Ein Evernote-Überblick für moderne Teams: Reicht es 2025 noch aus?

Seien wir ehrlich, viele von uns haben eine Vergangenheit mit Evernote. Es war wahrscheinlich eine der ersten Apps, die uns das Gefühl gab, wirklich organisiert zu sein, als hätten wir ein digitales „zweites Gehirn“. Es war genial, um alles zu erfassen, von hingekritzelten Ideen und Besprechungsnotizen bis hin zu gescannten Belegen und interessanten Artikeln, von denen wir uns schworen, sie später zu lesen. Um das Privatleben in den Griff zu bekommen, war es eine Offenbarung.

Aber die Art, wie wir arbeiten, hat sich verändert. Und zwar stark. Teams arbeiten blitzschnell und jeder braucht Antworten jetzt. Dieser Druck, Probleme zu lösen und die Arbeit effizient zu erledigen, rückt alte Werkzeuge in ein neues Licht. Die große Frage ist also: Kann ein Tool, das ursprünglich für die persönliche Organisation entwickelt wurde, noch als Wissensdatenbank für ein modernes Team mithalten? Dieser Evernote-Überblick wird sich mit den Funktionen, Preisen und der Nutzung durch Teams befassen, um zu sehen, ob es immer noch überzeugt.

Was genau ist Evernote?

Im Grunde ist Evernote eine Alleskönner-App zum Erfassen, Organisieren und Finden deiner Sachen. Es ist egal, in welchem Format deine Informationen vorliegen, du kannst Texte, Bilder, PDFs und sogar Audioclips darin ablegen. Das Organisationssystem ist ziemlich intuitiv, besonders wenn du jemals einen physischen Aktenschrank benutzt hast.

• Notizen: Dies ist dein Basisdokument, das digitale Blatt Papier, auf dem all deine Inhalte leben.

• Notizbücher: Ziemlich selbsterklärend, das sind quasi Ordner, um zusammengehörige Notizen zu bündeln.

• Stapel: Wenn du ein Organisations-Fanatiker bist, kannst du deine Notizbücher in Stapeln gruppieren, um eine weitere Organisationsebene zu schaffen.

Ein visueller Überblick über das System von Notizen, Notizbüchern und Stapeln in Evernote.

Im Laufe der Jahre hat Evernote seinem Toolkit weitere Funktionen hinzugefügt, wie Aufgabenmanagement und Kalenderintegrationen, was es zu einer abgerundeteren Plattform macht. Es ist eine solide Wahl für jeden, der papierlos werden und seine wichtigen Informationen an einem Ort aufbewahren möchte.

Ein genauerer Blick auf die Funktionen von Evernote

Um herauszufinden, ob Evernote gut zu deinem Team passt, ist es hilfreich zu wissen, was es tatsächlich kann.

Hervorragend zum Erfassen von Inhalten

Evernotes wahres Talent war schon immer, Informationen in dein Konto zu bekommen, egal woher sie stammen. Du kannst Notizen auf die altmodische Weise tippen, Dokumente mit deinem Handy scannen oder die clevere Web-Clipper-Erweiterung verwenden, um Artikel ohne all die ablenkende Werbung zu speichern.

Die Magie liegt jedoch in der Suche. Evernote verwendet die sogenannte optische Zeichenerkennung (OCR), was bedeutet, dass es den Text in Bildern und gescannten PDFs tatsächlich lesen kann. Bei den kostenpflichtigen Plänen ermöglicht dir die KI-gestützte Suche sogar, ganz normale Fragen zu stellen, um zu finden, was du suchst. Das ist perfekt, um das eine winzige Detail aus einem Meeting von vor sechs Monaten zu finden.

Ein Überblick über die KI-gestützte Suchfunktion von Evernote.

Notizen mit Aufgaben und Kalender verbinden

Um dir zu helfen, Informationen in Taten umzusetzen, kannst du in Evernote Aufgaben direkt in deinen Notizen erstellen. Du kannst Fälligkeitstermine hinzufügen, Erinnerungen einstellen und sie abhaken, was praktisch ist, um deine To-Do-Liste neben den Dokumenten zu führen, die sie inspiriert haben.

Die Google-Kalender-Integration geht noch einen Schritt weiter, indem sie es dir ermöglicht, Notizen direkt mit deinen Meetings zu verknüpfen. Das ist eine praktische Möglichkeit, deine Agenda, Notizen und Folgeaufgaben alle mit dem ursprünglichen Kalenderereignis zu verbinden.

