7 beste Confluence-Alternativen, die Sie 2025 in Betracht ziehen sollten

Confluence kann ein mächtiges Werkzeug für die Team-Dokumentation sein, aber seien wir ehrlich, es ist nicht immer das richtige Tool für die Aufgabe. Viele Teams stellen fest, dass es langsam wird, übermäßig kompliziert in der Verwaltung und überraschend teuer, sobald man anfängt zu wachsen. Wenn Sie es leid sind, sich mit einer klobigen Benutzeroberfläche herumzuschlagen, die Rechnungen steigen zu sehen oder sich mit dem jüngsten Druck von Server auf Cloud auseinanderzusetzen, sind Sie definitiv nicht allein.

Ich habe viel Zeit damit verbracht, mich durch moderne Wissensmanagement-Tools zu wühlen, um die derzeit besten Confluence-Alternativen zu finden. Dieser Leitfaden führt Sie durch sieben der Top-Optionen und schlüsselt auf, was sie gut können, wo ihre Schwächen liegen und für wen sie wirklich geeignet sind. Das Ziel ist es, Ihnen zu helfen, etwas zu finden, das Ihren Arbeitsablauf tatsächlich vereinfacht, anstatt eine weitere Ebene der Komplexität hinzuzufügen.

Was ist Confluence?

Confluence, entwickelt von Atlassian, ist im Grunde ein Unternehmens-Wiki, das Teams dabei helfen soll, zusammenzuarbeiten und ihr Wissen an einem Ort zu bündeln. Es ist eine zentrale Anlaufstelle, an der Mitarbeiter ihre Arbeit erstellen, organisieren und darüber diskutieren können. Es wird für alles verwendet, von Projektplänen und Besprechungsnotizen bis hin zu umfangreicher technischer Dokumentation. Da es so eng mit anderen Atlassian-Tools wie Jira verknüpft ist, ist es in vielen Entwickler- und IT-Kreisen zur Standardlösung geworden.

Warum suchen Leute nach Confluence-Alternativen?

Obwohl Confluence ein wichtiger Akteur ist, suchen viele Benutzer nach etwas anderem. Die Gründe lassen sich in der Regel auf einige häufige Frustrationen zurückführen.

• Es kann sich langsam und klobig anfühlen. Je mehr Inhalte man in Confluence anhäuft, desto träger kann es sich anfühlen und zu einem Labyrinth werden. Das gesamte Erlebnis kann im Vergleich zu neueren, eleganteren Tools etwas veraltet wirken, was es für weniger technisch versierte Leute schwierig macht, sich einzuarbeiten.

• Die Kosten summieren sich. Der Preis pro Benutzer von Confluence kann für große Teams oder schnell wachsende Unternehmen außer Kontrolle geraten. Die Kosten können schleichend ansteigen, besonders wenn man anfängt, kostenpflichtige Plugins aus dem Atlassian Marketplace hinzuzufügen, nur um die benötigten Funktionen zu erhalten.

• Der erzwungene Wechsel in die Cloud. Atlassian hat beschlossen, seine selbst gehosteten Server-Produkte auslaufen zu lassen, was viele Unternehmen zu ihren Cloud- oder Data-Center-Versionen gedrängt hat. Dies hat Bedenken hinsichtlich Datensicherheit, Kontrollverlust und nicht funktionierenden Plugins bei Teams ausgelöst, die es wirklich bevorzugen, die Dinge vor Ort (on-premise) zu betreiben.

• Es könnte ein besseres Werkzeug für die Aufgabe geben. Manchmal braucht man einfach etwas Spezialisierteres. Ihr Team könnte besser mit einem einfacheren Wiki, einem All-in-One-Tool, das Aufgaben besser handhabt, oder vielleicht einer KI-nativen Plattform bedient sein, die Ihnen hilft, Informationen zu finden, anstatt sie nur zu horten.

Wie ich die besten Confluence-Alternativen ausgewählt habe

Um diese Liste zusammenzustellen, habe ich mich auf Tools konzentriert, die die üblichen Probleme, die Menschen mit Confluence haben, wirklich angehen. Hier ist, wonach ich gesucht habe:

• Benutzerfreundlichkeit: Eine saubere, intuitive Benutzeroberfläche, die ein Team ohne eine Woche Einarbeitung nutzen kann.

