Nutzt HubSpot OpenAI? Ein praktischer Leitfaden für 2025

Man hat das Gefühl, dass heutzutage jedes Software-Tool KI-Funktionen auf den Markt bringt, und eine riesige Plattform wie HubSpot ist da keine Ausnahme. Der ganze Wirbel um die neuen Funktionen läuft meist auf eine Frage hinaus: "Nutzt HubSpot OpenAI?"

Die kurze Antwort lautet ja, aber es ist nicht so einfach wie das Umlegen eines Schalters. HubSpot hat die Technologie von OpenAI auf verschiedene Weisen in seine Plattform integriert, und jede hat ihre eigenen Anwendungsfälle, Kosten und Tücken. Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen direkten, schnörkellosen Überblick darüber, wie HubSpot mit OpenAI zusammenarbeitet, was Sie tatsächlich bezahlen und welche praktischen Hürden auf Sie zukommen.

Obwohl die Integrationen auf dem Papier leistungsstark sind, sind sie nicht immer die einfachste oder günstigste Lösung, insbesondere wenn Ihr Hauptziel die Automatisierung des Kundensupports ist. Legen wir los.

Nutzt HubSpot OpenAI? Einblicke in HubSpots KI: Breeze vs. OpenAI

Okay, lassen Sie uns zuerst etwas klarstellen. HubSpot hat seine eigene native KI namens "Breeze". Diese treibt viele der integrierten Funktionen an, die Sie sehen, wie das Erstellen von Marketingtexten oder das Anbieten von Vertriebsprognosen im CRM. Stellen Sie es sich als HubSpots hauseigene KI vor.

Aber was die meisten Leute wirklich interessiert, sind die direkten Verbindungen zur Technologie von OpenAI. HubSpot bietet hierfür zwei Hauptwege an.

Nutzt HubSpot OpenAI über den HubSpot ChatGPT-Connector?

Dies ist ein Tool, das Ihr HubSpot CRM mit einem kostenpflichtigen ChatGPT-Konto verbindet. Sein ganzer Zweck ist die Analyse. Sie können in die ChatGPT-Oberfläche wechseln, Fragen in natürlicher Sprache zu Ihren CRM-Daten stellen und ziemlich detaillierte Berichte zurückbekommen. Es ist fast so, als hätten Sie einen Datenanalysten auf Abruf.

Nutzt HubSpot OpenAI über die OpenAI-Workflow-Aktion?

Hier geht es mehr darum, Dinge zu erledigen. Es ist eine Funktion innerhalb der Automatisierungstools von HubSpot, mit der Sie Ihren eigenen OpenAI-API-Schlüssel verwenden können, um Daten aus Ihrem CRM an OpenAI zu senden und eine Antwort zu erhalten. Diese Antwort können Sie dann verwenden, um Aktionen in einem Workflow auszulösen, wie das Zusammenfassen von Anrufnotizen, das Entwerfen einer E-Mail oder das Bereinigen unordentlicher Daten.

Den HubSpot OpenAI-Connector für Recherchen nutzen

Die erste Option, der HubSpot-Connector für ChatGPT, dreht sich ganz darum, tief in Ihre Daten einzutauchen. Er soll Ihnen helfen, die riesigen Datenmengen in Ihrem CRM zu verstehen, ohne unzählige komplizierte Berichte erstellen zu müssen.

Anstatt mit Filtern und Dashboards herumzuspielen, können Sie einfach fragen: "Was waren die häufigsten Gründe, warum wir im letzten Quartal Geschäfte verloren haben?" oder "Geben Sie mir eine Zusammenfassung unserer wichtigsten Kundensupport-Trends der letzten sechs Monate." ChatGPT analysiert Ihre HubSpot-Daten und gibt eine KI-generierte Antwort aus.

Wie es Marketing- und Vertriebsteams hilft

Dies kann für die übergeordnete Planung wirklich hilfreich sein. Hier sind ein paar Beispiele:

• Marketing: Sie könnten es bitten, Ihre am besten konvertierenden Kundensegmente zu identifizieren oder Kampagnenergebnisse über verschiedene Kanäle hinweg zusammenzufassen.

• Vertrieb: Es ist praktisch, um den Zustand Ihrer Pipeline zu überprüfen, häufige Engpässe zu erkennen oder Zielkundenlisten basierend auf einem Dutzend verschiedener Datenpunkte in Ihrem CRM zu erstellen.

