Ein praktischer Leitfaden zur Automatisierung für Confluence

Wenn Ihr Unternehmen Confluence nutzt, kennen Sie dieses Szenario wahrscheinlich schon. Was als ordentliche, organisierte Wissensdatenbank beginnt, wächst langsam zu einem digitalen Dschungel heran. Seiten veralten, wichtige Updates gehen unter und niemand scheint jemals die richtige Vorlage für seine Besprechungsnotizen finden zu können. Das sind klassische Wachstumsschmerzen.

Um Teams dabei zu helfen, das Chaos in den Griff zu bekommen, hat Atlassian eine native Funktion namens Automatisierung für Confluence entwickelt. Sie wurde konzipiert, um sich um die sich wiederholenden, manuellen Aufgaben zu kümmern, die, wenn sie ignoriert werden, dazu führen können, dass Ihre interne Dokumentation außer Kontrolle gerät.

Aber was macht sie eigentlich? Und, genauso wichtig, was kann sie nicht? Dieser Leitfaden führt Sie durch die Automatisierung für Confluence, wofür sie gut ist, wo sie an ihre Grenzen stößt und wie Sie herausfinden, ob sie das richtige Werkzeug für Ihr Team ist.

Was ist die Automatisierung für Confluence?

Die Automatisierung für Confluence ist eine Funktion, die in den Premium- und Enterprise-Plänen enthalten ist und es Ihnen ermöglicht, einfache, automatisierte Workflows zu erstellen. Am einfachsten lässt sie sich als eine Reihe digitaler Anweisungen vorstellen, die im Hintergrund laufen, um zu verhindern, dass Ihre Confluence-Bereiche unübersichtlich werden.

Das gesamte System basiert auf einer einfachen "Wenn dies, dann das"-Idee, die Atlassian in drei Teile unterteilt:

• Auslöser: Dies ist das Ereignis, das die Automatisierung startet. Das kann etwas sein wie die Veröffentlichung einer neuen Seite, das Hinzufügen eines Kommentars oder auch nur eine bestimmte Zeit, wie jeden Montag um 9 Uhr morgens.

• Bedingungen: Dies sind die Filter, die ein Ereignis durchlaufen muss. Sie könnten zum Beispiel eine Regel festlegen, die ausgelöst wird, wenn eine Seite veröffentlicht wird, aber nur wenn sie das Label "Ankündigung" hat. Wenn sie dieses Label nicht hat, passiert nichts.

• Aktionen: Dies ist die Aufgabe, die die Automatisierung tatsächlich ausführt, sobald der Auslöser und die Bedingungen erfüllt sind. Das kann alles sein, von der Benachrichtigung eines Slack-Kanals über das Hinzufügen eines Labels zur Seite bis hin zur Archivierung alter Inhalte.

Im Kern geht es bei dieser Funktion darum, Ihre Inhalte zu verwalten. Sie hilft Ihnen dabei, dass alle die gleichen Prozesse befolgen, hält Ihre Dokumente auf dem neuesten Stand und verbindet Workflows mit anderen Atlassian-Tools wie Jira.

Kernfunktionen und Anwendungsfälle der Automatisierung für Confluence

Also, wofür wird sie tatsächlich verwendet? Das Tool ist ziemlich flexibel, aber die meisten gängigen Anwendungsfälle lassen sich auf einige wenige Schlüsselaufgaben reduzieren.

Verhindern, dass Ihre Inhalte veralten

Eines der größten Probleme bei jeder Wissensdatenbank ist, dass Informationen veralten. Veraltete Seiten können schlimmer sein als gar keine Seiten. Die Confluence-Automatisierung eignet sich ziemlich gut, um einfache Organisationsregeln aufzustellen, um diesem Verfall von Inhalten entgegenzuwirken.

Hier sind ein paar praktische Beispiele:

• Archivieren Sie automatisch jede Seite, die in den letzten 90 Tagen nicht mehr bearbeitet wurde. So wird verhindert, dass Ihr Seitenbaum mit irrelevanten Dingen überladen wird.

• Senden Sie monatlich eine geplante E-Mail an die Seiteninhaber, um sie daran zu erinnern, ihre Inhalte auf Richtigkeit zu überprüfen.

• Fügen Sie einer Seite das Label "needs-review" hinzu, sobald ein Benutzer einen Kommentar hinterlässt, was sie für den Autor zur Überprüfung markiert.

Standardisierung der Arbeitsweise Ihres Teams

Konsistenz ist das, was eine Wissensdatenbank wirklich nützlich macht. Die Automatisierung kann Ihnen helfen, die Standards Ihres Teams durchzusetzen, ohne dass Sie jeden ständig an die Regeln erinnern müssen.

Sie könnten zum Beispiel Regeln einrichten, um:

• Jedes Mal, wenn ein neuer Projektbereich erstellt wird, einen Standardsatz von Seiten (wie "Besprechungsnotizen", "Projektziele" und "Retrospektive") zu veröffentlichen.