• Kernfunktionen: Gute Bearbeitungswerkzeuge, Echtzeit-Zusammenarbeit und eine Suchfunktion, die tatsächlich funktioniert.

• Integrationen: Es muss sich gut mit den anderen Tools verstehen, die Sie täglich verwenden, wie Slack, Google Drive und verschiedene Helpdesks.

• Preis-Leistungs-Verhältnis: Klare, faire Preise, die Ihnen ein solides Funktionsset für das bieten, was Sie bezahlen.

• Etwas Einzigartiges: Ich habe darauf geachtet, eine Mischung aus Tools aufzunehmen, von schlanken Wikis und Open-Source-Optionen bis hin zu KI-gestützten Plattformen, die eine völlig andere Denkweise über Wissensmanagement bieten.

Auf einen Blick: Vergleich der Top-Confluence-Alternativen

Hier ist ein kurzer Überblick über die sieben Confluence-Alternativen, die wir uns gleich genauer ansehen werden.

Tool	Am besten für	Startpreis (jährlich)	Hauptmerkmal
eesel AI	Sofortige Vereinheitlichung von bestehendem Wissen mit KI	239 $/Monat	KI-gestützte F&A über alle Unternehmens-Apps hinweg
Notion	All-in-One-Arbeitsbereich für Dokumente, Aufgaben und Datenbanken	8 $/Benutzer/Monat	Hochflexible und anpassbare Blöcke
Nuclino	Schnelle und einfache interne Wissensdatenbanken	5 $/Benutzer/Monat	Saubere Benutzeroberfläche und sofortige Suche
Google Docs	Teams, die bereits im Google-Ökosystem sind	Kostenlos (mit Google-Konto)	Echtzeit-Zusammenarbeit und Vertrautheit
XWiki	Anpassbare, selbst gehostete Wissensplattformen	Kostenlos (Open Source)	Erweiterbarkeit und Datenhoheit
Slite	Asynchron-fokussierte und Remote-Team-Dokumentation	8 $/Benutzer/Monat	Sauberer Editor und Nachverfolgung von Entscheidungen
BookStack	Einfache, meinungsstarke Open-Source-Dokumentation	Kostenlos (Open Source)	Buchähnliche Organisationsstruktur

Die 7 besten Confluence-Alternativen im Jahr 2025

Nachdem ich mich umgesehen und Dinge ausprobiert habe, hier sind meine Top-Picks für die besten Confluence-Alternativen.

1. eesel AI

eesel AI verfolgt einen ziemlich anderen Ansatz. Anstatt ein weiterer Ort zur Speicherung von Dokumenten zu sein, fungiert es als intelligente KI-Schicht, die sich mit all Ihren bestehenden Wissensquellen verbindet, einschließlich Confluence selbst. Das bedeutet, Sie müssen keine massive, schmerzhafte Migration durchführen. Sie verbinden eesel AI einfach mit all den Orten, an denen die Informationen Ihres Unternehmens verstreut sind, in Confluence, Google Docs, Slack, Notion, Sie nennen es, und es zieht alles in ein durchsuchbares Gehirn zusammen. Es ist eine fantastische Option für Teams, die ihr aktuelles Wissen nutzbar machen wollen, ohne ein „Rausreißen und Ersetzen“-Projekt durchführen zu müssen.

Vorteile:

• Keine Migration erforderlich. Sie können es in nur wenigen Minuten mit Ihren aktuellen Tools verbinden. Sie erhalten die Vorteile eines neuen Systems ohne die ganze mühsame Arbeit.

• Eine Suche, sie alle zu knechten. Es gibt Mitarbeitern einen einzigen Ort, um Fragen zu stellen und Antworten aus jeder App zu erhalten, die das Unternehmen verwendet, direkt aus Slack oder MS Teams.

• Mehr als nur ein Wiki. Es speichert nicht nur Informationen; es hilft den Leuten aktiv dabei, sie zu finden und zu nutzen, was die Anzahl wiederkehrender Fragen drastisch reduziert.

