ClickUp vs. Airtable: Welches Tool ist das richtige für Ihr Team im Jahr 2025?

Die Wahl des richtigen Tools für das Management der Teamarbeit fühlt sich wie eine Entscheidung mit hohem Einsatz an, nicht wahr? Sie versuchen, Projekte zu jonglieren, Daten korrekt zu halten und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Die App, für die Sie sich entscheiden, kann entweder zum heimlichen Helden Ihres Workflows werden oder zu einer Quelle täglicher Frustration. Bei der Suche nach der perfekten Plattform tauchen immer wieder zwei Namen auf: ClickUp und Airtable.

Auf den ersten Blick sehen sie ziemlich ähnlich aus. Beide sind elegante, leistungsstarke Tools, die das Chaos am Arbeitsplatz bändigen sollen. Aber wenn man etwas genauer hinschaut, stellt man fest, dass sie auf völlig unterschiedlichen Philosophien basieren. Es läuft wirklich auf eine Frage hinaus: Benötigen Sie einen fleißigen Projektmanager wie ClickUp oder eine superflexible Datenbank, die wie eine Tabelle aussieht, wie Airtable? Da beide Plattformen nun ihre eigenen KI-Assistenten einführen, ist die Wahl noch schwieriger.

Dieser Leitfaden wird die Debatte zwischen ClickUp und Airtable für Sie aufschlüsseln. Wir werden uns ansehen, was sie ausmacht, wie sie mit Teamarbeit umgehen, was ihre KI leisten kann und was sie Sie kosten werden. Am Ende sollten Sie eine viel klarere Vorstellung davon haben, welche Lösung zu Ihrem Team passt.

Was ist ClickUp?

ClickUp bezeichnet sich selbst als „die Alles-App für die Arbeit“, und ehrlich gesagt ist das eine ziemlich gute Beschreibung. Im Kern ist ClickUp ein Projektmanagement-Tool, das alle anderen Apps ersetzen möchte, die Ihr Team verwendet. Sein Hauptvorteil ist seine saubere, hierarchische Struktur. Sie können riesige Projekte in kleinere Aufgaben, Unteraufgaben und Checklisten aufteilen, was Ihnen eine enorme Kontrolle über jedes noch so kleine Detail gibt.

Es ist wirklich für jedes Team konzipiert, das seinen gesamten Workflow unter einem Dach vereinen möchte. Sie erhalten eine Reihe verschiedener Ansichten für Ihre Arbeit, von einfachen To-Do-Listen und Kanban-Boards bis hin zu detaillierten Gantt-Diagrammen und Kalendern. Es verfügt sogar über integrierte Funktionen zum Verfassen von Dokumenten, zum Setzen von Zielen und zum Chatten mit Ihrem Team, sodass Sie (theoretisch) Ihren ganzen Tag in einer einzigen App verbringen können.

Was ist Airtable?

Airtable mag wie eine unglaublich hübsch gestaltete Tabelle aussehen, aber es ist tatsächlich eine relationale Datenbank, die überraschend einfach zu verstehen ist. Die ganze Idee dahinter ist, Ihnen eine flexible Möglichkeit zu geben, so gut wie alles zu organisieren, sei es Projektaufgaben, Kundeninformationen, ein Inhaltskalender oder ein Produktinventar. Was es von einer normalen Tabelle unterscheidet, ist seine Fähigkeit, Datensätze zwischen verschiedenen Tabellen zu verknüpfen und so leistungsstarke Verbindungen in Ihren Daten zu schaffen.

Sie können Felder anpassen, um alles von Dropdown-Menüs bis hin zu Dateianhängen aufzunehmen. Mit dem Interface Designer können Sie sogar einfache, visuelle Dashboards und Apps auf Basis Ihrer Daten erstellen, ganz ohne Programmierkenntnisse. In letzter Zeit hat Airtable auch darauf gedrängt, eine „KI-native App-Plattform“ zu werden, was bedeutet, dass Sie KI direkt in Ihre Arbeitsabläufe integrieren können, um bei Dingen wie der Kategorisierung von Daten oder der Zusammenfassung von Notizen zu helfen.