• Jeden Montagmorgen automatisch eine neue Seite aus Ihrer Vorlage "Wöchentlicher Team-Sync" zu erstellen, damit sie frisch und einsatzbereit für das Team ist.

• Ein "vertraulich"-Label anzuwenden und die Seitenbeschränkungen automatisch zu verschärfen, wenn eine Seite mit einem Titel erstellt wird, der sensible Wörter enthält.

Teams benachrichtigen und Arbeit vernetzen

Die Automatisierung kann auch als kleiner Kommunikationsknotenpunkt fungieren, der sicherstellt, dass die richtigen Personen auf dem Laufenden sind, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand. Dies ist eine große Hilfe für Teams, die abteilungsübergreifend arbeiten.

Sie könnten Regeln erstellen, die:

• Eine Nachricht an einen bestimmten Slack- oder Microsoft Teams-Kanal senden, sobald eine neue Seite in Ihrem Bereich "Unternehmensankündigungen" veröffentlicht wird.

• Automatisch ein Jira-Ticket erstellen, wenn jemand eine Seite mit "action-item" kennzeichnet, um sicherzustellen, dass Aufgaben aus Besprechungen tatsächlich nachverfolgt und zugewiesen werden.

Ihre Wissensdatenbank sauber und organisiert zu halten, ist ein großer Gewinn. Aber all diese großartige Dokumentation ist nur dann wertvoll, wenn die Leute sie nutzen können, um Antworten zu finden und Probleme zu lösen. Hier kommt ein Tool ins Spiel, das dieses Wissen verstehen und bereitstellen kann, wie eesel AI. Es verbindet sich direkt mit Ihren gut gepflegten Confluence-Bereichen, um Mitarbeitern oder Kunden sofortige Antworten zu geben und Ihre Dokumentation in einen Experten zu verwandeln, der rund um die Uhr verfügbar ist.

Wesentliche Einschränkungen der Automatisierung für Confluence

Obwohl die integrierte Automatisierung von Confluence für grundlegende Aufgaben praktisch ist, stoßen Teams oft an ihre Grenzen, wenn ihre Anforderungen komplexer werden. Hier sind einige der häufigsten Hürden, auf die Nutzer stoßen.

Es wird schnell technisch

Einfache Regeln sind leicht zu erstellen, aber alles, was über die Grundlagen hinausgeht, kann schnell kompliziert oder sogar unmöglich werden, ohne technische Hilfe.

Ein perfektes Beispiel dafür kam von einem Benutzer in den Atlassian Community-Foren. Er wollte die Erstellung einer einheitlichen Seitenstruktur für neue Kundenbereiche automatisieren. Es stellte sich heraus, dass man Smart Values nicht verwenden kann, um einer neuen Seite dynamisch mitzuteilen, wo sie abgelegt werden soll. Das bedeutet, dass Sie nicht automatisch eine verschachtelte Struktur wie "Kunde > Projekte > Projekt A" erstellen können, ohne manuell einzugreifen.

Die offizielle Problemumgehung von Atlassian? Verwenden Sie die Confluence REST API. Das bedeutet, Sie benötigen einen Entwickler, was den Zweck einer No-Code-Funktion irgendwie zunichtemacht.

Strenge Nutzungsgrenzen und Preisstufen

Automatisierung ist eine Premium-Funktion, daher ist sie in den Free- oder Standard-Plänen von Confluence nicht verfügbar. Selbst im Premium-Plan sind Sie auf 1.000 Regelausführungen pro Benutzer und Monat beschränkt.

Das mag nach viel klingen, aber das Limit wird über Ihr gesamtes Team gebündelt. Eine Automatisierung, die bei einer häufigen Aktion wie "Seite erstellt" oder "Kommentar hinzugefügt" ausgelöst wird, kann dieses Kontingent überraschend schnell aufbrauchen, wenn Ihr Team aktiv ist. Mit wachsendem Team müssen Sie möglicherweise nützliche Automatisierungen deaktivieren, nur um unter dem monatlichen Limit zu bleiben.

Sie verwaltet Inhalte, versteht sie aber nicht

Dies ist wahrscheinlich die wichtigste Einschränkung, die man verstehen muss: Die Automatisierung für Confluence ist ein Workflow-Tool, kein KI-Wissens-Tool.

Sie eignet sich hervorragend zum Organisieren, Kennzeichnen und Verschieben von Seiten basierend auf von Ihnen festgelegten Regeln. Was sie nicht kann, ist, die tatsächlichen Worte auf diesen Seiten zu lesen und zu verstehen. Sie kann keine spezifische Frage beantworten, ein Kundensupport-Ticket lösen oder Ihnen eine Zusammenfassung eines 10-seitigen Projektplans geben. Sie hat auch keine native Möglichkeit, mit externen Helpdesks wie Zendesk oder Freshdesk zu kommunizieren, sodass sie nicht als Support-Agent für Ihre Kunden agieren kann.

