Verwendung der Freshdesk-KI zum Extrahieren einer Produkt-SKU und zum Schreiben in ein benutzerdefiniertes Feld

Wenn Sie ein Support-Team für ein E-Commerce-Unternehmen leiten und Freshdesk nutzen, haben Sie es schon tausendmal erlebt: Ein Kunde schreibt eine E-Mail zu einer Bestellung, und die erste Aufgabe Ihres Agenten besteht darin, die Produkt-SKU (Lagerhaltungseinheit) herauszusuchen, sie zu kopieren, zum richtigen Ticketfeld zu navigieren und sie dort einzufügen. Es scheint eine winzige Aufgabe zu sein, aber wenn man sie mit Hunderten von Tickets pro Tag multipliziert, summiert sie sich zu einer Menge verschwendeter Zeit und öffnet Tür und Tor für einfache Fehler.

Was wäre, wenn eine KI das einfach… für Sie erledigen könnte? Sofort und ohne Fehler. Diese Anleitung zeigt Ihnen genau, wie Sie einen einfachen Workflow (Arbeitsablauf) einrichten, der automatisch eine Produkt-SKU in der Nachricht eines Kunden findet und sie in ein benutzerdefiniertes Feld (Custom Field) in Freshdesk einträgt. Es ist kein Code erforderlich und keine komplizierte Einrichtung nötig – nur eine unkomplizierte Lösung, die Sie in wenigen Minuten zum Laufen bringen können.

Was Sie für den Einstieg benötigen

Bevor wir loslegen, stellen wir sicher, dass Sie alles bereit haben. Der gesamte Prozess ist recht einfach und erfordert keinen Entwickler, aber Sie benötigen Admin-Zugriff auf ein paar Dinge.

• Ein Freshdesk-Konto: Sie müssen Administrator sein, damit Sie benutzerdefinierte Ticketfelder erstellen können.

• Eine Produktdatenbank: Dies könnte Ihre E-Commerce-Plattform wie Shopify oder auch nur ein Google Sheet sein, in dem Sie alle Ihre SKU-Informationen aufbewahren.

• Ein eesel AI-Konto: Sie können in nur wenigen Minuten damit beginnen. eesel AI ist das Tool, das sich mit Freshdesk verbindet und die Automatisierung für Sie übernimmt.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wir werden dies in wenigen einfachen Schritten durchgehen, angefangen bei der Einrichtung des Feldes in Freshdesk bis hin zum Einsatz der KI mit vollem Vertrauen.

Schritt 1: Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld in Freshdesk

Zuerst das Wichtigste: Sie benötigen einen Ort, an dem die KI die SKU ablegen kann. Erstellen wir dafür ein benutzerdefiniertes Feld in Freshdesk.

1. Loggen Sie sich als Administrator in Ihr Freshdesk-Konto ein.

2. Navigieren Sie zu Admin > Workflows > Ticket-Felder.

3. Suchen Sie das Feld "Einzeiliger Text" im rechten Bereich und ziehen Sie es in Ihr Ticket-Formular.

4. Geben Sie ihm eine klare Bezeichnung, etwa „Produkt-SKU“ oder „Extrahierte SKU“.

5. Klicken Sie auf Speichern.

Und das war's schon. Sie haben nun in jedem Ticket einen festen Platz für die SKU. Ganz einfach.

Schritt 2: Verbinden Sie eesel AI in wenigen Minuten mit Freshdesk

Als Nächstes verbinden wir die KI. Einer der größten Vorteile moderner Tools ist die einfache Einrichtung. Mit eesel AI können Sie sich mit nur einem Klick mit Ihrem Helpdesk verbinden, was bedeutet, dass Sie in Minuten statt in Monaten einsatzbereit sind.

1. Registrieren Sie sich für ein eesel AI-Konto.

2. Gehen Sie in Ihrem Dashboard zum Bereich Quellen (Sources) und klicken Sie auf „Quelle hinzufügen“.

3. Wählen Sie Freshdesk aus der Liste der Integrationen aus.

4. Folgen Sie einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Verbindung zu autorisieren. eesel AI wird sich sicher mit Ihrem Freshdesk-Konto verknüpfen, ohne dass Sie mit komplizierten API-Schlüsseln hantieren oder einen Entwickler um Hilfe bitten müssen.

