So exportieren Sie Zendesk-Daten nach Excel oder Power BI: Eine vollständige Anleitung

Seien wir ehrlich: Ihr Zendesk-Konto ist vollgepackt mit nützlichen Kundendaten, aber diese in ein Tool wie Excel oder Power BI zu bekommen, kann echtes Kopfzerbrechen bereiten. Sie wissen, dass sich in Ihren Tickets Trends und wichtige Kennzahlen verbergen, aber die integrierten Dashboards reichen einfach nicht aus. Sie müssen sich mit umständlichen manuellen Exporten, langsamen Konnektoren oder der Aussicht herumschlagen, Entwickler für eine benutzerdefinierte API-Lösung hinzuzuziehen.

In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen die gängigen Methoden zum Exportieren von Zendesk-Daten nach Excel oder Power BI vor. Wir beleuchten die Vor- und Nachteile sowie die Tücken jeder Methode, von den Zendesk-eigenen Tools bis hin zu fortgeschritteneren Optionen. Wir werden auch über einen anderen Ansatz sprechen, mit dem Sie den Exportprozess möglicherweise komplett überspringen können.

Warum sollte man Zendesk-Daten nach Excel oder Power BI exportieren?

Zendesk Explore bietet einige anständige Standardberichte, aber sie können sich etwas einschränkend anfühlen. Wenn Sie Ihre Daten in etwas Flexibleres wie Power BI oder Excel ziehen, können Sie wirklich tief graben und Dinge finden, die Ihre Support-Abläufe genuinely verbessern können.

Hier sind einige Gründe, warum Teams sich die Mühe machen, ihre Daten zu verschieben:

• Erstellen Sie Dashboards, die für Sie wirklich sinnvoll sind: Sie können die vorgefertigten Widgets hinter sich lassen und die Kennzahlen visualisieren, die Ihnen wirklich wichtig sind. Denken Sie an das Ticketvolumen für eine bestimmte Produktlinie, die Leistung von Agenten während Ihrer geschäftigsten Stunden oder wie sich ein neuer Fehler auf Ihre Support-Warteschlange auswirkt.

• Verknüpfen Sie Support-Daten mit anderen Geschäftsinformationen: Support-Daten allein sind nützlich, aber sie werden viel leistungsfähiger, wenn Sie sie mit Daten aus anderen Abteilungen kombinieren. Sie könnten sehen, wie sich Support-Interaktionen auf den Customer Lifetime Value aus Ihrem CRM auswirken oder Ticketspitzen mit aktuellen Marketingkampagnen in Verbindung bringen.

• Trends besser erkennen: Durch eine tiefere Analyse der Daten können Sie wiederkehrende Probleme identifizieren, Lücken in Ihrer Wissensdatenbank finden und ein besseres Gefühl für die Prognose des Support-Volumens bekommen. Es geht darum, nicht mehr nur Brände zu löschen, sondern sie von vornherein zu verhindern.

• Ein sicheres Backup aufbewahren: Regelmäßiges Exportieren Ihrer Daten bedeutet, dass Sie eine unabhängige Kopie zur Hand haben. Das ist gut für die Beruhigung und kann bei Compliance, Audits oder wenn etwas schiefgeht, lebensrettend sein.

Methode 1: Nutzung der integrierten Exportfunktionen von Zendesk

Ihr erster Impuls könnte sein, die Export-Tools zu verwenden, die bereits in Zendesk vorhanden sind. Es ist der direkteste Weg, aber er hat einige ziemliche Haken, insbesondere in Bezug darauf, welche Pläne ihn nutzen können und wie aktuell die Daten sind.

Datensätze aus Zendesk Explore exportieren

Wenn Ihr Unternehmen einen Professional-Plan oder höher hat, können Sie ganze Datensätze aus dem Explore-Modul exportieren. Damit können Sie die rohen, ungefilterten Daten aus Kernbereichen wie Tickets, SLAs und Agenten-Updates abrufen.