Ein Überblick über die Aufgaben- und Kalenderintegrationen von Evernote.

Teilen und Zusammenarbeit

Du kannst einzelne Notizen oder ganze Notizbücher mit Teamkollegen teilen, was den Informationsaustausch erleichtert. Du kannst auch steuern, ob sie den Inhalt nur ansehen, bearbeiten oder andere Personen einladen dürfen.

Ein Überblick über die Berechtigungen zum Teilen und zur Zusammenarbeit in Evernote.

Das ist sicher hilfreich, offenbart aber auch etwas Grundlegendes über das Design von Evernote. Es ist eine passive Art der Zusammenarbeit. Die Informationen sind alle da, aber deine Teammitglieder müssen ihre Arbeit unterbrechen, Evernote öffnen und nach der richtigen Notiz suchen. Für vielbeschäftigte Teams summiert sich dieser kleine Reibungsverlust und kann die Arbeit wirklich verlangsamen.

Wo Teams Evernote nutzen (und wo es anfängt zu knirschen)

Viele Teams fangen aus guten Gründen an, Evernote zu nutzen, aber wenn sie wachsen, stoßen sie oft an dieselben Grenzen. Schauen wir uns ein paar gängige Situationen an.

Die „packen wir’s einfach in Evernote“-Wissensdatenbank

Es ist ein klassischer Schachzug: Evernote als einstiegsfreundliches internes Wiki zu verwenden. Es ist ein einfacher Ort, um Unternehmensrichtlinien, Anleitungen und wichtige Dokumente zu speichern. Und hey, es ist weitaus besser, als diese Dinge in einem Dutzend verschiedener Ordner verstreut zu haben.

Das Problem: Das Wissen steckt fest. Wenn ein Support-Mitarbeiter eine Frage von einem Kunden erhält, muss er seinen Helpdesk verlassen, zu Evernote wechseln, nach dem richtigen Artikel suchen und die Daumen drücken, dass es die aktuellste Version ist. Dieses ständige Wechseln zwischen Apps ist eine riesige Zeitverschwendung.

Ein Workflow-Diagramm, das einen Überblick über die Herausforderungen bei der Wissensabfrage in Evernote gibt.

Ein anderer Ansatz: Anstatt dein Team nach Wissen suchen zu lassen, bringen moderne Werkzeuge das Wissen zu ihnen. Eine Plattform wie eesel AI verbindet sich mit allen Orten, an denen dein Unternehmenswissen lebt, sei es Confluence, Google Docs oder Notion, und liefert automatisch Antworten. Zum Beispiel ermöglicht der AI Internal Chat von eesel AI den Mitarbeitern, Fragen direkt in Slack zu stellen und sofortige Antworten aus der gesamten Unternehmenswissensdatenbank zu erhalten. Kein Suchen mehr.

Ein Beispiel für den eesel AI Chatbot, der sofortige Antworten auf Fragen direkt in Slack liefert.

Projekte und Besprechungsnotizen verwalten

Evernote ist ein fantastischer Ort, um Besprechungsprotokolle zu erfassen, Brainstormings durchzuführen und Aktionspunkte mit seiner Aufgabenfunktion zu verfolgen. Es gibt dir eine klare Aufzeichnung darüber, was besprochen wurde und was zu tun ist.

Das Problem: Eine Aufgabe aufzuschreiben ist nicht dasselbe, wie sie zu erledigen. Evernote kann vermerken, dass ein neues IT-Support-Ticket erstellt werden muss, aber es kann dieses Ticket nicht tatsächlich in deinem Helpdesk erstellen und zuweisen. Es ist ein System zur Aufzeichnung, nicht zur Ausführung. Das bedeutet, dass jemand diese Informationen immer noch manuell von Evernote in ein anderes Tool wie Zendesk oder Jira kopieren muss.

Ein anderer Ansatz: Für Support- und IT-Teams ist das eigentliche Ziel, Probleme zu lösen, nicht nur sie zu dokumentieren. Tools wie der AI Agent von eesel AI lassen sich in Helpdesks wie Zendesk oder Jira Service Management integrieren und können häufige Tickets ganz von allein bearbeiten. Bei kniffligeren Problemen schlägt der AI Copilot hochwertige Antworten vor, die menschliche Agenten in Sekundenschnelle überprüfen und versenden können. Dies verwandelt deine statische Wissensdatenbank in einen aktiven Teil deines Teams, der tatsächlich Arbeit erledigt.

