Ein umfassender Asana-Überblick: Funktionen, Preise und Einschränkungen

Wenn Sie auf der Suche nach einem Tool für das Arbeitsmanagement sind, ist Asana wahrscheinlich schon ein Dutzend Mal aufgetaucht. Es ist ein Gigant in der Welt des Projektmanagements und wird von riesigen Unternehmen wie Amazon und Spotify genutzt, um zu verhindern, dass riesige Teams und komplexe Projekte aus dem Ruder laufen.

Und für diese Aufgabe ist es fantastisch. Es hilft, chaotische Arbeitsabläufe zu organisieren und macht glasklar, wer was bis wann zu tun hat.

Aber kein Tool kann alles perfekt. Dieser Asana-Überblick führt Sie durch die besten Funktionen, schlüsselt die Preise auf und zeigt die Grenzen auf, insbesondere für Teams, die sich um den Kundensupport kümmern oder versuchen, eine zuverlässige Wissensdatenbank aufzubauen. Während Asana ein Meister im Organisieren von Projekten ist, benötigen Sie wahrscheinlich ein anderes Tool, um das Wissen Ihres Teams wirklich zu verwalten und den Support zu automatisieren.

Was ist Asana?

Im Grunde ist Asana eine Plattform, die Teams hilft, ihre Arbeit gemeinsam zu organisieren, zu verfolgen und zu verwalten. Sein ganzer Zweck ist es, den Lärm der Teamarbeit zu durchbrechen und die uralte Frage zu beantworten: Wer macht was, und ist es schon fertig?

Um es wirklich zu verstehen, muss man seine Struktur kennen. Alles passt in eine saubere Hierarchie:

• Organisationen: Dies ist die oberste Ebene, die alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens unter einer gemeinsamen E-Mail-Domain zusammenfasst.

• Teams: Genau das, wonach es klingt. Dies sind die verschiedenen Gruppen in Ihrer Organisation, wie Marketing, Technik oder Vertrieb.

• Projekte: Hier bündeln Sie die gesamte Arbeit für ein bestimmtes Ziel, sei es die Einführung eines neuen Produkts oder eine Marketingkampagne für das 3. Quartal.

• Aufgaben: Die einzelnen To-Do-Punkte innerhalb eines Projekts. Jede Aufgabe erhält einen Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum und ihren eigenen kleinen Bereich für Dateien und Konversationen.

• Teilaufgaben: Kleinere Schritte, die eine größere Aufgabe in überschaubarere Teile zerlegen.

Diese Struktur gibt jedem eine klare Übersicht, die zeigt, wie sein kleines Puzzleteil in die größeren Ziele des Unternehmens passt.

Ein Workflow-Diagramm, das einen visuellen Überblick über die Struktur von Asana gibt.

Kernfunktionen

Das größte Verkaufsargument von Asana ist seine Flexibilität. Es zwingt Sie nicht in eine bestimmte Arbeitsweise; stattdessen bietet es eine Reihe verschiedener Möglichkeiten, Ihre Projekte zu betrachten, sodass Sie ein System finden können, das für Ihr Team einfach passt.

Finden Sie eine Projektansicht, die für Sie funktioniert

Unterschiedliche Aufgaben erfordern unterschiedliche Werkzeuge, und Asana hat das verstanden.

• Listenansicht: Wenn Sie eine klassische, unkomplizierte To-Do-Liste lieben, ist dies das Richtige für Sie. Sie ist perfekt für einfache Projekte, bei denen Sie nur Aufgaben nacheinander abhaken müssen.

• Board-Ansicht: Dies ist ein Kanban-Board, auf dem Aufgaben durch Spalten wie „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ wandern. Es ist eine super visuelle Methode, um den Fortschritt auf einen Blick zu sehen, und ein großer Erfolg bei agilen Teams.

• Timeline- und Gantt-Ansicht: In den kostenpflichtigen Plänen können Sie mit diesen Ansichten Ihren Projektzeitplan visuell darstellen. Sie können erkennen, wo Aufgaben voneinander abhängen, und potenzielle Hindernisse beheben, bevor sie echte Probleme verursachen.

• Kalenderansicht: Dies gibt Ihnen einen Überblick über alle Fälligkeitsdaten von Aufgaben für die Woche oder den Monat in einem gemeinsamen Kalender. Das ist ein Lebensretter für die Vorausplanung und stellt sicher, dass niemand überlastet ist.

Ein Screenshot für unseren Asana-Überblick, der verschiedene Projektansichten zeigt.

Workflows und Automatisierung

Hier beginnt Asana, richtig intelligent zu werden und Ihnen zu helfen, die langweiligen, sich wiederholenden Aufgaben loszuwerden.

• Regeln: Sie können einfache „Wenn dies, dann das“-Befehle einrichten, um Routineaktionen zu erledigen. Zum Beispiel können Sie eine Regel erstellen, die eine Aufgabe automatisch Ihrem Manager zur Überprüfung zuweist, sobald Sie sie in die Spalte „Erledigt“ verschieben.

• Workflow-Builder: Dieses Tool hilft Ihnen, Standardprozesse für Dinge zu erstellen, die Ihr Team ständig tut. Es stellt sicher, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gelangen, und das jedes Mal.