Die Kernphilosophie von ClickUp vs. Airtable: Projektmanagement vs. Datenmanagement

Der größte Einzelunterschied zwischen ClickUp und Airtable ist, wofür sie entwickelt wurden. Das eine dient dazu, Dinge zu erledigen, das andere dazu, Ihr Wissen zu organisieren.

Wie ClickUp für die strukturierte Projektabwicklung konzipiert ist

Im Kern geht es bei ClickUp darum, Dinge zu erledigen. Alles in der App ist darauf ausgelegt, Ihnen zu helfen, ein Projekt von der „To-Do“-Spalte in die „Erledigt“-Spalte zu verschieben. Das gesamte System ist um eine klare Hierarchie und einen klaren Prozess herum aufgebaut, was perfekt für Teams ist, die komplizierte Projekte mit vielen beweglichen Teilen verwalten müssen.

Hier sind einige Funktionen, die dies wirklich zeigen:

• Aufgabenabhängigkeiten: Sie können Aufgaben so einrichten, dass eine erst beginnen kann, wenn eine andere abgeschlossen ist. Dies ist ein Muss für die Verwaltung von Projektzeitplänen, bei denen einige Schritte in einer bestimmten Reihenfolge erfolgen müssen.

• Zielverfolgung: Sie können übergeordnete Ziele festlegen und einzelne Aufgaben damit verknüpfen. Dies hilft jedem im Team zu sehen, wie seine tägliche Arbeit zum großen Ganzen beiträgt.

• Sprints und agile Workflows: ClickUp bietet integrierte Unterstützung für agile Methoden und ist daher eine beliebte Wahl für Softwareteams, die Sprints, Backlogs und Story Points verwalten müssen.

• Vorlagen: Die Plattform verfügt über eine Bibliothek mit vorgefertigten Vorlagen für so ziemlich alles, von Marketingkampagnen bis hin zu Produkteinführungen, sodass Sie in wenigen Minuten einen strukturierten Plan erstellen können.

Der Hauptnachteil? ClickUp ist keine Datenbank. Sie können Dateien und Informationen an Aufgaben anhängen, aber es ist nicht wirklich dafür gemacht, strukturierte Informationen zu speichern und zu durchsuchen. Der Versuch, ein bestimmtes Detail zu finden, das nicht an eine Aufgabe angehängt ist, kann sich manchmal wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen anfühlen.

Wie Airtable für die flexible Datenorganisation konzipiert ist

Airtable hingegen dreht sich alles um Daten. Sein Ziel ist es, die einzige Quelle der Wahrheit für Ihre Informationen zu sein und Ihnen dann eine Million Möglichkeiten zu geben, diese anzusehen, zu sortieren und damit zu spielen. Es geht weniger um den schrittweisen Prozess und mehr um die Information selbst.

Einige Funktionen, die dies hervorheben, sind:

• Relationale Datenbank: Das ist die Superkraft von Airtable. Sie können eine „Kunden“-Tabelle haben, die mit einer „Projekte“-Tabelle verknüpft ist, die wiederum mit einer „Aufgaben“-Tabelle verknüpft ist. Dadurch entsteht ein Netz verbundener Informationen, das Sie in einem Standard-Projektmanagement-Tool einfach nicht erhalten.

• Benutzerdefinierte Ansichten: Jeder in Ihrem Team kann dieselben Daten betrachten, aber aus seiner eigenen, einzigartigen Perspektive. Das Marketingteam kann eine Kalenderansicht der bevorstehenden Kampagnen sehen, während das Vertriebsteam ein Kanban-Board seiner Leads erhält, alles ohne die Originaldaten durcheinanderzubringen.