• Einfache Einrichtung. Sie können kostenlos starten und Ihren KI-Assistenten selbst einrichten, ohne mit einem Vertriebsteam sprechen zu müssen.

Nachteile:

• Es ist kein eigenständiges Wiki. Es ist darauf ausgelegt, auf den Wissensquellen aufzubauen, die Sie bereits haben.

• Die Hauptmethode, um Fragen zu stellen, sind Chat-Tools wie Slack, was für Teams, die an ein klassisches Wiki-Layout gewöhnt sind, eine Umstellung sein könnte.

Preise: Die Preise von eesel AI basieren darauf, wie sehr Sie die KI nutzen, nicht darauf, wie viele Benutzer Sie haben, was die Kostenprognose erleichtert.

• Team: 239 $/Monat (jährlich abgerechnet) für bis zu 3 Bots, 1.000 KI-Interaktionen/Monat, einen KI-Copilot für Helpdesks und Slack-Integration.

• Business: 639 $/Monat (jährlich abgerechnet) für unbegrenzte Bots, 3.000 KI-Interaktionen/Monat, einen KI-Agenten, Training an vergangenen Helpdesk-Tickets und KI-Aktionen wie Ticket-Triage.

• Custom: Individuelle Preise für Unternehmensanforderungen wie erweiterte Sicherheit, benutzerdefinierte Integrationen und unbegrenzte Interaktionen.

2. Notion

Notion ist der All-in-One-Arbeitsbereich, der zu einer riesigen Confluence-Alternative geworden ist. Es vereint Dokumente, Datenbanken, Aufgabenlisten und Wikis in einer superflexiblen Plattform. Sein blockbasierter Editor ermöglicht es Ihnen, Seiten mit enormer Freiheit zu erstellen, was es zu einem Favoriten für Start-ups und Produktteams macht, die ein einziges Tool zur Verwaltung von allem, von ihrer öffentlichen Roadmap bis zu ihren internen Dokumenten, wünschen.

Vorteile:

• Extrem flexibel. Das Blocksystem ermöglicht es Ihnen, fast jede Art von Dokument oder Dashboard zu erstellen, die Sie sich vorstellen können.

• All-in-One-Tool. Es kann potenziell Confluence, Trello und Google Docs ersetzen.

• Sauberes, modernes Design. Die Benutzererfahrung wird weithin als intuitiver und einfach angenehmer als bei Confluence angesehen.

• Riesige Vorlagen-Community. Es gibt eine riesige Bibliothek von Vorlagen, die Ihnen den Einstieg in fast alles erleichtern.

Nachteile:

• Es kann sich im Vergleich zu Confluence etwas unstrukturiert anfühlen, was manchmal zu einem „Notion-Wildwuchs“ führt, wenn man es nicht organisiert hält.

• Die Suche kann etwas langsam und weniger effektiv sein, sobald man eine Menge Inhalte hat.

• Es hat nicht die tiefe, native Integration mit Jira, die Confluence bietet.

Preise: Die Preise von Notion sind pro Person, mit einem begrenzten kostenlosen Plan für Einzelpersonen.

• Kostenlos: Für Einzelpersonen, mit unbegrenzten Blöcken, aber einer begrenzten Testversion für Teamfunktionen.

• Plus: 8 $/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet) für kleine Teams. Dies gibt Ihnen unbegrenzte Blöcke, unbegrenzte Datei-Uploads und eine 30-tägige Seitenhistorie.

• Business: 15 $/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet) für Unternehmen, mit zusätzlichen Funktionen wie SAML SSO und privaten Teamspaces.

• Enterprise: Individuelle Preise für erweiterte Kontrollen und bessere Sicherheitsfunktionen.

3. Nuclino

Nuclino ist eine moderne, schlanke Option, bei der es um Geschwindigkeit und Einfachheit geht. Es ist als „kollektives Gehirn“ für Ihr Team konzipiert, indem es den Ballast entfernt, den man in Tools wie Confluence findet. Mit seinem sauberen Look, der sofortigen Suche und der Echtzeit-Bearbeitung ist das Erstellen und Finden von Informationen unglaublich schnell. Es ist eine großartige Wahl für Teams, die sich von Confluence belastet fühlen und einfach ein einfaches, gut aussehendes Tool wollen, das funktioniert.

