Ein praktischer Leitfaden: Interne Intercom-Artikel aus Ihrer Wissensdatenbank exportieren

Sie versuchen also herauszufinden, wie Sie interne Intercom-Artikel aus Ihrer Wissensdatenbank exportieren können, und es läuft nicht so gut, oder? Damit sind Sie nicht allein. So viele Teams stecken eine Menge Arbeit in den Aufbau einer fantastischen internen Wissensdatenbank in Intercom, nur um dann festzustellen, dass es ein echtes Kopfzerbrechen ist, all diese wertvollen Informationen wieder herauszubekommen.

Obwohl Intercom ein großartiges Tool für die Kundenkommunikation ist, kann seine Flexibilität bei der Verwaltung Ihrer internen Daten etwas starr wirken. Das liegt nicht daran, dass Sie irgendwo einen Knopf übersehen; es ist ein häufiges Hindernis, das das wertvollste Wissen Ihres Teams an einem Ort gefangen hält.

Dieser Leitfaden erklärt Ihnen, warum Sie auf dieses Problem stoßen, und, was noch wichtiger ist, zeigt Ihnen einen modernen Weg, es zu umgehen. Anstelle eines umständlichen, einmaligen Exports zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Wissensdatenbank so verbinden, dass sie für Ihr gesamtes Team sofort nützlich wird.

Warum ist es so schwierig, interne Intercom-Artikel zu exportieren?

Bringen wir es auf den Punkt: Intercom hat keine integrierte Ein-Klick-Funktion zum Exportieren Ihrer internen Wissensdatenbank. Dies ist eine bekannte Einschränkung des Produkts, nicht etwas, das Sie nur nicht finden können.

Der offizielle Weg, Artikelinhalte aus Intercom zu extrahieren, führt über die API. Aber wenn Sie einen kurzen Blick in die Community-Foren oder die Entwicklerdokumentation werfen, werden Sie das Hauptproblem erkennen. Die API wurde für die Verarbeitung von öffentlich zugänglichen Help-Center-Artikeln entwickelt. Wie viele Benutzer (und sogar die eigenen Support-Mitarbeiter von Intercom) angemerkt haben, unterstützt die API das Abrufen interner Artikel einfach nicht.

Das bringt Teams in eine schwierige Lage. Sie haben diese Bibliothek mit Verfahren, Fehlerbehebungsanleitungen und internen Richtlinien, aber sie ist im Grunde in einem Silo eingeschlossen. Sie können sie nicht einfach auf eine andere Plattform verschieben, sichern oder zum Trainieren anderer Systeme verwenden. Das zwingt alle zu manuellen Umgehungslösungen, die langsam und mühsam sind und für ein wachsendes Team einfach nicht funktionieren.

Drei Wege, interne Intercom-Artikel zu exportieren

Auch wenn ein direkter Export nicht möglich ist, haben Sie dennoch einige Optionen. Hier ist ein Überblick über Ihre Wahlmöglichkeiten, von der mühsamsten bis zur praktischsten.

Methode 1: Die nervtötende Copy-Paste-Methode

Dies ist der klassische Brute-Force-Ansatz. Er beinhaltet das Öffnen jedes einzelnen internen Artikels in Intercom, das Markieren des gesamten Inhalts (Strg+A oder Cmd+A), das Kopieren und anschließende Einfügen in ein neues Zuhause, wie ein Google Doc oder eine andere Wissensplattform.

Für ein oder zwei Artikel mag das einfach klingen, aber es entwickelt sich schnell zu einem ausgewachsenen Albtraum.

• Es dauert ewig. Wenn Sie Hunderte oder sogar Tausende von Artikeln haben, kann dies leicht Tage oder Wochen der Zeit von jemandem mit stupider Arbeit in Anspruch nehmen.

• Es ist fehleranfällig. Die Formatierung übersteht den Prozess fast nie. Bilder, Tabellen und spezielle Layouts gehen oft kaputt, was bedeutet, dass Sie jeden einzelnen Artikel von Hand korrigieren müssen.

• Es ist sofort veraltet. Sobald Sie fertig sind, ist Ihr Export bereits veraltet. Neue Artikel oder Aktualisierungen in Intercom erscheinen nicht in Ihrer kopierten Version, was bedeutet, dass Sie nun zwei konkurrierende Informationsquellen haben. Autsch.