• Interface Designer: Sie können einfache, interaktive Apps für Ihr Team erstellen. Denken Sie an ein benutzerdefiniertes Vertriebs-Dashboard, das Informationen aus drei verschiedenen Tabellen abruft, oder ein einfaches Formular, mit dem Kunden Anfragen einreichen können, die automatisch Ihre Projektbasis füllen.

Der größte Nachteil ist, dass es kein sofort einsatzbereites Projektmanagement-Tool ist. Wichtige Funktionen wie Aufgabenabhängigkeiten müssen manuell mit einer Mischung aus Feldern, Formeln und Automatisierungen erstellt werden. Es ist machbar, kann aber kompliziert werden und erfordert, dass Sie mehr wie ein Datenbankdesigner als wie ein Projektmanager denken.

Beide Plattformen können schnell zu riesigen Lagerschränken für das interne Wissen Ihres Teams werden. Aber für Teams mit Kundenkontakt ist dieses Wissen oft blockiert. Ein Support-Mitarbeiter sollte nicht in ClickUp-Aufgaben oder Airtable-Basen wühlen müssen, um eine Kundenfrage zu beantworten. Hier kommen moderne Tools wie eesel AI ins Spiel; sie vereinheitlichen Wissen, indem sie sich mit Ihren Projekt-Tools, dem Helpdesk und internen Dokumenten verbinden, um den Mitarbeitern sofortige, genaue Antworten direkt dort zu geben, wo sie arbeiten.

Wie Teams in ClickUp und Airtable zusammenarbeiten

Die Zusammenarbeit ist ein weiterer Bereich, in dem diese beiden Tools getrennte Wege gehen. ClickUp versucht, der zentrale Knotenpunkt für alle Teamaktivitäten zu sein, während Airtables Ansatz sich mehr auf die Zusammenarbeit rund um die Daten selbst konzentriert.

ClickUps All-in-One-Kollaborationssuite

ClickUp ist darauf ausgelegt, alle Gespräche und Arbeiten Ihres Teams innerhalb der App zu halten, was die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Tools zu wechseln, reduziert.

Dafür verfügt es über eine solide Reihe von Funktionen:

• Zugewiesene Kommentare: Dies ist eine einfache, aber brillante Funktion. Sie können jeden Kommentar zu einer Aufgabe in eine Mini-Aufgabe umwandeln und sie jemandem zuweisen, um sicherzustellen, dass Feedback niemals ignoriert wird.

• Echtzeit-Dokumente & Whiteboards: Sie können Dokumente erstellen und mit Ihrem Team auf virtuellen Whiteboards brainstormen, direkt neben Ihren Projektaufgaben. Das ist großartig, um Besprechungsnotizen und Projektpläne im Kontext zu halten.

• Integrierter Chat: ClickUp hat eine eigene Chat-Funktion für Teamgespräche. Für einige Teams könnte dies ausreichen, um ein separates Tool wie Slack zu ersetzen.

• Proofing: Sie können Kommentare und Anmerkungen direkt zu Bildern und PDFs hinzufügen, die an Aufgaben angehängt sind, was für Kreativteams eine große Hilfe ist.

Das potenzielle Problem? Dies kann ein weiteres Kommunikationssilo schaffen. Wenn Ihr Unternehmen bereits auf Slack oder Microsoft Teams setzt, kann die Nutzung des ClickUp-Chats wie ein Werkzeug zu viel erscheinen. Es könnte sogar wichtige Gespräche aufteilen, wenn einige Leute es benutzen und andere nicht.

Airtables datenzentriertes Kollaborationsmodell

Die Kollaborationsfunktionen von Airtable drehen sich alle um die Daten. Es geht weniger um Echtzeit-Chats als darum, den Informationen in Ihrer Basis Kontext und Klarheit zu verleihen.

Hier sind seine wichtigsten Kollaborationstools:

• Kommentare zu Datensätzen: Alle Gespräche sind an einen bestimmten Eintrag gebunden. Zum Beispiel findet eine Diskussion über eine Marketinggrafik direkt im Datensatz dieser Grafik statt, was alles ordentlich und aufgeräumt hält.