• Support: Sie könnten saisonale Ticket-Spitzen analysieren, um den Personalbedarf für das nächste Quartal zu planen.

Die Grenzen des ChatGPT-Connectors

Obwohl es ein nettes Werkzeug für die Analyse ist, hat der Connector einige Nachteile in der Praxis, die hinderlich sein können.

• Es ist zum Analysieren, nicht zum Handeln. Das ist der größte Punkt. Das Tool gibt Ihnen Einblicke, aber es gibt sie Ihnen innerhalb von ChatGPT. Es kann nicht automatisch Aktionen in HubSpot ausführen. Sie können es nicht bitten, ein Support-Ticket zu markieren, einem Kunden zu antworten oder die Informationen eines Kontakts zu aktualisieren. Eine Person in Ihrem Team muss das immer noch von Hand erledigen.

• Es zwingt Sie, zwischen Tabs zu wechseln. Um es zu nutzen, muss Ihr Team HubSpot verlassen und in einem anderen Tool arbeiten. Dieses ständige Wechseln zwischen Apps stört und fügt einem ohnehin schon geschäftigen Tag eine kleine Reibung hinzu.

• Es erfordert ein weiteres Abonnement. Sie benötigen einen kostenpflichtigen ChatGPT Plus-, Team- oder Enterprise-Plan, um den Connector überhaupt nutzen zu können. Das ist ein weiteres Tool zu verwalten und eine weitere Rechnung zu bezahlen.

• Datensicherheit kann ein Problem sein. HubSpot gibt an, dass der Connector Ihre CRM-Berechtigungen respektiert, aber der Gedanke, sensible Kundendaten an eine externe Plattform zu senden, macht viele Unternehmen nervös. Wie einige Benutzer online angemerkt haben, kann dies für größere Unternehmen zu einem Compliance-Kopfzerbrechen werden.

OpenAI in HubSpot-Workflows verwenden

Die zweite Methode ist die Aktion "Ask OpenAI Assistant" in den Workflows von HubSpot. Hier können Sie praktischer vorgehen und benutzerdefinierte KI-gestützte Schritte direkt in Ihre Automatisierungen einbauen. Sie können Ihr eigenes kostenpflichtiges OpenAI-Konto anschließen und es zur Verarbeitung von Informationen aus Ihren CRM-Datensätzen verwenden.

Hier können Sie beginnen, Aufgaben zu automatisieren, die etwas komplexer sind als Ihre Standard-Wenn-dann-Regeln.

Workflow-Beispiele

Die Möglichkeiten sind ziemlich cool, und einige Teams haben clevere Wege gefunden, dies zu nutzen:

• Notizen automatisch zusammenfassen: Sie können einen Workflow auslösen lassen, wann immer eine neue Notiz oder E-Mail zu einem Deal protokolliert wird. Die OpenAI-Aktion kann den Text lesen und eine kurze Zusammenfassung in ein benutzerdefiniertes Feld schreiben, was Pipeline-Besprechungen erheblich beschleunigt.

• Personalisierte E-Mails entwerfen: Sie könnten einen Workflow einrichten, der einen Entwurf für eine Follow-up-E-Mail erstellt, basierend auf dem, was ein Kontakt auf Ihrer Website getan hat und was Sie über ihn im CRM wissen. Der Workflow erstellt dann eine Aufgabe für einen Vertriebsmitarbeiter, diese zu überprüfen, anzupassen und zu senden.

• Daten automatisch bereinigen: Wenn Sie unordentliche Daten aus Formularen erhalten (wie "Bayern", "BY" und "bay."), könnten Sie eine OpenAI-Aktion verwenden, um alles auf den korrekten zweibuchstabigen Ländercode zu standardisieren.

Die versteckten Hürden und das Kleingedruckte

Das alles klingt großartig, aber es gibt ein paar große Hindernisse, die in den Marketingmaterialien von HubSpot nicht immer in den Vordergrund gestellt werden.

• Es ist eine reine Enterprise-Funktion. Das ist der springende Punkt. Die OpenAI-Workflow-Aktion ist nur in den Marketing, Sales oder Service Hub Enterprise-Plänen verfügbar. Diese Preismauer macht sie für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen sofort unerreichbar.

