So verwenden Sie Freshdesk AI, um eine Produkt-SKU zu extrahieren und in ein benutzerdefiniertes Feld zu schreiben

Wenn Sie ein Support-Team für ein E-Commerce-Unternehmen leiten und Freshdesk verwenden, kennen Sie das nur zu gut. Ein Kunde schreibt eine E-Mail zu einer Bestellung, und die erste Aufgabe Ihres Mitarbeiters ist es, die Produkt-SKU herauszusuchen, sie zu kopieren, zum richtigen Ticketfeld zu wechseln und sie dort einzufügen. Das scheint eine winzige Aufgabe zu sein, aber wenn man das mit Hunderten von Tickets pro Tag multipliziert, summiert es sich zu einer Menge verschwendeter Zeit und öffnet die Tür für simple Fehler.

Was wäre, wenn eine KI das einfach für Sie erledigen könnte? Sofort und fehlerfrei. Diese Anleitung zeigt Ihnen genau, wie Sie einen einfachen Workflow einrichten, der automatisch eine Produkt-SKU in der Nachricht eines Kunden findet und sie in ein benutzerdefiniertes Feld in Freshdesk einfügt. Dazu ist kein Code und keine komplizierte Einrichtung erforderlich, nur eine unkomplizierte Lösung, die Sie in wenigen Minuten zum Laufen bringen können.

Was Sie für den Anfang benötigen

Bevor wir loslegen, stellen wir sicher, dass Sie alles Nötige zur Hand haben. Der gesamte Prozess ist recht einfach und erfordert keinen Entwickler, aber Sie benötigen Administratorzugriff auf einige Dinge.

• Ein Freshdesk-Konto: Sie müssen Administrator sein, um benutzerdefinierte Ticketfelder erstellen zu können.

• Eine Produktdatenbank: Das kann Ihre E-Commerce-Plattform wie Shopify sein oder sogar nur ein Google Sheet, in dem Sie alle Ihre SKU-Informationen speichern.

• Ein eesel AI-Konto: Sie können in nur wenigen Minuten loslegen. eesel AI ist das Tool, das sich mit Freshdesk verbindet und die Automatisierung für Sie übernimmt.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wir führen Sie in wenigen einfachen Schritten durch den Prozess, angefangen bei der Einrichtung des Feldes in Freshdesk bis hin zur absolut sicheren Bereitstellung der KI.

Schritt 1: Ein benutzerdefiniertes Feld in Freshdesk erstellen

Das Wichtigste zuerst: Sie benötigen einen Ort, an dem die KI die SKU ablegen kann. Erstellen wir dafür ein benutzerdefiniertes Feld in Freshdesk.

1. Melden Sie sich als Administrator bei Ihrem Freshdesk-Konto an.

2. Gehen Sie zu Admin > Workflows > Ticketfelder.

3. Suchen Sie im rechten Bereich das Feld „Einzeiliger Text“ und ziehen Sie es in Ihr Ticketformular.

4. Geben Sie ihm eine klare Bezeichnung, z. B. „Produkt-SKU“ oder „Extrahierte SKU“.

5. Klicken Sie auf Speichern.

Und das war's schon. Sie haben jetzt in jedem Ticket einen speziellen Platz für die SKU. Ganz einfach.

Ein Screenshot des Freshdesk-Ticket-Dashboards, auf dem Sie benutzerdefinierte Felder verwalten und erstellen können.

Schritt 2: eesel AI in wenigen Minuten mit Freshdesk verbinden

Als Nächstes verbinden wir die KI. Eine der größten Hürden bei neuen Tools ist die Einrichtung. Oft müssen Sie einen Vertriebsanruf buchen, eine Demo durchsitzen und dann warten, bis jemand Sie einarbeitet. Mit eesel AI können Sie sich mit einem einzigen Klick mit Ihrem Helpdesk verbinden, was bedeutet, dass Sie in Minuten statt in Monaten startklar sind.

1. Registrieren Sie sich für ein eesel AI-Konto.

2. Gehen Sie in Ihrem Dashboard zum Abschnitt Quellen und klicken Sie auf „Quelle hinzufügen“.

3. Wählen Sie Freshdesk aus der Liste der Integrationen.

4. Folgen Sie einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Verbindung zu autorisieren. eesel AI verbindet sich sicher mit Ihrem Freshdesk-Konto, ohne dass Sie sich mit komplizierten API-Schlüsseln herumschlagen oder einen Entwickler um Hilfe bitten müssen.