Sie können einen einmaligen Export für einen festgelegten Zeitraum (wie die letzten 30 Tage) durchführen oder wiederkehrende Exporte planen, die automatisch ausgeführt werden. Sie erhalten einen Stapel CSV-Dateien, die Sie dann in Excel oder Power BI importieren können.

Worauf Sie achten sollten:

• Es ist planabhängig: Diese Funktion ist nur für Abonnenten der Suite Professional, Enterprise oder ähnlicher älterer Pläne verfügbar.

• Zeilenlimits können ein Problem sein: Obwohl Sie das Limit von 50.000 Zeilen, das Sie bei einzelnen Berichten sehen, umgehen können, kann der Umgang mit den CSV-Dateien bei Konten mit riesigen Datenmengen immer noch mühsam sein.

• Es ist ein manueller Job: Die Daten sind nicht live. Jedes Mal, wenn Sie Ihre Berichte aktualisieren möchten, müssen Sie hineingehen, die neuen CSVs herunterladen und sie in Ihr bevorzugtes Tool importieren.

Exportieren einzelner Berichte und Dashboard-Tabs

Sie müssen die Daten nur aus einem einzigen Bericht oder Dashboard abrufen? Sie können diese direkt exportieren, und zwar in verschiedenen Formaten, einschließlich CSV, Excel und PDF.

Das funktioniert für einen schnellen Schnappschuss, ist aber keine großartige Lösung für den Aufbau eines richtigen Dashboards. Der Excel-Export ist auf 50.000 Zeilen begrenzt und behält keine Ihrer Formatierungen oder Diagramme bei. Das ist ein manueller Prozess, der schnell lästig wird, wenn Sie Ihre Analyse mehr als nur einmal im Jahr aktualisieren müssen.

Methode 2: Nutzung der Zendesk-API und direkter Konnektoren

Wenn Sie nach einer etwas automatisierteren Lösung suchen, ist der nächste Schritt normalerweise die Verbindung zu Zendesk über seine API oder einen dedizierten Konnektor in Power BI. Diese Methoden können eine Live-Datenpipeline erstellen, bringen aber auch ihre eigenen technischen Hürden mit sich.

Nutzung des Power BI Zendesk-Konnektors

Microsoft Power BI hat einen integrierten Konnektor für Zendesk. Theoretisch gehen Sie einfach zu „Daten abrufen“, wählen Zendesk aus, geben Ihre Subdomain ein, und Power BI zieht Ihre Tickets, Benutzer und Organisationen herein.

Klingt großartig, oder? Leider empfinden viele Benutzer ihn als frustrierend. Ein kurzer Blick in die Power BI-Community-Foren zeigt, dass der Konnektor quälend langsam sein kann und manchmal Stunden benötigt, um einen Datensatz zu aktualisieren, der nicht einmal so groß ist. Darüber hinaus enthalten die Standardtabellen, die er abruft, möglicherweise nicht die benutzerdefinierten Felder, auf die Sie angewiesen sind, sodass Sie ohnehin manuelle Umgehungslösungen finden müssen.

Aufbau einer benutzerdefinierten API-Lösung

Für die maximale Kontrolle gibt es die Zendesk-API. Sie ist der leistungsstärkste Weg, um Daten abzurufen, und ermöglicht es Ihnen, programmatisch fast alles aus Ihrem Konto zu holen, einschließlich Ticket-Kommentaren und Audit-Verläufen, die Sie nicht aus CSV-Exporten erhalten.

Aber das ist ein ernsthaftes Projekt. Der Aufbau und die Wartung einer benutzerdefinierten API-Integration ist eine große Aufgabe, die Entwickler erfordert. Ihr Team müsste Folgendes herausfinden:

• Authentifizierung: Sichere Verwaltung von API-Token.