Ein Beispiel für den eesel AI Copilot, der eine Antwort für ein Support-Ticket in Zendesk vorschlägt.

Evernote: Preise und Sicherheit

Wenn du Evernote für dein Team in Betracht ziehst, solltest du wissen, was es kostet und wie es mit deinen Daten umgeht.

Preispläne

Evernote hat verschiedene Abonnementpläne, von einer ziemlich eingeschränkten kostenlosen Version bis hin zu einer vollwertigen Enterprise-Option.

Plan	Preis (bei jährlicher Abrechnung)	Wichtige Funktionen
Free	0 $	Bis zu 50 Notizen, 1 Notizbuch, 250 MB monatliche Uploads, Synchronisierung auf 1 Gerät.
Personal	10,83 $/Monat	Bis zu 150.000 Notizen, 2.000 Notizbücher, 10 GB monatliche Uploads, Synchronisierung auf unbegrenzten Geräten.
Professional	14,16 $/Monat	Alles aus Personal, plus 20 GB monatliche Uploads, KI-Bearbeitung & KI-gestützte Suche, PDF-Anmerkungen.
Enterprise	Benutzerdefiniert	Alles aus Professional, plus SSO, dedizierter Success Manager und erweiterte Admin-Kontrollen.

Hinweis: Alle Preisangaben basieren auf Daten von der Evernote-Website mit Stand Ende 2024.

Wie es mit Sicherheit umgeht

Evernote leistet gute Arbeit in Sachen Sicherheit. Sie verwenden Datenverschlüsselung, bieten Zwei-Faktor-Authentifizierung und hosten ihren Dienst auf der sicheren Google Cloud Platform.

Der Haken für Unternehmen: Während das für deine persönlichen Notizen großartig ist, müssen Unternehmen, die sensible Kundendaten in ihren Support- und IT-Workflows verarbeiten, höhere Anforderungen an die Compliance erfüllen.

Eine stärker auf Unternehmen ausgerichtete Lösung: Eine Plattform wie eesel AI ist für diese Art von Umgebung konzipiert. Sie garantiert, dass die Daten deines Unternehmens niemals zum Trainieren allgemeiner KI-Modelle verwendet werden, bietet EU-Datenresidenz, um regionale Compliance-Vorschriften zu erfüllen, und basiert auf einer SOC 2 Typ II-zertifizierten Infrastruktur. Das gibt dir das Vertrauen, Teile deiner kundenorientierten Abläufe sorgenfrei zu automatisieren.

Das Fazit: Ist Evernote die richtige Wissensdatenbank für dein Team?

Evernote ist immer noch ein erstklassiges Werkzeug für die persönliche Produktivität. Es ist kaum zu übertreffen, wenn es darum geht, Ideen festzuhalten und Notizen für kleine, kollaborative Projekte zu organisieren. Die Suche ist großartig und die Erfassungswerkzeuge gehören zu den besten auf dem Markt.

Dieses Video bietet eine hilfreiche visuelle Anleitung für Anfänger, die einen allgemeinen Überblick über Evernote im Jahr 2024 suchen.

Aber für ein wachsendes Unternehmen ist seine größte Schwäche, dass es eine passive Informationsbibliothek schafft. Es zwingt dein Team, die Arbeit zu leisten, um Wissen zu finden und zu nutzen, was einfach nicht funktioniert, wenn es schnell gehen muss. Für moderne Support-, IT- und Ops-Teams ist das Ziel nicht nur, Wissen zu speichern, sondern es mit KI und Automatisierung zu aktivieren.

Verwandle dein Wissen in Taten mit eesel AI

Wenn dir das Problem der „passiven Wissensbibliothek“ schmerzlich bekannt vorkommt, könnte es Zeit für einen anderen Ansatz sein. eesel AI wurde entwickelt, um genau dieses Problem zu lösen. Anstatt einen weiteren Ort zur Speicherung von Informationen zu schaffen, verbindet eesel AI all dein verstreutes Unternehmenswissen und nutzt es, um KI-Agenten, Copiloten und Chatbots direkt in den Tools zu betreiben, die dein Team bereits verwendet.

Du kannst in wenigen Minuten auf einer Plattform loslegen, die für die Selbstbedienung konzipiert ist, alles mit Simulationen testen, bevor es jemals ein Kundenticket berührt, und Workflows mit vollständiger Kontrolle automatisieren.

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