Wir alle kennen das. Es ist 15 Uhr, Sie starren auf eine Tabelle und wissen, dass die nächste Stunde dem Kopieren, Einfügen und Neuformatieren von Daten gewidmet ist – genau wie letzte Woche. Sich wiederholende digitale Aufgaben sind ein universelles Ärgernis, das unsere Zeit verschlingt und es viel zu einfach macht, kleine Fehler zu machen. Seit Jahren ist die Standardlösung dafür das Makro, ein bewährtes Werkzeug zur Automatisierung dieser langweiligen Arbeiten.
In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die Grundlagen der Erstellung eines Makros mit den Werkzeugen, die Sie wahrscheinlich bereits haben. Aber wir hören hier nicht auf. Wir werden auch untersuchen, wie moderne KI die Automatisierung völlig neu denkt und über einfache Klicks hinausgeht, um ganze Arbeitsabläufe über alle Ihre Apps hinweg zu bewältigen, ohne dass Sie auch nur eine Zeile Code schreiben müssen.
Was ist ein Makro und warum sollte man eines erstellen?
Kommen wir direkt zur Sache. Ein Makro ist einfach ein gespeicherter Satz von Aktionen, Klicks, Tastenanschlägen und Befehlen, den Sie wiedergeben können, um eine Aufgabe automatisch zu erledigen. Stellen Sie es sich wie einen kleinen Bot vor, der Ihnen einmal bei etwas zusieht, sich die Schritte merkt und sie dann jedes Mal perfekt für Sie ausführt, wenn Sie ihn darum bitten.
Die Vorteile liegen auf der Hand. Der größte Gewinn ist natürlich die Zeitersparnis. Eine Aufgabe, die Sie von Hand 15 Minuten kostet, kann in Sekunden erledigt sein. Außerdem führt ein Makro die Aufgabe jedes Mal auf exakt dieselbe Weise aus, was bedeutet, dass es keine Tipp- oder Formatierungsfehler mehr gibt. Es verwandelt eine komplizierte, mehrstufige Aufgabe in einen einzigen Klick.
Sie sehen Makros ständig bei der Arbeit, auch wenn Sie es nicht merken. Sie werden zum Beispiel verwendet, um einen monatlichen Verkaufsbericht in Excel zu formatieren oder eine Standard-E-Mail-Vorlage in Outlook anzuwenden. Normalerweise können Sie eines erstellen, indem Sie auf eine „Aufzeichnen“-Schaltfläche klicken und die Aufgabe ausführen, oder indem Sie sich mit ein wenig Code (wie VBA) die Hände schmutzig machen und die Anweisungen selbst schreiben.
Voraussetzungen: Was Sie benötigen, bevor Sie ein Makro erstellen
Bevor Sie loslegen, ist es gut zu wissen, dass die benötigten Werkzeuge wirklich davon abhängen, was Sie automatisieren möchten. Dennoch gibt es ein paar Dinge, die jeder bereithalten sollte.
Zuerst benötigen Sie eine klare, sich wiederholende Aufgabe. Der beste Kandidat für ein Makro ist etwas, das Sie immer und immer wieder mit fast keinen Änderungen tun. Wenn die Schritte jedes Mal anders sind, ist ein herkömmliches Makro wahrscheinlich nicht das richtige Werkzeug für den Job.
Sie benötigen auch eine App, die Makros tatsächlich unterstützt. Nicht alle tun das. Die häufigsten Orte, an denen Sie sie finden, sind Microsoft Office (wie Excel und Word), Google Sheets (das etwas namens Apps Script verwendet) und große Unternehmenswerkzeuge wie Salesforce.
Schließlich benötigen Sie möglicherweise Zugriff auf Entwicklerwerkzeuge. Die meisten Programme verstecken ihre Makrofunktionen, damit sie die Benutzeroberfläche für alltägliche Benutzer nicht überladen. Sie müssen oft eine „Entwickler-Registerkarte“ aktivieren oder die Erlaubnis von Ihrem IT-Administrator einholen, um loslegen zu können. Und wenn Sie etwas Fortgeschritteneres tun möchten, wie zum Beispiel, dass das Makro eine Entscheidung trifft, müssen Sie wahrscheinlich mit ein wenig Code vertraut sein.