Schritt 3: Bringen Sie der KI Ihre Produkte bei

Damit eine KI Ihre SKUs finden kann, muss sie wissen, was diese sind. Anstatt Sie zu zwingen, eine völlig neue Wissensdatenbank von Grund auf neu zu erstellen, kann eesel AI direkt aus den Quellen lernen, die Sie bereits haben, einschließlich Ihrer alten Tickets.

• Verbinden Sie Ihr Wissen: Im eesel AI-Dashboard können Sie Quellen wie Ihr öffentliches Hilfe-Center, interne Dokumente in Confluence oder Google Docs und sogar Ihre Shopify-Produktliste verbinden.

• Training anhand vergangener Tickets: Wenn Sie den Business-Plan nutzen, können Sie die KI anhand Ihrer historischen Tickets trainieren lassen. Dies ist ein riesiger Vorteil, da die KI lernt, wie Ihr Team ähnliche Probleme zuvor gelöst hat, Ihre Markenstimme übernimmt und die verschiedenen Arten versteht, wie Kunden über Ihre Produkte sprechen.

Schritt 4: Erstellen Sie den Workflow

In Ordnung, hier kommt alles zusammen. Wir werden eine KI-Aktion (AI Action) in eesel AI erstellen, die diese Aufgabe für uns übernimmt. Dabei geht es um mehr als nur das Generieren von Antworten: Es geht darum, einen Workflow zu erstellen, der Dinge für Sie erledigt.

1. Gehen Sie in Ihrem eesel AI-Dashboard zum Bereich KI-Agent (AI Agent) und wählen Sie Ihren Freshdesk-Bot aus.

2. Klicken Sie auf den Tab Prompt & Aktionen (Prompt & Actions). Hier sagen Sie der KI, was sie tun soll.

3. Sie sehen einen Prompt-Editor, in dem Sie das Verhalten der KI steuern können, aber für diesen Zweck wollen wir uns auf Aktionen konzentrieren.

4. Klicken Sie auf „Aktion hinzufügen“ und wählen Sie die Aktion Ticket aktualisieren (Update Ticket) für Freshdesk aus.

5. Eine Liste der Felder, die Sie aktualisieren können, wird angezeigt. Suchen Sie das benutzerdefinierte Feld „Produkt-SKU“, das Sie in Schritt 1 erstellt haben.

6. Für den Wert geben Sie der KI eine einfache Anweisung. Sagen Sie ihr etwas wie: „Lies die Nachricht des Kunden und finde die Produkt-SKU. Wenn du eine findest, trage sie hier ein. Wenn nicht, lass dieses Feld leer.“

7. Speichern Sie die Aktion.

Wann immer nun ein neues Ticket eintrifft, wird die KI es lesen, die SKU erfassen und dieses benutzerdefinierte Feld für Sie ausfüllen.

Profi-Tipp: Gehen Sie über die Extraktion hinaus

Schritt 5: Testen und aktivieren Sie den Workflow

Wie stellen Sie sicher, dass dies funktioniert, ohne eine echte Kundenkonversation zu stören? eesel AI bietet Ihnen einen Simulationsmodus, um diesen Stress zu vermeiden.

• Gehen Sie zum Tab Simulation in den Einstellungen Ihres KI-Agenten.

• Wählen Sie einen Datumsbereich vergangener Tickets aus, an denen Sie Ihren neuen Workflow testen möchten.

• eesel AI wird Ihre KI dann über Tausende Ihrer alten Tickets in einer sicheren Sandbox-Umgebung (abgeschirmte Umgebung) laufen lassen. Es zeigt Ihnen genau, wie sie abgeschnitten hätte, welche Tickets sie aktualisiert hätte, welche SKUs sie gefunden hat und wie hoch die Gesamtgenauigkeit ist.

• Sobald Sie mit der Funktionsweise zufrieden sind, können Sie den KI-Agenten aktivieren. Sie können sich sogar dafür entscheiden, ihn langsam auszurollen, indem Sie ihn zunächst nur bestimmte Arten von Tickets bearbeiten lassen.