Schritt 3: Die KI über Ihre Produkte unterrichten

Damit eine KI Ihre SKUs finden kann, muss sie wissen, was diese sind. Anstatt Sie zu zwingen, eine völlig neue Wissensdatenbank aufzubauen, kann eesel AI direkt aus den Quellen lernen, die Sie bereits haben, einschließlich Ihrer alten Tickets.

• Verbinden Sie Ihr Wissen: Im eesel AI-Dashboard können Sie Quellen wie Ihr öffentliches Hilfe-Center, interne Dokumente in Confluence oder Google Docs und sogar Ihre Shopify-Produktliste verbinden.

• Training mit vergangenen Tickets: Wenn Sie den Business-Plan nutzen, können Sie die KI mit Ihren historischen Tickets trainieren lassen. Dies ist ein großer Vorteil, da die KI lernt, wie Ihr Team ähnliche Probleme in der Vergangenheit behandelt hat, Ihre Markenstimme aufgreift und die verschiedenen Arten versteht, wie Kunden über Ihre Produkte sprechen.

Schritt 4: Den Workflow erstellen

Alles klar, hier fügt sich alles zusammen. Wir werden eine KI-Aktion in eesel AI erstellen, die diese Aufgabe für uns erledigt. Hier geht es um mehr als nur das Generieren von Antworten; es geht darum, einen Workflow zu erstellen, der Dinge für Sie erledigt.

1. Gehen Sie in Ihrem eesel AI-Dashboard zum Bereich KI-Agent und wählen Sie Ihren Freshdesk-Bot.

2. Klicken Sie auf den Tab Prompt & Aktionen. Hier teilen Sie der KI mit, was sie tun soll.

3. Sie sehen einen Prompt-Editor, in dem Sie das Verhalten der KI steuern können, aber für diesen Zweck konzentrieren wir uns auf Aktionen.

4. Klicken Sie auf „Aktion hinzufügen“ und wählen Sie die Aktion Ticket aktualisieren für Freshdesk.

5. Eine Liste der Felder, die Sie aktualisieren können, wird angezeigt. Suchen Sie das benutzerdefinierte Feld „Produkt-SKU“, das Sie in Schritt 1 erstellt haben.

6. Für den Wert geben Sie der KI eine einfache Anweisung. Sagen Sie ihr etwas wie: „Lies die Nachricht des Kunden und finde die Produkt-SKU. Wenn du eine findest, füge sie hier ein. Wenn nicht, lasse dieses Feld leer.“

7. Speichern Sie die Aktion.

Jetzt wird die KI jedes Mal, wenn ein neues Ticket eintrifft, es lesen, die SKU erfassen und das benutzerdefinierte Feld für Sie ausfüllen.

Ein Beispiel, wie der eesel AI-Copilot eine Antwort in der Freshdesk-Oberfläche entwirft und zeigt, wie diese Automatisierung Teil eines größeren Workflows sein kann.

Profi-Tipp: Mehr als nur Extraktion

Schritt 5: Den Workflow testen und aktivieren

Wie stellen Sie sicher, dass dies funktioniert, ohne ein Live-Kundengespräch zu stören? Die meisten Tools zwingen Sie, in einer Live-Umgebung zu testen, was immer etwas nervenaufreibend ist. eesel AI bietet Ihnen einen Simulationsmodus, um diesen Stress zu vermeiden.

• Gehen Sie zum Tab Simulation in Ihren KI-Agenten-Einstellungen.

• Wählen Sie einen Datumsbereich vergangener Tickets, an denen Sie Ihren neuen Workflow testen möchten.

• eesel AI wird dann Ihre KI über Tausende Ihrer alten Tickets in einer sicheren, abgeschotteten Umgebung laufen lassen. Es wird Ihnen genau zeigen, wie sie abgeschnitten hätte, welche Tickets sie aktualisiert hätte, welche SKUs sie gefunden hat und ihre allgemeine Genauigkeitsrate.

• Sobald Sie mit der Funktionsweise zufrieden sind, können Sie den KI-Agenten aktivieren. Sie können ihn sogar schrittweise einführen, indem Sie ihn zunächst nur bestimmte Arten von Tickets bearbeiten lassen.

Dieses risikofreie Testen gibt Ihnen ein gutes Gefühl bei der Einrichtung, bevor die KI jemals ein Live-Ticket berührt.