• Es ist ein "Bring-deinen-eigenen-Schlüssel"-Prinzip. HubSpot bezahlt nicht für Ihre OpenAI-Nutzung. Sie müssen Ihr eigenes kostenpflichtiges OpenAI-API-Konto verbinden und werden direkt von OpenAI für jede einzelne Ausführung einer Workflow-Aktion abgerechnet. Dies führt zu unvorhersehbaren, nutzungsbasierten Kosten, die, wie einige Benutzer es ausdrückten, "explodieren" können, wenn man sie nicht sorgfältig überwacht.

• Die Einrichtung ist nicht gerade ein Spaziergang. Obwohl es als No-Code-Tool verkauft wird, benötigen Sie dennoch ein gewisses technisches Verständnis. Sie müssen einen API-Schlüssel erhalten, lernen, wie man gute Prompts schreibt, und Datenberechtigungen verwalten. Wie man in den OpenAI-Community-Foren sehen kann, stoßen Benutzer oft auf seltsame Probleme, wie z. B. dass ihr API-Zugriff von Sicherheitstools blockiert wird, was zu viel Frustration führt.

Die wahren Kosten der Nutzung von OpenAI mit HubSpot

Wenn man alles zusammenzählt, ist die Nutzung von OpenAI mit HubSpot nicht nur die Installation einer App. Es ist eine große Investition in Geld und Zeit.

Eine Aufschlüsselung des Preises

Das kostet es tatsächlich, auch nur einen Fuß in die Tür bei der OpenAI-Workflow-Aktion zu bekommen.

• HubSpots Einstiegsgebühr: Zuerst benötigen Sie einen Enterprise-Plan. Der Marketing Hub Enterprise-Plan zum Beispiel hat einen stolzen Preis.

Plan	Startpreis (monatlich)	Wichtige Anforderungen
Enterprise	3.600 $/Monat	Beinhaltet 10.000 Marketingkontakte. Erfordert eine einmalige Onboarding-Gebühr von 7.000 $.

Quelle: HubSpot-Preisseite

• OpenAI-API-Kosten: Zusätzlich zu den 3.600 $ pro Monat zahlen Sie auch OpenAI für jeden API-Aufruf. Dies wird pro Token (im Grunde pro verarbeitetem Wort) abgerechnet, was es fast unmöglich macht, Ihre monatlichen Ausgaben vorherzusagen, besonders wenn Sie ein geschäftiges Support-Team haben.

• HubSpot-Credits: Um die Sache noch verwirrender zu machen, verbrauchen einige von HubSpots eigenen nativen KI-Funktionen (die "Breeze"-Funktionen) "HubSpot-Credits". So kann es sein, dass Sie Ihr HubSpot-Abonnement, Ihre HubSpot-Credits und eine separate Rechnung von OpenAI jonglieren müssen.

Warum dieses Modell für die meisten Support-Teams schwer zu verkaufen ist

Dieses ganze System ist für große Unternehmen konzipiert, nicht für das durchschnittliche Support-Team, das nur versucht, ein bisschen intelligenter zu arbeiten.

Die hohen Anfangskosten sind für die meisten kleinen Unternehmen ein sofortiges K.o.-Kriterium. Und das fragmentierte System, bei dem man versucht, native KI, einen separaten ChatGPT-Connector und API-basierte Workflows zu verwalten, fühlt sich einfach umständlich an.

Aber am wichtigsten ist, dass das gesamte System auf Ihren CRM-Daten aufbaut. Das bedeutet, dass all das entscheidende Wissen, das in Ihren anderen Tools lebt, wie Ihrem Confluence-Wiki, Ihren Google Docs oder sogar Ihren früheren Support-Tickets in einem Helpdesk wie Zendesk, in einem Silo gefangen ist und für die KI völlig unsichtbar bleibt.

Ein einfacherer Weg: Vereinheitlichen Sie Ihr Wissen mit eesel AI

Für Teams, die leistungsstarke und zugängliche KI ohne den Enterprise-Preis oder technische Kopfschmerzen benötigen, gibt es Tools, die speziell dafür entwickelt wurden.

