitgestellt werden.

Dieser Ansatz macht Ihr Freshdesk-Erlebnis noch leistungsfähiger und ermöglicht es Ihrem Team, seine Expertise auf die komplexesten Fälle zu konzentrieren.

Wissen vereinheitlichen, um Freshdesk-Workflows zu unterstützen

Genehmigungen sind am effizientesten, wenn Informationen leicht zugänglich sind. KI kann hier helfen, indem sie Wissen aus verschiedenen Quellen zusammenführt. eesel AI kann auf den vorhandenen Daten Ihres Unternehmens trainiert werden, einschließlich früherer Tickets, Google Docs, Confluence-Seiten und privater Notizen. Durch die Vereinheitlichung dieses Wissens innerhalb von Freshdesk verfügt Ihr Team über den nötigen Kontext, um Probleme präzise zu lösen, was oft die Häufigkeit von Eskalationen reduziert.

Präzise simulieren und bereitstellen

Wenn Sie Freshdesk neue Automatisierungen hinzufügen, bietet eesel AI einen hilfreichen Simulationsmodus. Sie können in einer sicheren Umgebung testen, wie die KI Anfragen basierend auf Ihren früheren Tickets bearbeitet. Dies ermöglicht es Ihnen, die potenziellen Auswirkungen auf Ihre Lösungsraten und die Effizienz zu sehen, bevor Sie live gehen. So stellen Sie sicher, dass Sie datengestützte Entscheidungen treffen, die Ihrem Support-Team zugutekommen.

Preise für Freshdesk-Genehmigungen

Um Ihnen bei der Planung Ihrer Support-Strategie für 2026 zu helfen, sehen Sie hier, wie die Genehmigungsfunktion in die Preisstruktur von Freshdesk passt.

Plan	Preis (jährliche Abrechnung)	Hauptmerkmal für Genehmigungen
Free	0 $ / bis zu 10 Agenten	Nicht verfügbar
Growth	15 $ / Agent / Monat	Nicht verfügbar
Pro	49 $ / Agent / Monat	Nicht verfügbar
Enterprise	79 $ / Agent / Monat	Genehmigungsworkflows

Hinweis: Die Preisgestaltung basiert auf Informationen von Anfang 2026. Bitte besuchen Sie die offizielle Freshdesk-Preisseite für die aktuellsten Details.

Kombination von Freshdesk-Genehmigungen mit moderner Automatisierung

Native Freshdesk-Genehmigungen bieten eine zuverlässige und professionelle Möglichkeit, interne Überprüfungen zu verwalten und die Governance zu gewährleisten, die moderne Unternehmen benötigen. Sie bieten einen exzellenten Rahmen zur Aufrechterhaltung von Qualität und Konsistenz.

Die Zukunft eines leistungsstarken Kundensupports liegt in der Kombination dieser robusten Tools mit KI, um Lösungen sicher zu automatisieren. Durch die Nutzung der Freshdesk-Governance zusammen mit einem KI-Agenten, der Zugriff auf das gesamte Wissen Ihres Unternehmens hat, können Sie einen wirklich skalierbaren Support-Betrieb aufbauen. Plattformen wie eesel AI sind eine großartige Option für Teams, die ihr Freshdesk-Setup verbessern und ihre Produktivität im Jahr 2026 maximieren möchten.

Machen Sie den nächsten Schritt mit Freshdesk und KI

Lassen Sie nicht zu, dass manuelle Schritte Ihr Team ausbremsen. Entdecken Sie, wie die Kombination von Freshdesk mit einem KI-Agenten Ihnen helfen kann, neue Effizienzgrade zu erreichen.

Starten Sie Ihre kostenlose Testversion mit eesel AI und sehen Sie, wie Sie Ihre Support-Workflows in nur wenigen Minuten weiter optimieren können.