Tipps für den Erfolg

Die Einrichtung dieses Workflows ist ziemlich unkompliziert, aber hier sind ein paar Hinweise, um sicherzustellen, dass er perfekt läuft.

• Fangen Sie einfach an. Mein Rat ist, damit zu beginnen, die Freshdesk-KI nur so einzurichten, dass sie eine Produkt-SKU extrahiert und in ein benutzerdefiniertes Feld schreibt. Sobald Sie sehen, dass es gut funktioniert, können Sie komplexere Schritte hinzufügen, wie das Nachschlagen von Bestellstati.

• Verfeinern Sie Ihren Prompt. Ihre Kunden könnten eine SKU als „Artikelnummer“, „Produkt-ID“ oder „Modell #“ bezeichnen. Sie können die Anweisungen im eesel AI-Prompt-Editor anpassen, um der KI zu helfen, all diese verschiedenen Begriffe zu erkennen.

• Behalten Sie die Leistung im Auge. Überprüfen Sie das Reporting-Dashboard von eesel AI, um zu sehen, wie die Automatisierung läuft. Die Berichte können auch auf Lücken in Ihrer Wissensdatenbank hinweisen, indem sie Ihnen zeigen, welche Fragen aufkommen, für die Sie noch keine Artikel haben.

Und hier sind ein paar häufige Fehler, auf die Sie achten sollten:

• Das benutzerdefinierte Feld vergessen. Die KI benötigt ein Ziel für die Daten, die sie findet. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr benutzerdefiniertes Feld in Freshdesk eingerichtet haben, bevor Sie die Aktion in eesel AI erstellen.

• Der KI zu viele Informationen geben. Seien Sie bei der Verknüpfung Ihrer Wissensquellen bedacht. Wenn die KI nur Produktfragen bearbeiten soll, geben Sie ihr nur Zugriff auf Ihren Produktkatalog und die zugehörigen Hilfedokumente. Die Begrenzung ihres Wissensbereichs hilft, ihre Genauigkeit hoch zu halten.

Automatisieren Sie Ihre Freshdesk-Workflows

So, da haben Sie es. Sie haben gerade eine intelligente Automatisierung erstellt, die ein echtes, alltägliches Ärgernis für Support-Teams löst. Keine Mitarbeiter mehr, die bei jedem einzelnen Ticket Zeit mit manuellem Kopieren und Einfügen verschwenden. Jetzt haben Sie eine KI, die das im Handumdrehen für sie erledigt.

Dies ist nur ein Beispiel dafür, was Sie tun können. Während native Tools wie Freshdesks Freddy AI einige Automatisierungsfunktionen bieten, haben sie oft eine sitzungsbasierte Preisgestaltung, die schnell teuer werden kann, und die Konfiguration für Workflows mit mehreren Schritten kann schwierig sein. Und obwohl Tools wie Zapier hervorragend zum Verbinden von Apps geeignet sind, fehlt ihnen die Intelligenz, aus Ihren vergangenen Tickets zu lernen, und oft müssen Sie mehrere „Zaps“ aneinanderreihen, um einen Prozess abzuschließen.

Eine Ansicht von Freshdesks nativer Freddy AI, die durch den Einsatz eines Drittanbieter-Tools für diese Automatisierung erweitert werden kann.

Mit einer Plattform wie eesel AI erhalten Sie eine viel einfachere Self-Service-Erfahrung, die sich direkt in Ihren Helpdesk integrieren lässt. Sie können mit Ein-Klick-Integrationen in wenigen Minuten live gehen, die volle Kontrolle mit einer anpassbaren Workflow-Engine behalten und Ihr gesamtes Unternehmenswissen an einem Ort vereinen. Das Beste daran ist, dass Sie alles in einem sicheren Simulationsmodus testen können, bevor Sie es aktivieren.

Wenn Sie bereit sind, Ihr Team von diesen kleinen, sich wiederholenden Aufgaben zu befreien, damit es sich auf das konzentrieren kann, was es am besten kann – Kunden helfen –, ist es an der Zeit, die KI für sich arbeiten zu lassen.

Sind Sie bereit, SKUs nicht mehr von Hand nachzuschlagen? Testen Sie eesel AI kostenlos und sehen Sie, wie schnell Sie Ihre Freshdesk-Workflows automatisieren können.