Methode 2: Verwendung von Migrations-Tools von Drittanbietern

Es gibt eine Reihe von spezialisierten Diensten, die darauf ausgelegt sind, Daten zwischen Helpdesks zu verschieben. Diese Tools können manchmal Inhalte von Wissensdatenbanken übertragen und so eine ansonsten ziemlich anstrengende manuelle Arbeit automatisieren.

Aber dieser Weg hat auch seine Tücken:

• Kosten: Diese Dienste sind nicht billig. Sie berechnen oft nach der Anzahl der zu verschiebenden Artikel, und das kann schnell teuer werden.

• Komplexität: Das Einrichten einer Migration ist nicht immer so einfach wie das Umlegen eines Schalters. Es kann eine technische Einrichtung und eine sorgfältige Zuordnung von Datenfeldern erfordern, um sicherzustellen, dass alles an der richtigen Stelle landet.

• Sicherheit: Sie gewähren einem Drittanbieter tiefen Zugriff auf Ihren Helpdesk, der möglicherweise sensible Unternehmensinformationen enthält. Sie müssen Ihre Hausaufgaben machen und sicherstellen, dass deren Sicherheits- und Compliance-Standards den Anforderungen entsprechen.

• Es ist immer noch eine einmalige Lösung. Genau wie beim Kopieren und Einfügen ist eine Migration nur eine Momentaufnahme. Sie überträgt Ihre Daten einmalig, hält sie aber nicht mit den Originalartikeln in Intercom synchron.

Methode 3: Der moderne Ansatz: Verbindung mit KI

Anstatt über einen einmaligen „Export“ nachzudenken, was wäre, wenn Sie eine live und sichere Verbindung zu Ihrem Wissen herstellen könnten? Das würde bedeuten, dass Ihre Daten in Intercom bleiben, aber für andere leistungsstarke Tools, die Ihr Team verwendet, sofort verfügbar werden.

Hier kommt ein Tool wie eesel AI ins Spiel. Es fungiert wie eine intelligente Brücke, die sich sicher mit Ihrem Intercom-Konto verbindet und Ihre internen Artikel liest, ohne dass Sie sich mit einem unsauberen Export herumschlagen müssen.

Deshalb ist dies der bessere Weg:

• Es ist schnell und unkompliziert. Kein manuelles Kopieren und Einfügen, kein kompliziertes Migrationsprojekt. Sie verbinden einfach Ihr Intercom-Konto mit wenigen Klicks, und es funktioniert.

• Es ist immer aktuell. Die KI hat immer Zugriff auf die allerneueste Version Ihres Wissens. Wenn jemand in Ihrem Team einen Artikel in Intercom aktualisiert, weiß die KI sofort davon.

• Sie können Ihr gesamtes Wissen zusammenführen. Warum bei Intercom aufhören? Mit eesel AI können Sie auch alle Ihre anderen Wissensquellen verbinden, wie Confluence, Google Docs und sogar frühere Tickets. So entsteht ein einziges, einheitliches Gehirn, auf das Ihr gesamtes Team zugreifen kann.

Der bessere Weg: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verbindung mit eesel AI

Bereit, mit dem Exportieren aufzuhören und mit dem Verbinden zu beginnen? So können Sie Ihr internes Intercom-Wissen in nur wenigen Minuten freischalten.

Schritt 1: Anmelden und Ihren ersten KI-Bot erstellen

Einer der größten Nachteile bei neuen Unternehmens-Tools ist der lange Verkaufszyklus und Onboarding-Prozess. eesel AI ist anders. Sie können sich selbst anmelden und loslegen, ohne Demo oder Verkäufer. Nachdem Sie ein Konto erstellt haben, werden Sie aufgefordert, Ihren ersten KI-Bot zu erstellen. Geben Sie ihm einfach einen Namen, und schon können Sie weitermachen.

Schritt 2: Ihre Intercom-Wissensdatenbank als Quelle verbinden

Okay, hier kommt der entscheidende Teil. Gehen Sie in Ihrem eesel AI-Dashboard zum Tab „Quellen“ für Ihren neuen Bot. Dort sehen Sie eine Galerie mit über 100 Integrationen. Suchen Sie Intercom und klicken Sie auf „Verbinden“. Sie werden gebeten, eesel AI den Zugriff auf Ihr Konto zu gestatten. Keine Sorge, es ist eine sichere, schreibgeschützte Verbindung, die Ihre Originalartikel überhaupt nicht verändert. Sobald die Verbindung hergestellt ist, beginnt eesel AI mit der Synchronisierung Ihrer internen Wissensdatenbank.

Ein Screenshot der eesel AI-Plattform, der zeigt, wie man Intercom als Wissensquelle verbindet.