Genau dieses Problem wurde eesel AI entwickelt, um es zu lösen. eesel verbindet sich sicher mit Ihrer Confluence-Instanz, liest Ihre Dokumentation und nutzt dieses Wissen, um:

• Einen AI Internal Chat-Bot in Slack oder Teams zu betreiben, der Mitarbeitern sofortige, genaue Antworten auf ihre Fragen gibt.

• Einen AI Agent in Ihrem Helpdesk auszuführen, um Kunden-Tickets automatisch mithilfe von Informationen aus Ihren internen Dokumenten zu lösen.

• Einen AI Copilot bereitzustellen, der markenkonforme Antworten für Ihre menschlichen Agenten entwirft und ihnen hilft, schneller und konsistenter zu antworten.

Preise für die Automatisierung für Confluence

Wie bereits erwähnt, ist die Automatisierung für Confluence nur in den Premium- und Enterprise-Plänen enthalten. Der Hauptunterschied zwischen ihnen besteht darin, wie viele Regelausführungen Sie pro Monat erhalten.

Hier ist ein kurzer Überblick über die Aufschlüsselung basierend auf den aktuellen Preisen von Atlassian für Confluence:

Plan	Preis (pro Benutzer/Monat)	Ausführungen von Automatisierungsregeln
Free	0 $ (bis zu 10 Benutzer)	10 pro Monat (insgesamt)
Standard	~$5.16	100 pro Monat (insgesamt)
Premium	~$9.73	1.000 pro Benutzer und Monat
Enterprise	Individuell (jährliche Abrechnung)	Unbegrenzt

Setzen Sie Ihr organisiertes Confluence-Wissen mit eesel AI in die Praxis um

Die Quintessenz hier ist ziemlich einfach: Nutzen Sie die Confluence-Automatisierung für das, was sie gut kann, nämlich die interne Organisation. Nutzen Sie dann ein Tool wie eesel AI, um all dieses gut organisierte Wissen tatsächlich nutzbar zu machen.

Während sich das Tool von Confluence auf interne Workflows konzentriert, wurde eesel AI als Bereitstellungs-Engine für Ihr Wissen entwickelt. Es ist vollständig Self-Service, sodass Sie in wenigen Minuten live gehen können, ohne mit einem Vertriebsmitarbeiter sprechen zu müssen. Es vereinheitlicht auch Ihr gesamtes Unternehmenswissen, indem es Informationen nicht nur aus Confluence, sondern auch aus Google Docs, früheren Tickets und Dutzenden anderer Apps abruft.

Das Beste daran ist, dass eesel AI über einen leistungsstarken Simulationsmodus verfügt, mit dem Sie seine Leistung an Tausenden Ihrer früheren Support-Tickets testen können, bevor Sie es jemals für Kunden aktivieren. Dies gibt Ihnen eine risikofreie Möglichkeit, genau zu sehen, wie viel Zeit und Geld Sie sparen werden, und zeigt Ihnen einen klaren Return on Investment, den ein einfaches Workflow-Tool nicht bieten kann.

Dieses Video bietet eine detaillierte Anleitung zur Erstellung von Automatisierungen in Atlassian Confluence, um Ihren Workflow zu optimieren.

Sind Sie bereit, Ihre Confluence-Dokumentation in Ihren effektivsten Support-Agenten zu verwandeln? Sie können eesel AI kostenlos testen.

Abschließende Gedanken

Die Automatisierung für Confluence ist ein wirklich nützliches Werkzeug für jedes Team, das versucht, Ordnung in seine Wissensdatenbank zu bringen. Sie ist am besten, wenn Sie Prozesse standardisieren und sich um die sich wiederholenden Aufgaben kümmern, die Ihre Dokumentation sauber und zuverlässig halten.

Aber ihre Grenzen in Bezug auf technische Komplexität, Nutzungsobergrenzen und, am wichtigsten, ihre Unfähigkeit, Inhalte zu verstehen, bedeuten, dass sie nicht zu einem echten Wissensbereitstellungstool wird. Sie kann Ihre Bibliothek organisieren, aber sie kann die Bücher nicht für Sie lesen.

Dafür benötigen Sie eine andere Art von Werkzeug. Die beiden sind am besten als Partner zu sehen: Sobald die Confluence-Automatisierung Ihnen geholfen hat, Ihr Wissen in Ordnung zu bringen, ist der logische nächste Schritt, es mit einer Plattform wie eesel AI nutzbar zu machen. Indem Sie sie kombinieren, können Sie den Menschen, die sie benötigen, sofortige und genaue Antworten liefern, egal ob es sich um Mitarbeiter auf Slack oder Kunden in Ihrem Helpdesk handelt.