• Geteilte Ansichten: Sie können eine spezifische, gefilterte Ansicht Ihrer Daten erstellen und einen sicheren, schreibgeschützten Link mit Kunden oder Partnern teilen. Sie sehen nur das, was Sie ihnen zeigen möchten, ohne Zugriff auf Ihre gesamte Einrichtung zu erhalten.

• Nur-Lese-Benutzer: Dies kann eine große Kostenersparnis sein. Sie können beliebig viele Personen kostenlos als Nur-Lese-Benutzer hinzufügen, was perfekt ist, um den Fortschritt mit Stakeholdern zu teilen, die nur schauen, aber nichts anfassen müssen.

Die Einschränkung hier ist das Fehlen von integrierten Echtzeit-Kommunikationstools. Es gibt keinen Chat oder kollaborativen Dokumenteneditor, sodass Sie sich für diese Art der Teamarbeit immer noch auf Integrationen mit Tools wie Slack oder Google Docs verlassen müssen.

Bei internen Fragen brauchen die Leute jetzt Antworten, nicht noch eine weitere App, die sie überprüfen müssen. Anstatt zu versuchen, Gespräche in den Chat von ClickUp zu ziehen oder sich auf Slack-Integrationen zu verlassen, funktioniert der KI-interne Chat von eesel AI innerhalb der Tools, die Ihr Team bereits verwendet, wie Slack oder MS Teams. Er findet sofort Antworten aus all Ihren Wissensquellen, einschließlich Ihrer ClickUp-Projekte und Airtable-Basen, und liefert sie direkt an Ihr Team.

ClickUp vs. Airtable: Anpassung, Automatisierung und KI

Beide Plattformen ermöglichen Ihnen umfangreiche Anpassungen und haben KI hinzugefügt, um Ihnen zu helfen, intelligenter zu arbeiten. Aber, wie zu erwarten, gehen sie dabei jeweils ihren eigenen Weg.

ClickUps tiefgehende Anpassung und KI-Assistent

ClickUp ist berühmt für seine fast überwältigende Anzahl an Anpassungsoptionen. Mit „ClickApps“ können Sie ganze Funktionssätze für Ihren Arbeitsbereich ein- oder ausschalten, sodass Sie nur die Tools sehen, die Sie tatsächlich benötigen. Sein Automatisierungs-Builder ist unkompliziert und verwendet eine „Wenn dies, dann das“-Logik, um wiederkehrende Aufgaben wie die Aktualisierung des Status einer Aufgabe oder die Zuweisung an die nächste Person zu erledigen.

Es hat auch ClickUp Brain, einen KI-Assistenten, der lange Kommentarstränge zusammenfassen, beim Schreiben von Aufgabenbeschreibungen helfen, Inhalte entwerfen und alles in Ihrem Arbeitsbereich durchsuchen kann. Es ist ein netter kleiner Produktivitätsschub innerhalb der Plattform.

Die Hauptherausforderung besteht darin, dass all diese Optionen ziemlich überwältigend sein können. Es gibt definitiv eine Lernkurve, und es ist leicht, versehentlich einen unübersichtlichen Arbeitsbereich zu erstellen, wenn man nicht aufpasst. Darüber hinaus weiß seine KI nur, was innerhalb von ClickUp gespeichert ist, was nur ein Teil des gesamten Wissens Ihres Unternehmens ist.

Airtables No-Code-App-Erstellung und KI-Agenten

Die Anpassung von Airtable besteht weniger darin, Funktionen umzuschalten, als vielmehr darin, Ihre eigenen Tools zu erstellen. Der Interface Designer ist hier die Hauptattraktion und ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Dashboards und einfache Apps für Ihr Team zu erstellen. Seine Automatisierungen sind ebenfalls recht leistungsstark und können durch Dinge wie eine neue Formularübermittlung oder eine Änderung des Status eines Datensatzes ausgelöst werden.