Schritt 3: Fügen Sie Ihre anderen Wissensquellen hinzu

Das Wissen Ihres Teams befindet sich wahrscheinlich nicht an einem einzigen Ort. Damit Ihre KI wirklich hilfreich ist, müssen Sie ihr das vollständige Bild geben. Im selben Tab „Quellen“ können Sie Verbindungen zu Ihren anderen Tools hinzufügen.

Verbinden Sie Ihr öffentliches Help-Center, interne Wikis auf Plattformen wie Confluence oder Notion und freigegebene Laufwerke in Google Docs.

Schritt 4: Testen und implementieren Sie Ihre KI

Sie sollten niemals eine KI einführen, ohne sie vorher auf Herz und Nieren geprüft zu haben. eesel AI verfügt über einen Simulationsmodus, mit dem Sie Ihr Setup an Tausenden Ihrer früheren Tickets in einer sicheren Umgebung testen können. Sie können genau sehen, wie die KI mit Ihrem neu verbundenen Intercom-Wissen geantwortet hätte, und Sie erhalten sogar Prognosen zu Lösungsraten und potenziellen Kosteneinsparungen. Das gibt Ihnen volles Vertrauen, bevor Sie sie für Kunden oder Mitarbeiter aktivieren.

Ein Screenshot, der den Simulationsmodus in eesel AI zeigt, um das Setup vor der Bereitstellung zu testen.

Sobald Sie ein gutes Gefühl dabei haben, können Sie Ihre KI auf verschiedene Weisen einsetzen:

• Als KI-Copilot, der Mitarbeitern hilft, indem er Antworten direkt in Ihrem Helpdesk entwirft.

• Als interner F&A-Bot in Slack oder MS Teams, damit Ihr Team Fragen stellen kann.

• Als vollständig automatisierter KI-Agent, der Kundentickets ganz allein lösen kann.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Während Sie daran arbeiten, Ihr internes Wissen besser verfügbar zu machen, versuchen Sie, diese häufigen Fehler zu vermeiden.

• In die Falle der statischen Kopie tappen. Das größte Problem bei manuellen Exporten oder einmaligen Migrationen ist, dass sie veraltete Informationssilos schaffen. Sobald Sie fertig sind, beginnen die Daten zu veralten. Ihr Ziel sollte ein dynamisches System sein, das immer mit den neuesten Informationen synchronisiert ist.

• Andere Wissensquellen vergessen. Eine gute KI-Strategie hängt davon ab, das Gesamtbild zu haben. Ihre internen Intercom-Artikel sind ein großer Teil des Puzzles, aber hören Sie da nicht auf. Denken Sie an all die anderen Orte, an denen Ihr Team nützliche Informationen aufbewahrt, wie gespeicherte Antworten, interne Wikis und Chat-Protokolle. Eine vereinheitlichte Wissensdatenbank ist immer leistungsfähiger.

• Einführung ohne Testen. Eine neue KI ohne angemessene Tests live zu schalten, ist ein Rezept für eine Katastrophe. Es kann zu schlechten Kundenerfahrungen führen und dazu, dass Ihr Team das Vertrauen in die Technologie verliert. Verwenden Sie immer Tools wie eesel AI, mit denen Sie die Leistung simulieren und die Einführung schrittweise durchführen können, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft.

Entfesseln Sie Ihr Intercom-Wissen, anstatt es nur zu exportieren

Die eigentliche Herausforderung besteht nicht nur darin, wie man interne Intercom-Artikel exportiert; es geht darum, dieses Wissen wirklich nützlich und leicht zugänglich zu machen, wo es am wichtigsten ist. Umständliche, manuelle Exporte schaffen mehr Probleme als sie lösen und hinterlassen statische Dokumente, die sofort veraltet sind.

Der Schlüssel liegt darin, Ihre Denkweise von „Exportieren“ auf „Verbinden“ umzustellen. Indem Sie Ihre Wissensquellen direkt in eine flexible KI-Plattform integrieren, schaffen Sie eine leistungsstarke, immer verfügbare Ressource, die dabei helfen kann, den Support zu automatisieren, die Antworten der Mitarbeiter zu beschleunigen und Ihrem gesamten Team die benötigten Antworten genau dann zu geben, wenn sie sie brauchen.

Bereit, Ihr isoliertes Wissen freizuschalten? Melden Sie sich für eine kostenlose Testversion von eesel AI an und verbinden Sie Ihre Intercom-Wissensdatenbank in weniger als fünf Minuten.