• Formulare: Formulare sind eine saubere Möglichkeit, neue Arbeit zu initiieren. Sie können benutzerdefinierte Aufnahmeformulare für neue Anfragen erstellen, sodass Ihr Team von Anfang an alle benötigten Informationen erhält, anstatt sie mühsam zusammensuchen zu müssen.

Screenshot der Automatisierungsfunktionen in diesem Asana-Überblick.

Berichterstattung und Zielmanagement

Für Teamleiter und Manager ist es entscheidend, das große Ganze zu sehen. Asana hat einige Funktionen, die dabei helfen.

• Portfolios: Damit können Sie zusammengehörige Projekte bündeln, um den Zustand und den Fortschritt einer ganzen Initiative an einem Ort zu überprüfen.

• Dashboards: Sie können Live-Diagramme und -Grafiken erstellen, um zu sehen, was mit Ihren Projektdaten passiert. Behalten Sie Budgets im Auge, sehen Sie, wie viele Aufgaben erledigt werden, und erhalten Sie einen schnellen Überblick über den Gesamtfortschritt.

• Ziele: Diese Funktion, die in den teureren Plänen verfügbar ist, hilft Ihnen, die tägliche Arbeit Ihres Teams direkt mit den großen strategischen Zielen des Unternehmens zu verknüpfen. Es hilft jedem zu sehen, warum seine Arbeit wichtig ist.

Preispläne: Eine vollständige Aufschlüsselung

Asana bietet einige verschiedene Stufen an, wobei jede weitere leistungsstarke Funktionen hinzufügt. Die hier aufgeführten Preise verstehen sich pro Benutzer und pro Monat.

Asana-Preise auf einen Blick

Plan	Preis (Jährliche Abrechnung)	Preis (Monatliche Abrechnung)	Wichtigste Funktionen
Personal	0 $ (Kostenlos)	0 $ (Kostenlos)	Unbegrenzte Aufgaben, Projekte, Nachrichten; bis zu 10 Teammitglieder.
Starter	10,99 $	13,49 $	Alles aus Personal + Asana AI, Timeline-Ansicht, Workflow Builder, Dashboards.
Advanced	24,99 $	30,49 $	Alles aus Starter + Portfolios, Ziele, Workload, Formularverzweigung.
Enterprise	Vertrieb kontaktieren	Vertrieb kontaktieren	Alles aus Advanced + SAML, SCIM, benutzerdefiniertes Branding, 24/7-Support.

Was Sie mit jedem Plan erhalten

• Personal (Kostenlos): Dieser Plan ist großartig, wenn Sie alleine arbeiten oder mit einem kleinen Team (bis zu 10 Personen) und nur die Grundlagen benötigen. Sie erhalten die Listen-, Board- und Kalenderansichten, aber Ihnen fehlen die fortgeschritteneren Automatisierungs- und Berichtstools.

• Starter: Dies ist der erste kostenpflichtige Plan, und hier wird es für wachsende Teams interessant. Die wichtigsten Upgrades sind die Timeline-/Gantt-Ansicht, der Workflow Builder und die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder und Formulare zu erstellen. Hier erhalten Sie auch Zugriff auf die KI-Tools von Asana für Dinge wie das Zusammenfassen von Aufgaben.

• Advanced: Dieser Plan ist für Unternehmen konzipiert, die die Arbeit über mehrere Abteilungen hinweg verwalten müssen. Er schaltet die Funktionen für das große Ganze frei, wie Portfolios, Ziele und Workload, was Ihnen hilft zu sehen, wer woran arbeitet, damit Sie Ressourcen besser verwalten können.

• Enterprise: Dies ist für große Organisationen, die mehr Sicherheit, mehr Kontrolle und dedizierten Support benötigen. Es fügt Funktionen wie Single Sign-On (SAML) und 24/7-Prioritätssupport hinzu. Dafür müssen Sie mit deren Vertriebsteam sprechen, um ein Angebot zu erhalten.

Dieses Asana-Tutorial für Anfänger bietet eine visuelle Anleitung zu den Kernfunktionen und verschiedenen Projektansichten.

Wo Asana im Support-Bereich schwächelt

Asana ist ein erstklassiges Projektmanagement-Tool. Keine Frage. Aber wenn Sie versuchen, es als Ihr Kundensupport-Zentrum oder Ihre zentrale Wissensdatenbank zu missbrauchen, werden Sie schnell frustriert sein.

Einschränkung 1: Es ist eine To-Do-Liste, keine Bibliothek

Asana ist um Aufgaben herum aufgebaut, die einen Anfang und ein Ende haben. Sobald eine Aufgabe als „erledigt“ markiert wird, werden alle nützlichen Informationen darin, wie eine brillante Lösung für ein kniffliges Kundenproblem, begraben. Es ist für einen anderen Teamkollegen fast unmöglich, dieses Wissen später zu finden und wiederzuverwenden.