Airtable AI ist so konzipiert, dass sie direkt mit Ihren Daten arbeitet. Sie kann bei der Kategorisierung von Informationen helfen, lange Notizen zusammenfassen, Inhalte generieren und sogar „KI-Agenten“ ausführen, die komplexere, mehrstufige Arbeitsabläufe innerhalb Ihrer Basis bewältigen können.

Der Haken ist, dass die Erstellung solcher komplexen Arbeitsabläufe ein anständiges Verständnis davon erfordert, wie Datenbanken funktionieren. Und genau wie die KI von ClickUp ist auch die KI von Airtable leistungsstark, aber isoliert. Sie weiß alles in Ihrer Basis, kann aber keine wichtigen Informationen von Ihrem Helpdesk, Ihrem Confluence-Wiki oder anderen Tools sehen.

Native KI-Tools sind nützlich, aber ihre größte Schwäche ist ihr Tunnelblick. Eine wirklich hilfreiche KI für Ihr Support-Team muss von allem lernen. eesel AI verbindet sich mit Ihrem Helpdesk-Verlauf, Confluence, Google Docs und Ihren Projekt-Tools wie ClickUp oder Airtable. Dies ermöglicht es, vollständige Antworten zu geben, die eine isolierte KI einfach nicht geben kann. Außerdem können Sie mit dem Simulationsmodus die Leistung an Tausenden Ihrer vergangenen Tickets testen, bevor Sie es jemals für Kunden aktivieren.

ClickUp vs. Airtable: Ein vollständiger Preisvergleich

Seien wir ehrlich, der Preis ist oft der entscheidende Faktor. Hier ist, wie sich die beiden Plattformen im Vergleich schlagen.

Die Preisgestaltung von ClickUp verstehen

Die Preisgestaltung von ClickUp wird oft als gutes Angebot angesehen, mit einem ziemlich großzügigen kostenlosen Plan. Diese Preise gelten für die jährliche Abrechnung.

• Free Forever: Gut für den persönlichen Gebrauch. Sie erhalten unbegrenzte Aufgaben und Mitglieder, sind aber auf 100 MB Speicherplatz beschränkt und haben Nutzungsgrenzen für einige Funktionen.

• Unlimited (7 $/Benutzer/Monat): Am besten für kleine Teams. Dies schaltet unbegrenzten Speicherplatz, Integrationen, Dashboards und Gantt-Diagramme frei.

• Business (12 $/Benutzer/Monat): Für mittelgroße Teams. Dies fügt Funktionen wie Google SSO, erweiterte Automatisierungen und Workload-Management hinzu.

• Enterprise (Benutzerdefiniert): Für große Teams. Sie erhalten erweiterte Berechtigungen, White-Labeling, einen dedizierten Erfolgsmanager und API-Zugriff.

Die Preisgestaltung von Airtable verstehen

Die Preisgestaltung von Airtable basiert auf einem Pro-Platz- (oder Editor-)Modell, was ein wesentlicher Unterschied ist. Diese Preise gelten ebenfalls für die jährliche Abrechnung.

• Free: Für Einzelpersonen oder sehr kleine Teams. Sie erhalten bis zu 5 Editoren, mit Limits von 1.000 Datensätzen und 1 GB Anhängen pro Basis.

• Team (20 $/Platz/Monat): Für Teams, die gemeinsam Apps erstellen. Dies erhöht Ihre Limits auf 50.000 Datensätze und 20 GB Anhänge pro Basis und fügt Gantt- & Zeitachsenansichten hinzu.

• Business (45 $/Platz/Monat): Für Teams und Abteilungen. Sie erhalten bis zu 125.000 Datensätze pro Basis sowie ein Admin-Panel und SAML-basiertes SSO für mehr Sicherheit.