Wie man ein Makro erstellt: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung (der traditionelle Weg)
Auch wenn die genauen Schaltflächen je nach Programm etwas anders aussehen mögen, ist die Grundidee hinter der Erstellung eines Makros – Aufzeichnen, Testen und Ausführen – so ziemlich überall dieselbe. Wir verwenden Microsoft Excel als Beispiel, da viele Menschen hier ihre Automatisierungsreise beginnen.
Schritt 1: Arbeitsbereich vorbereiten und die Entwickler-Registerkarte aktivieren
Okay, das Wichtigste zuerst. Sie müssen die versteckten Werkzeuge sichtbar machen. Apps wie Excel verbergen Makrofunktionen, um die Dinge einfach zu halten. Um sie hervorzuholen, müssen Sie nur die Entwickler-Registerkarte aktivieren.
Es ist eine einmalige Einrichtung, die nur eine Sekunde dauert. In den meisten Excel-Versionen gehen Sie zu „Datei > Optionen > Menüband anpassen“. Ein Fenster erscheint, und auf der rechten Seite sehen Sie eine Liste von Registerkarten. Setzen Sie einfach ein Häkchen bei „Entwicklertools“ und klicken Sie auf OK. Das war's; sie wird nun in Ihrem Hauptmenüband angezeigt.
Schritt 2: Aktionen aufzeichnen
Die Funktion „Makro aufzeichnen“ ist hier Ihr bester Freund. Sie funktioniert wie ein Bildschirmrekorder, aber anstatt ein Video zu erstellen, verwandelt sie Ihre Aktionen in ein Skript, dem der Computer später folgen kann.
So geht's:
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Gehen Sie zur neuen Registerkarte Entwicklertools und klicken Sie auf Makro aufzeichnen.
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Ein kleines Fenster wird geöffnet und fragt nach einem Namen. Wählen Sie etwas Beschreibendes, das Sie sich merken können, wie „MonatsberichtFormatieren“. Achten Sie nur darauf, dass keine Leerzeichen enthalten sind.
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Sie können auch eine Tastenkombination (wie „Strg+Umschalt+F“) zuweisen, um es später noch schneller auszuführen.
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Klicken Sie auf OK. Von diesem Moment an zeichnet Excel alles auf, was Sie tun.
Führen Sie nun sorgfältig die genauen Schritte aus, die Sie automatisieren möchten. Zum Beispiel könnten Sie eine Spalte auswählen, den Text fett formatieren, die Farbe ändern und eine Kopfzeile hinzufügen.
Nehmen Sie sich Zeit. Jeder einzelne Klick und Tastenanschlag wird aufgezeichnet. Versuchen Sie, unnötige Bewegungen zu vermeiden, um Ihr Makro sauber und präzise zu halten.
Schritt 3: Aufzeichnung beenden und testen
Sobald Sie mit der Aufgabe fertig sind, gehen Sie zurück zur Registerkarte Entwicklertools und klicken Sie auf Aufzeichnung beenden. Ihr Makro ist nun erstellt und gespeichert.
Aber warten Sie, verwenden Sie es noch nicht für wichtige Dinge. Testen ist der Schlüssel. Öffnen Sie immer eine Kopie einer Datei (testen Sie niemals an Ihren Originaldaten!) und führen Sie das Makro aus. Sie können dies tun, indem Sie zu „Entwicklertools > Makros“ gehen, Ihr Makro aus der Liste auswählen und auf „Ausführen“ klicken oder indem Sie Ihre Tastenkombination verwenden. Wenn es perfekt funktioniert, sind Sie fertig. Wenn nicht, müssen Sie möglicherweise erneut aufzeichnen oder einen Blick auf den Code werfen.
Schritt 4 (Optional): Ein Blick auf den Code
Wenn Sie sich etwas abenteuerlustig fühlen oder Ihr Makro nicht ganz richtig ist, können Sie einen Blick unter die Haube werfen. Ein Klick auf „Entwicklertools > Visual Basic“ öffnet den Editor, in dem das Skript für Ihr Makro lebt.