Stellen Sie sich vor: Ihr Support-Mitarbeiter löst ein schwieriges technisches Problem und dokumentiert die Lösung in einer Asana-Aufgabe. Dieses Wissen ist nun weggesperrt. Ihr KI-Chatbot kann es nicht sehen, und es wird einem anderen Mitarbeiter, der an einem ähnlichen Ticket in Zendesk oder Intercom arbeitet, nicht angezeigt. Genau aus diesem Grund existiert ein Tool wie eesel AI. Es verbindet sich mit allen Orten, an denen Ihr Wissen lebt, wie Confluence, Google Docs und frühere Support-Tickets, um ein Gehirn für Ihr gesamtes Team zu schaffen. Es kann sogar helfen, Ihre Wissensdatenbankartikel für Sie zu schreiben, indem es großartige Ticket-Antworten in Entwürfe umwandelt.

Infografik für diesen Asana-Überblick, die zeigt, wie Wissenssilos aufgelöst werden können.

Einschränkung 2: Die Automatisierung ist nur für interne Arbeit

Die Automatisierungsregeln von Asana sind für interne Arbeitsabläufe clever. Sie können eine Regel festlegen, um eine Aufgabe automatisch in eine „Überprüfen“-Spalte zu verschieben. Aber diese Automatisierung kann nicht mit Ihren Kunden interagieren. Sie kann keine eingehende Support-E-Mail lesen, herausfinden, was die Person benötigt, und ihr eine Antwort geben.

Dies zwingt Ihr Team, Informationen manuell zwischen ihrem Helpdesk und Asana zu kopieren und einzufügen. Das ist langsam, umständlich und eine ziemlich schlechte Erfahrung für alle Beteiligten. Das ist genau die Lücke, die der AI Agent von eesel AI füllen soll. Er verbindet sich mit Ihrem Helpdesk, um den Frontline-Support zu übernehmen, Antworten für Ihre Mitarbeiter zu entwerfen und eingehende Tickets zu sortieren – alles unter Verwendung Ihres vorhandenen Wissens. Das Beste daran? Sie können ihn in wenigen Minuten zum Laufen bringen.

Einschränkung 3: Kein klarer Weg zu kundenorientierter KI

Obwohl Asana einige KI-Funktionen hinzugefügt hat, konzentrieren sich diese alle darauf, das interne Projektmanagement zu verbessern, denken Sie an „Intelligente Zusammenfassungen“ von Aufgaben oder „Intelligente Felder“ für die Organisation. Es gibt keinen Knopf, den Sie drücken können, um einen kundenorientierten Chatbot zu starten, der tatsächlich Support-Tickets lösen kann. Wenn Sie das bauen wollten, stünden Sie vor einem komplexen, teuren benutzerdefinierten Projekt.

Mit eesel AI können Sie das Rätselraten überspringen. Es verfügt über einen leistungsstarken Simulationsmodus, mit dem Sie testen können, wie ein KI-Agent bei Tausenden Ihrer vergangenen Tickets abschneiden würde, bevor Sie ihn jemals einem echten Kunden zeigen. Dieses risikofreie Setup sagt Ihnen genau, wie hoch Ihre Automatisierungsrate sein wird, und lässt Sie es mit Zuversicht einführen.

Testen Sie Ihren KI-Agenten an vergangenen Tickets im Simulationsmodus von eesel AI, bevor Sie live gehen.

Ist Asana das richtige Tool für Sie?

Nach diesem Asana-Überblick sollte das Urteil ziemlich klar sein: Asana ist ein unglaubliches Werkzeug für das Management von Projekten und die interne Teamarbeit. Es bringt eine Menge Klarheit und Zusammenarbeit mit sich.

Aber wenn Ihre Arbeit viel Kundeninteraktion beinhaltet oder davon abhängt, dass Wissen leicht zu finden ist, ist Asana allein einfach nicht genug. Sein projektorientiertes Design bedeutet, dass Wissen gefangen wird, und es verfügt nicht über die Automatisierungswerkzeuge, die moderne Support-Teams benötigen.

Oft ist der klügste Schachzug, das richtige Werkzeug für die richtige Aufgabe zu verwenden. Lassen Sie Asana das tun, was es am besten kann – Projekte verwalten – und holen Sie sich ein spezialisiertes KI-Tool, das Ihr Wissensmanagement und Ihre Support-Automatisierung übernimmt.

Überbrücken Sie die Lücken in Ihrem Workflow mit eesel AI

Wenn Sie Asana zur Verwaltung von Projekten verwenden, aber es leid sind, mit Wissenssilos zu kämpfen und in sich wiederholenden Support-Fragen zu ertrinken, könnte es an der Zeit sein, Ihrem Tech-Stack eine dedizierte KI-Ebene hinzuzufügen.

eesel AI arbeitet mit Ihrem bestehenden Helpdesk und Ihren Wissensquellen zusammen, um den Frontline-Support zu automatisieren, Ihren Agenten die Antworten zu geben, die sie in Sekunden benötigen, und Ihre verstreuten Dokumente in eine einheitliche Wissensdatenbank zu verwandeln, die tatsächlich funktioniert.

Testen Sie eesel AI kostenlos und sehen Sie, wie Sie Ihre Support-Workflows in Minuten statt in Monaten automatisieren können.