• Enterprise Scale (Benutzerdefiniert): Für große Unternehmen, die maximale Skalierbarkeit und Sicherheit benötigen. Es ermöglicht bis zu 500.000 Datensätze pro Basis und fügt erweiterte Sicherheitskontrollen und die Enterprise-API hinzu.

Wichtige Preisunterschiede, die zu berücksichtigen sind

• Wertversprechen: ClickUp packt tendenziell mehr klassische Projektmanagement-Funktionen in seine günstigeren Pläne.

• Benutzermodell: Das Pro-Platz-Modell von Airtable kann Ihnen Geld sparen, wenn Sie viele Personen haben, die nur Daten einsehen müssen. Da „Nur-Lese“-Benutzer kostenlos sind, zahlen Sie nur für diejenigen, die aktiv Dinge bearbeiten müssen.

Dieses Video bietet einen detaillierten Vergleich von ClickUp und Airtable, um Ihnen zu helfen zu verstehen, welche flexible Plattform am besten für die Verwaltung der Projekte und Daten Ihres Teams geeignet ist.

Wenn Sie die Kosten betrachten, vergessen Sie nicht den versteckten Preis der Ineffizienz. Wenn Ihr Support-Team jede Woche Stunden damit verbringt, nach Antworten in verschiedenen Apps zu suchen, summiert sich diese Zeit. eesel AI bietet klare, vorhersagbare Preise ohne Gebühren pro Lösung und verschafft Ihnen einen echten Return on Investment, indem es Ihr vorhandenes Wissen sofort verfügbar macht und Routinefragen für Sie erledigt.

Das endgültige Urteil: ClickUp vs. Airtable – Welches Tool ist das richtige für Sie?

Also, nach all dem, für welches sollten Sie sich entscheiden? Es kommt ganz darauf an, was Ihr Team im Alltag wirklich braucht.

Merkmal	ClickUp	Airtable
Am besten geeignet für	All-in-One-Projekt- und Aufgabenmanagement	Flexible Datenorganisation und Erstellung benutzerdefinierter Apps
Kernstärke	Aufgabenausführung, Zusammenarbeit, Workflows	Relationale Datenbank, benutzerdefinierte Ansichten, Flexibilität
Zusammenarbeit	Integrierter Chat, Dokumente, zugewiesene Kommentare	Kommentare zu Datensätzen, geteilte Ansichten, Integrationen
Lernkurve	Mäßig bis hoch (viele Funktionen)	Leicht bis mäßig (tabellenähnlich)
Preismodell	Mehr Funktionen in niedrigeren Tarifen	Kostengünstig mit Nur-Lese-Benutzern

Wählen Sie ClickUp, wenn: Ihr Hauptaugenmerk auf strukturiertem Projektmanagement liegt. Wenn Ihr Team auf Aufgaben, Fristen und Abhängigkeiten angewiesen ist und Sie eine leistungsstarke App zur Verwaltung komplexer Projekte von Anfang bis Ende wünschen, ist ClickUp wahrscheinlich die richtige Wahl für Sie.

Wählen Sie Airtable, wenn: Ihr Hauptaugenmerk auf der Schaffung eines flexiblen, datengesteuerten Hubs liegt. Wenn Sie Informationen organisieren, Ressourcen verfolgen und Ihre eigenen benutzerdefinierten Workflows oder einfache interne Tools erstellen müssen, wird Airtables datenbankorientierter Ansatz besser passen.

Die Wahl zwischen ClickUp und Airtable ist nur der erste Schritt. Die nächste Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass das wertvolle Wissen, das Sie in diesen Tools speichern, auch von den Menschen genutzt wird, die es am dringendsten benötigen. eesel AI funktioniert wie eine intelligente Schicht über Ihrem gesamten Tool-Stack und verbindet sich mit ClickUp, Airtable und all Ihren anderen Wissensquellen, um Ihrem Support-Team die sofortigen Antworten zu geben, die es braucht. Sie können in Minuten live gehen, nicht in Monaten, und sehen, wie viel Sie automatisieren können.