In Minuten live gehen, nicht in Monaten

Im Gegensatz zu HubSpots abgeschottetem, verkaufslastigem Prozess ist eesel AI als Self-Service-Lösung konzipiert. Sie können sich anmelden, Ihren Helpdesk verbinden und in nur wenigen Minuten einen funktionierenden KI-Agenten haben, ohne Demos oder Verkaufsgespräche. Mit Ein-Klick-Verbindungen für Helpdesks wie Zendesk, Intercom und Freshdesk fügt sich eesel AI nahtlos in Ihren aktuellen Arbeitsablauf ein, anstatt Sie zum Wechseln von Tools zu zwingen.

Ein Workflow, der den schnellen Self-Service-Implementierungsprozess von eesel AI zeigt, von der Datenanbindung bis zum Live-Betrieb.

Auf allem trainieren, nicht nur auf CRM-Daten

Das ist der entscheidende Unterschied. eesel AI verbindet sich mit all Ihren Wissensquellen, um ein einziges Gehirn für Ihr Support-Team zu schaffen. Es lernt aus Ihrem Helpdesk, internen Wikis wie Confluence und Notion, Chat-Tools wie Slack und, was am wichtigsten ist, aus Ihrer Historie vergangener Support-Tickets. Dies gibt der KI das vollständige Bild, sodass sie jedes Mal vollständige und genaue Antworten liefern kann.

Eine Infografik, die zeigt, wie eesel AI sich mit mehreren Wissensquellen über das CRM hinaus verbindet, um umfassenden Support zu bieten.

Mit leistungsstarken Simulationen testen

Wie können Sie wissen, ob Ihre KI funktionieren wird, bevor Sie sie auf Kunden loslassen? Bei HubSpot müssen Sie sie im Grunde bauen und das Beste hoffen. Mit eesel AI können Sie einen Simulationsmodus verwenden, um Ihr Setup an Tausenden Ihrer eigenen vergangenen Tickets zu testen. Sie können genau sehen, wie die KI geantwortet hätte, solide Prognosen zu Lösungsraten erhalten und Ihre potenziellen Einsparungen berechnen, bevor auch nur ein einziger Kunde damit spricht.

Ein Screenshot des eesel AI-Simulationsmodus, der die Leistung der KI an vergangenen Tickets testet, um Lösungsraten vorherzusagen.

Transparente Preise ohne Überraschungen

eesel AI bietet unkomplizierte, vorhersehbare Preispläne, die nicht auf verwirrenden Credits oder Gebühren für jedes gelöste Ticket basieren. Dies ist eine direkte Antwort auf die unvorhersehbare und oft teure Natur der HubSpot- und OpenAI-Kombination und gibt Ihnen vom ersten Tag an eine klare Vorstellung davon, was Sie bezahlen.

Ist die HubSpot OpenAI-Integration das Richtige für Sie?

Also, zurück zur ursprünglichen Frage: Nutzt HubSpot OpenAI? Ja, das tut es. Aber seine Integrationen sind eindeutig für große Unternehmen mit großen Budgets, technischen Teams und einer Welt konzipiert, die sich ausschließlich um ihr CRM dreht.

Der ChatGPT-Connector ist ein anständiges Werkzeug für die Analyse, und die Workflow-Aktion bietet einige clevere Automatisierungen, aber beide sind in Schichten von Kosten und Komplexität gehüllt. Für die meisten Support-Teams besteht das Ziel nicht nur darin, Daten zu analysieren, sondern Kundenprobleme schnell und korrekt zu lösen, ohne das Budget zu sprengen. Ein fragmentiertes, teures System, das an ein CRM gebunden ist, ist dafür nicht immer das beste Werkzeug.

Moderne, dedizierte KI-Plattformen bieten einen einheitlicheren, erschwinglicheren und unkomplizierteren Weg, den Support zu automatisieren. Sie verbinden sich mit all Ihrem Wissen, spielen gut mit den Tools zusammen, die Sie bereits verwenden, und lassen Sie mit Zuversicht automatisieren.

Wünschen Sie sich eine KI, die die Dinge tatsächlich vereinfacht?

Wenn Sie nach einer KI-Lösung suchen, die all Ihr Wissen zusammenführt, mit Ihrem bestehenden Setup funktioniert und vorhersehbare Kosten hat, probieren Sie eesel AI aus. Sie können Ihren ersten KI-Agenten in wenigen Minuten einrichten und sehen, was möglich ist.