• Paginierung: Schreiben von Skripten, die potenziell Tausende von Ergebnisseiten durchlaufen können, um all Ihre Ticketdaten zu erhalten.

• Ratenbegrenzungen: Erstellen von Logik, um das Erreichen der API-Aufruflimits von Zendesk zu vermeiden, die Ihren Datenfeed abschalten können, wenn Sie nicht aufpassen.

• Data Warehousing: Einrichten und Bezahlen einer Datenbank (wie BigQuery oder Snowflake), um alle Daten zu speichern, bevor Sie sie überhaupt in Power BI laden können.

Dies gibt Ihnen totale Flexibilität, aber für die meisten Support-Teams sind die Kosten und die Komplexität einfach zu hoch.

Eine Alternative zum Exportieren von Zendesk-Daten

Dies wirft eine andere Frage auf: Was wäre, wenn das Ziel nicht nur darin besteht, Daten zu verschieben, sondern Antworten aus ihnen zu erhalten? Anstatt Rohdaten mühsam in Tabellen zu zwängen, können einige neuere KI-Tools sie direkt dort analysieren, wo sie sich befinden, und Ihnen die Einblicke geben, nach denen Sie gesucht haben.

Hier kommt ein Tool wie eesel AI ins Spiel. Es verbindet sich direkt mit Ihrem Zendesk-Konto und verwendet Ihre historischen Ticketdaten – genau die, die Sie exportieren möchten –, um sofort nützliche Informationen zu liefern.

Erhalten Sie automatisierte Einblicke ohne Tabellenkalkulation

Anstatt Stunden in Power BI zu verbringen, um die Zusammenhänge herzustellen, kann das Analyse-Dashboard von eesel AI dies für Sie erledigen. Es durchsucht automatisch Ihre gelösten Tickets, um:

• Wissenslücken aufzudecken: Es findet die häufigsten Fragen von Kunden, die Ihr Help Center nicht beantwortet. Es kann sogar neue Artikel für Sie entwerfen, basierend auf den besten Antworten Ihrer Agenten.

• Automatisierungsmöglichkeiten zu finden: Der Simulationsmodus durchläuft Tausende Ihrer vergangenen Tickets, um Ihnen genau zu zeigen, wie viele davon hätten automatisiert werden können. Dies gibt Ihnen ein klares Bild des potenziellen Nutzens, bevor Sie sich zu etwas verpflichten.

Dieser Ansatz liefert die strategischen Einblicke, nach denen Sie gesucht haben, aber ohne all das manuelle Exportieren und Erstellen von Berichten.

Das eesel AI-Dashboard zeigt Analysen und Simulationsergebnisse, eine Alternative zum manuellen Exportieren von Zendesk-Daten nach Excel oder Power BI.

Verwandeln Sie Ihre Daten in einen KI-Agenten

Neben der reinen Bereitstellung von Einblicken können Sie mit eesel AI für Zendesk Ihre Daten auch aktiv nutzen. Es trainiert einen KI-Agenten auf Basis Ihrer vergangenen Tickets, Makros und Wissensdatenbank-Artikel. Diese KI kann dann im First-Line-Support helfen, indem sie:

• Häufige Kundenfragen sofort beantwortet.

• Neue Tickets automatisch triagiert und verschlagwortet.

• Die kniffligen Probleme an den richtigen menschlichen Agenten eskaliert.

Indem eesel AI aus den bereits vorhandenen Daten lernt, schließt es den Kreis. Es zeigt Ihnen nicht nur, was passiert; es hilft Ihnen, etwas dagegen zu unternehmen.

Vergleich der Optionen für den Zendesk-Datenexport

Welche Methode ist also die richtige für Sie? Das hängt wirklich von Ihrem Budget, den technischen Fähigkeiten Ihres Teams und dem ab, was Sie letztendlich erreichen wollen. Hier ist eine kurze Übersicht, um Ihnen den Vergleich zu erleichtern.