Vorteile:

• Ernsthaft schnell. Alles, vom Laden der Seiten bis zur Suche, ist auf Schnelligkeit ausgelegt.

• Einfach und intuitiv. Jeder kann einsteigen und es praktisch ohne Schulung nutzen.

• Visuelle Organisation. Es hat eine coole Graphenansicht, die Ihnen hilft zu sehen, wie das gesamte Wissen Ihres Teams vernetzt ist.

• Echtzeit-Zusammenarbeit. Genau wie bei Google Docs können Sie die Cursor und Bearbeitungen Ihrer Teamkollegen in Echtzeit sehen.

Nachteile:

• Es hat weniger Funktionen und Anpassungsoptionen als Confluence oder Notion.

• Nicht die beste Wahl für wirklich komplexe Dokumentationsanforderungen auf Unternehmensebene.

• Die Berechtigungseinstellungen sind nicht so detailliert wie in Confluence.

Preise: Die Preispläne von Nuclino sind unkompliziert und basieren auf der Anzahl der Benutzer.

• Kostenlos: Ermöglicht die Erstellung von bis zu 50 Elementen und bietet 2 GB Speicherplatz.

• Standard: 5 $/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet) für unbegrenzte Elemente, Admin-Tools und 10 GB Speicher pro Benutzer.

• Premium: 10 $/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet) fügt KI-Funktionen, ein Audit-Log, SSO hinzu und erhöht den Speicher auf 20 GB pro Benutzer.

4. Google Docs

Für viele Teams ist Google Docs das Standardwerkzeug für die Zusammenarbeit. Es ist einfach, kostenlos (mit einem Google-Konto) und jeder weiß bereits, wie man es benutzt. Obwohl es keine echte Wiki-Plattform ist, machen seine ausgezeichnete Echtzeit-Bearbeitung und Kommentarfunktion es zu einer anständigen, unkomplizierten Confluence-Alternative für kleine Teams oder jeden mit grundlegenden Dokumentationsanforderungen.

Vorteile:

• Kostenloser Einstieg. Jeder mit einem Google-Konto kann es verwenden.

• Vertraut und einfach. Es gibt praktisch keine Lernkurve.

• Erstklassige Zusammenarbeit. Es ist der Goldstandard für die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments mit anderen Personen.

• Funktioniert perfekt mit Google Workspace. Es integriert sich nahtlos in das gesamte Google-Ökosystem.

Nachteile:

• Organisation ist ein Albtraum. Ohne eine richtige Wiki-Struktur kann es schnell zu einem chaotischen Durcheinander von Dateien in Google Drive werden.

• Es fehlen Wiki-Funktionen. Es gibt keine einfache Möglichkeit, Seiten zu verschachteln oder Vorlagen zu verwenden, wie man es in Confluence kann.

• Die Suche ist ziemlich einfach. Es ist schwierig, strukturiert nach Wissen zu suchen.

Preise: Google Docs ist für den persönlichen Gebrauch kostenlos. Für die Arbeit ist es Teil der Google Workspace-Pläne.

• Persönlich: Kostenlos mit 15 GB Speicherplatz.

• Business Starter: 6 $/Benutzer/Monat (bei jährlicher Verpflichtung) für 30 GB Speicher pro Benutzer und eine benutzerdefinierte Geschäfts-E-Mail.

• Business Standard: 12 $/Benutzer/Monat (bei jährlicher Verpflichtung) gibt Ihnen 2 TB Speicher, Besprechungsaufzeichnungen und eSignatur-Funktionen.

5. XWiki

XWiki ist eine leistungsstarke, Open-Source-Alternative zu Confluence für Teams, die die totale Kontrolle wollen. Da es selbst gehostet wird, haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten und können es endlos anpassen. Es ist eine solide Wahl für technische Teams, Unternehmen mit strengen Datenvorschriften oder jeden, der ein sehr spezifisches Wissensmanagement-Tool aufbauen möchte, ohne an einen Anbieter gebunden zu sein.