Dort sehen Sie Codezeilen, die die Aktionen repräsentieren, die Sie gerade aufgezeichnet haben. Ich weiß, es kann etwas einschüchternd aussehen, wenn Sie kein Entwickler sind. Aber hier können Sie intelligentere Logik hinzufügen, die Sie nicht aufzeichnen können, wie Schleifen („tue dies 10 Mal“) oder bedingte Logik („wenn diese Zelle rot ist, dann tue das“). Dies ist auch der Punkt, an dem einfache Automatisierung oft zu einem Programmierprojekt wird.
Grenzen traditioneller Makros
Die Erstellung eines Makros ist ein großartiger erster Schritt in die Automatisierung, aber es dauert nicht lange, bis man an einige echte Grenzen stößt, insbesondere für Teams, die mit einer Vielzahl verschiedener Apps arbeiten.
Sie sind starr und fehleranfällig
Die Sache mit traditionellen Makros ist, dass sie fragil sind. Sie werden basierend auf einem spezifischen Layout aufgezeichnet. Wenn ein Software-Update eine Schaltfläche verschiebt oder ein Menü umbenennt, bricht Ihr Makro sofort zusammen. Es versteht nicht wirklich, was Sie tun möchten; es weiß nur, dass es an einer bestimmten Koordinate auf dem Bildschirm klicken soll. Das bedeutet, dass sie ständige Betreuung benötigen, um funktionsfähig zu bleiben.
Sie sind auf eine Anwendung beschränkt
Dies ist wahrscheinlich die größte Hürde für unsere heutige Arbeitsweise. Ein Excel-Makro ist ein Kraftpaket innerhalb von Excel, aber anderswo völlig nutzlos. Es kann kein Kundenticket in Zendesk aktualisieren, keine Benachrichtigung in Slack auslösen oder Daten aus Salesforce abrufen. Unsere Arbeit ist nicht auf eine einzige App beschränkt, also sollte es unsere Automatisierung auch nicht sein.
Für alles, was nur geringfügig komplex ist, ist Programmierung erforderlich
In dem Moment, in dem Ihre Aufgabe eine einfache Entscheidung erfordert, ist der Traum vom No-Code vorbei. Müssen Sie überprüfen, ob ein Kunde ein VIP ist, bevor Sie eine Antwort senden? Möchten Sie eine Liste von Bestellungen durchlaufen, um die richtige zu finden? Sie müssen den Code-Editor öffnen und mit dem Skripten beginnen. Dies rückt leistungsstarke Automatisierung für genau die Teams außer Reichweite, die sie am meisten gebrauchen könnten, wie Kundensupport, Personalwesen und Vertrieb.
Die moderne Alternative: Wie man ein Makro mit KI erstellt
Hier kommen KI-Agenten ins Spiel. Man kann sie sich als den nächsten Schritt in der Evolution der Makros vorstellen. Anstatt nur Klicks aufzuzeichnen, sind sie intelligente Automatisierungen, die verstehen, was Sie tun möchten, aus Ihren vorhandenen Informationen lernen und reibungslos über alle Ihre Tools hinweg arbeiten.
Schritt 1: Wissensdatenbanken verbinden statt Klicks aufzuzeichnen
Der alte Weg war, eine Aufgabe manuell auszuführen, während ein Rekorder über Ihre Schulter schaute. Der neue Weg ist, eine KI mit Ihrem bestehenden Unternehmenswissen zu verbinden und sie lernen zu lassen, wie Ihr Team bereits arbeitet.
Mit einem Tool wie eesel AI sind Sie in wenigen Minuten startklar. Anstatt aufzuzeichnen, verbinden Sie es einfach mit Ihren Wissensquellen. Es kann sich direkt mit Ihrem Helpdesk wie Zendesk oder Gorgias, Ihrem Unternehmens-Wiki in Confluence oder Google Docs und sogar Ihrer gesamten Historie vergangener Gespräche verbinden. Die KI liest und versteht all dies, um Ihren Geschäftskontext, die Stimme Ihrer Marke und die bewährten Praktiken Ihres Teams von selbst zu lernen.