Merkmal	Integrierter Export von Zendesk	API / Direkter Connector	eesel AI (Einblicke-Automatisierung)
Benutzerfreundlichkeit	Mittel (erfordert Einrichtung & manuelle Importe)	Niedrig (definitiv Entwickler erforderlich)	Hoch (Self-Service, schnell einsatzbereit)
Datenaktualität	Veraltet (basiert auf dem letzten Export)	Nahezu Echtzeit (wenn korrekt gebaut)	Live
Kosten	In teuren Plänen enthalten	Hoch (Entwicklerzeit, Datenspeicherung)	Vorhersehbares Abonnement
Hauptvorteil	Grundlegende Datensicherung	Vollständige Kontrolle über Ihre Daten	Automatisierte Einblicke & Aktionen

Preise für Zendesk-Datenexportoptionen

Ihre Fähigkeit, Daten aus Zendesk zu bekommen, hängt direkt davon ab, wie viel Sie dafür bezahlen. Die einfacheren Exportoptionen sind in der Regel für die teureren Pläne reserviert.

Preise der Zendesk Suite

Laut der Preisseite von Zendesk ist die Möglichkeit, vollständige Datensätze zu exportieren, nur in den Plänen Suite Professional (115 $/Agent/Monat) und Suite Enterprise (169 $/Agent/Monat) verfügbar (jährliche Abrechnung). Wenn Sie den Plan Suite Team (55 $/Agent/Monat) haben, müssen Sie sich auf die API oder ein Drittanbieter-Tool verlassen.

Preise für Microsoft Power BI

Power BI hat ebenfalls verschiedene Stufen:

• Kostenlos: Für Einzelpersonen, die nur Berichte für sich selbst erstellen möchten. Sie können sie nicht teilen.

• Pro: 14,00 $ pro Benutzer/Monat. Ermöglicht das Veröffentlichen und Teilen von Berichten mit anderen.

• Premium pro Benutzer: 24,00 $ pro Benutzer/Monat. Fügt fortschrittlichere KI-Funktionen hinzu und verarbeitet größere Datensätze.

Wenn Sie den API-Weg gehen, vergessen Sie nicht, die versteckten Kosten wie Entwicklergehälter, Datenspeichergebühren und laufende Wartung zu berücksichtigen. Im Gegensatz dazu bieten Tools wie eesel AI eine unkomplizierte Preisgestaltung ohne überraschende Gebühren, was die Budgetierung erheblich erleichtert.

Über den Export hinaus: Ein intelligenterer Weg, Zendesk-Daten zu nutzen

Obwohl das Einspielen von Zendesk-Daten in Excel oder Power BI Ihnen viel analytische Freiheit gibt, ist der Prozess oft manuell, technisch anspruchsvoll und teuer in der Wartung. Zendesk's eigene Exporte sind begrenzt, die Konnektoren können langsam sein, und eine benutzerdefinierte API-Lösung ist ein großes Ingenieurprojekt.

Diese Methoden behandeln Ihre Daten wie etwas, das Sie manuell inspizieren müssen. Ein modernerer Ansatz ist es jedoch, diese Daten zur Steuerung von intelligenter Automatisierung zu nutzen.

Plattformen wie eesel AI bieten eine überzeugende Alternative. Sie analysieren Ihre Support-Daten direkt dort, wo sie sich befinden, um Ihnen nützliche Einblicke zu geben und bei der Automatisierung von Lösungen zu helfen. Anstatt nur Berichte zu erstellen, die Ihnen sagen, was letzte Woche schiefgelaufen ist, können Sie eine KI einsetzen, die Ihre Support-Abläufe heute aktiv verbessert. Es geht weniger darum, zurückzublicken, und mehr darum, intelligent voranzukommen.

Bereit zu sehen, was Ihre Zendesk-Daten wirklich können? Testen Sie eesel AI kostenlos und finden Sie in nur wenigen Minuten heraus, was Sie lernen können.