Vorteile:

• Open-Source und kostenlos. Keine Lizenzkosten, und Sie haben Zugriff auf den gesamten Code.

• Hochgradig anpassbar. Sie können es mit Apps, Makros und Skripten genau an Ihre Bedürfnisse anpassen.

• Sie besitzen Ihre Daten. Sie hosten es auf Ihren eigenen Servern, was Ihnen die volle Kontrolle gibt.

• Handhabt strukturierte Daten. Im Gegensatz zu Confluence können Sie mit XWiki strukturierte Daten erstellen und kleine Apps direkt im Wiki erstellen.

Nachteile:

• Erfordert technisches Geschick. Die Einrichtung, Wartung und Anpassung erfordert einige Entwicklerkenntnisse.

• Die Benutzeroberfläche ist etwas veraltet. Das Standarddesign kann sich im Vergleich zu den anderen Tools auf dieser Liste weniger modern anfühlen.

• Kann übermäßig komplex sein. Die riesige Anzahl an Funktionen kann für einfache Anwendungsfälle zu viel sein.

Preise: Die XWiki-Software ist kostenlos und Open-Source. Die Kosten entstehen durch Hosting und optionalen professionellen Support. Ihre kostenpflichtigen Pläne basieren auf dem Support-Level und der Anzahl Ihrer Benutzer.

• Starter: Beginnt bei 816 €/Jahr für 25 Benutzer auf XWiki Cloud, inklusive Basis-Support.

• Basic: Beginnt bei 1.876 €/Jahr für 25 Benutzer (Cloud oder On-Premise) mit besseren Support-Reaktionszeiten.

• Business & Enterprise: Individuelle Preise für größere Teams, die erweiterten Support und mehr Funktionen benötigen.

6. Slite

Slite ist für remote und asynchron arbeitende Teams gemacht, die einen sauberen, ruhigen Raum für ihre Dokumentation benötigen. Es verbindet die Einfachheit einer Notizen-App mit der Struktur eines Wikis. Bei Slite geht es darum, durchdachte Dokumentation gegenüber chaotischen Chat-Verläufen zu fördern, mit Funktionen, die Teams helfen, Entscheidungen zu treffen und nachzuverfolgen. Es ist eine großartige Wahl für Unternehmen, die eine Kultur rund um klare, schriftliche Kommunikation aufbauen wollen.

Vorteile:

• Für Remote-Arbeit entwickelt. Funktionen wie Diskussionen und Entscheidungsnachverfolgung sind perfekt für die asynchrone Zusammenarbeit.

• Sauberes, fokussiertes Schreiben. Der minimalistische Editor hilft Ihnen, sich auf Ihre Inhalte zu konzentrieren.

• Gute Organisation. Kanäle halten Dokumente nach Team oder Thema sortiert.

• Hilfreiche „Catch up“-Funktion. Ein Feed, der Ihnen schnell zeigt, was es Neues gibt, seit Sie sich das letzte Mal eingeloggt haben.

Nachteile:

• Es ist nicht so leistungsstark wie Notion für komplexe Datenbanken oder Projektmanagement.

• Der kostenlose Plan ist ziemlich begrenzt.

Preise: Die Pläne von Slite basieren auf Funktionen und Benutzeranzahl, und sie bieten eine 14-tägige kostenlose Testversion des Standard-Plans.

• Standard: 8 $/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet) für ihre Kernwissensdatenbank, einschließlich KI-Suche („Ask“) und Analytik.

• Knowledge Suite: 20 $/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet) enthält alles aus dem Standard-Plan plus eine Unternehmenssuche, die Informationen über alle Tools Ihres Unternehmens hinweg findet.

• Enterprise: Individuelle Preise für Dinge wie Nur-Lese-Rollen, Audit-Logs und einen dedizierten Account Manager.