Dieses risikofreie Testen gibt Ihnen ein gutes Gefühl bei der Einrichtung, bevor die KI jemals ein Live-Ticket berührt.

Tipps für den Erfolg

Die Einrichtung dieses Workflows ist recht unkompliziert, aber hier sind ein paar Hinweise, um sicherzustellen, dass er perfekt läuft.

• Fangen Sie einfach an. Mein Rat ist, damit zu beginnen, die Freshdesk-KI so einzurichten, dass sie lediglich eine Produkt-SKU extrahiert und in ein benutzerdefiniertes Feld schreibt. Sobald Sie sehen, dass das gut funktioniert, können Sie komplexere Schritte hinzufügen, wie zum Beispiel das Abfragen von Bestellstatus.

• Verfeinern Sie Ihren Prompt. Ihre Kunden nennen eine SKU vielleicht „Artikelnummer“, „Produkt-ID“ oder „Modell-Nr.“. Sie können die Anweisungen im eesel AI-Prompt-Editor anpassen, um der KI zu helfen, all diese verschiedenen Begriffe zu erkennen.

• Behalten Sie die Leistung im Auge. Überprüfen Sie das eesel AI Reporting-Dashboard, um zu sehen, wie die Automatisierung funktioniert. Die Berichte können auch auf Lücken in Ihrer Wissensdatenbank (Internal Knowledge Base) hinweisen, indem sie Ihnen zeigen, welche Fragen aufkommen, für die Sie noch keine Artikel haben.

Und hier sind ein paar häufige Fehler, auf die Sie achten sollten:

• Das benutzerdefinierte Feld vergessen. Die KI benötigt ein Ziel für die gefundenen Daten. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr benutzerdefiniertes Feld in Freshdesk eingerichtet haben, bevor Sie die Aktion in eesel AI erstellen.

• Der KI zu viele Informationen geben. Seien Sie bedacht, wenn Sie Ihre Wissensquellen verbinden. Wenn die KI nur Produktfragen bearbeiten soll, geben Sie ihr nur Zugriff auf Ihren Produktkatalog und die zugehörigen Hilfedokumente. Die Begrenzung des Wissensumfangs hilft dabei, die Genauigkeit hochzuhalten.

Automatisieren Sie Ihre Freshdesk-Workflows

Da haben Sie es. Sie haben gerade eine intelligente Automatisierung erstellt, die ein echtes, alltägliches Problem für Support-Teams löst. Freshdesk ist eine ausgereifte, zuverlässige Plattform, die den Kundenservice für Tausende von Unternehmen unterstützt, und das Hinzufügen von Automatisierung macht sie noch leistungsfähiger. Keine Agenten mehr, die bei jedem einzelnen Ticket Zeit mit manuellem Kopieren und Einfügen verschwenden. Jetzt haben Sie eine KI, die das in einem Augenblick für sie erledigt.

Dies ist nur ein Beispiel dafür, was Sie tun können. Während native Tools wie Freshdesk's Freddy AI robuste, integrierte Automatisierungsfunktionen bieten, ermöglichen Tools wie eesel AI eine ergänzende Self-Service-Erfahrung für spezialisierte, mehrstufige Workflows.

Mit einer Plattform wie eesel AI, die innerhalb des Freshdesk-Ökosystems arbeitet, erhalten Sie eine einfache Möglichkeit, all Ihr Unternehmenswissen an einem Ort zu bündeln. Sie können in wenigen Minuten mit Ein-Klick-Integrationen live gehen, die volle Kontrolle mit einer anpassbaren Workflow-Engine behalten und alles in einem sicheren Simulationsmodus testen, bevor Sie es einschalten.

Wenn Sie bereit sind, Ihr Team von diesen kleinen, repetitiven Aufgaben zu befreien, damit es sich auf das konzentrieren kann, was es am besten kann – nämlich Kunden zu helfen – dann ist es an der Zeit, KI für sich arbeiten zu lassen.

Bereit, damit aufzuhören, SKUs von Hand nachzuschlagen? Testen Sie eesel AI kostenlos und sehen Sie, wie schnell Sie Ihre Freshdesk-Workflows automatisieren können.