7. BookStack

BookStack ist eine weitere kostenlose, Open-Source-Alternative zu Confluence, aber bei dieser dreht sich alles um Einfachheit. Es verwendet eine unkomplizierte „Bücher, Kapitel und Seiten“-Struktur, die Ihre Dokumentation organisiert und leicht durchsuchbar hält. Es ist eine perfekte Lösung für Teams, die eine einfache, selbst gehostete Plattform für Dinge wie Benutzerhandbücher oder interne Schulungsleitfäden wollen, ohne die Komplexität eines größeren Systems.

Vorteile:

• Einfache, intuitive Struktur. Die Buch-Metapher ist für jeden sofort verständlich.

• Saubere Benutzeroberfläche. Es ist sowohl für technisch versierte als auch für nicht-technische Personen einfach zu bedienen.

• Kostenlos und Open-Source. Keine Lizenzgebühren, und Sie haben die Kontrolle über Ihre Daten.

• Solide Kernfunktionen. Kommt mit einem visuellen Editor, Markdown-Unterstützung, globaler Suche und rollenbasierten Berechtigungen.

Nachteile:

• Weniger flexibel. Die starre Struktur ist möglicherweise nicht für alle Arten von Dokumentation geeignet.

• Erfordert Selbsthosting. Sie benötigen das technische Know-how, um es einzurichten und am Laufen zu halten.

• Kleinerer Funktionsumfang. Es hat nicht die fortschrittlichen Kollaborations- und Integrationsfunktionen der kostenpflichtigen Plattformen.

Preise:

• Kostenlos: BookStack ist selbst gehostet und völlig kostenlos zu verwenden. Ihre einzigen Kosten sind für Ihren eigenen Server und die Wartung.

Dieses Video bietet einen direkten Vergleich von Confluence und Notion, zwei der beliebtesten Optionen für die Team-Dokumentation.

So wählen Sie die richtige Confluence-Alternative für Ihr Team

Die Wahl des richtigen Tools hängt wirklich von den spezifischen Bedürfnissen Ihres Teams ab. Um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, stellen Sie sich ein paar Fragen:

1. Was ist Ihr Hauptziel? Versuchen Sie nur, Kosten zu senken, die Dinge zu vereinfachen oder tatsächlich das Wissen zu erschließen, das bereits in Ihren Systemen gefangen ist? Wenn es das Letztere ist, könnte eine KI-Schicht wie eesel AI ein besserer Schritt sein als eine vollständige Migration.

2. Für wen ist das? Ein Tool für ein großes Marketingteam hat andere Bedürfnisse als eines für ein kleines Entwicklerteam. Wenn jeder es nutzen soll, priorisieren Sie etwas, das leicht zu erlernen ist.

3. Müssen Sie selbst hosten? Wenn die Aufbewahrung Ihrer Daten auf Ihren eigenen Servern ein Muss ist, dann sind Open-Source-Optionen wie XWiki oder BookStack Ihre besten Freunde.

4. Was ist das Budget? Seien Sie realistisch bei den Kosten pro Benutzer und vergessen Sie nicht die versteckten Kosten für den Umzug und die Wartung des neuen Tools. Manchmal bietet ein Tool, das das, was Sie bereits haben, verbessert, eine bessere Rendite.

Finden Sie die richtige Confluence-Alternative für Ihr Team

Der Wechsel von Confluence kann wie ein riesiges Unterfangen erscheinen, aber die richtige Alternative kann die Art und Weise, wie Ihr Team Informationen austauscht, völlig verändern. Ob Sie die All-in-One-Power von Notion, die schöne Einfachheit von Nuclino oder die totale Kontrolle einer Open-Source-Lösung benötigen, es gibt eine Plattform da draußen, die zum Stil Ihres Teams passt.

Aber bevor Sie sich in ein kompliziertes Migrationsprojekt stürzen, fragen Sie sich, ob das Problem das Tool selbst ist oder nur, wie schwierig es ist, darin Dinge zu finden. Ein Tool wie eesel AI kann Ihre bestehende Wissensdatenbank, egal wo sie sich befindet, sofort nutzbar machen. Es gibt Ihrem Team schnelle, genaue Antworten in den Apps, die sie bereits täglich verwenden. Anstatt Ihr gesamtes Wissen zu verschieben, können Sie es einfach für sich arbeiten lassen.